资料记录是详实的经验累积。系统的资料记录虽然会花费你一定的时间，对你整体的行销行为虽是小小的一个动作，却足以左右你未来的动向。
贝德佳在开始意识到时间的宝贵之后，尽可能地避免浪费时间，所以，他认为不需要用时间去记录每天的访问次数。
结果如何呢？他发现自己的业绩一直下跌，几个月以后，他发觉自己又像以前那样彷徨潦倒。
细想之后，原来是自己没有一个工作计划。于是他决心恢复记录自己行动的习惯。从这以后他的业绩升得很快。直到最后，他一直保留这项科学的自我管理方式。
资料如何取舍，什么样的资料是必要的，能确保整体工作规划得以顺利进行，这才是真正的关键点。
每天的资料记录工作，真有其必要性。
贝德佳就曾根据实际经验指出，以“周”为单位追踪检查工作规划与资料记录工作，是最恰当的。因为，每个人每过一天，其工作表现差异极大，若是以“月”为周期检查，许多错误过失便来不及补救了！
虽然我们确定年度总计划，可以以“周”为定期追踪检查的单位，但“天”还是实际工作的基本单位。因此，工作规划无论是以“周”还是“月”为主，实际的推销工作与相关活动仍是以“一天”为一个轮回。因此，每天的资料记录工作，一定要能达成二项任务：
①预先为每天的工作做好适当的规划。
②将工作规划的实质效率展现出来。
资料记录有没有达成这两项任务，只有通过每周的定期追踪检查来了解。
贝德佳还在他的著述《怎样推销保险》一书中这样写道：身为一位专业的保险推销员做好服务工作，则是最重要的指标。基本动作来自完善的客户管理。以下几项基本动作，你一定要确实执行。每成交一位客户，即要填妥制作完备，以便节省时间，提升功效。
贝德佳在书中对完备客户资料提供了五种建议：
①保护卡。
一张毫不起眼的卡片，在查询保户基本资料时，往往能发挥极大的功效。千万不要忽视这张保户卡，它可谓是麻雀虽小，五脏俱全。保户卡并非什么特别新的创意，但却是管理客户资料的入门功夫。
每成交一位保户，就花个五分钟填一下资料吧！
②保单复印件。
如果已累积了上百位或几百位的客户，恐怕再很难对每一位保户的家庭状况、工作情形或者健康现况、投保内容，仍然能像昔日仅有二、三十位保户般的，全然凭头脑记忆。完整的保户个人投保资料，在保单上可说是记载得一清二楚。
在每份保单的周年日，或是收费前夕，或保户的资料有所更动时，这份保单复印件，即可发挥功效。
③建议书复印件。
不要忘了，除了保单外，亦要保存完整的建议书。即使是同一位保户有二、三份保险建议书，亦需保存。重新审视建议书，可以明白自己的进步轨迹以及专业知识的增长过程，明白如何因客户、地点、时间的不同而有不同的建议书。在审视过程中，能真正体悟出顾问式推销的魅力。
④携带式资料。
以上提及的三种资料，不便随身携带。对于每日需出勤拜访准保户、向保户收取保费的推销人员而言，一定要有随身携带的简式资料，方能及时处理很多紧急事件。
⑤简式资料。
大致包含了为保户在制作全面的管理资料时随手再制作的另一种表格。不论是用手写或是电脑打印，别忘了在保户名字后面，至少留下十个以上的空格，以事件为分类，届时运用起来，可方便做记号，清清楚楚记载其情形，避免有漏失或重复。
以上所提及的五种资料，是有关客户管理的最基本的动作。当然，即使你早已有了三、四百位以上的保户，而且运用电脑作为工具，这些动作亦不能忽视。相信这些动作可节省你更多的宝贵光阴，做更有效地运用。
贝德佳在书中还建议说：作为推销人员，您有必要买几张详细的交通图，配上一盒质量较好的彩笔，把你的客户或准客户分门别类的标出。这样做的好处是你大大节约路程时间，合理安排拜访路线。
需要注意的是：
①保户位置图的使用要配合档案或简式资料。
②标记要清晰，符号要统一，意思表达要准确，你也可以自己制作图例。
③对于密集的客户群，你可以单独制作位置图。④对于准保户或保户，也有必要分别制作。
⑤每有新的（准）客户增加，一定不要忘记在位置图上标记。
如果你真的认为资料记录的工作实在微不足道，那么你从此必须多花一份心来关心你的行销工作，因为很显然，你的推销工作基础并不稳固。如果你对这一说法颇有微词，请稍安勿躁，不妨先了解系统资料记录工作，到底有什么道理。
一份完备的、系统的资料记录，应该能提供下列六道问题所需的答案：
①每一次面谈所需花费的成本、代价为多少？
②平均每周进行几次面谈？
③每次促成面谈的收获，能不能与自己所花的心血与代价成一相当的比例？
④促成面谈之前，要进行几次一般性面谈？
⑤进行几次促成面谈之后，才能真正促成？
⑥每次必须取得多少准保户名单？
无疑地，这对你来说，也许是再熟悉不过了。也许你所在的营销部门会提供一定格式的日报告、周报告等。或许你早已不胜其烦，但又碍于公司的要求，不得不做。这个现象，有二种原因可以解释：一是这些报告格式，并不符合你个人需要；一是人们本身对他人所给予的命令或要求，都有种自然抗拒的反应。如果你确实认为这些现有的报告或资料记录格式，对你不太适用，建议你不妨根据下列资料记录的必备栏目，配合你个人的实际需要，制成一个你个人专用的每日工作资料记录表。
电话约谈———本栏中，务必列出所有电话交谈的重点，与约谈成功与否。
亲自拜访———任何与准保户面对面的交谈，不论是请求立即与对方面谈，或是安排未来面谈时间，皆包括于这项栏目。
面谈———亲自为准保户解说某一险种，或投保观念，其中还包括讨论其愿望、对投保特定险种的需求等（有时面谈也可以并入亲自拜访一项中）。
售后服务拜访———针对保户或是保单受益人所进行的拜访，旨在提供对方一些意见、忠告，或是给予协助。
年度保费总收入———根据每天促成保单的保费收入，预估该年的年度保费总收入。
第一年实领的佣金及奖金———根据每一促成契约，预估该保单第一年可带来的收入。
新准保户———将面谈过的准保户以及推荐的新准保户人数做一统计，予以记录。此外，还可以在表格空白处另辟一个栏目，将这些新准保户的姓名、地址、联络电话、职业、健康状况、收入、年龄、婚姻状况等资料，做一简单记录。
除以上七项必有栏目外，还可以增加一些供自己参考运用、评估的项目，例如：
交际费———列出每天交际所开销的费用。
哪些方面表现较好———此栏作用在于自我评估，也在于提醒自己，在哪些方面有杰出的表现，在哪些方面需要多多加强、改进。
一周总评———每周周末你可以详列该周每一次面谈、每一次促成以及亲自拜访等所花费的成本与代价。
还可以在这些项目之外，配合自己的需要，增加一些内容。但原则上，这些都是每日工作资料记录表的基本要素，缺乏其中任何一项，对资料分析绝对会有相当的影响。为了这一点，不妨请来看看资料记录完备后的下一个动作———资料分析。
资料分析，说得明确一些，是一种抽丝剥皮、去伪存真的工作。许多相当重要的信息与判断都是从分析中获得，但其中也可能有错误的分析，它也许会导致严重后果。如何判断？没有可供遵循的法则，要靠个人经验累积。但有一些思考方向，助你判断分析：
①对于本年度截至目前为止已促成的保单件数及保费收入，是否满意？如果不满意，理由为何？如何改善？
②平均多久才促成一件保单？这与每周、每月所预定完成的目标，相差多少？
③将推销对象的职业做一番过滤、统计，请仔细想想，这些准保户的确是最好的市场吗？或是考虑不妨将重心稍作转移。
④所促成的保单中，有多大比例是来自于准保户影响力中心？多少是来自于个人的观察？朋友占多少比例？宣传单的效果呢？经由推荐而投保的比例如何？陌生拜访的比例又有多少？其中哪二项是最好的准保户来源？
⑤所促成的保单中，第一次面谈促成的比例有多少芽第二次、第三次面谈或有三次面谈以上促成的比例分别为多少？
⑥所促成的保单中，早上、下午、晚上促成的比例分别占多少？
⑦促成与无法促成的保单约为几比几？
⑧促成的保单中，促费缴付方式采用年缴、半年缴、月缴、的比例各为多少？
⑨保户中，是否有人投保的险种比你办理的险种还多？
⑩你所销售的险种，哪些险种续保率有偏低的现象？
有系统的资料记录工作，并非是要你一切受缚于记录的工作。记录是不应该成为你工作上的另一种负担。如果资料工作不正确，不够完全，或者不定期，而且繁杂，如果你受制于记录而最后成为一名记录员，请切记，那时你已不是一位称职的保险推销人员了！
所以说，“管理是一门科学，又是一门艺术”。对于保险推销人员的工作管理，“科学”是指你必须借助于上面介绍的基本工具来提高工作效率，“艺术”则是需要你在具备一定的基础之后，创造性地去发挥，探索适合你个人特点的管理方式，并最终成为真正的效率赢家。
你必须记住，你的工作并不是简单地从一桩交易到另一桩交易，把你所有的精力都用来发展新的客户，我认为你也必须花时间维护好与现有客户来之不易的关系。
———贝德佳
只要你真诚地对待你的客户，你就能赢得他们的信赖，建立并巩固客户对你及你的产品的信心。真诚就意味着你必须对你的客户守信，产品信誉非常重要，正如两千多年前孔子所说：“言而无信，不知其可也”。人是这样，产品也不例外，尤其对推销人员来讲，既推销产品，同时也推销自己，没有信用，就无法继续干下去。
真诚除了平时对外讲信用，守信誉之外，还可以帮助你建立客户信心，比如完善的服务，热情的笑脸，优惠的价格以及对客户始终不改的关心和帮助等等。
