一、条款式
条款式议定书的格式基本和协定的格式相同。议定书一般不需要经过办理批准、核准的国内法律手续，只根据国家一定的政策规定缔约，约文签署后要向规定的部门备案。
格式一：
中华人民共和国政府和××共和国政府×××××议定书
中华人民共和国政府和××共和国政府为了×××××××（根据×××××）签订本议定书，条文如下：
第一条
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××.
第二条
1.××××××××××××××××.
2.××××.
（1）××××××××××.
（2）……………
……
第××条
本议定书自签字之日起生效，有效期×年
本议定书于19××年×月×日在××签订，共×份，每份都用中文和×文写成，两种文本具有同等效力。
中华人民共和国政府代表
（签署）
××共和国政府代表
（签署）
格式二：缔结友好城市议定书
中华人民共和国××省和×××共和国××州关于缔结友好省、州的议定书
中华人民共和国××省和×××共和国××州为了广泛深入地发展×、×两国人民的友好合作关系，决定结为友好省、州，并达成协议如下：
第一条
双方同意，以两省、州正式结为友好省（州）为新的起点，在中、×两国人民间的传统友谊和业已存在的良好的友好合作关系的基础上，进一步加强两省、州人民间的友好往来，以不断地加深相互之间的了解，增进两省、州人民的友谊。
第二条
双方同意在工业、农业、贸易、科学技术、文化艺术、教育、体育等方面，采取多种形式进行广泛的交流与合作，促进双方经济建设和各项事业的发展，为增进中×两国人民的友谊和两国的繁荣昌盛，为维护亚洲、太平洋地区和世界和平作出积极的贡献。
（此处空一行）
本议定书于19××年×月×日于××签订，共两份，每份都用中文和×文写成，两种文本具有同等效力。
中华人民共和国××省长
（签署）
×××共和国××州长
（签署）
二、分项式
分项式是议定书的结构分一、二、三……项目写，多用于内容不很重要的进出口商品交换等具体业务的协议。如：
中华人民共和国政府和泰王国政府一九八〇年进出口商品议定书
中华人民共和国政府和泰王国政府，本着在平等互利的基础上发展和扩大两国间的贸易关系的愿望，经过友好商谈，就一九八〇年两国进出口商品货单达成协议如下：
一、中国方面准备在一九八〇年从泰国进口以下商品：玉米二十万吨，大米十万吨，原糖十万吨，木薯粉五万吨，光皮绿豆和黑皮绿豆四万吨，橡胶三万吨，槿麻二万吨，烟叶一千吨，化纤一千万美元，以及其他商品。具体商品的进口将按照中国的需要和泰国的供应可能而定。
二、泰国方面准备在一九八〇年从中国进口以下商品：胜利原油八十万至一百万吨，一定数量的轻柴油，机械和设备，以及其他商品。具体商品的进口将按照泰国的需要和中国的供应可能而定。
三、上述商品的数量将视两国的贸易机构或进出口商就上述商品的价格和其他交易条件可能进行洽谈的结果而定。
四、双方同意，上述拟议中的交易对两国贸易机构或进出口商之间的其他贸易交易并无限制之意。
本议定书于一九七九年十月十九日在曼谷签订，正本两份，用英文写成。
中华人民共和国政府代表
中泰贸易联合委员会中国
代表团团长
奚业胜
（签署）
泰王国政府代表
中泰贸易联合委员会泰国
代表团团长
帕特拉·伊萨塞纳
（签署）
三、叙述式
叙述式就是直接叙述缔约双方或多方协议的内容，一般多适用内容较少的写法，或不需要分条款或分项的议定书。如：
中华人民共和国对外贸易部和波兰人民共和国对外贸易部关于一九六一年双方对外贸易机构交货共同条件议定书有效期延长到一九七九年的议定书
中华人民共和国对外贸易部和波兰人民共和国对外贸易和海洋经济部商定将一九六一年七月十日签订的“中华人民共和国对外贸易部和波兰人民共和国对外贸易部关于一九六一年双方对外贸易机构交货共同条件议定书”的有效期限延长到一九七九年一月一日至一九七九年十二月三十一日的期间。
本议定书于一九七九年一月二十二日在华沙签订，共两份，每份都用中文和波文写成，两种文本具有同等效力。
中华人民共和国
对外贸易部代表
金旭
（签署）
波兰人民共和国
对外贸易和海洋经济部代表
库比切克
（签署）
（五）换文
换文（Exchange of notes）是两国政府之间通过相互交换照会或函件的方式，用来确认国家间有关某些具体事项权利和义务的一种条约名称。
利用换文缔结条约，通常是由国家政府、外交部长或授权予外交机关、正副部长及外交代表等具有全权身份者与另一国相应的外交机关及外交代表之间就需要解决的问题进行协商、谈判、签署（或盖印），把某件事经过谈判达成的协议内容在各自给对方的照会中确定下来。交换这种文件的过程，通常是一种缔结条约的方式。换文名称的本身就是一个条约。它可以是正式的协定，也可以是协定、议定书的附件，例如，1979年7月8日《关于协定的第三条具体执行问题的换文》，就是1979年7月8日《中华人民共和国政府和菲律宾共和国政府长期贸易协定》的附件，用来解决协定第三条具体执行问题。换文一般多是正式照会，需要缔约国代表签署；在需要的时候，也用普通照会的形式，照尾盖机关印章。
用换文缔结条约，一般没有复杂的缔结程序，不需要出示全权证书，通常无需经过批准，简便易行，便于解决具体问题，因而成为经常、习惯使用的一种缔结一般条约的文书，它在条约的家族中占有较大的比例。例如，在国联秘书处登记的四千余件条约中换文为1073件，占将近总数的1/4；在联合国秘书处登记的头一千条约中换文为272件，约占27%；在我国与外国缔结条约的实践中，也常用换文的形式同外国缔结协定，《中华人民共和国条约集》第26集（1979年）就有13件换文；1951—1952年联合国条约专辑中公布的文件有半数是利用这种形式缔结的。在国际实践中，有的换文也是需要经过批准的，例如，1923年1月15日德国和西班牙的换文就规定需经双方批准；1948年12月10日丹麦和联合王国之间的换文，规定需经过丹麦议会的批准。但需要批准的换文在换文的总数中占的比例很小。
换文的形成，一般有两种，一种是从口头讨论问题得出，即双方代表对某个问题经过协商、谈判，达成协议，写成换文，当即双方交换。这种换文的生效日期双方都是相同的。另一种是用通讯的方式协商达成，在通讯中提出建议并在事前进行讨论，双方通讯确认协商的协议条款形成的换文。在通常情况下，记载协定而交换的照会中所载的日期也都是相同的，只有在特殊情况下需要另有规定。协定应自该换文交换之日起生效。如果交换的照会中所载的日期不同，则以最后一个照会的日期，或无论如何以收到该照会的日期为起算日期。换文在双方交换中，起着对方确定的法律程序。如果换文作为条约、协定的附件，换文未交换之前，条约、协定还不能认为已有效。在利用通讯缔结的换文中，为了避免一时达不成协议，往返交换几个照会并使这种交换发展成为通信的情况，因而一般做法是，双方应先派代表，就所交换的照会中的措辞，进行协商，达成协议后，然后进行交换。
用换文缔结的协定，内容一般都比较具体、细小，通常有：修正或延长航线、海运线，修正或延长贸易支付协定，重订仲裁或其他专约，确认边界委员会的工作，承认吨位证明书，免除双重征费，承认商标等。由于用这种互换照会的方式缔结条约手续比较简便，亦为国际上广泛使用。但根据外交实践和国际上一般做法看，认为换文仅限于解决较小的问题，已不完全符合事实，有些大问题也有用换文缔结的。例如，1935年6月18日联合王国政府和德国政府之间就用换文来解决关于海军军备的限制问题；1947年4月25日美国和尼泊尔之间的换文，用于关于外交与领事代表、司法保障及商务和航海问题；1979年8月24日，中美两国政府关于相互开设总领事馆问题达成的谅解也用了换文的形式等。
换文的格式从整体看是照会的格式，分解开看，它是照会的格式和条约的格式结合起来的一种文书体式。用正式照会缔结的换文，从整体看，它是一个函式的正式照会，有“照头”、“正文”、“照尾”三部分。“照头”写对方代表的职衔、姓名，“照尾”有敬意语和发照代表的职衔、签署（姓名）、年月日。而“正文”却是分条写成的协定，和条约的正文写法相同。用普通照会缔结换文，“照头”则写对方外交机关的名称，文首有“××××（机关名）向××××（对方机关名）致意”的用语，“照尾”有敬意语，不签署，盖发照机关的印章。
换文以一方为立足点，分为“我方去文”和“对方来文”。“我方去文”是首先发出的照会，照文中写明协定的条款和自己一方确认的意见送给对方，请对方审核确认。对方如果同意确认，则依据来照的要求回发一答复照会，载明对来照中所载协定的意见，明确表示“同意确认”字样，即为对方成交的“对方来文”。“对方来文”的写法，要同样载明双方达成协定的条款，有的只写“同意19××年×月×日来照中关于××××协定的条款”，一般也可以。但从慎重考虑，一般“对方来文”也应对协定条款全文照抄，使双方照会中的条款完全一致为好。
在实际运用中，还有一种双方都主动向对方发照，对方接到这一来照即为有效，不再向对方回照，或只做简单通知“来照收到”的函件。这种形式就是双方各向对方去一个确认照会，照会的措辞按事先协议好的约文写，内容完全相同，双方以收到对方的确认照会为有效。这种办法，也就是双方将各自履行了本国法律手续的协定相互交换，表示了对方政府已经确认，使协定生效。它多用于面交的换文。用通讯方式交换者，一般收到来照后，还应复一简名函，表示收到来照，使对方知道换文已经正式生效。
换文一般有下例几种格式：
1.用正式照会作为换文的格式。
我方去文
×××××国政府代表×××先生（同志）：
阁下：
我谨代表××共和国政府确认，我们双方就×××问题，进行了友好协商，达成协议如下：
一、××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
……
上述内容，如蒙阁下复函确认，本函和阁下的复函即成为中·×两国政府间的一项协议，并自阁下复函之日起生效。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国代表（签署）
19××年×月×日于××
对方复文
中华人民共和国代表×××先生（同志）
阁下：
我荣幸地收到阁下19××年×月×日的来函，内容如下：
（照抄“我方去文”）
我谨代表××国政府确认，同意阁下上述来照内容。
顺致最崇高的敬意。
××国政府代表（签署）
19××年×月×日于××
2.用普通照会作为换文的格式。
我方去文
××共和国驻×大使馆：
××共和国外交部向××共和国驻×大使馆致意，并谨确认××共和国政府和××共和国政府本着进一步促进两国间友好关系的愿望，就××××问题进行了友好会谈，达成协议如下：
第一条
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××.
第二条
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××.
第×条（最后条款）
本协定自缔约双方履行各自法律手续并以书面通知对方之日起××天生效。
如缔约任何一方要求终止本协议，应以书面通知对方。协议自通知之日起××天失效。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部（盖带国徽印）
19××年×月×日于××
对方来文
中华人民共和国外交部：
××共和国驻华大使馆向中华人民共和国外交部致意，并谨确认××共和国政府和中华人民共和国政府本着进一步促进两国间友好关系的愿望，就××××问题进行了友好会谈，达成协议如下：
（照抄我方去文）
××共和国驻华大使馆（盖馆印）
19××年×月×日于××
实例一：以外交机关名义的换文
中朝关于延长两国经济及文化合作协定有效期的换文
（一）对方来文
中华人民共和国驻朝鲜民主主义人民共和国大使馆：
朝鲜民主主义人民共和国外交部向中华人民共和国驻朝鲜民主主义人民共和国大使馆致意并荣幸地由朝鲜民主主义人民共和国主席授权，通过贵大使馆向中华人民共和国主席提出：鉴于一九五三年十一月二十三日在北京缔结的《朝鲜民主主义人民共和国与中华人民共和国经济及文化合作协定》于一九七四年一月十四日期满，建议把协定的有效期延长十年。今后本协定期满前未经任何一方以书面方式提出废除时，则将自动延长十年，并依此法顺延。
朝鲜民主主义人民共和国外交部借此机会再次向中华人民共和国驻朝鲜民主主义人民共和国大使馆致以崇高的敬意。
