一个高效而成功的职业人士懂得如何把重要而紧急的事情放在第一位，控制自己不会变成一位“工作狂”，他们懂得如何授权他人，如何减少干扰、如何集中注意力
第一、减少外界干扰。
由于我们生活在一个复杂的社会群体之中，所以你无法完全排除干扰。但是，如果你提高办事效率，就必须减少干扰。如果你在一个小时之内集中精力去办事，这比花2个小时而被打断10分钟或15分钟的效率还要高。当你受到干扰之后，你还得花时间重新启动你的思维机器，尤其当你受到几个小时或几天的干扰之后，就更需要较长的时间来加热思维机器。
因此我们建议你采取适当的措施，以尽可能减少干扰
①分析一下打给你的电话，最好是在登记几天之后——你是不是常常接到必须要转给别人接的电话？或根本没有必要的电话？如果是，研究一下采取什么办法可以减少这些电话。
不过，造成不必要干扰的最基本原因，是缺少有效的沟通。如果没有把什么时候发布新价格表、休假表，或为什么要扣除多少多少薪水告诉大家，大家就会打电话或亲自去问（干扰）某一个人。
②使用回电话的办法可以减少电话干扰——有些电话是相当重要的，可以让他们的电话随时转过来。但是对于那些没有什么紧急事情的电话，则要你的秘书记下对方姓名和电话号码，以便你在方便的时候回电话就可以了。如果是你自己接电话，你可以当即回答说：“我过半个小时再给你回电话。”这样你又可以集中精力处理手头的事情而减少干扰了。然后你可以集中在午饭前或快下班的时候回电话，这段时间对方就不愿意多谈，你也就可以更容易处理你的电话问题了。
很多人喜欢自己接听电话，而且来者不惧，任何人都可以打电话找他们。如果这种做法很适合你办事的方式，那当然没有问题。但是从长时间看，大多数人会发现使用回电话的办法可以节省时间。
③采用单刀直入式的谈话语气——我们可以先用诚恳的语气接听电话，然后直接就问：“有什么事情要我做吗？”一方面表示友善，另一方面也表明你正有事要办，闲话免谈。但如果你太过于友善，而说：“听到你的声音真是太好了，近来怎么样？”诸如此类的话，你就向对方发出了一种你好象很空闲的信号，那么你们之间的谈话就可能会延长好几分钟。
④定出打电话和咨询的时间——如果让别人知道什么时候可以打电话找你，以及什么时间你不希望有人打扰，这对你会大有帮助，别人也会谅解你的这种安排。如果你事先解释说你希望在上午9点半以前和11点半以后，已经在下午3点以前和4点半以后接见别人和接听电话，别人并不会觉得你冒犯了他；而且你在上午和下午会各有一段相当长的时间集中精力用与重要的工作上。你当然也要说明，这只是一个原则，如果有紧急的事情，还是可以立刻告知你。
⑤直接同上司对话——如果对你的打扰大部分来自你的老板，不要认为自己应该尽量忍受，你应该选择一个适当的时机，向他解释你希望能够更好地管理好你的时间，请问他是否能每天安排一段对你们两个人都方便的时间，一起讨论一些事务，而其他时间就不要临时讨论了。
第二、要开就开有效的会议。
如果你必须要别人参与讨论，你应该考虑一下是不是用电话或“电话会议”来解决，除非必须集中开会，否则就不要开会，因为每浪费你一分钟，那总计起来就是一段不短的时间了。
如果必须召开一次会议，首先以“书面”形式邀请参加的人，说明你希望“决定”什么问题，不要只列出你在考虑的事项。
例如，你要邀请几个人到你的办公室来“讨论”生产线问题，那么实质上，你只是请他们来闲谈而已。因此，你应该考虑一下是不是把开会通知单写成这样：
与会者：甲、乙、丙、丁
会议主题：讨论生产线问题。
说明：请你本人或委派一名代表在星期二下午三点，到会议室参加一个小时的会议，讨论有关生产线的事项。
请就以下问题进行考虑，以便会上尽快达成决议。
①我们的产品种类是不是太多了，以至于影响生产和销售的效率？
②如果减少包装盒尺寸的种类，是否能节省一笔花费？
③市场会不会接受？
④如果减少生产线数目或生产量，首先该减少哪一些？
这样接到会议通知的人就会知道你究竟想干什么，希望得到什么样的资料，并且他们很可能自己先想一想，做些什么准备工作。
当然，以上是你作为老板级的身份可以主持会议。下面我们讨论另一种情形：如果你的老板或其他人主持会议，却违反了上述建议而浪费每个人的时间，该怎么办呢？
你是否应该总是坐在那里，让你的时间浪费掉，而不想办法采取一些行动。如果你的老板在会前没有准备议程，你就建议他准备一下。如果会议时间拖得太长，你可以私下向他建议，把会议的时间定在上午11点半或下午4点半左右，这样那些喜欢说废话的人就不会扯得太远。
你的老板或主管之所以邀请你参加会议，因为他们认为你能在会议中有所表现。你能做出的最大贡献，通常是协助一位不够决断的领导者坚守会议的决策。因此不要只坐在那里，有话就说出来。
