公共关系的协调交流、沟通、劝说工作主要是靠信息分享来沟通关系双方的了解和情感连接，以建立或改善相互信任、相互合作的关系。在组织运行中，由于各种关系状态的差异，公共关系交流、沟通、劝说工作的重点和运用方法也有所不同。
（1）当双方关系处于和谐状态时。此时交流、沟通、劝说的重点就应当是通过不断传播组织方面的业绩来保持和强化公众心目中已经树立的良好形象。如美国的南地公司（位于得克萨斯州达拉斯市）曾是全美第六大零售商，在社会上有良好的形象。该公司为了保持和强化这种良好形象，又开展了一项说服自己顾客、特别是青少年改掉酗酒陋习的社会活动，这一社会活动通过各种传播媒介的宣传，为南地公司赢得了进一步的声誉。一家有着良好声誉的公司一般有着比较良好的公众关系，如果保持和强化自身良好形象的运动开展得法，往往能取得事半功倍的效果。不少声誉卓着的组织都深谙此道，常常开展诸如周年纪念等活动来加强自己在公众心目中的地位。
（2）当双方关系处于不和谐状态时。此时交流、沟通、劝说的基点应该首先解剖组织自身，反省自己的所作所为，然后才是客观地分析关系状态，并提出改进关系状态的具体意见和措施。双方关系之所以会产生不和，常有内外两方面的原因。内部原因可能是由于组织自身工作没有做好，损害了公众利益，这当然首先要自责，然后根据关系状态的现状，改进自身的运行机制，同时把自己的改进情况尽快向公众做出通报，以期扭转被动局面；外部原因可能是由于公众的误解或他人的陷害而造成了对组织形象的损害，即便如此，组织也应当首先自问哪些工作还有疏漏，然后在弥补疏漏的前提下向公众进行必要的解释，以澄清误会，或对他人的有意陷害加以揭露。
（3）当双方关系处于不明状态时。此时交流、沟通、劝说的原则首先是用善意的态度来表达自己的明确主张，竭力使公众消除紧张或戒备等逆向性心理因素，为双方的信息交流创造正常、平衡的心理条件。这样，就可以避免发生误会和偏见。在此基础上，还应当把双方关系格局中含有的双方的利益关系交代清楚，使公众对关系状态的实质及趋势有个“预存立场”，心中有底，这样便可减少关系发生后的摩擦。在这种关系状态下，作为公共关系主体的组织，一要向公众（客体）交心，二要向它们交底，努力使它们明了双方关系状况，以利往后关系的建立和发展。
交流、沟通、劝说是公共关系最具本体意义的职责，公共关系其他职能的实现事实上也是建立在交流、沟通、劝说活动有效开展的基础上的。我们要反复强调的是，组织的形象是在不断的交流、沟通、劝说中建立和发展起来的。
第二节公共关系的作用
从我们上一节的阐述中，不难看出，公共关系的职能指的是公共关系机构或从业人员的职责与功能。现在我们要讨论的“公共关系的作用”，指的是公共关系机构或从业人员在具体履行职责和功能的过程中所产生的影响和效用。如果说我们对公共关系职能的设定和划分带有少许“主观”色彩的话，那么这里所说的影响和效用就是一种“客观”的结果了。对应于上一节对公共关系职能的阐释，我们将公共关系的作用依次归纳为监测作用、凝聚作用、调节作用和应变作用。
一、监测作用
公共关系的监测作用是通过信息的采集、处理和反馈来发挥的，其实质是对信息资源的一种有利有理的运用。我们正处于一个信息量急剧膨胀的“后信息”时代。为了生存和发展，任何一个组织必须学会对信息资源的有利有理的运用。公共关系工作正是同信息资源打交道的工作，而公共关系监测作用的发挥就是通过对信息资源有利有理运用来实现的。所谓公共关系的监测作用，就是在对信息资源筛选的基础上，对公共关系主体和客体的行为或态度实行监视和监测所获得的一种结果。所以简单地说，公共关系的监测作用体现在对内监视和对外监测两个方面。
1.对内监测作用。对内监测是对主体即组织自身而言的。它是通过不断的信息采集、处理和反馈，通过对组织内部和外部的各种细微变化的把握，来对组织运行状态和组织目标实现的可行性进行监测的。
对内监测，需要采集和处理组织内部的和外部公众两个方面的信息。如果只注意收集内部信息，忽视外部信息，那么，公共关系至多只能发挥其监视组织自身运行状态的作用，而不能起到预测它运行的发展趋势和各种目标实现的可能性的作用；反过来，如果只注意收集外部信息而不顾内部信息，那么，公共关系的对内监测作用就更无法发挥。只有同时注意了内外两个方面的信息收集和处理，公共关系的对内监测作用才能充分发挥。
公共关系的对内监测作用是通过控制论的反馈原理来实现的。
所谓反馈，就是把系统的输出通过一定的通道再返回输入终端，从而对系统的输入和再次输出施加影响的作用过程。公共关系的监测发挥的是组织的反馈功能。公共关系工作人员把通过采集而掌握的最新信息，源源不断地输送到决策层那里，以使组织做出相应的回应，采取必要的措施，让组织的运行与公众的要求一致起来，以减少公众信息的输入对组织输出的负面影响，使组织的运行持续在相对平衡的过程中，最终保证了组织目标的实现。
举例来说，一家工厂生产了一种产销不对路的产品或有质量问题的产品，公共关系工作人员一旦获得这一信息，立即向决策层报告，工厂领导根据这一“输入”的信息，及时对产品生产做出调整或改进，这样，工厂重新“输出”的产品就变得产销对路或质量良好的了。这就是公共关系对内发挥监测作用的过程。信息反馈过程往往不是一次性的，它通常要经过多次反复才能使输入与输出达到相对平衡状态。同样，公共关系对组织的某一行为的监测也不是一次就能完成的，它也要经过从信息采集、信息反馈到输出更新这样的多次反复过程。
2.对外监测作用。所谓对外监测，是对公共关系的客体即公众对组织的行为或态度的监测。这种监测必须通过各种信息传播媒介，及时掌握与自身组织有关的各种信息及其走向，以监视和预测公众的态度及其行为变化趋势。这种监测的目的是使组织在自身运行过程中，能及时拿出应变对策，以防当公众意向发生变化时出现“心中无数”、束手无策的尴尬局面。公共关系的对外监测作用，犹如战斗未发生前的哨兵，要监视环境中的一草一木，预测“敌人”的行动方向。公共关系当然不能把公众比为“敌人”，但它的“哨兵”作用是一样的。
社会组织的“哨兵”要监测的范围可能很广，但不能因此而忽视了重点监测目标。这个重点监测目标就是大众传播媒介。大众传播媒介传播的信息不但影响大，而且是一切组织都可以共享的信息资源。
