实训背景：恒泰集团定于4月28日在五洲大酒店举行新产品发布会，届时市政府的主要领导和各新闻媒体都要出席。张力所在博诚文化公司是恒泰公司多年的用户，而且他的上司——公司老总也是恒泰公司老总多年的老朋友，因此公司老总作为嘉宾应邀出席，并要作3分钟的讲话。老总让张力陪同他去参加这个新产品的发布会。
实训内容：按照实际情况演练陪同上司参加外单位的活动。
实训要求：
1.本实训可选择在情景模拟的办公室或教室进行。
2.实训应分组进行，可以5人一组，其中1人扮演秘书张力，1人扮演上司，1人扮演博诚文化公司的老总，1人扮演恒泰公司的老总，1人进行监督和评价。每人都要轮演张力、博城文化公司的老总和恒泰公司的老总。
3.要求：每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。
4.老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学们演练时，组织其他同学对表演进行评论。
实训提示：
接到邀请时，秘书应做好以下工作：
1.马上向公司请示是否参会。
2.如果是上司参会，就马上记入上司的日程表，并办理相关手续。
3.给举办方以答复，如果要求以书面形式答复，就以书面的方式答复。
4.在会前会后为上司安排出一定的时间，以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈。
5.准备好参加活动所必带的材料。
6.确认好参会的时间、地点、内容、参会的人员等，并在活动前的一天再次向上司汇报。
7.注意上司在活动期间的各种业务处理。
知识拓展
秘书与客户的礼尚往来
态度：热情礼貌。
在接到宴请的时候。作为秘书，如果对方是在工作之外的时间宴请你，那你可以根据实际情况来决定是否接受宴请。如果你接受宴请，在赴宴之前一定要向上司汇报，在宴请之后一定要向对方表示感谢。
在接受礼物的时候。作为秘书，要尽可能地婉言谢绝对方赠送的礼物。谢绝时可说：“您的心意我领了，但这么贵重的礼物我不能接受。”如果对方非常有诚意，你不得不收下，事后一定要向上司汇报，但最好不要与同事谈论这些事。
送礼。在一些重要的节日、纪念日，如圣诞节、元旦、春节、中秋节、重要合作厂商的公司纪念日等，秘书应在征得上司同意的情况下，以礼品或贺信的方式向客户致意，维护好与客户的友好关系。
作为助手，秘书应适时提醒上司并为其安排与客户的定期沟通活动，如一起吃饭，与客户经常通电话联系，以增进彼此之间的了解和进一步的合作。
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商务活动中回答问题的技巧
以接受对方提供的信息为前提，一方面，使对方有受尊重的感觉；另一方面，听话人完整地接受了信息，才可能真正弄清这些信息的实际含义，从而作出准确的回答。
表达方式恰当。答话要考虑选择对方能理解和接受的词句和表达方式，甚至要注意到音量、语速及态势语等，使商务往来收到良好的效果。
不使用威胁性、责难性、讽刺性的语言。涉外活动的目的，在于建立友谊、沟通思想、交流情感、改善关系、发展协作。因此，对话时应真诚、热情、谦和，这也是商务往来交往语言的基本色彩。
答话要避免自陷困境。商务往来交流中，经常会遭遇一些问题，或难以回答，或不便回答，或不愿回答，或用心不良，若答话时处理不慎，反而会使自己陷入困境。
任务六 涉外事务中的秘书口才
学习目标
通过本项目训练，结合秘书工作实际，设置情景，使学生了解秘书在涉外活动中秘书口才的特点，掌握其基本方法、技巧和礼仪，做到行为准确，达到口才沟通和交际行为的行之有效。
知识目标
通过介绍秘书在涉外活动中口语运用的特点，使其掌握涉外秘书口才的一般规律及特点。
能力目标
根据学习目标，以情境设计为内容，采用角色扮演法和重点强化训练，安排学生扮演不同角色，指导学生掌握涉外活动中口语交流的方法、技巧并感受其内在奥秘，使其在情景演练中获得真切感受，从而感受秘书涉外口才的特点以及所需的基本技巧，通过提高其话语表达的质量来提高其涉外活动中语言沟通和交际行为的能力。
参考课时
2学时
导入案例
1988年美国总统竞选，民主党在选民中造成了布什是毫无独立主张的这一印象，他们甚至称“布什是里根的影子”。在交谈时，民主党人总爱用挖苦的口气问：“布什在哪里？”这个问题该如何回答才恰到好处呢？布什的竞选顾问、老资格政治公关专家艾尔斯为布什设计了一个回答：“布什在家里，同夫人巴巴拉在一起，这有错吗？”这一回答，体现了强烈的针对性和恰如其分的分寸感的结合，有很高的艺术性。艾尔斯为布什设计的回答，为布什的政治家风度增添了不少光彩。
理论知识
在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。
在我国，涉外秘书是指在“三资企业”、外国驻华机构、我国涉外单位和部门供职的秘书，是改革开放后产生的新型的外向型、复合型秘书。一般的对涉外秘书在外语、计算机、国际贸易、涉外礼仪等方面有较高的要求。涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点，因此，涉外工作要求对语言有较高要求。
一、涉外事务中的秘书口语特点
（一）双语交流甚至多语交流，具有良好的汉语及外语表达的能力
真诚善意，礼貌优雅，反应敏捷，态度亲切，内容准确，条理清晰，表达到位。
语音准确悦耳，口齿清晰，表达流畅，用语通俗易懂。体态语优雅得体，恰到好处。
（二）适时
即说在该说时，止在该止处，这才叫适时。而不能该说时不说，如见面时不及时问候；分手时不及时告别；失礼时不及时道歉；对请教不及时解答；对求助不及时答复……
（三）适量
捷克讽刺作家哈谢克的名着《好兵帅克》里有一个克劳斯上校，此人以说话啰嗦闻名。他有一段对军官的“精彩”讲话：“诸位，我刚才提到那里有一个窗户。你们知道窗户是个什么东西，对吗？一条夹在两道沟之间的路叫公路。对了，诸位，那么你们知道什么叫沟吗？沟就是一批工人所挖的一种凹而长的坑，对，那就叫沟。沟就是用铁锹挖成的。你知道铁锹是什么吗？铁做的工具，诸位，不错吧，你们都知道吗？”生活中、社交场上说话啰嗦也不乏其人。因此说话适量也是社交口才的基本技巧之一。适量既指说话的多少适当，也包括说话的音量适宜。同时，适量并不都是以少说为佳，更不是指那种语量没有变化的老和尚念经，适量与否应以是否达到了说话目的为衡量的标准。
（四）适度
涉外口才的适度，主要是指根据对象把握言谈的深浅度，根据不同场合把握言谈的得体度，根据自己的身份把握言谈的分寸度。其次，体态语也要恰到好处。
二、涉外事务中的秘书口才技巧
随着全球一体化的加剧以及中国在国际舞台上地位的日益提高，对不同地区、不同国家、不同文化背景的交流日益增多，因此，作为窗口形象的秘书须熟悉涉外礼仪，具有良好的公关技巧和处理协调关系的能力，熟谙涉外公关的语言技巧。
（一）涉外公关称谓技巧
由于世界各国不同民族文化背景的差异，在涉外公关称谓上要因人而异，不可随心所欲。
1.对男子一般称先生，对结了婚的女士称夫人，没结婚的称小姐，把握不准的也可称小姐。这些称呼前还可以冠以姓名、职称等。如“约翰先生”、“彼得太太”、“玛丽小姐”、“总裁先生”等。
2.对地位高的政府官员可称“阁下”，不过习惯上只有部级以上的干部才这样称呼。“阁下”前还可加上官衔，如“总统阁下”。不过，在美国、德国、墨西哥等国家一般不称“阁下”而称“先生”。女性高官也称“阁下”。君主制国家可以称爵位，也可以称“阁下”或“先生”。
3.对专业人士一般称职称，如“医生”、“教授”、“法官”、“律师”等。获得博士学位的可称“博士”，但没有称“硕士”、“学士”的；军职人员一般称军衔或军衔加先生，也可以冠以姓名，如“上校先生”、“彼得上校”等；教会中的神职人员，一般可称教会职称或姓名加教职或教职加先生，如“福特神父”、“牧师先生”等，主教以上的神职人员也可称“阁下”。
4.对服务人员亦可称“先生”、“小姐”或“夫人”。
（二）涉外公关口才的保密技巧
因我国对外开放的程度越来越大，秘书所处的岗位决定了他了解许多外界不知并有保密要求的内容。因此，其涉外活动中要既不失礼，又不泄密，就必须沉着、冷静、机智巧妙地回答对方的提问。
1.引君入瓮，自封其口
回答者针对对方提出的问题，可以巧言诱导，把问题推给对方，要对方自己回答，自封其口，从而达到保密的目的。
2.借助废话，巧与周旋
废话的特征是信息量等于零，出于保密的目的，使用废话，既有掩盖核心信息的功能，又有礼貌的作用。如：
在一次新闻发布会上，有记者问美国国务院女发言人奥克兰，美国政府对柬埔寨问题的立场是什么。奥克兰回答说：“我们所声明过的就是我们的立场，我们的立场仍然像我们所声明过的一样。”
记者没有从奥克兰口中获得任何有用的信息，而被问者又不是三缄其口，也不失礼貌。
（三）涉外公关口才应注意语言文化背景
涉外公关的言语沟通是两种文化的沟通。成功的涉外公关体现为两种不同文化的相互理解、相互尊重和相互接受，这集中表现在言语表达和领会的顺利完成中。所以必须注意其国情差别。
