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第30章 建立授权回馈系统

有效的授权还包括授权的回馈系统,建立授权回馈系统,可有助于你随时掌握有关的工作信息,并能对可预见的问题提出改进意见。

完善的授权回馈系统主要包括这样几方面:

◎事先制定授权工作计划时间表,以便在授权工作实施过程中的跟踪;

◎受权者根据工作进展的实际情况与计划表作对比,定期(通常为一周或一个月)向管理者报告;

◎为工作任务圈定关节点或划分任务的分段点,每到关节点或分段点时对授权方案进行调整,或是对下属工作提出相应的奖惩;

◎给予下属一定的心理支持,积极主动地了解下属在工作进程中可能出现的难题。

授权回馈系统的建立,不仅是对授权者自身的要求,也是对受权者的跟踪与监督。

(1)追踪已发出的命令

如果在你向下属授权后,却忘记了你曾发出的指令,那必然会影响你对下属工作进展的了解,更谈不上反馈了。因此,你需要及时追踪你发出的命令,以确保命令能够被顺利执行。

然而,这种追踪并不是喋喋不休地询问一些无关紧要的事情,那样只会引起下属的不满,你应当明确追踪命令的目的不仅在于控制命令是否按原定的计划执行,也要审视是否会存在方案命令贯彻的意外情况,还要考核受权者执行命令的效果,以及自省和反思你向下属下达命令的技巧和方式是否得当。

基于这样的目的,你就会在追踪命令的过程中将更多的注意力关注于下属执行任务的态度、工作进度、工作质量,以及下属是否还存在可以继续发挥潜能的空间、授权方案是否应进行调整或修正等。

(2)检查和控制下属正在进行的工作由于实施授权,可以让你从具体烦琐的事务工作中腾出时间,为了确保授权工作进展顺利,你需要花费一部分的时间和精力用于检查和控制下属正在进行的工作。

然而,有的下属可能并不喜欢你在他工作进行中去检查他的工作,他会认为你对他不信任。但在授权之后的检查和控制工作,是确保授权有效的重要保证。因此,在你进行检查和控制之前应先向下属讲清楚:这样做并非是对他们的不信任,而是为了确保整个工作计划能够顺利完成,了解受权下属的工作进展情况也是你的义务和职责。这样既能有助于你了解下属的工作进度,又不会损害你与下属之间的信任关系。

在检查下属工作进展状况时,你应尽量避免下属的具体工作。同时,你还应根据下属的绩效,对表现出色的下属给予充分的鼓励,对于下属的不足或工作中的不当要以适当的方式提出意见或提醒。

(3)必要时,应果断撤回授权

如果你在监督检查过程中发现,下属的行为已经远远偏离了预定的计划,甚至已经给团队造成了不小的损失,你应当怎么做呢?

抱怨未曾预料的事情发生?自责在给下属授权过程中自己也有疏忽?责备下属工作不力?还是为了掩饰授权失误,让下属将错就错?

管理专家M·K·巴达维曾说:“没有时间做对事情,但总有时间结束其事。如果听其自然,只会让事情从坏变得更坏。”

事情已经脱离正常的轨道,如果对撤回授权犹豫不决,只会让事情变得越发糟糕。一味地追究造成授权失误的原因已经没有太大的意义,对过失听之任之更不应该。一旦出现这种状况,你必须立即终止授权,亲自接管工作,并寻找有效途径在最大限度上降低已造成的不良结果。

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