同时，从信息沟通的意义上来说，大众传播媒介已成为组织与社会、组织与组织之间联系的主要桥梁。因此，公共关系特别要监测大众传播媒介传播的信息，不但要注意当前与组织直接有关的信息，也要注意今后可能会对组织产生影响的信息。这些年来，报章大量报道企业如何充分发挥公共关系的哨兵作用、如何运用对大众传播媒介的监测而及时获取各类经济和社会消费趋势信息、如何由此增进了效益并提高了知名度。这说明了公共关系的对外监测作用变得越来越重要。
二、凝聚作用
公共关系的凝聚作用是对组织内部而言的。公共关系是一门“内求团结、外求发展”的艺术，因此，它必然有凝聚作用。
社会组织无一例外都由人构成，人的能动作用对组织来说始终存在着正反两方面的效能，从正面来说，正是组织成员的能动作用，组织才能保持活力，运行才能正常发展，离开了人的能动性，组织就会失去活力，变得空有其名了。但同时，正因为组织成员都是具有能动性的人，所以它们也可能内耗不断，以致四分五裂。这就是人的能动性对组织含有的潜在负面影响。公共关系的凝聚作用就在于它能使这种潜在负面影响向正面效能转化，从而使得组织内部上下一心，团结一致，为组织的正常运行扫除内部障碍。
组织内部成员关系的维系，常常是由经济因素决定的，但又并不仅仅受制于经济因素。它还常常依赖于相互之间的情感沟通和心理认同，有时甚至要依靠带强制性的行政命令。公共关系凝聚作用的发挥既不靠行政命令，也不靠经济奖励，它通过信息交流、人际互动来沟通组织成员的心理情感，从而使他们团结起来，同心协力地为实现组织的各项目标而工作。因此，公共关系的凝聚方法常常更具有持久性。
公共关系的凝聚作用与通常意义上的思想政治工作既有相通之处，也有自己的特点。一般说来，思想政治工作和公共关系都是以信息交流为手段，通过“动之以情，晓之以理”的方法来协调组织内部成员的关系，达到团结一致的目的。但是，思想政治工作政治性较强，因而它的立足点也比较高，它注重于提高人们的思想认识和社会历史责任感。相比之下，公共关系的着眼层次要低一些，但也更具体一些，它常把工作的重点落在情感的沟通上，落在组织成员对组织的权利和义务的强调上。可以说，具有中国特色的思想政治工作与公共关系的凝聚作用有着一种相辅相成的关系，所以在行的公共关系从业人员常常把它们结合起来。有人认为，现在思想政治工作效果不好，应用公共关系活动来替代它，这是一种认识模糊的表现。事实上，它们两者各有自己的工作重点，是不能互相取代的。
三、调节作用
对于任何组织来说，确立正确的组织目标是首要的，但光有目标还不够，组织还必须通过正确无误的运行来实现目标。由于公共关系强调直接渗透介入到组织运行的每个过程、每个环节中去，因此它不但能在宏观上实现对组织进行监测，并且在微观上也能表现出经常性的调节作用。这种调节作用具体说来表现在以下两个方面。
首先是对各种日常摩擦的调节。任何组织在其运行过程中都必然会产生各种摩擦，公共关系的调节作用具有减少这类摩擦系数的成效，就像“感情互动”、“上下对话”、“礼貌待人”等公共关系部门组织的专门活动，能直接减少和避免矛盾的发生，达到防患于未然的效果。
又如，上一节所述公共关系提倡的组织行为的规范化和礼貌化，也具有减少和避免内部摩擦发生的调节作用。
公共关系的这种调节功能不仅表现在预先调节上，也可以体现在摩擦或纠纷发生之后。这是说，它能及时地防止矛盾的扩大，最大限度地减少摩擦或纠纷给组织带来的危害。当摩擦或纠纷发生后，公共关系职业人员并不去一味地为自己组织作辩护，更不是去压服公众，而主要是通过各类传播活动来争取公众的谅解。事实上，也只有在公关意识的指导下采取的行动和措施，才是妥善解决矛盾的办法。当摩擦或纠纷发生时，公共关系要求组织成员首先虚心地听取公众的意见，然后是在查清事实的基础上，与公众交流彼此的看法，以达成谅解，最后再了解公众对摩擦或纠纷及处理措施的反馈，并把这种反馈信息反映给组织的决策层，还可向决策层提供改进组织运行状况的建议，以免摩擦和纠纷的再度发生。
四、应变作用
由于组织是在复杂的现实环境进行运行的，即使是专门以了解信息、传递信息和发布信息为主要任务的公共关系职能部门，也不能对组织运行中可能发生的情况做出完全准确的预见。因此，组织在其运行中就不可能保证自身形象永不受损，也不可能保证自身与公众的关系始终处于最佳状况。事实上，问题不在于保证组织形象永不受损（当然公共关系工作的理想状况是组织形象永不受损，但理想是理想，现实常常是不能尽如人意的），而在于组织形象受到损害，组织与公众关系遭到破坏时，如何进行弥补工作。在这里，公共关系又表现出自己特殊的应变和抵御作用。组织的形象受到损害，或组织与公众关系出现问题通常有两种原因，相应的，公共关系也具有应变和抵御两种作用。
1.组织因自身原因形象受损或与公众的关系出现问题。为改变此种不良状况，公共关系就要发挥其应变作用。当组织形象受损或与公众的关系出现问题时，公共关系职能部门应首先假定公众是对的。
换句话说，在事实真相查清之前，不可让公众先担起责任来，这样在今后的工作中才不至于处于被动状态。“假定”一旦被确认为事实，即公众果然是对的，组织形象受损或与公众关系不佳确系组织自身原因引致，那么公共关系就应及时做出积极应变，以改变组织的运行状况来改善组织形象。公共关系职能部门是组织的“信息窗口”，常常最了解组织形象受损或组织与公众关系不佳的原因，对如何改变组织运行状况也最有发言权。一个明智的领导会特别重视公共关系部门的意见，同时公共关系专业人员也应该主动、经常地向决策层提供咨询建议，以充分发挥自己的应变作用。
2.组织因外部原因形象受损或与公众的关系出现问题。为改变这种不利于组织的状况，公共关系就要发挥其抵御作用。组织形象受损，常常是由组织外部的原因引起的，如假冒商品的出现，公众中以讹传讹的现象等等。当有确凿证据证明组织形象受损或与公众关系不佳的责任不在自身，而导源于组织外部的因素时，公共关系职能部门就应发挥它应有的抵御作用。公共关系的这种抵御作用并不是通过行政、法律等刚性手段来实行的，而主要是采用柔性的信息传播手段来发挥的。例如当市场上出现了假冒商品，企业就可以而且应该利用各种大众传播媒介来加以揭露，以引起公众的注意和警惕。又如当组织与某协作单位之间发生法人关系纠纷并查明主要责任在对方时，它就可以让公共关系工作人员或领导出面主动要求交换意见，以寻求解决纠纷、重新修好的途径。由于公共关系活动采取的是各种柔性手段，所以在其发挥抵御作用时往往能避免采用刚性手段时无路可退的缺点。用柔性手段常常既能问题得到合情合理的解决，又不留后遗症。当然，在公共关系的协调失败后，组织也可以诉诸行政、法律等刚性手段来解决问题，以起到强制抵御的作用。
