时间就是金钱，设想你或你属下要按小时来计酬，而不是月薪甚至年薪，这样你也许更能体会到时间的分分秒秒的价值。
第一、将书面工作合理化。
英国著名的马科斯—史宾塞连锁零售公司的董事长、百万富翁西蒙·马科斯，在1956年的一天晚上，看到他的一家零售店在下班很久以后还亮着灯，他走进去一看，原来是两名职员正在加班整理存量卡片。后来他发现他所有的公司，每年差不多要填100万张这种卡片，于是他下令要人研究是不是真的需要这些卡片。研究的结果表明，这些卡片并不是非要不可。
免除填写存量卡片使公司获得了很大的好处，这又促使公司在英国的所有子公司的书面工作进行空前而广泛的大清理。该公司对每一项表格、档案以及那些成为一种工作程序的每一种书面工作都加以检视，并且让每一位职员问问自己：“如果怀疑这项书面工作的价值，就把它丢掉。”
不到一年时间，整个公司共有2600万张卡片和文件，重达120吨被清理掉。例如，上下班卡片就给废除掉了，一年就是100万张。公司也相信每个部门的经理都能随时了解什么人工作努力，什么人工作不努力。
马科斯—史宾塞公司废除了不必要的书面工作，而且一直坚持这种做法。公司从简化和废除不必要的书面工作着手，以达到有效运用时间的目的，整个公司在实施这一原则以后收效极大。在1956年到1973年之间，公司营业额增加了361%，利润增加了6倍，商店网点增加了一倍，而员工却从26700减少为26000.公司认为，减少书面工作以及因此带来的高涨的士气，对公司的业绩至关重要。
之后美国连同其他国家的许多公司都研究了马科斯—史宾塞公司的做法，并且加以效仿而获益匪浅。例如美国广播公司前几年在系统的清理工作中做了详细的记录，从档案中清除了1500万张纸张。一家有影响的石油公司清除了2/5的记录，而档案室的开支由过去一年20000美元减少为5000美元。
现在，检查一下你自己办公室里的文案工作，看看每一种报告、每一份副本、每一份调查问卷、每一宗档案，是不是都有充分的理由去花费时间和精力去填写、印刷和保存，如果感到怀疑，就把它们废掉。
第二、扔掉无必要保存的档案资料。
各公司部门的档案资料之所以如此繁多，主要是因为我们在决定要不要把某份资料归档的时候向自己提出了一个错误的问题。我们总是问自己：“我以后有没有可能会参阅这项资料呢？”这时你的答案总是“有的”（其实任何事情都是有可能的），因此我们就把每一份资料都归了档。
如果我们不问这个问题，而问另外一个问题：“如果有一天要用这项资料却找不到，我将怎么办？”这时你的回答通常是“找不到这项资料也没关系，总可以找到办法。”但如果你真的需要这项资料，通常总是会有些简单的方法找到它。例如，你为什么要保存一份公司内部刊物呢？你知道，如果你需要一份某一期刊物，总经理办公室可以找到。人事部通知下个星期一放假，你为什么要把这项通告归档呢？你只要在台历上作一下记录即可，然后把这份通告丢掉。万一有什么问题，你知道人事部的档案中必然有一份，最坏的结果也只是再打个电话给人事部，请再送过来而已。
保存太多的记录，也是一种不安和自我防卫的症候。这表明你较少地关注达到目标而更多地注重公文形式，你的想法只停留在过去而没有针对现实。现在请你记住马科斯—史宾塞公司的格言：“如果怀疑有用到的可能，就把它扔掉。
第三、充分利用废纸篓。
现代办公室的复印机、录像机、影印机、电脑——所有这些以及许多与这些设置用途相同的现代科技新产品只有一个共同的用途：绘制、分发更多更多的资料，以供人们的头脑吸收。但是却没有人想出办法来增加人类头脑的容量，以吸收更多的资料信息。
其实你只要让你的秘书把每一件显然没有价值的东西过滤出来，或在你拆阅信件的时候多利用一下废纸篓，你就可以应付印刷品和邮件泛滥之灾。那些不值得你花时间去阅读的刊物就立刻取消订阅。
当然，那些送到你桌上的公司内部文件，有的时候是比较难于应付的。内部文件过多的最常见的两个原因是：
①上司没有完全授权。如果下属觉得他们没有处理问题的权力，他们一定会把事情转送给他们的上级，附带送上详细的资料，然后等待上级为他们下决定。
②公司在运用程序而非目标进行管理。如果公司职员是依据他们遵守指示的程度，而不是依据他们达成目标的成果时，文件就会大量增加，文件报告的增加，就是用以证明大家执行程序的过程和表现。
你要使你的下属明白，你所希望知道的，只是他们努力达到目标的进度，以及需要你注意的问题。但是你也要使他们同样明白，你不要受到大量例行资料的干扰。过多的例行资料会使你无法将精力集中于那些庞大的计划。
经常问问你自己：“如果没有这份档案的话，最坏的情形会怎么样？”你会发现大部分的答案会是“没有什么了不起的事情会发生”。如果你真正需要某一份资料，你也许在公司其他部门或某一个人的档案中找到；或者你打一个电话就可以解决问题；或者没有这项资料也过得去。
当然，我们并不是说详实的档案就毫无用处，但问题是他们是不是那样有用，是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。你可以估计一下，把公司的旧通报、一般公文、别人签呈的副本等等都进行归档究竟要用多少时间，然后问你自己，如果你把同样多的时间用在达到你主要的目标上，对公司是不是更有益处。
