明朝前期我国是世界上一个富强国家，许多外国的使臣和商人经常来我国访问和进行贸易。明太祖曾派使节西通撒马儿罕（乌兹别克斯坦中部），南通佛齐（印尼苏门答腊古国）、渤泥（今文莱一带古国）等国。1405—1433年明成祖朱棣派宦官、航海家郑和（1371—1435年）率巨大的中国船队7次下西洋（指今文莱以西的南洋群岛和印度洋一带），于1432年远航到非洲东岸和红海海口，郑和遣使到天方回教圣地麦加巡礼，并带回长颈鹿、鸵鸟和狮子等。郑和出使促进了中国和亚非各国的经济、文化交流，他每到一地除拜会当地政府官员外，即以缎帛、瓷器等物与当地人民作交易，换取象牙、宝石、香料、珍珠等。他下西洋前后经历30年，到达30多个国家，其时间之早，规模之大都为后来的哥伦布、麦哲伦所不能相比。郑和每次远航都有船几十艘，人员两万多，而哥伦布、麦哲伦每次航行不过三、四只船，百把人。他下西洋后，大大加强了中国与东南亚、阿拉伯和东非国家人员的联系，航路畅通，贸易发展。1423年，到南京的各国使臣和商人一次就有1200人。同时，出国居住于南洋（菲律宾、日本等地）的中国人越来越多，他们带去先进的手工艺品和生产技术，辛勤劳动，对当地的开发作出了贡献。
14—16世纪，日本的武士、商人组成的海盗集团——倭寇——不断对朝鲜和中国沿海进行骚扰和掠夺，中朝人民团结起来共同抵御。1561年戚继光率军全歼了浙江临海一带的倭寇，到1565年东南沿海的倭寇基本肃清了。1592年，日本新军阀丰臣秀吉率兵20万，大举进犯朝鲜，1593年明政府应朝鲜的要求派兵入朝，与朝军民并肩作战，收复了平壤和汉城。1597年丰臣秀吉再次调兵14万侵朝，明政府又派兵援朝，中朝军民给了日军以毁灭性打击，1598年使日军不得不逃回日本。
中国的对外关系到了16世纪以后才开始逐渐起了变化。在此以前，中国和西方国家只有一些旅行家、传教士和商人的个人往来活动。15世纪末，由于欧洲人追求黄金和东方商品的结果，促成了地理大发现，东西交通因而起了“革命”，世界市场逐渐形成，从而加速了世界资本主义发展的进程。16世纪以后，处在原始积累阶段的西方资本主义侵略势力开始汹涌地向东方泛滥，而地大物博、人口众多的封建中国，就成为它们的一个主要觊觎目标，因而，这时的中国外事文书就得到进一步的发展。
公元1516年（明正德十一年），葡萄牙麻六甲总督遣使来中国要求通商，这是近世欧洲人到中国之始。葡人最初所到的地方有广州、漳州（厦门）、泉州和宁波等地。继葡人之后，还有西班牙、荷兰和英国殖民者。葡萄牙侵占我国澳门，英国侵占了我国的香港，现在所存下来当时的文书，成为历史的见证。
公元1644年（清顺治元年），中国开始了清朝的统治。这时东西海上交通已经大开，世界历史以1640年英国资产阶级革命为标志而进入资本主义时代。在这段时间，清政府尽管实行闭关政策，但仍与外国有文书往来，外人甚至雇人传递信件到内地。特别是中、英交往甚多，乾隆帝曾在热河行宫两次接见英国马戛尔尼使团，并有书信往来。英国侵略者逐步进入中国。
16世纪以后，中、俄关系也有了较大发展，1655年、1660年，俄皇先后两次遣使至北京，主要任务就是要和中国建立外交和商务关系。1689年8月14日，中俄两国在尼布楚开始议和。8月27日，中俄全权代表签订了《尼布楚条约》，这是中国和欧洲国家订立的第一个条约，成为中国外交史上一个著名的协议文书。
自16世纪以后，至1949年中华人民共和国成立以前，在中国几百年曲折的历史中，外交关系有很大的发展，各朝代的外交文书，民间的外事文书都得到广泛应用，这些外事文书把世界各国与中国连接起来，这些文书既是活跃历史、发展历史的工具，也是记载历史的凭证。
1949年10月1日，新中国成立的当天，中央人民政府外交部长周恩来便向世界各国发送了愿意建立外交关系的公函，同时还附送了毛泽东主席在天安门城楼上宣布的《中华人民共和国中央人民政府公告》，这两份文件成为新中国最早正式使用的外交文书。新中国成立后，截至1992年8月中韩建交，我国政府和国际上154个国家建立了外交关系，有许多还建立了领事关系。到目前，我国派往驻外使、领馆、团、处已到170多个。外交文书广泛使用。同时，我国与外国在军事、经济贸易、科学技术、文化等各个领域中的往来十分频繁；中国共产党与世界各国政党的活动使用的外事文书也很多。
我国现代的外事文书，就其形式和格式来说，基本上与国际上通用的外事文书是相通的。它的形式、格式和用法既吸收了国际文书的通用性，具有国际私法、国际公法和国际习惯法的法律规范性，同时，又不断总结了我国民族文化遗产和现实经验，形成了具有社会主义中国特色的外事文书新风格。特别是党的十一届三中全会以来，我国奉行“对内搞活，对外开放”的政策，我国的外事工作更加活跃。随着科学技术的发展，外事文书的载体形式，传递方式、文种、制成材料等还将会有更大的发展，它的作用也更加广泛。准确地使用外事文书成为外事人员熟悉业务的基本功之一。
三、外事文书分类和使用对象
外事文书是国际上使用十分广泛的应用文体，种类繁多，格式、用法也各有特点。
依据国际习惯法，外事文书就其性质、形式和使用规律，一般分为官方政府间的外交文书和民间组织及法人使用的对外文书两大类。
在我国，外事文书一般可分为国家政府及外交机关使用的外交文书和其他官方、民间组织及法人涉外的对外文书两大类。外交文书和对外文书的主要区别是：1.使用和形成的主体、对象和内容不同。外交文书的使用主体是代表国家行使主权的国家、政府及其外交机关、国家领导人和外交代表；对外文书的使用主体是除外交机关以外的国家党政机关、地方各级人民政府、军队、团体、企事业单位和法人。2.内容不同。从涉及的内容看，外交文书是代表国家的行文，一般是涉及国家利益的；而对外文书一般是涉及一个部门或团体的利益。3.格式不同。从使用文书格式看，外交文书一般有专用性；而对外文书多具有通用性（各种专业涉外文书除外）。4.适用法律不同。外交文书适用法律是国内有关法和国际公法；对外文书一般适用的是国内法和国际私法及有关国际公法的条款。但外交文书和对外文书都是涉外文书。所以本书定名为外事文书。从文书涉及的内容和专业看，除外交文书外，还可分为对外领事文书、礼宾文书、国际条约和契约、经济技术合作、国际贸易、涉外法律以及新闻文书等。
（一）外交文书
外交文书是国际法主体（主要是国家）、政府、国家领导人、国家特使、外交主管机关和派出的外交代表机构、外交代表在国际外交实践活动中使用的一种工具。各国的外交文书均体现了本国的对外方针政策和有关法规。它的内容总是涉及到国家之间、国家与国际组织之间的政治、经济、军事、科学文化等各种关系，因此，它是国家间政治性、政策性很强的一种文书。基于我国政府一贯奉行的和平共处五项原则，外交文书是国家之间、国家与国际组织之间相互往来的平行文书。它的严肃性、郑重性是不言而喻的。外交文书的使用一般只限于国家政府、领导人和外交部及其派出的驻外使馆、代表团处、外交人员与外国的相应外交机关和外交人员之间。领馆过去一般视为商业机构，根据现代惯例，领馆也承担一部分外交工作，也视为外交机构。我国各省、市外事办公室，一般也和外国领馆直接行文，属地方政府的外事机关。除此之外，中央党的机关、国务院其他各部委及其他各种组织和法人一般都不能直接使用照会等外交文书。通过外交途径办理有关涉外事务，需要通过外交部及其派出的外交机关。
外交文书的概念是比较广泛的。在国家文书学中，它是很有影响的一种文书。有些书上讲，外交文书是国家间的“书信往来”，只指“照会、函件和备忘录三种”，这显然只是指它的狭义概念；从广义上讲，这种概念的外延是不够的，不确切的。应该说，凡是国际法主体之间通过其外交机关、外交代表进行的公务书面往来文件，不论其名称和性质如何都是国家间的外交文书。自然，并不是说，所有外交文书的名称和文体非外交机关就一律不能用。实际上称外交文书的只有国书、照会等外交专业文体，非外交机关不能直接使用。其他名称和文体非外交机关乃至民间团体和法人都可以结合实际参照使用。
外交文书文种主要有国书、颂词和答词；照会、外交函件、外交电报、备忘录、说帖、节略；外交公报、外交声明、外交宣言、外交公告；国际条约；缔结条约的批准书、核准书、批准书的证明书、法律证明书、加入书、条约确认书；全权证书；外交授权证书、外交委任书、外交委托书、领事任命书、领事证书、信使证明书、代办通知书；外交场合祝酒辞、讲话稿；外交护照、外交活动请柬等。
（二）其他外事文书
1.其他外事文书，在我国主要是指依据国家法律成立的各级地方政府机关、军队、人民团体及其领导人、官员在与外国人的交往中使用的文书。如国务院除外交部以外的各部委，各军兵种，各省、市、地、县人民政府及有关机关、团体，在与外国人建立和发展友好关系，进行经济、贸易、文化、体育等各个领域的往来时直接形成的涉外文书。我国地方各级人民政府及有关单位虽然不是国家的外交机关，但它是代表国家在某方面的职能部门；虽然它不能直接使用外交文书与外国外交机关交往，但可以直接使用对外函件等文书与外交和非外交机关的外国人进行来往。特别是在当今改革、开放、搞活的年代里，同外国人的交往就更多，而使用对外文书是进行对外交往的一种工具。同时，国务院各部委、省人民政府还常受中央政府的委托，代表中央政府与外国政府缔结各种经济贸易、文化、科技等方面的业务性条约，这些条约构成了国家政府间文书的一部分。
2.民间组织及法人使用的外事文书，是指民间的友好团体、民间外交团体、企业事业单位和法人在与外国人的交往中使用的文书。民间外事活动的内容是广泛的，如民间代表团的出访来访，出席双边或多边的国际会议，参加重大庆典、签订友好合作计划、介绍引进外国专家和外商来华投资，举办各种民间外事活动，中外合资经营各种企业等，在此种种的活动中，文书无疑是一种不可缺少的工具，也是进行民间外事工作的一种手段。
从外交文书和其他官方及民间组织、法人的对外文书的实践看，前者更为正式、庄重，使用的严肃性和郑重性强于后者，而后者的使用普及性和广泛性又强于前者。外交文书有它的专用文种，除此，其他涉外文书文种却非常广泛，常用的有对外函件、电报、电传、传真、声明、受权书、委托书、交接证书、检查报告书、协议书、合同书、确认书、办理合同的核准书和批准书、公证书、调解书、仲裁书、通知、通告、备忘录、祝酒辞、讲话稿、会谈纪要、普通护照等。
四、外事文书的特点和作用
（一）特点
外事文书的主要特点是：
1.外事文书的受文对象主要是外国政府及其外交机关和外交代表、国际组织和国际法人。它所涉及的事实都是国家与国家，国家与国际组织，一国法人和另国法人之间的事务。因此，处理外事文书的原则是及时、准确、谨慎、安全。两国之间的交往和国内两个单位之间的交往不同，它对文书的处理要求非常严格，来不得半点的马虎。如两国之间订立一个协议，双方必须办理协商一致的有关法律手续，必须严格遵守。一般说来，外事文书一经发出，就必须算数，不能更改；要更改就须重开协商、谈判，以至追究法律责任。
2.外事文书的内容，主要包括国际政治斗争，事务交涉，经济贸易往来，军事、科学、文化交流，礼仪和友好活动等。例如，记载和办理国家领导人、知名人士、友好人士的出访、来访，国家之间边界、领土的交涉，经济、贸易业务，出席各种国际会议，进行各种友好活动等。一般说来，外事文书所涉及的内容从总体上说比较重大。一般法人之间的贸易也多属数万元以上的交易。它关系到国家、民族的重大利益以至根本利益。因此，我国外事文书的撰写和使用必须在坚持四项基本原则的前提下，以和平共处五项原则为准则，其目的在于发展不同社会制度国家之间的友好关系，进行国家之间的经济、文化交流，为国家和世界人民谋利益。
3.外事文书的法律关系是以国内法为基础，以“国际公法”、“国际私法”为准绳。任何国家的统治阶级都要求其各机关在处理对外事务中，首先必须符合国内的基本法律，如宪法等；同时，还须考虑“国际公法”、“国际私法”以及国际惯例和有关国家的民族习惯等。我国的外事活动，必须执行国家的外交政策、外事法规，遵守外事纪律，为建设具有中国特色的社会主义服务。
