外事文书源远流长。它是一国政府外交代表、外交机关和民间法人、自然人与外国政府、机关和人员进行各种外事活动实践的产物。可以说，自从国家形成之后，只要有了国际间官方和民间的政治、经济、科学文化等往来，就产生了外事文书。
外事文书在国际活动中的应用是十分广泛的，几乎每件涉外事项都离不开它。它既是顺利进行各种活动的一种工具，又是国家的外交政策、外交战略，处理各种外事业务的智慧、方法和成果的载体；也是联系世界各国之间、国际组织之间、国际友人之间、各种外事业务之间的一种纽带。由于外事文书的涉外性，决定了在撰写、传递、使用时必须严肃和慎重。我国有句古语：“一言既出，驷马难追。”外事文书一经发出或签字生效，就必须不折不扣地信守和执行，这是国际惯例。如有变更，就需重新磋商，重开谈判。在过去的实践中，有些外事文书因处理不慎以致铸成大错的教训是深刻的。前事不忘，后事之师。
外事活动无论是口头交谈或具体行动，在事前事后一般都会见诸于文字。事前是活动的指导思想、方案、日程安排的文书；事后是结果性文书。例如国际条约、国际契约就是把双方或多方经过共同磋商、谈判达成的共同意愿按照商定的文书格式见诸于文字，用以规定当事各方的权利和义务，以昭信守。
潘新明同志专门从事外事文书、档案工作二十九年。他不仅做了大量脚踏实地的具体工作，而且注重收集、总结，潜心研究各种外事文书的性质、特点、作用、使用方式和撰写格式。他是一个有心人。他的这部著作用了十多年写成，既是一本工作手册，又具有一定的理论性，内容丰富，涉及面广，可以供有关人士参考。在我国改革开放的大好形势下，国际交流与合作日益频繁，各方面的外事工作都在不断拓展，在此过程中，正确使用外事文书是从事外事、外贸、旅游等各行各业的涉外工作必须特别重视的问题。我相信本书的出版，会对我国蓬勃发展的涉外事业、改革开放、建设有中国特色的社会主义市场经济以及促进国际交流与合作，有所裨益。我相信会有很多的朋友喜欢它。
1993年4月10日于北京
启卷语
纵观世界各国悠久、浩瀚的政治、经济、军事、科学文化等交往史，任何超凡的政策、策略和工作艺术，文明礼仪往来，处理国与国、国家与国际组织之间官方、民间事务的智慧、方法和结果，无不使用并记载于一定的外事文书之中。世界要和平，国家要发展，社会要进步，经济要繁荣，生活要提高，已成为各国人民的普遍要求。外事文书既是为之奋斗的一种工具，也是联系世界各国朋友的纽带和记录外事活动历史的载体。
1949年10月1日，新中国诞生时，******主席在天安门城楼开国大典上发表的《中华人民共和国中央人民政府公告》和当日******外长向世界各国政府送达该《公告》所致《公函》，既是开国文献，也是新中国成立后最早的外交文书。******主席在《公告》中向世界各国庄严宣告：“本政府为代表中华人民共和国全国人民唯一合法政府。凡愿遵守平等、互利及互相尊重领土主权完整等项原则的任何外国政府，本政府均愿与之建立外交关系。”从此伊始，拉开了新中国外事工作的序幕，也为新中国的外事事业奠定了基本国策。中华民族的雄姿矗立于世界民族之林。从10月16日，原苏联第一个与我国建立了外交关系，******主席接受了苏首位大使罗申递交的第一份国书始至1992年8月24日中韩建交，我国已和世界上154个国家建立了外交关系。领导中国人民事业的核心力量——中国共产党也十分重视发展同各国政党的关系，现在已同一百多个国家的许多政党和政治组织建立了不同形式的联系，并将继续增进相互了解与合作。我国政府和人民在国际上的地位和声望使世人瞩目，对外政治、经济、军事、贸易、科学文化等得到全面的蓬勃发展。特别是自党的十一届三中全会以来，党中央制定了以经济建设为中心的基本路线，实行改革、开放的政策后，我国外事事业更加蓬勃发展。仅中国在海外承包工程公司截至1992年11月底已达163家，在海外业务分布于175个国家和地区，当年对外承包工程和劳务合作所签项目9240个，总金额为61.84亿美元。1992年共批准外商投资项目48764个，外商直接投资协议金额575亿美元。
在国际事务中，中国始终不渝地奉行独立自主的和平外交政策。维护国家的独立和主权，促进世界的和平与发展，是中国外交政策的基本目标。江****总书记在中国共产党第十四次全国代表大会上的报告中，在谈到国际形势和我们的对外政策时指出：“根据历史和现实状况，我们主张在相互尊重主权和领土完整、互不侵犯、互不干涉内政、平等互利、和平共处等原则的基础上，建立和平、稳定、公正、合理的国际新秩序。这一新秩序包括建立平等互利的国际经济新秩序。世界是多样性的，各个国家之间存在着种种差异。各国人民都有权根据本国的具体情况，选择符合本国国情的社会制度和发展道路。国家无论大小、强弱、贫富，都应当作为国际社会的平等成员参与国际事务。国与国之间理应互相尊重，求同存异，平等相待，友好相处。国与国之间的分歧和争端，应当遵照联合国宪章和国际法准则，通过协商和平解决，不得诉诸武力和武力威胁。”“我们坚定不移地实行对外开放，愿意不断加强和扩大同世界各国在平等互利基础上的经济、科技合作，加强在文化、教育、卫生、体育等各个领域的交流。”在为此奋斗的过程中，无疑外事文书将发挥更大的作用。使我国政府和各行各业在涉外工作中使用的外事文书日臻完善和增多，成为对外工作的重要内容和工作手段。
为了饮水思源，本书选用******外长在1949年10月1日开国时向世界各国政府送达******主席发表的《公告》和致函两件极为珍贵的外交历史文献揭开卷首。
中华人民共和国中央人民政府公告
自******国民党反动政府背叛祖国，勾结帝国主义，发动反革命战争以来，全国人民处于水深火热的情况之中。幸赖我人民解放军在全国人民援助之下，为保卫祖国的领土主权，为保卫人民的生命财产，为解除人民的痛苦和争取人民的权利，奋不顾身，英勇作战，得以消灭反动军队，推翻国民政府的反动统治。现在人民解放战争业已取得基本的胜利，全国大多数人民业已获得解放。在此基础之上，由全国各民主党派、各人民团体、人民解放军、各地区、各民族、国外华侨及其他爱国民主分子的代表们所组成的中国人民政治协商会议第一届全体会议业已集会，代表全国人民的意志，制定了中华人民共和国中央人民政府组织法，选举了******为中央人民政府主席，朱德、刘少奇、宋庆龄、李济深、张澜、高岗为副主席，陈毅、贺龙、李立三、林伯渠、叶剑英、何香凝、****、彭德怀、刘伯承、吴玉章、徐向前、彭真、薄一波、聂荣臻、******、董必武、赛福鼎、饶漱石、陈嘉庚、罗荣桓、邓子恢、乌兰夫、徐特立、蔡畅、刘格平、马寅初、****、康生、林枫、马叙伦、郭沫若、张云逸、******、高崇民、沈钧儒、沈雁冰、陈叔通、司徒美堂、李锡九、黄炎培、蔡廷锴、习****、彭****、张治中、傅作义、李烛尘、李章达、章伯钧、程潜、张奚若、陈铭枢、谭平山、张难先、柳亚子、张东荪、龙云为委员，组成中央人民政府委员会，宣告中华人民共和国的成立，并决定北京为中华人民共和国的首都。中华人民共和国中央人民政府委员会于本日在首都就职，一致决议：宣告中华人民共和国中央人民政府的成立，接受中国人民政治协商会议共同纲领为本政府的施政方针，互选林伯渠为中央人民政府委员会秘书长，任命******为中央人民政府政务院总理兼外交部部长，******为中央人民政府人民革命军事委员会主席，朱德为人民解放军总司令，沈钧儒为中央人民政府最高人民法院院长，罗荣桓为中央人民政府最高人民检察署检察长，并责成他们从速组成各项政府机关，推行各项政府工作。同时决议：向各国政府宣布，本政府为代表中华人民共和国全国人民唯一合法政府。凡愿遵守平等、互利及互相尊重领土主权等项原则的任何外国政府，本政府均愿与之建立外交关系。特此公告。
中华人民共和国中央人民政府主席******
一九四九年十月一日
