会议的最好效果就是要保证它能达到目标。然而，与会人员的目标不一定与会议的目标一致，中层主管召集会议前要意识到一些与会成员试图推翻会议目标的可能性。虽然这种矛盾几乎不可避免，但中层主管应当意识到这一点，并通过预备会议的方式，避开这种矛盾。
当然，会议整体比单个会议成员更重要，它的成果应该比个人经验和智慧的总和要大。在会议中，每个人的独特观点和倾向都按照会议的要求得以升华，可是，尽管这在理论上是正确的，但实际上不是每个人都以同样的方式对会议做出贡献，一些人会为了实现自己的目标阻碍会议的进程。如果要使会议得以顺利进行，让这种“隐蔽的议事议程”充分暴露，并克服其副作用，是十分必要的。
因此，要使会议有效达成目的，必须掌握以下七点技巧：
（1）假想对方的反对意见
会议中，在某人发言之前，必须假想他可能提出的反对意见，并准备好答案，便可从容不迫地应对。举例来说，如果有人表示：“我不甚了解这项决议的目的。”那么，最好能将决议内容加以具体化或格式化，以便于说明，并有利于了解。如果对方表示：“会议决议很好，但实行起来是否有困难？”此时，不妨以“因此务必请您鼎力协助”之类的措辞来回应。
（2）选择最佳时机
同样一件事情，结果往往因对方的接受状况不同而发生改变。就以开会的时机来说，一天当中什么时候才是最佳时机呢？实践证明，在下午最佳，这或许和与会人员经过午餐后的休息，心情比较舒畅有关。但也有人认为，在一天的工作告一段落之后，比较适合举行会议，这与人们因工作告一段落，心情较轻松有关。然而，值得注意的是，如果下班时间已到，而工作却尚未告一段落，正在焦虑不安时，却不宜开会，否则可能产生反面效果。那么，一大早开会又如何呢？有的人早上特别忙碌，而另一些人则喜欢在早上开会。总之，在做会议准备工作时，须根据与会人员的业务关系和个性来决定正确的时机。
（3）注意人际关系
在准备会议时，如果以前几乎很少和有关人员有所交往，那么，可以想像，成功的概率必然很低。由此而看，与平常几乎没有什么交往的人商量事情，想必他的观点对方也不会随便地接纳。为使会议能顺利进行，平时就应该注意扩大人际交往的范围。因为如果彼此之间已经有了充分的了解，对方自然会倾力相助。可见，人际关系是使会议顺利进行的重要条件。
人际关系不但要在平时予以加强，在会议中还应加以正确利用。一般说来，人际关系包括学校关系、乡亲关系、亲戚关系、朋友关系、同事关系等，这些都可以在会议上加以利用。通常，一个人在会议上对于观点相同的人，总是比较容易放开心胸，所以，会议上，当人际关系能够派上用场时，应充分加以利用。
在与有关人员商量有关事项时，或许很难一次就让对方完全认同。因此，一次不行，就要两次、三次地进行，要视会议场合及对象的不同而有所不同，有时需要具有足够的耐性以及再三说服的干劲。
（4）正面发言
正面发言，是指在会议上该你发言的时候毫无保留的，堂堂正正的把观点和意见发表出来。会议席上始终一言不发，会议开完后突然变得滔滔不绝，这就不是堂堂正正的发言了。
古人云“无言为腹臌之技”，意思是沉默往往源于不满。要消除不满，必须使臌起来的肚子平坦下去，于是这些人在闲谈时就变得很雄辩。但可惜的是这种雄辩往往被人理解为发牢骚。不过，闲谈终究不是什么大问题，但是如果不满情绪高涨下去以至于变成“阴谋”就不可取了。大小阴谋的发生或派系的形成，多源于不平不满的情绪。这种不满情绪多是通过会议发泄的，所以不能等闲视之。产生不满情绪的原因，大概有两点：
一是有的与会者认为“祸从口出”。担心反对别人意见会招人怨恨，被一种“不说为妙”的气氛所包围。这种例子在传达指示的会议上很常见。因为与会者都是领薪水的，为了保全自己而不愿得罪别人。
二是有的与会者很想发言，可是用功不够，缺乏自信或者先天性的没有勇气在众人面前说话，“少我一个人讲话也不会怎样”，“事情该怎样就怎样”，“有人会发表不相同的意见吧！”等等。如果人人都这样想，那么会议的效率就很难保证。
也就是说，只要会议失去坦诚集合众识的作用，让不满的情绪凝结，有一天终会产生预想不到的阴谋或派系行动。
如果是这样，不但谈不上会议的合理化，更是会议的一大危机。防止的办法只有一个，即在会议上经常采取正大光明的发言方式，彼此保持卓有成效的沟通和“听”与“说”的勇气。
（5）提出并强调问题
在寻找集中精力于会议议题的途径时，中层主管既要保证有会议达到当前目的的技巧，又要保证有达到会议整体目的的策略。要实现目的就需要行动，它需要每一个会议成员的参与，会议主持人要把它作为每个会议成员的责任，包括自己。为使每次会议的与会成员们都集中精力，会议的议事议程的头几条最好包括：
第一，注明会议的远期目的。
第二，注明主要事项的当前目的，促进这些目的的实现。
这样，可以为中层主管在会议精神涣散时把会议带回正轨提供参照标准。
（6）鼓励积极地发言
中层主管除了努力维持会议目标和讨论主题外，适当的时候，还应该是一个仲裁者，保证在听取双方意见的前提下作出决定。会议主持人的另一个作用是做领导，不能回避矛盾，而应站出来对所有会议成员施加他的影响。例如，当新上任的人事部经理在面对完全没有意料的激烈的人身攻击时，他有权希望主席保持中立，并了解一下事实，而不是让会议的发展听其自然。相反，主持人应该鼓励人事部经理发言，让人事部经理陈述一下自己的情况，在会上或休会时都行，这至少可以使一方平静下来先弄清事实，然后再作出决定。
会议中所需要的和能接受的是适度的争论和发言，而不是侵略性和攻击性的发言，但二者经常被混淆。高效率会议主持人应保证强硬态度。发言是会议可以接受的，而侵略性发言是不被接受的。
具有侵略性和攻击性的人的发言和争论总是很激烈，这可以接受，但如果他挑战或损害达到会议目标的程序时，却是不允许的。这种态度应用了“倾空攻击”的哲学，好像其他观点都不合理，都应该被排除；相反，如果类似的方式用于自己身上，那他们就倾向于批评他人而逃避责任。
另一方面，强硬的人在表达观点和争论时，是以一种客观的方式，不去挑战和损害别人发言的权利，即使坚持自己的观点，他也准备听取别人的意见，并尊重他人拥有不同意见的权利。尽管他提出了自己的合理建议，但如果处于必须接受他人意见的位置时，他也愿承担责任。
在会议中有必要保持积极发言的态度：这是针对做事低调的人来说的。这些人在会中及会外不表达自己的观点，不参与争论，他们接受别人交给自己的一切事情，即使自己工作量超负荷，虽然内心责备自己，但却不肯说“不”。中层主管在会上要鼓励这些人畅所欲言，否则，超负荷工作会使效率降低，最终导致不良后果。
（7）克服脾气
发脾气是与会者时常出现的情况，作为主持会议达到目标的中层主管，除非是有意，最好不要发脾气和表示出厌烦情绪。
对主持人来说，最重要的是在会议成员们发火或激烈争论时采取正确的态度。不过，当脾气变得越来越大时，作出决定的机会就越来越小，此时主持人应该拖延讨论，直到火气平息，讨论问题不带激烈感情色彩。然而，这可能难以做到，中层主管有必要制定一个规则，或暂停讨论。
人在发火时的反应是不一样的。血压升高会使一些人丧失理智性和逻辑性，使他们公然蔑视第三方的控制，尽管第三方没有偏见，他们善意的插入话题也往往会使情况更糟。能在一定程度上使局面得到控制的惟一人选是极少发脾气的人。
这时，需要中层主管发出命令，让大家安静下来，加上耐心与坚韧，情况就会有所好转。下面所列出的一些行为会对克服脾气有帮助。
①保持冷静。一旦与会者之间发生摩擦，情况变糟，就不太可能出现共识。
②注意事实和反对观点，不要马上表态。
③鼓励大家发言，解释发火的原因，表现出对事实和原因的真诚和兴趣。
④通过抽烟、暂时休会等方法，使大家得到进一步放松，注意不要有毁坏个人名誉的事情发生。休会的目的是使考虑问题的时间更加充分，而不是扼杀问题。
⑤提供饮料，使注意力转移，有利于情绪的平静。
⑥在总结或在上一个程序结束时，如果不休息，就要重新检查和更正已经发现和记录的事实，或者说，既然时间已经过去了，争论已经爆发了，就应该获得一种更加客观的意见。这一过程可以通过主持人质问可疑的事实和意见来建立，当假设不可靠时，对它提出修正意见。
⑦给发脾气的人平静情绪留出足够的时间。实际上，为使火气更容易平息，时间越长越好。
⑧如果可能休会，中层主管就应抓紧时间对事实作出调查。
⑨当在压力下作出决定时，要小心避免形成先例，因此决定应该是临时性的，还有待作最后的澄清和批准。
⑩如果临时决定需要执行，应该指定其时间期限，便于总结和执行最终的决定。
以上是会议中常遇到的问题，注意了这些，中层主管在召开会议时便会有的放矢，进而让会议更有针对性和更有成效。
