一、外事文书含义和性质
外事文书亦称对外文书、涉外文书，是国家政府、国家领导人、外交机关、外交代表及地方机关、军队、团体、企业事业单位及法人在国际政治、外交、军事、经济贸易、科学文化、法律、宗教等实践活动中用于发布和贯彻执行国家的对外政策，执行法律，证明身份，叙述事实，申述立场、观点，表示态度，交涉问题，传递信息，建立友谊与合作，通知事务，通告情况，订立协议，礼仪往来等的一种重要工具。它是涉外活动中使用的文书，而外事工作都是根据本国的对外方针政策实施的，所以外事文书归根结底是为本国的外事政策服务的。外事工作，特别是国家政府间的外交工作都具有高度的政治性、统一性，政策和策略性、组织纪律性，因此，指导和记录外事活动的文书，首先反映统治阶级的意志，是为本国外交政策服务的一种工具。其内容一般都涉及到国家、民族、一定的组织及法人的利益，所以，此类文书的文体格式，使用方式，撰制要求等有一定的严肃性和国际通用的规范性。在国家文书学中，它是很有影响的文书体式。
外事文书在国际交往中种类繁多，使用频繁；但在什么样的情况下，使用什么文种，一般都有较严格的国际习惯或国际私法、国际公法及有关法律的规定。因此，了解和熟悉外事文书的性质、特点、作用和撰制格式、使用方法等是一切从事外事工作人员的基本业务之一，也是进行外事工作的一种手段。
二、外事文书简史和发展
溯源外事文书的产生和发展，它是随着人类的形成、国家的出现而逐渐形成的一种国际往来的应用文体。
“外交”一词英语称为DIPLOMACY，似由文凭DIPL-OMA一词转来；古罗马所谓DIPLOMA一词之原意是文凭之持有者，而文凭一词其字源都是来自希腊语。一说是“δ1πΛwuα”，此字原意毫无国家对外交涉之意，盖指一种郑重折叠之纸，就是早期的外事文书。但其转变成DIPLOMA，则成为代表君主颁发的一种公文或特许证，内载有各项赋予的特权与豁免权；又说是希腊文“δiπΛwuα”，即复本或君主颁发的文件副本。由此可以看出，世界上最早的外交文书是由君主颁发给他的外交使节出使别的国家去办理外交事务的文书。
在国家还未产生以前，随着生产力的发展，剩余产品的出现，部落之间为了各自的利益，就开始了不同形式的交往，并以简单的形式进行谈判、协商，缔结各种政治、经济的协议、合同，这可以说是原始“外事”的开始；但这种“外事”仅只是人类还处于野蛮时代的简单交易。自罗马帝国产生之后，随着世界文明的不断发展，国家不断出现，欧洲大小诸国群起独立，彼此成为对峙之势，世界其他各洲国家也陆续形成，国家之间的交往就多起来，随之国家之间的外事活动也不断发展起来，记录和反映这种外事实践活动的文书也就伴随而生，并逐步地形成了一种国际习惯文体和使用方式。
从一个国家来说，国家之间的外事，总是先由民间往来，发展到官方外交，是在有了国家外交关系之后才产生外交文书。外交关系的产生，必先有两个或两个以上的独立国家，彼此互相承认其主权，这种主权又必须是单一独立而且完全，政府才有代表国家进行外交的权利，然后才能负外交的义务；有了外交的权利和义务，才能够更好地开展国家间的外交活动；为在外交活动中更好地使用外交权利和尽外交义务，人们开始使用外交文书。国家外交关系的建立和发展，又为进一步开展民间的外事活动创造了有利的环境，所以使用对外文书就更加广泛。
外事文书是随着国际外事实践活动的发展而不断完善的，它是依据国际习惯法逐步形成和向前发展的。国际习惯法是各国不断重复类似的行为而具有法律约束力的结果。今天外事文书在国际上并没有文字的统一法律规定，各国使用文书的种类、名称和方式一般都是习惯成法的国际惯例。纵观整个外交文书的发展史，可明显看出，在国际外交关系出现的早期，文书体式一般比较简单，文种也比较少；到了资本主义的兴盛时期，文书的种类增多，文字一般也比较长。如英国是世界上比较讲究外事文书体式的国家之一，1809年7月21日拿破仑授予曼彻斯特公爵和法国缔结条约时的全权证书就长达785字，现在这种全权证书就很短了。外交文书的使用方式也在发展变化，过去多用正式照会表达的内容，现在往往采用普通照会的形式；过去大使递交国书的仪式非常隆重，现在一般也都简化的多了，有的国家省去了颂词和答词；有的国家把大使上任国书和前任大使辞任国书合成一个国书等都是外交文书在发展过程中改革创新的成就。由此可以看出，外交文书在漫长的历史演变中经历了一个从无到有，从简到繁，从文种少到文种增多，后来又向文书办理手续简化、文种规范和现代化发展的运动过程。随着世界文明的不断进步和历史的前进，特别是现代科学技术的应用，外交文书在日渐密切的国际外交实践活动中将会得到不断地发展，也将会有适应新的外事活动的文书体式出现。
中国是世界上文明发达最早的国家之一，具有将近4000年的文字可考的历史。外事文书是在外事活动中形成和发展的，同时又是历史记录的载体。
早在西周时，中国和缅甸、印度之间已有往来。公元前138年和公元前119年，汉武帝先后两次派张骞出使西域（西汉初年，西域的概念主要是指今天的南疆。西汉中期人们对西域的概念已包括北疆、中亚、西亚、南亚等地。西汉末年西域分成55国）。张骞第一次带着100多人从长安出发，到西域经匈奴控制地区时被扣留了11年才逃出。张骞第二次带着300人及许多物品到了西域，并把西域的葡萄、核桃、胡萝卜等种子带回长安。他的副使到了安息（今伊朗）、身毒（今印度、巴基斯坦）等国，后由安息等国使臣陪同回到了长安，这是最早来华的外国客人。张骞两次出使西域，最远到了中亚细亚一带，发展了汉朝与中亚各地人民的友好关系，促进了经济、文化的交流和发展。
东汉时，公元73年班超出使西域，公元91年任西域都护，至102年奉召回到洛阳，他在西域活动了30余年，使西域50余国的人民摆脱了匈奴的奴役，纳于东汉都护的统辖之下。公元97年班超派甘英去大秦（罗马帝国）西经条支（今伊拉克）、安息到达亚洲西部的波斯湾。
公元166年大秦王安敦遣使来华，把象牙、犀角等礼物送给汉桓帝。这一史实记载在史书《后汉书》里，是中国同欧洲国家直接友好往来的最早记载。晋武帝太康五年（公元284年）大秦王遣使贡献。
公元399年东晋僧人法显在65岁高龄时从长安出发经敦煌，越帕米尔高原，周游克什米尔、阿富汗、巴基斯坦、印度及尼泊尔等地，再经斯里兰卡、马六甲海峡、爪哇绕行南海、东海、黄海于413年回国。法显西行求法前后14年，游历30余国，带回很多梵本经典。法显归国后著《佛国记》（又称《法显传》），它是记录古代中亚、印巴次大陆、斯里兰卡、南海等地的地理、风俗和历史的最早一部比较详细的书，是研究南亚次大陆古代史地的重要资料。
东晋安帝义熙年间（公元405—418年左右），狮子国（斯里兰卡）派使者前来，送给晋安帝一尊佛像，经过十年才运到中国。公元413年与高句丽建立了关系，朝鲜许多人能用汉文写作，中国的医药、阴阳五行、占相等传入朝鲜。朝鲜的风俗习惯与文物制度很多和我国相似。
魏晋南北朝时，我国和印巴次大陆的文化交流继续发展。宋元嘉五年（公元428年）印度笈多王朝旃陀罗笈多二世曾致书南宋文帝说：“愿两国信使往来不绝。”从公元502年至公元514年的12年中，南天竺使臣来华的就有五六次。此外，两国僧徒的往来更为频繁，佛教迅速发展。北魏太安元年（公元455年）波斯萨珊王朝遣使来华赠送珍贵礼品。
唐朝时，中国的经济和文化都处于先进地位，对外交通比过去发达，唐朝和亚洲、欧洲各国之间的往来出现了前所未有的盛况。陆路从长安出发，向东可到朝鲜，向西经塔里木盆地越过帕米尔高原，可通往印度、阿拉伯等许多国家。海路从登州（今山东蓬莱）、扬州出发可以到朝鲜、日本，从广州经马来半岛、印度可到波斯湾。在广州有阿拉伯、波斯（伊朗）、印度和南洋等商人、僧侣往来和居住。公元770年前后每年来广州的外国船只达4000余艘。唐朝在广州设市舶使，管理对外贸易。
唐朝与朝鲜有友好关系，许多朝鲜音乐家来到长安。朝鲜人广泛研究中国的政治、历史、哲学、天文和医学等。双方贸易很繁荣。
日本在汉朝时就有使者来华。唐朝两国交往密切，来华的“遣唐使”有13次，随同使臣到唐的其他官员、留学生多时有五六百人。他们回国后，积极传播唐朝文化。我国著名僧人鉴真公元742年应日本僧人邀请五次东渡未成功，公元753年第六次航行到达日本九州，留居日本10年，努力传播唐朝文化艺术、医学、建筑等，为中日文化交流作出了卓越贡献。唐朝文化给日本很大影响，日本仿照唐朝的制度改革了行政制度，实行了班田制、租庸调制。日本参照汉字草书和楷书的偏旁，创制了日本文字。日本人的饮食、服装和日常生活，至今还保留唐朝的某些风尚。
唐朝同西亚、欧洲、非洲国家的友好关系有进一步的发展。大食（今阿拉伯）派使节到唐朝30多次。在长安、扬州等城市有来自阿拉伯、波斯的商人、学生、艺术家和传教士。阿拉伯人在广州建立了伊斯兰教的礼拜寺。唐朝鼓励各国商人到中国从事贸易活动。中国的丝织品、工艺品通过“丝绸之路”（公元前1世纪初，由我国和西南亚人民开辟的）大量运到西亚和欧洲的许多地方。中国的造纸、丝织、手工艺等技术通过大食，先后传到非洲和欧洲许多国家。
唐太宗时，印度多次遣使来华，唐朝也派人出使印度。唐朝著名僧人玄奘（602—664年，通称三藏法师，俗称唐僧）在唐太宗初年（公元627年）从长安出发，经新疆、阿富汗等地到印度去研究佛经，他遍访印度半岛上的著名寺院，到过佛教创始人释迦牟尼的诞生地尼泊尔。公元645年玄奘回到长安，带回佛经600多部。回国后专心做翻译工作，译出佛经1300多卷，成为研究印度半岛各国古代文化的珍贵史料。
元朝建立了地跨欧亚两洲的大帝国，不少欧洲人沿着蒙古西征大军的道路东来，其中有著名的威尼斯商人马可·波罗。教皇也不断向蒙古大汗派出修好和传教的使节。马可·波罗（1254—1324年）是第一个游历中国及其他亚洲国家又留下一部重要著作《东方见闻录》的欧洲人。马可·波罗来中国之前，他的父亲和叔父已经到过中国，并取得蒙古大汗忽必烈（成吉思汗之孙，1271年建立元朝，后称元世祖）的信任，奉大汗之命回欧洲执行外交任务。他们第二次来中国时，就带着年方17岁的马可·波罗同行。1271年他们从地中海东岸的阿迦城出发，经“丝绸之路”于1275年5月到达蒙古大汗的驻所上都（今内蒙古自治区多伦县西北，元朝诸帝的夏宫所在地，今仅存废墟）。这时，21岁的马可·波罗由其父和叔父带着觐见忽必烈，深得这位大汗的欢心。从1275至1292年的17年间，马可·波罗一直以客卿的身份在元朝供职。他除了在京城大都（今北京）应差外，还经常奉大汗之命巡视各省或出使外国，他曾被任命为扬州总管，在东南各省住了3年。后来他奉命出使南洋，到过越南、爪哇、苏门答腊等地。1292年忽必烈派马可·波罗等3人为专使护送阔阔真到波斯。阔阔真是忽必烈选定的一位宗室之女，要由海上送往波斯嫁与波斯汗阿鲁浑（即伊儿汗）。1295年马可·波罗完成了忽必烈交办的最后一次使命，但这时阿鲁浑已死，阔阔真乃被立为阿鲁浑之子合赞的王妃。是年冬，马可·波罗等回到威尼斯，从中国带回去无数的珍宝，因而成了威尼斯的豪门巨富。他著的《东方见闻录》竭力描述当时元朝首都及商业城市的繁华，盛赞中国物产丰富。
