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第18章 注意日常管理中的控制工作

控制工作是中层主管们整个日常管理工作中极其重要而又很容易忽略的一点,许多中层主管在进行了工作分配或授权之后,几乎就不再过问工作的进展情况,当然可以给员工们充分的自由来完成工作——对于那些能力强、素质高的员工来说,这不失为一种鼓励其工作热情的好方法。但是对于大部分自我管理能力和业务素质不高的员工来说,这种“放羊”式的领导办法是否太危险了一些?所以处理好监督和参与的分寸,是管理者进行控制工作的关键。

(1)控制工作首先要有一个衡量的标准,就像体育比赛当中的运动规则一样,标准的制定至关重要。员工们会像运动员们一样,调节与训练自身的各种状态,以适应标准的变化。标准的制定过程包括以下几个方面:

①要根据计划制定标准。你文件夹中的工作计划除了可以每天指导你完成必须要做的工作以外,还可以帮助你制定控制的标准,比如工作安排的松紧度,预计达到的效果等等。

②要员工共同来参与工作标准的设定。不要忘了是在给谁制定这些标准,如果光凭中层主管一个人坐在办公室里苦干一夜,就完成了本月员工工作的评定标准,这样不是太武断了一些吗?仔细想想它难道不会有所疏漏吗?员工会心甘情愿地接受一个自己完全不理解甚至心存异议的工作标准吗?

③标准要具有一定弹性。每一个“实干派”都不希望自己被一个原则、文件规定限制得死死的——普通员工也是这样,中层主管当然明白这个道理,并且从自身出发,也希望能够给大部分员工一个自由发挥的空间,同时又能保证分配的工作顺利完成,那么给予评定标准一定的弹性,是一个两全其美的办法。

(2)让员工们编撰工作进展报告,以便你随时、全面地了解工作进度。在要求员工们编撰工作报告的同时,你需要向他们提出一些要求,以保证你可以从他们的报告中获取有用的信息。

①报告要及时。由于这属于动态过程中的总结,所以时效性应该被认为是最大特点。

②要有统计数字和图解。这些手段可以让你更清晰准确、全面具体地了解工作进程。

③要便于比较分析。员工的报告要有一个大致的模式,或者至少应包括相同的部分,以便于你进行横向和纵向的比较。

(3)评估工作是在接到报告之后,你需要对员工的工作进行的一些综合评价工作。这部分工作的评定标准当然就是你和员工们在工作之前制定的那些控制标准,紧紧扣住这个标准,运用比较分析的方法对工作成果作出评价。之后你还要纵观一下整个部门的本阶段工作情况,做一些整体的评估工作,协调他们之间的矛盾关系。

(4)对于那些成绩不佳的汇报,你有必要相应的做一些补救或是更正工作。

①派专人或是由你自己去实地考核工作偏差的情况;

②要求员工对工作偏差做出解释并提出改善途径;

③由专业部门评价偏差工作;

④纠正偏差要根据政策要求,既不要太激进,也不要太保守,适度的要求更容易让员工接受你的意见。

(5)向工作有偏差的员工明确以下几点要求:

①掌握重点。

②以重要性决定先后次序。

③要点控制。

④自我控制。

这些方法只是控制过程中常用的公共原则,中层主管在具体的工作中,还应结合本工作的实际情况实施有效的控制。

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