（3）控制各类挂号信，凡因公需挂号者，需经各部门主管批准，总经理办公室登记后方可邮发。
（七）附则
第二十一条本制度如有未尽事宜，或随着企业的发展有些条款不再适应工作需要时，各部门可提出修改意见，交总经理办公室研究并提请总经理批复。
第二十二条本制度解释权归行政办公室。
第二十三条本制度从发布之日起生效。
十四、行政办公室工作标准
行政办公室工作标准
§§§第二节 行政管理工作内容
一、行政组织管理
企业的行政组织结构主要包括：
（1）职能型企业行政事务组织结构；
（2）综合型企业行政事务组织结构：
（3）混合型企业行政事务组织结构。
企业行政组织机构的定位，关系到合理安排所有经营活动在企业组织结构中的位置。它主要由下列因素决定：
（1）组织规模的大小；
（2）集中式管理与分散式管理；
（3）直线型管理与幕僚式管理。
二、行政办公室管理
行政办公室的工作计划，主要包括确定总任务，鉴定产生主要成果的领域，规定达到具体目标所采取的政策、规划和程序。制定全面的办公室工作计划，有助于办公室管理实现总体效益最大化。
行政办公室调查研究的方式，主要分为间接型调查研究和直接型调查研究。建立行政办公室的目的，主要有以下几个：
（1）参谋作用；
（2）助手作用；
（3）服务作用；
（4）耳目作用。
三、日常事务管理
在接待过程中，行政人员应坚持以下几项原则：
（1）诚恳热情，讲究礼仪；
（2）细致周到，按章办事；
（3）俭省节约；
（4）保守秘密。
在办公用品的领取和发放工作中，保管员要坚守工作岗位，热情周到，对不符合领取要求的，要做好解释工作，使之能够理解。
在管理印章时，要做到以下几点：
（1）印章要指定专人负责保管和使用；
（2）一般情况下不得将印章携出企业外使用；
（3）印章要注意保养，盖印时下面要衬垫有一定弹性的硬橡胶或厚纸板，携带时要防止印章碰损；
（4）印章应及时清洗，确保印迹清晰。
出差的审核批准权限如下：
（1）省内的当日出差，由部门经理批准；
（2）省外出差及远途出差，由部门经理审核，总经理批准；
（3）出差途中因病，或遇意外灾害，或因工作实际情况，需要延长时间的，必须电话请示，并获批准。
四、人事行政管理
人事行政管理方面的内容，主要包括：
（1）人事招聘；
（2）人事培训；
（3）员工的薪酬和奖惩；
（4）员工的绩效管理；
（5）员工的考勤管理；
（6）值班管理。
五、文书管理
文书管理，具体指办理和控制企业各部、室、中心之间或企业与外界来往的文书自收（发）文到归档的全部过程，其最终目的，在于提高文书处理的效率。一般来说，文书管理应达到以下几个方面的要求：
（1）不管何时何地，只要需要，就尽可能提供准确、及时的信息；
（2）发展和维持一个能保证企业信息形成、存储、检索、留存和处置的有效系统；
（3）保证企业的信息要求，对于有关文书、设备与程序的管理，要制定标准和定期评价方法。
六、档案管理
企业的档案管理，是指企业档案工作机构对文书、科技、经济、声像等各类档案的集中统一管理和监督、检查工作。企业行政管理的一项重要内容，就是搞好档案管理工作，充分发挥档案的作用，使其更好地为企业各项工作服务。通常，企业档案的收集方法，主要表现在以下几个方面：
（1）本企业业务职能部门移交文件归档；
（2）外企业转让或移交；
（3）企业人员非职务活动中形成的档案寄存、捐赠或转让企业人员在非职务活动中形成的一些资料，特别是一些科技发明，虽然是个人的档案，但对本企业的生产、经营活动也有一定的价值；（4）面向社会收集、征集相关材料。
七、会议管理
会议管理主要包括会前的准备工作、会中工作和会后工作。，召开会议时，需要遵循以下行为准则：
（1）围绕所讨论的主题；
（2）按时到会和休会；
（3）每次只让一个人发言；
（4）每个人都有义务参加；
（5）坦率、诚实、诚恳；
（6）不要使用挖苦、嘲讽等言辞；
（7）会议的总体气氛是积极向上的；
（8）提出建设性批评；
（9）集中注意力，不要做影响会议的事情；
（10）既理解他人，还要被人理解；
（11）决定是集体做出的，一旦做出，就要坚决执行。
八、行政协调与沟通管理
企业行政协调是一项涉及面广、操作难度大的复杂工作，主要包括外部协调和内部协调两大基本类型。
企业行政沟通，是指在企业行政管理活动中，通过上下级之间、部门之间、成员之间的思想传达、情感交流和信息传递，以达到相互理解、互相支持与合作，最终使企业组织和谐有序运转的过程。企业行政沟通是一种双向的交流，信息发出后，只有接受者作出了反馈，才能构成一个完整的沟通过程。企业行政沟通的作用在于：
（1）使企业内部密切相连；
（2）增进企业行政效率，提高管理水平；
（3）满足企业员工心理需要，改善企业人际关系。
九、行政冲突管理
冲突管理的作用，是引导冲突结果向着积极的一面发展，而不是朝着破坏性的方向发展。一般来说，冲突的正面效应主要表现在：
（1）促进员工慎重分析重大事项；
（2）具有激励作用；
（3）团队变迁的源泉；
（4）可以改善团队的工作气氛；
（5）增进团队内部的协调与合作。
十、公关管理
公共关系的目的，主要包括：：
（1）帮助企业建立并保持一与l公众之间的理解、交流、认可与合作；
（2）参与处理问题；
（3）帮助管理部门了解民意，并作出反应；
（4）确定企业为公众利益服务的责任；
（5）作为社会趋势的监视者．．帮助企业与社会同步发展；
（6）以传播技能和研究方法为基本工具。
公关写作是整个公关活动中非常关键的一环，是公关活动主体与客体之间的桥梁。
公关写作的目的，是通过公关文本去打动、感染、征服公关客体，以实现公关主体的各种谋略，而征服公关客体的关键，则是“攻心”。
十一、谈判管理
谈判，是通过讨论、协商以及向利益相关者呼吁，安排企业支援的过程。通过谈判，可以达到如下目的：
（1）获取其他部门的同意，获得支持的资源；
（2）与销售商协商保证设备、材料和服务的供给；（3）应与团队成员达成协议，包括部门经理和组织中其他专业人员；
（4）为缩短上级管理和项目决策进程制订措施，包括上级管理部门为支持企业作出决定的建议；
（5）获取同意，并与不同的利益相关群体合作，包括不受限的各种利益相关的群体；
（6）与和企业有利害关系的任何人或代理人/机构之间的相互配合。
十二、礼仪
礼仪，是指在行政活动中所形成的行为规范和准则。在企业活动中，礼仪具有沟通思想、交流感情、表达心意、促进了解的作用，是不可缺少的润滑剂和联系纽带。通常，礼仪具有以下几个基本原则：
（1）相互尊重原则；
（2）相互理解原则；
（3）适度原则；
（4）客随主便原则。
