征求同意大使提名正式照会（临时代办致外交部长）××国外交部长阁下：
我奉命谨通知如下：
中华人民共和国主席拟任命×××先生为中华人民共和国驻××国特命全权大使，×××先生（才华和工作能力介绍），附上×××先生的简历，征求贵国政府的同意。如能按期回复，不胜感谢。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××临时代办（签署）
19××年×月×日于×××
附：大使（公使、总领事）简历
×××先生简历
×××，男，19××年×月生，××省人，大学文化程度（大学毕业、××大学毕业），历任××省××专署专员、××市副市长、××省人民政府秘书长、外交部××司司长、××共和国驻××国特命全权大使等职。
（2）复同意大使提名正式照会（外交部长致临时代办）
（86）××字第××号
××国临时代办×××先生：
我已荣幸地收到了你19××年×月×日第××来照，并谨答复如下：
××共和国政府同意×××任命××先生为××驻××共和国特命全权大使。
顺致崇高的敬意。
××共和国外交部长（签署）
19××年×月×日于××
（3）大使就任向各国大使通知正式照会
（86）××字第××号
××国特命全权大使××先生阁下：
我已于19××年×月×日向××国主席（总统、国王）××阁下（陛下）递交了中华人民共和国主席任命我为驻×××特命全权大使的国书。
我在就任时，诚恳地向阁下表示，我将尽力同你建立良好的公私联系，以加强我们两国和两馆之间现存的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
××共和国政府驻××国特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
附：复大使就任正式照会
××国特命全权大使××阁下：
阁下：
我高兴地收到你19××年×月×日的来照，知悉你已向××国总统（或国王）×××阁下（或陛下）递交了××国总统阁下（或国王陛下）任命你为驻××国特命全权大使的国书。
我感谢你的通知，并向你表示，我也将尽力同你建立良好的公私关系，以加强我们两国和两馆之间业已存在的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××国特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（4）大使就任向外交团团长通知正式照会（大使致外交团长）
（92）××字第××号
驻××外交团团长××阁下：
我已于19××年×月×日向××国主席（总统、国王）××阁下（陛下）递交了××共和国主席任命我为驻××国特命全权大使的国书。
我在就任时，谨向阁下表示，我将尽力同阁下外交团团长，建立良好的联系。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××国特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（5）复大使就任正式照会（大使致大使）
（86）××字第××号
××国特命全权大使××阁下：
我高兴地收到你19××年×月×日的来照，知悉你已向×××国主席（总统、国王）×××阁下（陛下）递交了×××国主席（总统、国王陛下）任命你为驻×××国特命全权大使的国书。
我感谢你的通知，并向你表示，我也将尽力同你建立良好的联系，以加强我们两国之间的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××国特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（6）大使离任通知正式照会（大使致大使）
（86）××字第××号
××国特命全权大使××阁下：
我谨通知阁下，我在××国的使命已经结束并将于×月×日离职回国。
在我的继任者到达以前，大使馆参赞×××先生将以临时代办身份主持馆务。
借此机会，祝阁下及贵馆全体人员工作顺利，生活幸福，并高兴地向你表示，我将永远珍视在××任职期间同你所保持的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××国特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（7）复大使离任正式照会（大使致临时代办）
（86）××字第××号
××国临时代办×××先生：
我荣幸地收到××××国特命全权大使×××先生阁下19××年×月×日第×号的来照，得悉他即将离开××，在他离任时期由你担任临时代办。
顺致最崇高的敬意。
××共和国特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（8）大使返任通知正式照会（大使致大使）
（93）××字第××号
××国特命全权大使×××先生阁下：
我谨通知你，我已于×月×日返回××，执行馆务。
顺致最崇高的敬意。
××共和国特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（9）大使调任通知正式照会（大使致大使）
××国特命全权大使××阁下：
我即将离开××担任新职。
在我的继任者到达之前，大使馆参赞（×等秘书）××先生将以临时代办的身份主持馆务。
借此机会，谨祝阁下及贵馆全体人员工作顺利，生活幸福，并向你保证，我将永远珍贵在××任职期间同你所保持的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
4.其他事务照会
在外交实践活动中，为了表达方便、或者奉命必须以使节名义亲自办的事，一般都要用第一人称写成的正式照会。需要用正式照会办的事项是广泛的，照会措辞要依据需要灵活而定。现只举出一些常见的照会参考格式。
（1）通知领事任命并请发领事证书正式照会（馆长致外交部长）
（86）××字第××号
××国外交部长××先生阁下：
我国政府已任命××先生为驻××领事。
现随照送上××先生的领事委任证书，请贵国政府发给领事证书，以便他执行职务。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（2）致送文件正式照会（大使致外交部长）
（86）××字第××号
××国外交部长××先生阁下：
我奉××共和国外交部长的指示，将×××××文件（抄本）一份随照会送上。
我并且奉命向你说明………………
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（3）转送贺电（大使致外交部长）正式照会
（86）××字第××号
××国外交部长××阁下：
在×××之际，我向您致以热烈的祝贺，并荣幸地送上××共和国国务院总理×××阁下致×××国总统×××阁下贺电一则，请代为转交，电报全文如下：
“×××（首都名称）”
××总统×××阁下：
××××××××××××××××××××××××××××××××××.
××共和国国务院总理（签署）
19××年×月×日于××
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××国特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（4）庆祝国庆（大使致外交部长）正式照会
（86）××字第××号
××国外交部长×××先生阁下：
在××国庆的时候，我（代表大使馆全体人员并以我个人的名义）谨向……致衷心的祝贺和最良好的愿望。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（5）复庆祝国庆正式照会（发自部长或馆长）
（86）××字第××号
××国特命全权大使××先生阁下：
我荣幸地收到你××年×月×日的来照。在××国庆的时候，承（你和大使馆全体人员）致祝贺，特此致谢。
顺致最崇高的敬意。
××共和国驻××特命全权大使（签署）
19××年×月×日于××
（二）普通照会
普通照会（Verbal Note or Note Verbale）和正式照会有所不同。普通照会是用第三人称写成，以外交机关（外交部及派出的驻外使领馆、代表团处）的名义发出的照会。就是说，它的行文关系，不是个人与个人之间的通信，而是各国外交机构之间的通信。普通照会文本的庄重性，使用的严肃性仅次于正式照会。它的内容是传达国家政府或领导人的意图，执行国家的外交政策。主要用于各国外交部或外交部内的有关单位与驻在国大使馆、领事馆之间；各国大使馆、领事馆相互之间；国家与联合国等国际组织之间；地方外交机构与领事馆之间或其他相应机构之间进行一般日常事务联系，问题交涉，行政通知、通告，交际酬答，礼仪，及对某些重要国际问题用正式照会不便说的话，也用普通照会的形式表明本国政府的态度、立场、观点等。在外交活动中使用普通照会是非常普遍的，照文常是简短的，其篇幅一般不超过一两页；只有某些抗议照会和交涉照会，为了陈述事实，申述理由才会长一些。普通照会还常常做附送节略前的正式文件，或用于催询前次所发照会或口头声明的答复。这种照会文眉处常注有“普通照会”字样。
根据现代的外交实践，普通照会虽不如正式照会庄重，但其用途广泛，有的并不比正式照会不重要。如，两国发生了边界纠纷，就常用普通照会的形式进行交涉，以至提出严重警告，提出抗议等。随着外交礼仪日益简化的趋势，普通照会的使用范围亦越来越广。不少过去需用正式照会的事宜现在也可用普通照会来代替，如，征求同意大使的任命，通知大使的到离任等。
普通照会的格式也和正式照会有所不同。它的开头不写人称、职称、尊称、姓名，直接写受照机关名称。如“××外交部”，“××驻××大使馆”等。在正文开始前，有“×××国×××向××致意”的客套用语。如，中华人民共和国外交部向朝鲜驻华大使馆发普通照会，正文前必须加“中华人民共和国外交部向朝鲜民主主义人民共和国驻北京大使馆致意！”然后才开始正文。这种客套语虽说每份照会都一样，但不可缺少。它是一种客气的友好的礼仪性的表示。在正文中，行文不称你我，也不称你部我部，你馆我馆，而只称××外交部或××大使馆。在正文结束时要用致敬语，其用法和正式照会基本相同。它是依据两国的关系、友好程度、所涉及问题的重要性选用“顺致敬意”、“顺致崇高的敬意”或“顺致最崇高的敬意”。一般来说，在外交活动中，即使两国之间发生了不友好的事件，甚至是言词激烈的抗议照会，也仍应以“致意”开始，“顺致……”结束。在有的国家中，抗议照会开始和结尾不用此客套语，其实也不是不可以。但外交斗争艺术，一般不把话说绝，不把事做绝，既要保持正常的礼仪，又留有回旋的余地。根据现在外交实践，凡给代办处办理事务性的照会，一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”不用“最”字，给外交部和大使馆的照会，均可用“顺致最崇高的敬意”字。致敬语排印不能自成一页，必须紧跟本文。普通照会的落款处，不签名，要盖发照机关带国徽的大印，以示此照是代表国家的公文。应当注意的是，盖印处不再写机关名称，因印文本身就是机关名称，再写就重复了。印要盖得骑年压月，端正清楚，洁净美观。
普通照会的一般格式是：
（92）××字第××号
乙国驻甲国大使馆（或乙国外交部）：
甲国外交部（或甲国驻乙国大使馆）向乙国驻甲国大使馆（或乙国外交部）致意，并谨……
顺致最崇高的敬意。
（甲国外交部或大使馆印）
19××年×月×日于××
根据现代外交实践，普通照会常用的有以下六类格式
1.外交官到离任照会
大使、代办到离任过去多用正式照会，现用普通照会的多起来。其格式请参照正式照会。外交官任职和调任有以下几种格式：
（1）通告任职普通照会
（86）××字第××号
各国驻华外交代表机关：
××共和国外交部礼宾司向各国驻华外交代表机关致意，并通知如下：
×××先生已被任命为中华人民共和国外交部××司司长。顺致最崇高的敬意。
（盖外交部礼宾司印）
19××年×月×日于××
（2）通知外交官调任普通照会
（86）××字第××号
××国外交部：
××共和国大使馆向外交部致意，并谨通知外交部，大使馆参赞××先生于××日回国后已调任新职。
随照送回外交部发给××先生和夫人的身份证，请予注销。顺致最崇高的敬意。
（盖使馆印）
19××年×月×日于××
（3）通知外交官任命普通照会
（86）××字第××号
××国外交部：
××共和国驻××大使馆向××外交部致意，并谨通知如下：
大使馆×等秘书××先生被任命为×等秘书，在外交官衔名册中他的名字列在大使馆×××先生的后面。
据上所述，大使馆请求发给××先生及其夫人新的外交官证。
附上外交护照×本，外交官证×件，照片×张。
大使馆对惠予提供的协助预致谢意。
（盖使馆印）
19××年×月×日于××
（4）大使临时离任通告普通照会
（86）××字第××号
各国驻××外交代表机关：
××共和国驻××大使馆向各国驻××外交代表机关致意，并谨通知如下：
××共和国特命全权大使×××先生将在×月×日暂时离开××回国休假；在他离任期间，由大使馆参赞（×等秘书）××先生担任临时代办，主持馆务。
顺致最崇高的敬意。
（盖使馆印）
19××年×月×日于××
2.邀请和应邀照会
（86）××字第××号
××国驻×大使馆：
××人民共和国外交部向××驻×大使馆致意，并谨就大使馆19××年×月×日的来照答复如下：
××人民共和国××部×××部长高兴地邀请××国××·××部长阁下于19××年×月×日率代表团访问×国。
×××部长愉快地接受××·××部长阁下的邀请。将于19××年×月×日率××人民共和国××代表团前往××国进行×左右的友好访问。
