时光不能倒流，如果人能够从80岁开始倒过来活的话，人生一定会更加精彩。
——任正非。
抓住偷走时间的“盗贼”
请你坦白地告诉我，“没时间”这句话你最近说过或者心里想过多少次？
不管你的答案是怎样的，“没时间”也只是一个谎言罢了，而你自己却没有意识到。你看看周围，所有人拥有的时间都跟你一样——一年365天，一天24小时……可是，为什么有的人从不抱怨呢？
实际上，对那些说自己没时间的人来说，并不是时间太少，而是他们没有合理地利用时间。追根溯源，表面上的时间问题实际上是工作方法的问题，不正确的工作方法把我们的时间偷走了。
未被意识到的六种时间浪费。
低效率、不在意、坏情绪、不专心、包揽工作和被打扰，这些经常被我们忽视的行为，窃取了我们大量的时间，是工作中最常见的六种时间浪费现象。
现在人只会抱怨自己“没时间”，却从不冷静地思考为什么会没有时间。事实上，现代人常常以错误的方式利用时间，所以在不知不觉中把时间白白浪费了，而自己却一点都没意识到。
在华为时间管理培训课上，培训师总结了现代人浪费时间的六种常见的现象。
低效率：做事的时间可缩短而实际上未被缩短，即“效率不彰”。例如，打电话或开会，若毫无目的或时常跑题，无形中就会浪费时间。反之，若能言简意赅，集中处理问题，则可省下不少时间。
不在意：例如，用于等待的时间（等人、等车、等电话），因为时间短（通常少于10分钟），所以一般人都以空等来度过。其实，这类零碎时间累积下来也颇为可观。
坏情绪：事情不顺利或失败时，我们会生气、惋惜、愧疚、后悔，若不及时控制这些消极情绪，尽早转换心情，就会因为在情绪上浪费许多时间，延长了做事的时间。
不专心：若做事时一直不能静下心来，容易被琐事分散注意力，时间就会很快流逝，结果一事无成。例如，有些人工作时喜欢闲聊，这就是分心的表现。
包揽工作：自以为万能的管理者或员工常会干涉或主动指导他人（别人并未向他求助），或将他人的任务揽过来，结果把自己累得半死，同时也剥夺了他人尝试及修正的机会。
被打扰：当他人请求帮忙时，许多人虽然不愿被他人打扰，但担心说“不”会得罪人，只好违心地去做。
或许在很多人看来，以上都是一些看似不起眼的行为。可事实上，仅仅“被打扰”一项，如果不能正确处理，就会占用我们一天工作中的大半时间。因此，当工作中出现上述情况时，相信真正用于工作的时间也就所剩无几了。
找到偷取时间的“盗贼”
了解自己的时间使用情况，发现时间管理中存在的问题，即找到了偷取时间的“盗贼”，这样我们才能解决时间管理不善的问题。
由于时间是由我们自己掌控的，所以只有我们自己才能决定时间应该花在哪里。同样，某件事花多少时间也由我们自己掌控。那么，要改变“没时间”这种现状，我们该怎么办呢？
自知是自善的第一步。我们可以将这个道理应用到个人的时间管理上，这就需要我们从自身出发，利用有效的诊断时间的工具，找出问题的根源。
在华为，员工们发明了一个很好的用于诊断时间的基础工具——时间记录表，即用列表工具来详细记录每天的一举一动，包括从起床到上床睡觉，无论大事小事都一一记录下来。如果有可能的话，最好具体到每分钟。这样就能够作为个人时间使用情况的分析依据。
很多华为的员工都会熟练地运用缩写、箭头、线条、对号、叉号以及各种各样的符号，以最简便的方式来记录自己的时间使用情况。
除此之外，华为人还会追踪自己的时间使用状况。其实这并非什么难事。只要列一份花费时间的清单，就可以追踪时间的使用情况。
时间开销清单的内容应该包括预计使用时间、实际使用时间、前两项的时间差和占用时间总额等内容。只要持之以恒地记录，即可获得一份完整的时间开销清单，接下来就可以进行对时间开销清单的分析和诊断。
那么，如何找到时间管理不善的问题呢？我们来看华为人是怎么做的。
华为员工在列好时间开销清单后，即可利用这些信息来诊断自己的时间管理能力。在华为时间管理培训课程中，培训师曾要求参训的员工根据《时间管理能力诊断表》来诊断自己的时间管理能力。《时间管理能力诊断表》会提出一些问题。员工会反省自己的时间使用情况，并从中发现自己在时间管理上的不足。
几乎所有通过各种手段来记录时间使用情况的人，都会惊奇地发现自己在时间管理上存在问题。因此，对于时间管理者来说，客观地衡量自己的时间运用的方式，追踪当下的时间使用情况对他们大有裨益。
规避时间管理不善的问题。
意识到时间被浪费以后，我们要及时找出时间管理不善的原因，并且找到规避时间管理不善的方法，用好每一分钟。
当我们发现了自己在时间管理上的不足以后，就应该及时找到处理时间管理不善的办法，解决“没时间”的难题。一般来说，时间管理不善主要源于工作没计划、工作方法不当、时间控制不足、整理整顿不足和进取意识不强这五个方面。因此，处理时间管理不善的问题也要从这五个方面着手。
华为员工极力强调工作计划的实效性，他们认为，计划越周密、越完整，任务执行起来就越顺利。因此，华为员工格外重视工作计划的制订，会制订年、月、周、日的工作安排计划，有效地保证对执行计划的控制，并列出一份主要待办事项清单。
针对工作内容重复、事必躬亲、沟通不良、工作时断时续等组织工作不当的问题，华为人会采用哪些方式进行处理呢？
第一，在接受请托方面，他们会用“成本—效益分析”进行合理的取舍。第二，他们善于利用一切可用资源，节省不少时间。第三，他们会将主要的精力和时间放在更重要的事情上，从不在无关紧要的小事上浪费精力。
在时间控制方面，华为员工会从培养自己的紧迫意识、保持工作快节奏、克服决策犹豫等方面着手。而对于整理整顿不足的问题，华为员工将“5S”（整理、整顿、清扫、清洁、素养）作为最为主要的管理助手。无论是在办公室还是车间，各种用品均需摆放整齐，准确标识，做到一目了然。
不过，我们应该认识到，时间管理的对象不是“时间”，而是面对时间所进行的“自管理者的管理”。所谓“自管理者的管理”，就是我们必须引进新的工作方式和生活习惯，包括订立目标、周密计划、合理分配时间、权衡轻重和权力下放，只要加强自我约束，持之以恒，就能提高效率。只有我们完成有效的“自管理者的管理”后，才能减少对目标毫无贡献的时间消耗，在真正意义上把握时间。
把时间留给少数重要的事。
虽然我们可以减少工作中对时间的浪费，但也不可能完成所有的工作。因为每个人的时间和精力都是有限的，如果总是迫切希望自己完成所有的工作，就会出现“油尽灯枯”的一刻。
据调查，平均每位管理者有300~400小时的任务量堆积在家和办公室里，这就意味着他们永远不可能完成所有的事情或只能选择超负荷工作来完成任务。因此，我们必须确保把时间留给最重要的事情，这也是高效时间管理的方法之一。
在华为的时间管理培训课上，培训师讲述了一则关于穆尔的故事。
1939年，大学毕业的穆尔在哥利登油漆公司找到一份业务员的工作。当时他的月薪是160美元，满怀雄心壮志的他却拟订了一个月薪1000美元的目标。穆尔对工作得心应手后，拿出客户资料以及销售图表，以明确大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户，而他花在每个客户身上的时间却是一样的。于是，穆尔下一步就将其中购买量最小的36个客户名单退回公司，然后全力服务其余20%的客户。
结果，他在参加工作后的第一年就实现了月薪1000美元的目标，接着又成为美国西海岸数一数二的油漆制造商，最后还当了凯利穆尔油漆公司的董事长。
培训师用这个故事向参训员工们说明了正确目标的重要性，同时引入了80/20法则在时间管理中的应用：80%的结果来自20%的工作时间。这就是非常著名的80/20法则。
将时间用于少数重要的事情上。
要把握工作的重心，保证将时间用于少数重要的事情上，让工作变得有价值。
华为培训师认为，人们往往只拿出少量的时间去做那些能够产生价值的事情，而把大多数时间用在没有价值的任务上。结果，人们付出了时间却得不到应有的回报。怎么办？正确的做法是确保自己总是在做价值最大的工作。
2006年，华为在刚果（金）的客户由于客观原因要改变工程计划，将核心网设备建设原本30天的工期压缩为4天。对于当时华为在刚果（金）的项目组来说，这简直是不可能完成的任务。但他们知道，一旦放弃这个项目，就意味着华为损失了一次开拓非洲市场的机会。
经过对形势的谨慎分析，华为项目组认识到这是当下最重要的事情，刻不容缓。于是不得不迅速调来了十多名工程师到现场施工、检测。其实，这些工程师原来的工作计划表已经排得满满当当了。为了能够完成这个项目，他们果断放下其他所有的任务，并且吃住在工程现场。经过几天的奋战，他们在离截止时间还有6个小时的时候顺利完成了核心网设备的建设任务，整个团队也终于松了一口气。
华为项目组将所有能够调动的资源安排给当下最重要的事情，并要求最重要的任务居于其他任务之前，这就为重要的工作率先留出了充足的时间。
华为项目组在刚果（金）的成功经历告诉我们一个简单的时间管理法则：要把握工作的重心，保证将时间用于少数重要的事情上，让工作变得有价值。
80/20法则
工作时要有重点地分配、使用自己的时间，集中80%的精力做20%的重要工作，剩下20%的精力做另外80%的不重要的工作。
80/20法则是被誉为“思想巨匠”和“人类潜能的导师”史蒂芬·；柯维提出的，他说：“成功的关键并不是为日程表上的事情安排先后顺利，而是用具有优先权的事情来安排日程表。”这是一条告诫，也时刻提醒我们在面对已经排满的工作计划的时候，不能一味地按照日程表上的先后顺序处理问题，而是要把大多数时间留给少数最重要的事。
那么，华为人是如何把这个工作方法应用到工作中的呢？我们来看华为的一位客户经理——王经理是如何使用80/20法则管理时间的。
首先，王经理会列出每天的工作事项，包括例会、与人事经理讨论奖金问题、审阅文件、接听电话、准备招聘计划、会见客户、辅导下属、会见老总、处理应急事项、准备工作总结、与财务经理讨论费用预算问题。
接着，王经理会根据工作事项所占价值的比例列表进行分类。在王经理的任务中，价值占据80%的工作任务有4项，即审阅文件、准备工作总结、与财务经理讨论费用预算问题、与人事经理讨论奖金问题。另外的工作事项则归入了只能产生20%价值的一类。
最后，王经理对重要的工作事项进行时间和精力分配，确保有足够的时间来完成那些最具有价值的任务，避免了将时间花在琐碎的不能产生最大效能和价值的问题上。
在使用80/20法则时候，无论先安排20%的那部分工作还是80%的那部分，我们都要保证20%的重要工作有充足的处理时间。
我们还需要掌握哪些技巧。
在时间管理上，我们要考虑很多其他的因素，包括哪个时间段工作效率高、哪个时间段适合什么样的工作、哪个时间段适合安排重要工作等。这就需要我们掌握更多关于时间管理的技巧。
把时间用在少数重要的事情上，才能为自己创造更多的价值。可是，人们在一天中的工作效率是不一样的，各个时间段内适合做的工作也有讲究。这就意味着我们应该考虑“不重要的多数问题”与“重要的少数问题”适合在什么时间处理。
我认为，我们可以通过采用以下几种技巧来解决这个问题。
第一，留出大块时间，用来完成当天重要的事情。有时，也可以分散地安排大块时间，这样可以避免焦虑、烦躁等心情。
第二，确定首要时间，即每天早晨的那段时间。这段时间，我们要依据自己的情况进行安排，不要白白浪费。
第三，认真统筹零碎时间。零碎时间很少有人在意，如果我们可以把一些小块时间充分利用起来做一些小事，久而久之，集腋成裘，成果也是非常可观的。
第四，计划好固定时间。如果我们认为某项工作在某个时段内进行的效果好，就可以把它固定下来，以后，在这段时间只做这件事。
第五，留出弹性时间。每项工作最好留有弹性时间。可以在几项工作后安排小段的弹性时间（一般在5~20分钟），来弥补或改善还没有做完的工作。
第六，用好路上时间。人们经常抱怨堵车，特别是在大城市。想要更好地利用时间，不妨学会利用路上时间，如早出门、晚回家、选择合适的路线，在坐车的时候思考一些问题或看看书。
我们每天都有许多需要做的事情，如果追求十全十美，就可能因拘泥于小事而无法正视大事，结果本末倒置。所以，我们在做事的时候，必须先弄清什么事才是最重要的。
打扰是第一时间大盗。
专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会受到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50~60次。平均每次打扰持续大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约占总工作时间的50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约2。5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为6。5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的81。3%。
从上述数据来看，打扰称得上是时间的第一大盗。那么，我们应该如何避免被打扰和打扰别人呢？为了解决这个问题，华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则。
华为时间管理的韵律法则主要包括两方面的内容：一是保持自己的韵律，包括对于干扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式，适当地与管理者沟通以减少来自管理者的打扰等；二是要与他人的韵律相协调，包括了解对方的行为习惯，不要唐突地拜访对方等。这一节，我们先说第一点，下一节将介绍第二点的内容。
确认自己的工作韵律。
要想让自己不被打扰，就要确认自己的工作韵律，完全把握住自己的工作韵律。
如果用一个词来形容华为的工作节奏的话，那就是快速。在华为，整个企业都呈现出快节奏的状态，这主要源自华为员工对工作韵律的掌握。如果一个人在工作过程中常常被打断，其工作自然缺少韵律感，势必会影响工作进度。而华为作为一个“群狼”团队，团结协作是一个重要议题，要想完全不被打扰，那是不可能的。
不过，我们可以通过掌握一些方法让自己保持比较和谐的工作韵律，减少外界干扰的影响。首先要做的就是确认自己的工作是否有韵律感。
下面我们来看华为某研发小组组长李华生（化名）是如何确认自己的工作韵律的。
李华生在时间安排表上，加入了3项内容，标注自己未完成工作的原因是否是因为被打扰。他通过对日常工作计划落实情况的考核，明确自己在工作中被打扰的时间长度和原因。
李先生找出最常被打扰的时间段，并回忆了当时同事打扰他的理由。从表上来看，他在上午9：00—10：00被打扰，被打扰的原因是任务咨询；14：00—15：30被打扰，被打扰的原因是请求帮助。由于被打扰，李华生虽然全天都在紧锣密鼓地工作，但完成任务的总时间仍然延长了1小时20分钟。
然后，李华生以全天的工作计划与实际完成时间为参照，比较全天被打扰的次数和每次被打扰的时间长度。如果被打扰的次数超过6次或单次被打扰的时间超过20分钟，使工作进度延迟10%以上，即可判定工作韵律被打乱。根据统计结果，李华生判定自己工作缺少韵律感。
最后，他会分析工作韵律被破坏的原因。工作韵律被打乱的原因很多：不喜欢得罪他人；喜欢参与每一件事；习惯于接受他人的咨询；别人经常来咨询意见，让自己感觉很重要；不善于结束他人的来访，喜欢不断地和他人交谈，等等。
李华生经过客观分析，发现自己早已习惯于接受他人的咨询并且享受此过程中自己的重要性。而这个习惯却消耗了大量时间，导致其部分工作计划被延迟甚至取消。因此，确认自己的工作是否有韵律感对建立和谐的工作韵律十分重要。
形成自己的工作韵律。
如果一个人在工作过程中常常被打断，其工作自然缺少韵律感，这势必会影响时间的使用效率。怎么办？形成自己特有的韵律，让自己少受外部因素的干扰。
虽然我们确认了自己的工作是否有韵律感，但是办公室的打扰（电话、来访、邮件等）不可避免，不少人对打扰也提出了抱怨。很多人意识到了这点，也想出了很多应对打扰的方法，全面出击、消极应付或是视而不见。结果，全面出击的人最终会变得疲劳不堪，消极应对和视而不见的人则可能会错失良机或是贻误大事……
那么，什么方法最可取呢？最有效的策略自然是根据自己的实际情况和预期目标，形成更为和谐的工作韵律，并采取各种方法将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少。
华为在时间管理培训中指出：持续地开展工作才能形成和谐的工作韵律，和谐的工作韵律使每天的工作任务可以完全遵照计划来执行，并在预期时间内完成。为了形成和谐的工作韵律，培训师提出了三种有效的方法。
首先是将同一类工作任务安排在某个固定时间段中完成。如果A、B两项工作任务属于同一类，则可以选择在同一个时间段内开展。
其次，我们应该在固定的时间内开展同类工作，只要开始一项任务，就要持续进行，不要中途停下来去开展另一项任务。
在华为，员工一旦接受了管理者下达的工作任务，就会一气呵成地完成，而不会断断续续地开展工作。很多员工下班之后仍在加班正是源自这种持续完成阶段性工作的时间管理理念。
另外，要在工作任务执行前明确任务的内容和预期达成的效果。因为在任务执行过程中走“直线”，可以减少不必要的工作步骤，直接进行为达成任务目标而操作的环节。并且，明确自己的工作任务才能保证工作方向的正确性，这也是提高时间利用率的技巧之一。
最后，要划出与他人共同操作的实践。对于可能被人打扰的工作环节，要提前划出专门的时间，以确保其他工作任务在执行过程中不会被迫中断或延误。如果某些工作环节中需要得到他人的协助才能完成，需事前与对方确认合适的时间段，以免打乱了他人的时间韵律。
保持工作韵律的三个技巧。
公示自己的忙碌时间、安排一段可以被打扰的时间、快速排除外来干扰，这是能够帮助我们保持工作韵律的三个技巧，值得我们去学习并在工作中使用。
任何人的工作韵律的形成必须建立在自身主观需要、积极保持的基础上。提高工作时间的利用率，不但要形成自己的工作韵律，而且要持续保持这种工作韵律，使之成为一种常态。那如何保持工作韵律呢？在华为，除了对工作任务的合理安排外，员工和管理者们还会采用以下三种方法来保持工作韵律。
首先，公示自己的忙碌时间，建立工作氛围。
在工作过程中，找出自己最有效的、最为忙碌的工作时间段，并向他人声明：在这个时间段，请勿打扰！如果有自己的秘书，可以由秘书告知来访者：“在这个时间段里，（除了××，）不接见任何人。”
在华为，虽然科研人员的工作环境已经极为安静，但是一些着力攻坚的科研人员还是会在自己的办公室门上悬挂一个标识牌，表明其正在工作中，以请他人不要打扰。
这种方法同时也告诉自己：在这段时间里，必须专心于计划工作以内的事务，不接受任何打扰。这样一来，就建立起了良好的工作氛围。
其次，安排一段可以被打扰的时间。
华为人在日常工作中并不会只着眼于保证自己工作任务完成，而忽视了团队合作。对于团队成员出现的难题，也要适时地予以帮助。但是，他们又不会因此而打乱自己的工作节奏。所以，管理者或员工往往会安排一段可以被打扰的时间。如果自己是管理者，可以召集全体下属开会，告知他们什么时间自己可以被打扰；如果自己是普通员工，可以与其他同事协商，确定一个可以彼此打扰的时间段。
最后，快速排除外来干扰。受干扰的时间越长，对工作的影响越大。所以，一旦出现意料之外的干扰，要尽快排除。对于排除外来干扰的技巧，我们将在本书的第五章中详细说明。
总之，我们要尽量让自己保持和谐的工作韵律，不要轻易地让自己被外界干扰。只有这样，我们才能在有效的时间里创造更多的价值。
请不要浪费他人的时间。
通常，我们会在不经意间打乱别人的工作节奏，结果既降低了对方的效率，又浪费了自己的时间。
这就涉及华为时间管理培训提到的“韵律法则”中的另一个内容，即与别人保持相同的工作韵律，了解对方的行为习惯，不要唐突地拜访对方。
华为全球UC市场技术经理穆立昌在谈及浪费他人时间的问题时曾说道：“如果有员工要来汇报工作或客户有约来访时，不要让他们等待，开会或洽谈时不要迟到，避免浪费他人的时间。”
因此，我们要经常反省自己所做的哪些事情浪费了他人的时间，努力避免这类事情发生。如果自己无法得出结果，则询问自己的上级、同事、下属：“我做的哪些事情浪费了你的时间？我该如何改变使用时间的方式以便提高你们的时间利用率？”
选对沟通时间。
不打扰别人，首先要掌握正确的沟通时机，避免在不合时宜的情况下与对方沟通。选对了沟通时机，沟通才会高效顺畅，时间也会用得最少。
华为高级管理顾问吴春波曾记录了任正非与之沟通的一个片段：
2009年5月20日，我正参加硕士答辩，突然手机振动，一看显示，原来是任总打来的。任总问：“在忙什么？”听说在答辩时，任总说：“不打扰您了！”说完挂断了电话。
任正非发现时机不适宜后，迅速结束了通话，暂时中止了与吴春波的沟通。任正非身体力行地诠释了一个道理：在工作中，不能打乱别人的工作节奏，这样工作才会高效。
可是在日常工作中，你与领导之间、你与同事之间、你与客户之间的沟通和交流是必不可少的，这就会不可避免地打扰到别人的正常工作，怎么办？在华为，上至管理层，下至基层员工，都会把握最适当的时间与人沟通，绝不贸然打扰他人。那么，华为人是怎么选择沟通时间的呢？
这是某华为员工以一星期为标准的沟通安排。
星期一：在每个星期的第一天，管理者会为员工安排一星期的工作，或召开会议。但是，如果要与同事或客户沟通，则会尽量避开这一天。如果急于与之沟通，也会尽力避开上午时间。
星期二到星期四：这三天属于正常工作时间，员工们全力投入工作中，如需与同事或客户沟通，往往会选择在这个时间段内进行。
星期五：人们习惯于在星期五总结一星期以来的工作，向管理者汇报工作进展情况。如果要向管理者汇报工作或了解工作进度，可以选择在这一天进行；如果要与客户就某些工作问题进行沟通，通常不会选择这一天。
星期六和星期日：法定休息日。由于现在的华为人仍然继承着早年艰苦奋斗的优良传统，很多员工选择在这两天加班。并且往往在这两天安排了特别的工作任务。但是，他们绝不会在客户的休息日里贸然与客户沟通，也会尽量避免打扰同事或领导。
另外，很多员工还会把沟通时间计划得更仔细些，把一天作为一个标准。
例如，9：00—12：00，这段时间大多数人会紧张地做事，这时接到电话也无暇顾及，所以，在华为，人们通常不会在这个时间段打扰他人。如果需要就工作问题进行沟通，则会选择11：00—12：00与之沟通。因为，这时沟通对象大多已处理完一些紧急事情，不会那么忙碌了。
12：30—14：00，午饭及休息时间，除非有急事，否则不要轻易去打扰他人，因为经过一上午的工作，人们已经有些疲劳，需要为下午的工作养精蓄锐。
14：00—15：00，这段时间尽量不要与之沟通，因为人会感觉到困意和烦躁，往往处于头脑模糊的状态，很难集中精神，此时作出的决策或给出的意见往往不够准确。
15：00—18：30，这个时间段可以针对工作问题与人沟通。
18：30—21：00，下班休息时间，人的状态比较放松，此时不适宜就工作问题与人沟通，因为经过一天的工作，他可能已经比较疲惫，往往注意力不集中或心情欠佳。
21：00—次日9：00尽量不与他人联系，这是他人的私人时间，一般不希望接到打扰电话。
根据个人工作性质的差异，时间标准也会因人而异，我们要根据具体情况来具体分析。而在此过程中，我们只要把握住一点即可——绝不能不择时机地与他人沟通，以免干扰沟通对象的工作。
掌握沟通对象的工作韵律。
避免无意中打扰别人，还可以通过掌握对方工作韵律的办法，尽量让自己的工作韵律与对方的韵律相协调，以免在其忙碌的时候打扰他。
许多人都在无意中打扰了他人的工作，浪费了他人的时间，这种行为很容易引起他人反感，但自己却完全没有意识到。
因此，我们尽量不要贸然地拜访他人。如果实在需要与他人沟通，要先了解对方保持的工作韵律，以免在其忙碌时打扰他。
一位华为销售人员要向客户递交资料。为了避免打扰客户或无法见到客户，该销售人员提前与客户秘书取得了联系，由于客户当天有会议安排，而会议时间长度不定，工作计划变动性极大，无法预约准确的见面时间。于是，该销售人员在当日多次向秘书了解客户便于沟通的时间。待到中午，客户会议结束，销售人员最终获得了与客户沟通的机会，并赢得了客户的好感。
从这个案例中，我们可以总结出三个掌握沟通对象工作韵律的技巧。
第一，了解沟通对象的工作习惯。每个人都有不同的工作习惯。如果对管理者、同事以及客户的工作习惯较为熟悉，了解其开始工作的时间和结束工作的时间，那么，在沟通时机的选取上将更准确。
通常情况下，当沟通对象最繁忙、提出谢绝打扰的要求、说明其正在工作效率最高的时间段内，我们尽量不要去打扰对方。
第二，了解沟通对象的工作进度。了解沟通对象当前执行的工作任务，预估工作进度情况，选择其工作节奏稍缓的时间进行沟通。对于这类信息，可以从沟通对象的秘书及合作对象处获得。
第三，礼貌地确认沟通意愿。如果沟通对象不愿意沟通，任何时间拜访都是不恰当的。所以，在沟通前，一定要确认沟通对象目前是否便于沟通，不妨礼貌地问问：“您现在方便吗？或者我们稍后再谈？”鼓励他人以同样礼貌的方式询问我们何时方便。如果沟通对象有秘书，也可以通过后者帮忙预约沟通时间。
总之，不轻易打扰别人需要我们养成良好的工作习惯，掌握一定沟通技巧，这是一个长期的过程，需要我们在具体的工作中不断反思和进步。只有这样，我们才能真正地掌握时间管理的艺术。
你确定没有多余时间吗。
一个人再怎么珍惜时间，都不可能让所有时间都得到有效的运用，总是会有一些事情打乱他的计划。例如，你已经尽可能小心地规划好一天的时间，并做好工作计划，看起来一点时间都不浪费。可是，当你做完一件工作准备再去做另外一件事情时，你却意外地错过了公交车、地铁、飞机，遇到了出其不意的中途休息，而这些时间恰好是你事先没有纳入计划的。
有些人会听天由命，认为这种意外是自己所不能左右的，只能去等，让时间白白浪费掉。最后，当领导或客户催要结果时，只能怪自己时间不够用。
但是，那些善于利用时间的人会把这部分“隐藏时间”也纳入工作计划里，并且善加利用。事实上，这正是高效员工和一般员工的差异。也就是说，如果我们能够充分利用隐藏的时间，就可以多做很多工作，工作效率自然就提高了。
所以，从现在开始，找出平时隐藏在暗处的、不被注意的空档时间，然后合理地利用它，我们也能成为高效的员工。幸运的是，只要我们掌握技巧，做到这点就并不难。
用好空档时间。
工作中有空档时间是在所难免的，不要让时间虚耗掉，而要做好计划，让空档时间也能为我们创造价值。
虽然空档时间总是在不经意的时候悄悄出现，但是我们还是有办法预知它。这就要求我们做好空档前的时间管理。有什么技巧吗？我们来看华为的员工是怎么做的。
华为员工都有这样一种习惯——计算自己完成一项工作所需的时间，以此把握自己做事的时间长度，更有效地运用空档时间。
此外，他们在外出前也会事先做些准备，例如，带文件、书籍或笔记本电脑，时刻准备利用可能突然多出的空档时间——看资料、写东西、修改报告、检查语音邮件、打电话或用录音机口述信件等。
当然，关键还是要看我们如何用好空档时间，否则计划得再仔细也无济于事。在多年的工作实践中，华为的员工已经可以灵活应用“活动空档”了，甚至还整理出在不同的空档里可以做的事情。
一位培训师在进行华为时间管理培训时曾给出这样的示例：
如果有5分钟空档，建议打一通电话、看一遍数据、整理笔记或写感谢函。
如果有10分钟空档，建议整理桌子、收发电子邮件，或是整理名片。
如果有30分钟空档，则建议看看上级下发文件或其他部门发来的资料或电子文件等。
每个人的工作内容是不同的，我们不可能拿出非常科学的关于如何使用空档时间的参考标准。我们要学会自我计划和统筹，确保自己做有价值的事情，不要让空档时间虚耗掉。
另外，我们也不能忽视空档后的那段时间，即因某项工作在预定时刻前完成而产生的空闲时间。
在华为，管理者为避免耽误上级、同事或下属员工的时间，往往在与人交谈前，整理好自己的思路，分出“一、二、三……”逐条陈述，因而谈话时条理清晰，言辞简洁，易于理解，大大节省了双方沟通的时间。当出现实际使用时间少于计划使用时间时，管理者们会适当地将下一工作环节工作向前顺延或调配其他工作任务到这段空档时间来处理。
与人交谈时，若言不及义、喋喋不休，再多的时间也会被浪费；若紧抓谈话要领，言简意赅地陈述主题，即可将预定时间节省下来，而这段节省下来的计划外的时间，你又可以多做不少事情。
空档时间也能创造时间区。
在空档时间里，一个人可以更加专心地思考。所以，空档时间也是一段可以被创造并有效利用的时间区。
拿破仑·；希尔建议人们将工作组织起来，将时间分段或分区。这些时间区段是完全不受打扰、可以专心工作的时间。
遵从这个建议来落实工作并不容易，因为对多数人而言，忙碌是一种生活方式。但是，有些人却会在短短的时间内再创出时间区，完成了不少工作。
科研人员张楠（化名）在往来于研究中心、食堂、“百草园”员工宿舍之间时发现了他的时间区。他说：“开始我认为这样的距离实在太远了，实在浪费我的时间。可是后来我发现，当我走出研究中心时，我脑袋里似乎被风吹进了新鲜空气，我会开始了一次新的思考、论证，这种思考与我在研究中心里的思考是完全不同的。”
任正非在飞机上找到自己的时间区，他曾坦言：“每次去北京出差，3个小时左右的航程，有两个半小时我都在读书。”
如何来创造时间区？你可以考虑以下两条建议。
第一条建议是早到或迟退。为什么有些人会提前进办公室？因为他们知道那时电话还不会响个不停、其他人尚未到达公司，这个时候可以更高效地工作。此外，他们也会延长工作时间，因为公司下班后干扰也少。
第二条建议是为重要的工作创造时间区。如果某件事非常重要，就要事先做好沟通，除非有紧急事件或是非尽快处理不可的事情发生，否则不接受任何“打扰”。
逆势操作换来时间。
不与别人扎堆做事，当别人不做时再去做。这种办法也能够为我们节省不少隐藏的时间。
什么是逆势操作？将逆势操作原则运用在时间管理上，就是不与他人扎堆做事，当别人不做时，再去做。
经常出差的华为人在退房时大多有一个习惯——选择旅馆自动退房的方式，而坚决不在早上9：00或10：00时去排长龙，这种方法帮他们省下了很多等待的时间。
那么，还有哪些方面可以进行逆势操作呢？
一位参加过华为时间管理培训的员工在工作日志中写道：“根据培训老师提出的建议，我提早半个小时上班，第一个小时里我不接听任何电话，先过滤我的工作计划表，然后在电话和突发事件开始前，找出一项我可以做完的工作。这种方法帮我‘偷’来了不少时间。”很多公司甚至将员工上班时间错开，发明出弹性上班的方法，对时间的把握和管理更有效了。
这种手法不仅可以应用在工作中，在日常生活和出行中也可以使用。只要我们掌握住技巧，就能够在一定程度上为我们创造出空档时间。
用好下班前十分钟。
还有十分钟就要下班了，有些员工早已经“身在曹营心在汉”，提前进入“下班状态”，有的甚至会三五成群聚在一起，谈笑风生；有的盯着时钟发呆，心思却飞出十万八千里；更有甚者，手机响个不停，正在呼朋唤友，准备晚上聚聚……
然而，对于高效的时间管理者来说，虽然一天的工作时间快结束了，但他们还是不敢松懈。他们会用好下班前的十分钟，将一天的工作做个妥善的总结。
宋晓文（化名）是一名普通的行政人员，作息时间比较固定的，早上八点上班，下午五点下班。可每天距离下班还有十几分钟的时候，他就坐立不安了，拿起电话四处联系下班后的“节目”，完全已经忘记了还在工作时间里。下班时间一到，他总是第一个离开办公室的，而且办公桌上通常都是一片“狼藉”。第二天早上还要重新拿出时间整理，这就无形中缩短了自己的办公时间，也大大地降低了工作效率。
相反，华为的员工则聪明多了，他们并不觉得十分钟的时间短暂，反而觉得这十分钟时间虽短，却能够创造很大的价值。
秦雨（化名）在华为担任经理秘书一职，对于一个秘书来说，细心很重要，而小雨恰恰就是这样一个女孩。工作中严谨、负责，各项工作都被她打理得井井有条。当谈及如何利用好下班前的十分钟时，秦雨是这样认为的：“对于每个员工来说，下班前的那段时间可能是一天中最难熬的时候，大家都归心似箭，当然我也不例外。但后来仔细想想，这样做十分不妥，我本身就是做秘书的，一天的工作很琐碎，要整理的东西很多，与其留到第二天来做，不如利用下班前的十分钟把它做好。十分钟的时间看似很短，但却可以做很多事情，记录一下当天会见的客人的联系方式，看看自己的工作进度，整理一下自己的办公桌……”
因此，“成功总是留给有准备的人”。为了让明天的工作依旧可以高效有序地进行，我们应该保持在每天下班前留出十分钟为明天做好准备的习惯。
总结当天的工作，安排明天的计划。
下班前对当天已进行并完成的工作项目做上记号，对未完成的项目做一些梳理，尽量做到心中有数。然后再梳理、安排好明天的工作。
每天下班前对于当天的工作进行总结和反思是十分重要的，因为这样能够保证当天的工作当天完成，从而给第二天的工作理顺思路。既能回顾当天完成的工作项目，又能对未完成项目做一些梳理。
华为员工在每天下班前，至少会问自己三个问题：今天的工作都完成了吗？工作完成的情况如何，有没有与计划效果产生太大的出入？我需要做哪些改变才能做得更好？
如果发现一些工作没有完成，华为员工会对这些工作做好标记，以便明天尽早完成。
因此，对于当天没有做完的工作，我们应将它们整理出来，归结到明天的工作计划表中，避免一拖再拖，继而遗忘的情况。不要等到真正需要它们发挥价值的时候，却突然发现还未做。
完成对当天工作的检查反思后，接下来就要准备明天的工作计划。
对工作计划的安排，我们在第一章中已经详细地介绍了，这里不再重复说明。不过要注意的是，对于当天因为特殊原因未能够完成的任务，我们要做好统筹安排，既不能影响到当下的工作进度，又要避免与第二天的工作发生冲突。
在这一方面，华为员工掌握了一个技巧，就是为自己制作一张工作计划表，内容包括对当天没有完成的工作任务、第二天需要完成的工作任务、具体的时间安排等进行的记录和说明，避免第二天遗忘或疏漏。
安排好工作计划后，自己要仔细检查一遍，确认是否有遗漏的或不适合明天做的事项，简单纠正后，放在案头即可。
做好工作以外的准备。
工作中总会有意想不到的事情发生，怎么办？做好准备，在工作计划时间内安排一段可供自由安排的时间，利用这段时间来进行没有完成的任务。
工作时的突发事件很多，也许当我们正在按部就班地实施一项工作的时候，领导下达了一项更加重要而紧急的工作，让我们马上去做，该怎么办？只能硬着头皮放下手头的工作去做。
这种情况必定会造成所做的计划向后拖延，长此以往，很容易对计划产生抵触心理，而没有计划的工作则很容易会出现一团糟的状况。
工作计划本身并不是一种约束，只是督促自己达到目的的一种工作方法，要允许自己的计划有一定的灵活性，并将这种灵活性在你的计划中体现出来。
对突发事件，我们必须做好准备，可以在工作计划时间内安排一段自由时间。例如，可以将每天下午14：00—15：00作为自由时间，当出现突发性的事情或者实施时间比计划时间要长的时候，我们就可以利用这段时间来进行没有完成的任务。
自由时间可以按照个人情况自由设定，时间以1~1。5小时为最佳，太短常常达不到弥补的效果，太长又会由于空闲时间较长变得懒散，不利于培养高效的执行力。
针对下班前的十分钟甚至更多时间的浪费现象，华为的时间管理培训师也提出了一些具体的建议。
比如：整理备忘录，备忘录上记载了一天的工作情况，内容多半繁杂无章，所以在一天工作结束前将它整理一下；整理办公桌，下班前将办公桌整理得干干净净，才算真正结束一天的工作；整理自己的情绪，给自己两分钟的时间，调整状态，确定明天的目标；整理自己的仪表，即使下班了也给自己一个整洁的外表。
