一、如何做好会议的准备工作
有的人认为，开会很简单，通知一下，会就可以开起来了。持这种看法的同志，把会议的准备工作看得无关紧要，这是不可能开好会议的。实际上，开会容易，开好会难。只有精心组织，认真准备，才能达到预期效果。
一般来讲，会议的准备工作包括制定会议预案、文件准备、后勤准备、思想和意见准备、会议通知及会前检查等五个方面。
（1）制定会议预案所谓会议预案，就是会议的筹备方案，是开好会议的前提。比较重要的，大型的。正规的会议，都要事先制定会议预案。它主要包括下列内容：
①会名。会名要名实相符，妥贴恰当。会议名称不同，其性质、规模也不同。名称定得不准确，涉及到很多问题不好处理，因此，首先要给会议“正名”。
②会期。会期长短要取决于会议内容；选在什么时候开，要根据会议内容的缓急程度，工作安排情况和会议的准备情况。不应该事先毫无估计，开到何时算何时。
③出席人员。出席、列席会议的人数应有比较精确的计算，会议开到哪一级，哪些单位派什么人出席；需什么人列席，都应事先有个打算，一定不要无关的人参加。大型会议要专门成立“组织组”，负责考虑参加者范围、人数及名单分配。
④会议筹备人员的职责分工。担负大会宣传、组织、秘书、资料、后勤、保卫等各类人员，应人有专职，事有专人，既要分工明确，又要互相协作。
⑤会议议程及日程。议程是对会议所要解决和处理的问题的大体安排，一般需经大会通过，比较概略；而日程是对议程的具体分解，何时进行何项内容，比较详细。大型会议的议程和日程必须划分得很清楚，小型会议则将二者合而为一，统称议程，由主持人掌握。
以上是会议预案的主要内容。有些会议还有选举、发奖，摄影等活动，也应列入预案之中。预案要由领导提出主要意见，指定办公室起草，经领导讨论或审批，然后照此筹备。小型会议则不一定非搞预案不可，但也要作认真的和必要的准备。
（2）文件准备会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员。请他们准备意见。特别是讨论重要方案，计划的会议，这一环尤为必要。为此，领导者要指定专人，经过调查研究，拿出方案；有时还要把方案的初稿分送下去征求意见，然后修改定稿。需要在报到时和会议期间发的材料也要事先准备好。会议文件一般不宜过多、过长。有些重要文件的形成，需要主要领导亲自参加，领导班子反复讨论。
（3）思想、意见的准备。对于研究工作、拍板决策的会议，这一环至关重要。会前要有“安民告示”，即把会议要讨论的主要议题通知大家，让大家充分酝酿，准备好意见，必要时还要给与会人员进行调查研究、搜集各方面反映的时间。这样，会议能够开得紧凑，问题讨论得彻底。反之，思想上毫无准备，到了会议上你想东，他说西，意见分散，议而难决，会议就容易“流产”。
（4）后勤方面的准备。大中型会议，首先要做出会议预算，经领导审定，财务部门批准，解决会议经费。住宿、车辆、膳食等，都要一一妥善落实，有的问题领导要拿出意见，并亲自过问。
（5）会议通知及会前检查。通知有书面通知、电话电报通知和口头通知，采用哪种形式，要视会议类型和当时情况而定。通知要将会议名称、内容、开会时间、会期，参加人员、报到地点、携带材料等交代清楚。书面通知发出后，有时还要责成秘书人员跟踪落实，检查会议参加人员是否收到了通知。能否出席。对会议的关键人物更应落到实处。对于重要会议。会前要反复检查落实。形式有领导人听取筹备情况汇报和现场检查两种，发现问题，及时解决。
以上五个方面，只是就一般会议概而言之。会议类型不同，其准备工作的内容就不同，复杂程度也有繁简之分。这些事情虽然并不需要领导者一件一件亲自去做，但却需要领导者去组织，去过问，去指挥落实。领导者对这些工作不筹划，不了解，不检查，想开好会议就只能是一种愿望而已。
二、如何主持“解决问题的会议”
所谓“解决问题的会议”，是指决策中心讨论实质性问题的工作会议，它是领导者最常运用的一种会议形式。能否主持好这类会议，是对领导者能力和作风的综合考验，也是会议成败的关键。
这类会议通常分五步进行：
第一步，用简洁明确的语言阐明会议的目的和所要讨论的问题；规定会议的范围，即把会议限制在一定议题之内，不讨论议题之外的事；交代一下会议的开法和时间上的要求。
第二步，把需要讨论的问题按重要性的大小和缓急程度排列一个顺序。
第三步，一个问题一个问题逐一地讨论。每个问题最好拿出几种解决办法，从中挑选出最好的解决办法，或把几种办法的长处综合成一种新的办法，并预料实行这种办法会出现什么情况和结果，怎样解决。
第四步，这项工作如何付诸实施？由谁来做？什么时候完成？完成后以什么形式汇报和总结？
第五步，每一个问题讨论完毕，主持者作一次归纳，形成一个一致的意见；全部问题讨论完毕，主持者作简要总结，归纳一下会议的成绩与不足；强调一下有关问题；如果需要举行下次会－议，则同大家商定下次会议的开法和时间；如果需要将会议内容形成一个文件或纪要，则当场将承办人落实。
很显然，以上这五个步骤，只是一个一般性的程序。会议能否开得圆满，很大程度上取决于会议主持者能否做到以下几点：
（1）抓住重点，把握方向。主持者要牢记会议宗旨，带领大家朝会议目标努力。为此，要善于牵“牛鼻子”，区别有益的讨论和无关的争论，有用的发言和无用的废话。在某人的发言或众人的争论偏离会议主题时，主持者要用适当的方式及时提醒，引导大家书归正传，使会议紧紧围绕中心内容进行。在众多的发言中，主持者要把精力集中在选易于执行的解决方案上，对那些实际上不能执行的方案，不管说得多么头头是道，都在放弃之列，最多只能将其可取之点吸收到可行方案中来。
（2）掌握进程。哪个问题应当重点研究，讨论时间长些；哪个问题比较简单，时间应用得少些，主持者要心中有数，不能颠倒主次，大题小作，小题大做。问题讨论到什么程度算恰到好处，领导者要掌握“火候”，不失时机地转入下一个题目。
（3）民主作风会议要开得好，必须有一个宽松的气氛，使到会者无拘无束，畅所欲言。这种气氛能否形成，主要在于主持者是否有民主作风。主持人要把自己置于同大家平等的位置上，启发大家开动脑筋，毫无顾忌，毫无保留地发表意见。对大家的意见，主持者要善于倾听，体察异同，分析归纳，鼓励引导。不管个人发表的意见是否有被采纳的价值，主持者都要给予积极的鼓励和适当的评价，因为它对全面分析问题总是有帮助的。主持者千万不要搞一言堂，更不能压制不同意见，强制大家迎合自己的观点。只有会议主持者具有这样的民主作风，才能充分发挥与会者的聪明才智，为问题找到好的解决办法；大家才能在以后讨论问题时继续无拘无束，畅所欲言；也只有这样，大家才能真正尊重和乐于接受会议形成的决议，积极地贯彻实施。否则就会使人感到，会议是在主持者的“逼迫”之下进行的，形成的意见是主持者强加给他们的，那么，大家就不会坚决地、自觉地贯彻实施。
（4）言简意赅的语言风格。会议要想取得高效率，必须使每个到会者都言简意赅。而想做到这一点，主持者能否带头做到言简意赅则是关键。如果主持者说话漫无节制，拖泥带水，其他与会者就会产生两种情况：一种是和你一起信马由缰，使会议松松垮垮；另一种是对会议毫无兴趣，认为你白白浪费了他的宝贵时间。如果主持人的语言风格简单明了，在客观上立刻可以造、成会议的紧迫感，使大家的精神处于高度集中的状态，会议的效率就会大大提高。
（5）善于调解气氛。尽管会议要讲求效率，讨论问题要严肃认真，但也不一定搞得剑拔弩张，毫无笑意。事实证明，轻松的气氛有助于活跃思想，讨论问题。会议的主持者要善于制造这种气氛。每当出现僵持或气氛拘谨、紧张时，主持者应当发挥“幽默”的艺术，可以用一个不过分的笑话、俏皮话、笑声或友好的讽刺来解除紧张状态，使大家轻松自如地继续讨论。同时，会议要注意适当的休息。每过一两个小时，就应当休息一二十分钟，使大家紧张的神经松弛一下。讨论时间持续得太久，头脑就会处于抑制状态，效率反而不高。休息也有个时机问题。这个时机应当选在一个问题的讨论告一段落之时，而不是随心所欲，特别是不能在“节骨眼”上休息。
三、如何主持好政策性研究会
政策性研究会，也叫“产生思想观念的会”。平时运用的座谈会、调查会、咨询会、信息交流会，学术讨论会、政策研讨会。规划讨论会、方案论证会，征求意见会等，都属于这类会议。随着领导方式和工作方式的演进，这类会议将会增加。
政策性研究会与布置工作、解决问题的会议性质不同，因而主持的方法也不同。一般主持好政策性研究会应注意的有：
（1）会议主持者和与会者是平等关系。在这种会议上，大家不论职务高低，官衔大小，一律平等，没有上下级关系。大家都要服从科学，服从真理，而不能服从和顺从哪一个人。会议主持者只有虚心倾听大家意见、以主持会议的形式为大家服务的义务，而没有压制不同意见、让别人随声附和的权利。为了使会议获得成功，会议主持者与其扮演主人的角色，还不如扮演仆人的角色为好。以一个谦恭的仆人角色来约束自己，就能够避免出现居高临下、主宰一切的现象。有些人认为自己既然是会议的执行主席，就有权控制会议，别人应当以他的意志为转移，讲起话来滔滔不绝。这种现象，是主持这类会议的大忌。当然，这并不是说，会议可以没有组织、领导和约束，漫无边际，信马由缰地开下去。但这种领导，是以引导的方式出现的，是“引而不发”，而不是以命令的方式出现的。
（2）要营造成一个自由发表意见的气氛。只有会议气氛轻松活跃，大家思想才能放开，问题才能摆开，各种意见才能发表得更充分，讨论也才更彻底。主持者要制造和保护这种气氛，努力使与会者之间互相尊重，坦率交流。当遇到别人的发言与自己的想法不同时，应当力戒冲动，要注意吸取别人意见中有益合理的部分。在争论问题时，应抱着商榷、探讨的态度，不要把自己的意见看得绝对正确，别人的意见一钱不值。更不要讽刺、挖苦、攻击、恶语伤人，那样就破坏了讨论问题的气氛。领导者了解这一点并身体力行，有助于会议气氛的民主化。
（3）主持人发表意见要慎重。有些会议，领导者的责任就是一个字：听。在这种会上，主持会的领导者不发表意见，只是在倾听中有目的地吸收自己所需要的东西。这种方法往往在寻求新观念和搜集创造性建议方面十分有效。即使需要主持者讲话的会议，也不要过早地提出自己的主张和看法，宁可等到别人提出同样的建议，也不能自己先说出，不等到会议进行一大半、各种意见明朗化，主持者绝不可表露声色。这样做的好处是：即使自己有高见，但并不一定完善，可以用别人的意见来充实、修正、完善自己的见解；如果自己的想法并不高明，就更没有必要先讲出来，以免影响别人提出更好的建议；即使自己的好想法让别人讲出来了，自己尔后再表示谦虚的支持，对会议气氛也有好处，别人会看到这位领导者是虚心接受他人的建议的。一定要防止家长式的小生产领导心理，仿佛自己不先讲个一二三四，就说明自己无能、水平低、不够掌握会场的资格。
（4）做好综合和总结。政策性研究会虽然不是在会上当场拍板，立即决断问题，但会议讨论的意见总得有个归纳。因此，主持会议的领导者要善于倾听各种意见，边听边比较，边分析，边归纳，仔细分辨各种意见的异同，找出它们的长处和短处，衡量它们的利弊，把有价值的东西吸收到自己的总结中来。如果感到问题讨论得不够深入彻底，就要及时提出问题，或用发言者的一个建议来引导大家继续讨论，使方案逐步趋于成熟和系统化。
最后总结时要注意三点：一是充分肯定会议的成效，乃是大家共同努力的结果，这样有利于增强会议的团结气氛，也有助于今后使这类会开得更好。二是一定要把一切有价值的意见尽可能不遗漏地综合起来，给予肯定；即使完全未被采纳的意见，也应肯定它的价值，或表示在其他场合可供参考，这样可以使与会者每个人都感到自己的意见受到了重视。最为忌讳的是，与会者发表了十条意见，领导者在最后总结时，却发表了一通早已想好的、与十条意见相矛盾的第十一条意见。这样，人家就会以为你自恃高明，刚愎自用，久而久之，大家参加这类会议的兴趣就少了，积极探索的空气就会窒息。三是一般不要“封口”。不要把某些意见说得十全十美，给予全面肯定；对另一些意见给予全面否定，这样不好。同时应明确表示，希望大家散会后还要积极思考，继续探索，领导者欢迎并随时准备倾听大家新的意见，等等。
