中华人民共和国驻尼日利亚特命全权大使
杨琪良
（签署）
加纳共和国外交部长阿费里少将
（签署）
一九七二年二月二十九日于拉格斯
五、照会
照会（Note）一词，在我国古代含意有二，一曰：参照、会勘。《宋史·河渠志三》丙辰张商英又言：“……访闻先朝水官孙民先元祐六年水官贾种民，各有‘河议’，乞取索照会。”二曰：招呼，通知。《书中人·证画》上说：“特先到他寓所，打个照会。”《荡寇志·二五》：“原来他看到这个人，倒也妙极，只可惜不及打照会。”现代意义的照会是外交文书的一种，是国家往来中最常用的一种外交文书。按照国际惯例，仅限外交部及其派出的外交代表机关、外交代表与另一国相对应的外交机关、外交代表之间所直接使用的一种公文。根据现代的外交实践，照会也用于具有外交性质的领事馆和国际组织。
照会作为公文名称，一般说，在我国自明代始。照会有会同照阅之意，大都是不相隶属的文武各衙门之间行文时使用。明代凡五军都督府行文六部用照会。清朝规定，总兵行文非所辖的副将；副将行文非所辖的都司、守备；参将、游击行文非所辖的守备；都司、守备行文非所辖的千总；总督于总兵；提督于司、道、运司；总兵于府、厅、州、县；副将于州、县；驻防副都统行文非所属之副将；经略行文将军、督抚；均用照会。知府行文直隶州知州，用墨笔照会。清末府、厅、州、县长官行文议事会或参事会，司道行文自治机关也用照会。
鸦片战争以后，照会逐渐用于外交文书。《中英南京条约》第十一款规定：“英国驻中国之总管大员，与中国大臣无论京内、京外者，有文书往来，用‘照会’字样。”以后，照会便成为国家间外交往来比较常用的一种文书。在近代国际往来中，照会是主权国家之间或国家与联合国等国际组织之间交涉问题、行使公务、礼仪往来的一种外交文书，实际上也是一种外交函件，其作用主要是以国家或通过本国的外交机关向对方表明本国对处理国际事务的立场、观点、态度、做法或通知事项等。
照会是在外交活动中使用得最经常、最广泛的日常通信形式的文书体式，只要是通过外交途径进行各种重要问题的联系、交涉或礼仪往来，都可以使用。它又是国家元首、政府首脑、外交代表或外交机关代表国家行使权利和承担国际义务性质的严肃、庄重的行文形式。在发照前，对于是否需要行照，要谨慎、全面考虑，如，要考虑对方的来照情况和实际需要，该行照的，要抓住良机，准确、迅速行照；不该行照的，不要马虎草率行照。对于发照的内容和方式，必须考虑稳妥；文种也要使用准确，该用正式照会的，不能用普通照会，用错了，不仅会影响行文效果，有时还会造成误解。在行照中，还要注意国家的对等原则。在国家之间，不分大小、强弱或社会制度如何，都是一种平等的关系，没有领导和被领导的关系，也没有上下级关系，它的行文关系是平行的，在一般情况下，来照和去照的体式必须一致，如元首对元首，总理对总理，外交部对外交部等。各国驻外机构，是本国外交部直接派出的外交机关，它可以和驻在国的外交部之间直接行照。当然，在实践中由于某种需要或因素，不甚对等的行照也是常有的，只要对方理解，不算失礼行为；在正常的情况下，不对等的行照，必然会引起对方的其他想法。
照会的格式是国际间惯用的一种外交应用文体，它在国际外交历史长河中逐步形成较固定的格式，其结构和撰写方式世界各国基本一致，只是由于各国文字的书写方式和民族习惯略有差异。一份照会大体分为“照头”、“正文”、“照尾”三部分。
“照头”，即照会的开始部分，主要写受照人的称呼、尊称、职衔、姓名或受照机关名称。有的在开头前，还另加一行写受照人国家名或首都名。
“正文”是照会的主要组成部分。在正文前和尾部都有客套语，其具体用法，依据照会的种类各异。客套用语是一种固定用法，一般都是照抄前照，但决不可视之为陈词滥调而操切从事，随意处置。它表示了行照关系中的互相尊重、礼仪姿态；有时也带有一定的感情色彩，如，照会结尾部是用“顺致敬意”，“顺致崇高的敬意”，还是用“顺致最崇高的敬意”，除了内容上的需要外，也表示了一种态度。
正文开始一般要比前一行低两个字，视内容多少，可以是一段，也可以是数段。除了一般的套用格式以外，涉及到两国关系或具体事实内容时，可视情况或参考来照的情节进行措词。
“照尾”，分致敬语和落款两部分。致敬语依据照会内容的情形和民族习惯用词。一般用“顺致敬意”、“顺致崇高的敬意”或“顺致最崇高的敬意”。落款要写明发照人的职务并依据那种照会，决定签署或盖印，还要写上发照的时间和地点。
照会不仅有较固定的格式，其用纸世界各国都十分重视，但纸的质量和规格多不一样，特别是纸质，一个国家一个样。它比国内用纸质量高，各国都有照会专用纸，文眉处都有本国国徽，有钢印压成的，也有印上的；西方国家国徽多在文眉左上角，也有在文眉中央的，在文眉右上角的较少见。世界各国照会多用白色纸，也有用带色纸的，如，英国照会纸有浅蓝、浅黄、白色等几种，以女王名义发出的正式照会多用白色纸；事务交涉多用浅蓝色，等。前苏联、美国等都用白色。我国照会用白色照会专用纸，国徽用钢印压在文眉中央，是代表国家的标记。在徽下一般还有部衔或馆衔。
在国际外交活动中，撰写照会是一项严肃的工作，它除有撰写一般公文的严格要求外，还应注意的是：
1.要参照对方的来照和习惯用法，同时又要积极推行我国照会的基本起草方式。做到文字简练、严谨，内容翔实，语出有理、有据、有节。
2.要官话不打官腔，使对方看后有真实感、实在感、诚意感、礼仪感，要体现出社会主义新中国外交的风格和风度。
3.撰写照会要参照格式，但不要死套格式，要有创新精神。文章要写得有特色、有新意、有文气、有深度。
照会按发照人（或发照机关）内容的重要程度和撰写形式分为正式照会和普通照会两种。
（一）正式照会
正式照会（Formal or Official Note）是用第一人称写成，由外交部长或副部长、外交使节或代办（包括临时代办）亲笔签署发出的照会。它是具有行使权利和承担义务的庄严、正式的重要外交文件，所叙述的问题意味着具有特别的重要性。在国际惯例中，一国向另一国发送正式照会，表明所发照会的内容具有重大的意义，或者表明对某一件事特别重视。
正式照会，也是用第一人称写成，以示亲切、郑重。它实际上是国家领导人和高级外交官之间正式、严肃地进行国事往来的一种通信，它比正式的外交函件更具有郑重性。这种用法是外交工作艺术的需要。当然，在国与国关系较好，国家领导人之间又建立了某种程度的个人友谊的情况下，在国家领导人之间的通信，该用正式照会的，有时也可用正式的外交函件来代替，因为正式函件和正式照会虽然格式相似，但函件带有更大的个人性质，且使用随便，不像正式照会那样严肃。人熟了，通信也较随便，可以表达更大的亲切感甚至亲密感。
正式照会的主要用途是：向驻在国正式通知国家领导人的变更，大使、公使、领事易人；国家关系中的承认、建交、断交、复交等重大事情；交涉重要问题，建议对重大问题进行谈判，缔结或修改条约；召开国际会议；互设或撤销使馆、领事馆；委托代管本国的财产以及其他政治、经济、军事等重要问题；涉及对国家主要领导人的通知或代他们转致函电；隆重的庆贺、吊唁等礼仪表示；通知使节就任离任、返任等事项；根据需要，为了表示对某一事情的特别重视时，也可使用正式照会。
正式照会的格式除具有一般照会的特点外，它在正文前和尾部都有固定的客套用语。文前常用“我荣幸地”开头，如，“我荣幸地收到阁下×月×日的来照……”，“我荣幸地通知阁下……”，“我奉命荣幸地转达……”等等。但要注意，如果在吊唁一国领导人逝世的吊唁照会中绝对不能用“我荣幸地获悉××阁下不幸逝世”，如果漫不经心地用了，那就要引起对方的不满。吊唁照会一般用“我沉痛地获悉××阁下不幸逝世”，“我十分悲痛地获悉……逝世”等等。文尾一般用“顺致敬意”、“顺致崇高的敬意”或“顺致最崇高的敬意。”“顺致敬意”表示一般的客套，“顺致崇高的敬意”礼仪较前升了一格；“顺致最崇高的敬意”表示了一种非常友好、亲切的礼仪。在正式照会中，正常的往来照会都用“顺致崇高的敬意”和“顺致最崇高的敬意”，以示客气，尊重对方。
在国际交往中，用第三人称写成的正式照会是罕见的。
由于正式照会是一定全权代表身份的人发照，用第一人称比较顺理、亲切，也显得语言表达流畅，对于对方也有尊重之感。用第三人称发正式照会容易使语言稍微生硬些，所以，一般不常用。
常用正式照会有以下几类参考格式：
1.承认、建交照会
（1）承认正式照会（部长致部长）
××共和国外交部长××××阁下：
欣悉××（国名）宣布成立共和国和×××阁下就任共和国第一任总统，我谨代表××共和国政府向××政府致以衷心的祝贺。我荣幸地通知阁下，××共和国政府已经决定承认××。我希望，我国政府对贵国的承认将有助于×、×两国友好关系的进一步发展。
顺致最崇高的敬意
××共和国外交部长（签署）
19××年×月×日于××.
（2）承认并表示建交正式照会（部长致部长）
××（首都）××共和国政府外交部长
×××先生（阁下）：
××共和国政府业已收到××政府的×月×日的公告（照会）…………。我荣幸地通知阁下，××共和国政府已经决定承认××，并决定建立××共和国与××共和国之间的外交关系，并互派大使。
顺致最崇高的敬意。
××共和国外交部长（签署）
19××年×月×日于××
附：中华人民共和国成立后，苏联第一个承认新中国，并建立外交关系的照会和周恩来外交部长的复电：
苏联政府外交部副部长葛罗米柯致中华人民共和国中央人民政府外交部部长照会
北京中华人民共和国中央人民政府外交部部长
周恩来先生：
苏维埃社会主义共和国联盟政府业已收到中国中央人民政府本年十月一日之公告，其中建议中华人民共和国与苏联建立外交关系。苏联政府在研究了中国中央人民政府的建议之后，由于力求与中国人民建立真正友好关系的始终不渝的意愿，并确信中国中央人民政府是绝大多数中国人民意志的代表者，故特通知阁下：苏联政府决定建立苏联与中华人民共和国之间的外交关系，并互派大使。
受苏联政府之委托
苏联外交部副部长安德列·葛罗米柯
一九四九年十月二日二十一时四十五分钟
中央人民政府外交部部长周恩来复电
莫斯科苏维埃社会主义共和国联盟外交部副部长
安德列·葛罗米柯先生：
我代表中华人民共和国中央人民政府很荣幸地收到阁下本年十月二日来电关于苏联政府决定建立苏联与中华人民共和国之间的外交关系的通知。中华人民共和国中央人民政府深信苏联政府具有对中国人民的深厚友谊，今天又成为承认中华人民共和国的第一个友邦，中国政府和中国人民对此感到无限的欢欣。我现在通知阁下：中华人民共和国中央人民政府热忱欢迎立即建立中华人民共和国与苏联之间的外交关系，并互派大使。
中华人民共和国外交部部长周恩来
一九四九年十月三日
2.代办（临时代办）赴任通知照会
代办向驻在国外交部长递交介绍书后，为了和驻在国外交团长和其他使馆建立关系、开展工作的到任通知照会。
（1）代办致各国大使正式照会
××国特命全权大使××阁下：
××共和国驻××国大使馆已在××（首都名）建立并开始进行工作。在××共和国特命全权大使××先生到任之前，我被委派为临时代办，主持大使馆工作。
顺致最崇高的敬意。
××共和国大使馆临时代办
（签署）
19××年×月×日于××
（2）代办致外交团团长正式照会
驻××国外交团团长×××阁下：
我荣幸地通知阁下，我已于19××年×月×日向××国外交部长递交了××共和国外交部长委派我为××共和国驻××国大使馆临时代办的介绍信。
我诚恳地向阁下表示，我将同你建立密切的公私联系，并期望在工作中得到你的协助。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××大使馆临时代办
（签署）
19××年×月×日于××
3.使节到离任照会
（1）征求同意大使提名和答复正式照会。
根据国际惯例，大使（公使、总领事）在正式任命之前，派遣国须向对方提供新任外交代表的简历，并以书面或口头的方式征得接受国的同意。接受国应尽快以相应方式给予答复。取得同意后，派遣国政府按国内立法程度予以正式任命并公布。
征求意见和答复照会的文书，过去常用正式照会，现在有的多用普通照会的方式。
