但是，一定要确实是很紧急的事才有必要这么做。如果根本不是什么重要的事，对方一定会非常生气。不论事情多么要紧，当对方匆匆忙忙跑来接电话的时候，你一定要先向对方致歉：“对不起！打扰您了！”然后再进入正题。
还有一点不要忽略，就是你若有事要离开座位，要请同事帮你接电话——如果任由电话铃声在你的办公室里一直响个不停，等于是在告诉打电话的人，你的组织是一个没有人管理的地方。
写好报告的方法
当坐下来写东西时，知道想说什么但却想不起恰当的词语，你出现过这种情况吗？实际上，每个人都出现过。那么就想怎么说就怎么写呗，可是当你铺好纸提起笔或摆正电脑时，大脑又是一片空白。
所以，当开始写第一个词语前，你要先理顺你的思路，然后记下来。只要你写作前理顺思路，就能把想要表达的思想清晰地写出来。
首先，你要记住，任何一个报告都必须遵循“3C原则”。所谓3C原则是指内容要清晰（Clear）、完整（Complete）、简洁（Concise）。因这三个词的英文第一个字母都为C，故称为3C原则。
撰写时不要矫揉造作、过于讲究语汇的使用。如果可能的话，要加上一些图表以增加别人阅读的兴趣，并增加报告的信息量。
报告的主要目的是要传达信息，有时也可能要进行游说工作。而你的读者——很可能就是你的上级经理——是一个很忙碌的人，因此，你不要让他花时间去阅读所有的文件。要把你提案的内容放在报告的最前面，至于一些相关的辅助资料则可以用附录的方式，将它们放在正文的后面。
要把报告整理得具有视觉上的吸引力，将它们放在一个很美观的文件夹里，用分类标题隔页处理，必要时可以制作索引以及列出你所使用的词汇一览表。用不同的字体来突出特别重要的地方。数据资料要处理得有趣味，用坐标图、圆形图，或是线形图都会比较有吸引力，而且也比较容易理解，不要把一大堆数字呈给别人看。
要把事实的状况诚实地表述出来，永远不要在一些你觉得不太方便给别人看的资料上动手脚，或是加以删除，对这些资料你要公平地处理，而且要用平常心去看待。
一份报告应该多长呢？好多人提出这样的问题。其实回答这个问题很简单：把事情说清楚就可以了。你的目的是提供信息，不是写小说。
当你完成一份报告，请你以下面的问题来核对自己是否做到清晰，你写出的报告必须做到下列几件事：
（1）报告内容必须彻底表明工作现状以及问题重点。
（2）报告内容必须明白提出“变化点”在哪里。
（3）报告内容必须清楚地指出“究竟需要怎么处理”。
（4）报告内容必须是领导需要或是对领导有用的东西。
为了能满足上述这些要件，最好能够时时有如下的检查工作：
（1）根据这份报告，目前的工作进度或问题是否能够充分掌握？
（2）应当记述的部分里有没有哪些地方占了太多的经费或时间？
（3）有没有僵化、毫无变化的记述？
（4）是否详细地报告了日期？
（5）报告内容是否隐含了一些不重要的资料？
如果上述各项有问题产生，就不是份完整的报告。不仅自己的报告要这样检查，对于分派给下属或同事的工作，也要这样要求才能保证获得满意的结果。
运用数字时一定要认真准确
任何一位钻研数字的人，都会发觉手边的数字实在是凌乱不堪。被调查者可能写下错误的答案；将调查表输入电脑时有可能敲错键盘；软件缺陷可能歪曲数据……
为修正以上问题，“整理数据”的步骤就很有必要了。但是这个步骤却常常被人们忽略。因此，你必须向数据提供者了解数据整理的过程。如果他一脸茫然，或者一头雾水，那你的麻烦就大了。
航天领域有一些著名的案例，说明数据处理过程中的一些小错误将导致灾难性的后果。水手I号飞船在发射后不久就脱离轨道不得不销毁。而原因却是控制指令中一条FORTRAN语句遗漏了一个连字符。这次价值8000万美元的飞船的发射任务被“有史以来最昂贵的连字符”给毁了。
在你的工作报告中如果有许多数据的话，一定要仔细审查原始调查数据，看看其中是否有错，这一点至关重要。
不良数据会损害你的可信度，哪怕只是一个小错误，也会让人怀疑你的分析中是否还混有其他错误。如果别人在你的分析中发现了一些明显的错误，再要别人相信你就很难了。因此，你首先要避免发生这种情况。在你最终完成报告之前，一定要钻研你报告中的数字，不要嫌麻烦。
如果是一些重要的数据，而数据量又不大，最好自己输入数据，这样你就可能会发现数据中的矛盾和问题。这样做还能提升你对数据的感觉，这种感觉是无法从其他渠道获得的。自己输入数据，你也能找到思考的方向，获得意想不到的见解。
任何一份报告你都要对其中的数字作如下几个方面的检查，以确保无误。
1．检查数字的总计是否等于单位数字之和。
大多数资料里都存在印刷错误或计算错误。不要盲目相信里面的汇总，而应该自己验算一遍。通过比较，你还可以检查自己输入的数据是否准确。如果验算结果一致，那你的输入应该不太会出错。如果你不作验算，你无法保证别人不会去做。所以亲自动手，以免发生潜在的尴尬。
2．注意检查数据是不是当期数据。
要确保分析中使用的数据的时效性。检查相关数据之间的关系。有些数据一比较就会有新发现。分析造成差异的原因是下一步的工作内容，但提前作出数据检查无疑会促进你的分析和理解。
3．检查能否合理地再现别人的计算过程。
如果一时无法做到，那你至少要列出问题清单，一步步来。如果最终还是无法再现计算过程，那么作者就违反了清晰地表达数据的基本原则，而且他的分析也是值得怀疑的。
4．将数据与你熟悉的其他数据作比较。
这样做可以表明你是否处在正确的轨道上，凭借这些比较也可以提高你的可信度。
5．将数据标准化，以便比较。
如果是时间序列数据，可以选定某年度作为基数，把时序数据编制成指数序列，就可以比较彼此相关的不同时序数据之间的关系。
书面信函应遵循的原则
工作中，书面信函是一种重要的沟通方式，更重要的是书面沟通可以作为记录存查。所有的书面信函都要遵循一个原则：尽量简短，有人认为以不超过一页为原则。
在正式写信以前，你要先列出你要谈的重点，然后再开始动笔。
信的内容必须要有一个开头，然后是一个简短的介绍，以说明写信的目的，另外或许还会有个标题，然后才是正文。
正文的内容要分段落，各段落之间要有逻辑顺序关系，如果适当的话，你还可以用数字标示。
结束时则要指出下次的联络事宜。
信件最后要签名，并用谨上、敬上等信尾用语。
商业书信的用字要精练，并使用自然的形式。要用标点符号，以帮助对方了解你信件的内容。把你的手稿念一遍，删掉那些不必要的字和句子。千万不要为了炫耀你的才华而故意卖弄文字，或是膨胀书信内容以达到让对方印象深刻的目的。这样做只会让人在读你的信时，更加困惑不解而已。你要把信写得愈简短愈好，不要忘了K．I．S．S．原则，在此依然有效。
确定你的信件、传真和备忘文件等资料都能给别人留下好印象。在你发出去以前，仔细地检查一遍有没有错别字或是语法上的错误，并避免一再重复使用同样的字句。
有些人甚至会在将你的信件拆封以前，就根据信封的外观，对你有所评价。信件的装封和外观都是整体信息的一部分，如果有任何不完整的地方，都会对你的形象造成损害。
在你收到书信后，也要尽快在一个工作日之内作回复，假如你无法取得相关资讯或尚需要一段时间才能准确答复，也应该有一个电话或简短的回复，告诉对方你已经收到对方的信件，并尽可能准确地确定答复时间。
如何作好项目工作汇报
如何更好、更有效地作好工作汇报是许多人关心的重点，其实这是一件很简单的事。你可以运用几页纸来整理你汇报的主要内容与顺序，只要你照着以下步骤去做，通常在30分钟内就可以完成。
（1）在一张纸上，写上你发言的“题目”——也就是你汇报的观点。
（2）在另一张纸的中央，写上“主题”这个词。以此为原点，列出2～6个你将涉及的主要主题。可以采用非线性的“思维导图”方式，不必拘泥于一二三四。
（3）给每一个主题准备一张单独的纸（例如，你在第二步列出了三个主题，那么就得准备三张纸）。
（4）在每张纸的项端，列出你要讲的一个主题，同时为每一个主题列出2～6个要点。
（5）重新拿一张纸，在靠近顶端的地方标上“总结”。在上面列出第二步做的“主题”页中列出的那2～6个主题。
这样工作汇报的基本结构已经成形，你只需要补充进相关的内容就可以了。
由于生活中85％的信息是通过视觉得来的，通过听觉得来的头脑中记忆的信息只占11％。因此，如果你要作一个工作汇报或是项目说明，那么发言时应当使用视听材料给听众加深印象。但不要忘记视听材料只是附带使用，我们更应当注意同时运用视听材料和口头陈述达到效果。
借助计算机工具为数据构建图形已不再费时费力，计算机制图正变得越来越容易。图形可以在最小的空间、以最少的笔墨，让观众花最短的时间获得最多的想法。了解一些制图原则，可以帮助你避免最常见的错误。
（1）要突出数据。不要像许多图形常见的那样把分析结果隐藏起来，相反要突出结果。
（2）要利用图形来突出你的分析，引起阅读者的注意。消除垃圾图形，消除无关的网格线，删除图形中不传递信息的装饰部分。因为这些只会让数据不明显。
如果是一个项目的说明或者工作汇报，你也可以把这几页纸做成幻灯胶片或电脑的PPT格式（微软PowerPoint电子幻灯演示），这样就可以为你的讲话增添更好的视觉效果，你只要按照一张一张胶片或一幅一幅幻灯的顺序依次讲下去，再也不需要死记硬背或照本宣科了。与之相反的是，看着幻灯胶片上的要点，你就能记起来往下该说什么。
显示在幻灯上的每一条，都会使你记起你想要讲的一个观点或一个事实。这是使用视觉效果的主要目的。要知道，听到某个信息时，你可以记住该信息的20％。当你不仅听到而且看到该信息时，你可以记住该信息的50％。但当你不仅听、看到该信息，而且按该信息去做时，你一下子就能记住该信息的90％。所以，不要只是简单地讲，而是要讲得丰富多彩。
即便是运用幻灯等设备，有一个重要的原则仍不可忽略，这就是我们在前面所讲的“K．I．S．S．原则”——保持简单。标题、内容都要简短。这样一来，能容易地使你传达的信息一目了然。采用合适的视听工具，不仅可以使发言变得清楚易懂、真实自然，而且可以增进交流，取得最好的效果。
如何让会议起到应有的效果
帕金森定律中有一条说，我们倾向于把时间和力气用在那些同它们的重要性相反的事情上。这条定律在许多会议上都在起作用。如果一件事在时间、精力等方面的讨论成本高于这件事本身的任何一项决策成本，那么会议也就失去了决策的意义了。
这种现象并不少见，明明开会时讨论的是A目的，因为涉及了B，于是在B上又打转了好长一段时间，也可能又出现了C问题……如此这般的一番讨论，真正用于A的时间可能只有很少。尽管这个会议完成了A目的，但却被许多次要或无效的B、C等占去了大部分的时间。
因此，尽可能地给一项议程规定一个时间限制，而且按照每项议程的相对重要性分配给它一定的时间。如果你能对一次会议作一个记录，记下在议论每项议程时所费的时间，并把它们同议程的重要性作比较，你就能够非常明显地看出，会议的时间并没有按照议程的轻重缓急进行使用。因此，依照会议议程规定时间是保证会议有效率进行的一个重要手段。
根据大脑生理学的理论，要召开一个有效率的会议的最佳时限，包括中间休息，是3个小时；不休息时，以两小时最适宜。因此，为使会议进行得有效率，必须在这个时间内解决议题。如何有效地利用这两个小时，这取决于主持者掌握会议进程的技巧。也就是说主持者为了能在规定时间内有效地结束会议，要写下会议进行计划表。
会议进行计划表大体上不过是一个目标。如何讨论，如何发展，一般难以预测，所以只能对每个议题的说明时间、提问时间、讨论时间等作大体上的计划。要想在两三个小时内把会议开得有效率，这些事情都要绝对做好。
从写好的计划表上看，如超过规定时间是因议题过多，那就应减少议题，作另召开会议的计划。不过，计划表终归还是计划，可以适当灵活变动。只是要做到在这个议题上超过了时间，一定要努力在下一个议题中找回来。
有时讨论会出现离题，这时就要掌握离题的程度。有时离题也是必要的，马上拉回主题也不可能。这种离题是由于会场的气氛造成的，要及早考虑这种气氛给大家的思维带来的影响，或采取必要的措施，或暂时置之不理。如果陷入与议题讨论无关的局面，可以以“计划时间”为借口，动员大家找机会讨论，使会议正常进行。
由此可见，有了会议计划表，好多会议中的问题都可以迎刃而解。
