告知式讲演
也许你经常听到类似下面的讲演者，有一位高层政府官员有一次应邀到参议院的一个调查委员会做报告。他是一名政府高官，但丝毫不懂得什么是演讲技巧，只晓得不停地讲了又讲，不但语意模糊，思路不清，而且讲话没有重点，可以说是让人听了不知所云。各委员听得满脑子糊涂，纷纷显出坐立不安的样子。最后有位来自北卡罗来纳州的议员萨莫尔·欧文抓住机会站起来讲了一席话。他说，这位官员使他想起了一对夫妻的故事。有位先生通告律师为他办理离婚手续。当然，他不否认这位妻子长得漂亮，烹饪手艺也不错，还是个负责尽职的母亲。
“那你为什么要同她离婚呢？”律师问道。“因为她整天话说个不停。”这位先生回答。“她都说些什么呢？”
“问题就在这里，”先生又回答，“她从来没讲清楚什么。”
这就是问题所在。许多演讲人，不分男女，常常没有使听的人弄清楚他们到底在说些什么。他们从来没有把自己的意思表达清楚。
现在，我就要告诉你如何在向他人告知某一讯息的时候，能正确而清楚地将之表达出来。
每天，我们都要发表好几次通告式的谈话，以指示别人如何做某件事、说明或报告某件事等。能清楚表达自己意思的能力，其实比劝服别人采取行动的能力更为重要。美国著名企业家欧文·杨便极力强调，在现代社会里，能清楚表达自己意思的能力已成为一种必要。他说：“当一个人想竭力促使别人了解自己的时候，其实也很大限度地打开了通向实用的机会的大门。不错，在当今这个社会里，人愈来愈需要与别人合作，因此，也愈来愈需要彼此了解。语言是传递讯息、增进理解的主要工具，所以，我们必须懂得如何去运用它——不仅是简单地运用，而应是有区别地、视情形而定地灵活使用。”
下面几节将提供一些建议，以帮助你领会语言的运用，使听众能充分了解你。拉威格·韦泽斯坦曾说过：一件事，若能被思考，必能被思考得很清楚；一件事，若能被讲出来，也必能被讲得很清楚。
第一，限制题材，以配合特定的时间
威廉·詹姆斯教授有次对教师们谈话时指出，在一场演讲当中，最好限定自己只讲一个论点。他所指的一场演讲，是指持续达一个小时的演讲。但最近，我听见一位演讲人在一开始时便宣称，他要在指定的3分钟内，提到11个论点，也就是每个论点只分配到16秒半！这真是不可思议！有谁会做这么荒唐的事？不错，这个例子是比较特殊，但纵使情况没有这么严重，对任何新手来说，论点太大也注定要出差错的。这就好像旅行导游想在一天之内带领观光客游遍整个巴黎一样。当然这也不一定不可能，我们当然可以在30分钟之内走遍“美国历史博物馆”，但是其结果一定是既看不清楚，又无乐趣可言。许多演讲会之所以讲不清楚，就是因为演讲人企图在指定的时间内创下世界纪录。他急切地从一个论点跳跃到另一个论点，非常敏捷快速，好像高山上的羚羊一样。
假定你现在应邀到“劳工联盟”发表演讲，千万别想在短短的三分钟或六分钟之内告诉他们，联盟何以诞生、如何雇佣员工、完成了些什么任务、做了些什么不对的事，或是解决了哪些纷争等等。不，千万不要这样！假如你执意如此，那么没有人会对你所讲的东西有十分清楚的概念。他们甚至会被弄得糊里糊涂，对每个主题都只有模糊的轮廓，没有清楚的内容。所以，假如你只选择一个主题，而且仅此一个，这不是要显得更聪明些吗？你可以就劳工联盟的题材选出一个问题来谈，然后收集尽可能多的资料，描述得详尽一些。这样的谈话可让听众留下更深刻的印象，如此不但能使主题清晰明了，而且容易收听，更容易记在心里。
有一次，我到一家公司拜访他们的总经理，发现他门上标着一个奇怪的名字。那家公司的人事主任是我的老朋友，便告诉了我那个名字的由来。
“他的名字可以说与他本人相得益彰。”我朋友说道。“他的名字？”我问道，“难道他不是控制这家公司的琼斯家族中的一分子吗？”
“我指的是他的外号。”我朋友回答，“我们都叫他‘在何方’先生。因为我们常常找不到人，不知他在哪里。他的职位是琼斯家族给他的，他根本不用操心去了解整个公司的经营状况。他每天留在公司里的时间总是很长，但都在做些什么呢？他一下跑到这里，一下又跑到那里，每个地方都去。他认为有些事很重要，比如，看看营销部人员修理电灯，或看速记员如何挑选纸夹等，却不去研究销售计划这一类事儿，他不会经常留在办公室里，因此才得到‘在何方’这样的雅号。”“在何方”不禁使我想起，有许多演讲人不也正是这样吗？他们原本可以做得更好，只因没有抓住原则，反而弄得吃力不讨好。就像“在何方”先生什么琐碎事都管一样。你有没有听过这样的演讲呢？你是不是会在这样的演讲当中疑惑地问：“他现在究竟在何方呢？”
许多有经验的演讲人也时常犯下这种错误，也许是因为他们在其他方面的能力使他们忽略了这些错误的严重性。你千万别像他们一样，一定要把握主题。假如你要使听众对你所讲的东西清楚明了，一定要让他们随时想到：“我了解这个人，我知道他现在在何方！”
第二，把概念弄得有条理
差不多所有的题材都可以因恰当的安排而增强效果。这包括时间、空间，或特殊话题的安排等。举例来说，在时间安排方面，你可以把题材就过去、现在、未来的顺序进行安排；或是先选定一个日期，然后就这个日期向前或退后叙述。此外，所有对事件的说明必须由第一手资料开始，然后经过各种制作过程而生产出成品。当然这其中到底应安排多少细节，应视你所拥有的时间而定。
在空间安排方面，你可以把自己的概念先由中心点开始，然后逐渐向外推展，或是依着方向，如东、西、南、北等逐次介绍。比如你想介绍美国首都华盛顿，不妨由白宫谈起，然后依着方向，按顺序说明每一个值得介绍的地方。又假如你想介绍飞机引擎或汽车，最好也是按照它们的零件构造，逐一说明。
有些题材具有一种“既定关系”，比如你现在想介绍美国政府的组织设置，则最好依着这个组织的习惯构架来讨论，如行政机关、立法机关、司法机关等。
第三，依次说出自己的要点
要想让整个讲演在听众心中留下鲜明简洁的印象，最简单的方法就是，在你说明的过程当中，把要点一个个地列举出来。
“我的第一个要点是”你可以像这样简单明了地说出来。在你讨论自己的论点的时候，可以明白地向听众宣示这是你的第一个论点，然后是第二、第三一直到结束为止。
拉尔夫·布切博士在担任联合国秘书长助理的时候，有次应邀到纽约罗切斯特的市政俱乐部发表演讲。他直截了当地这么说道：
“今晚，我被选来讲述‘人际关系的挑战’，其理由有二。第一”然后，他又接着说：“第二”在整个谈话过程中，他都极其注意地让听众逐一了解他的论点，然后才步入结论。
“因此，我们千万不要对人类行善的潜在力量失去信心。”经济学家保罗·道格拉斯也喜欢采取同样的方法。为了促进商业在美国的落后局面，国会联合委员会正想法促进其发展，道格拉斯以一位税收专家和伊利诺参议员的身份作了讲演：“我的主要重点是”他这样开始，“刺激经济复苏最简洁有效的方法是：减少中下阶层的课税——因为这些阶层通常都会用尽所有的收入。”
“其中有三个主要原因。第一第二第三“总而言之，我们必须加紧减少对中下阶层的课税，如此才能增加群众的购买力。”
第四，用大家熟悉的观念阐述新的观念
有时候你会觉得自己很难向听众解释某些观点。这些观念对你来说，毫无疑问是相当清楚的。但对听众来说，却需要你花费一番口舌才能使他们弄明白，甚至有的怎么也弄不明白。这该怎么办呢？
最好的方法是用听众熟悉的东西来作参照，这样听众就更加容易接受、也更加清楚了。
假定你现在要讨论一种化学品——催化剂对工业的贡献。这种物质能促使其他物质发生变化，而本身却不受影响。这是我们对它的通常解释方法。但假如你换成另一种解释，岂不是更容易懂吗？你可以说，这就好比有个男孩，在学校操场上捉弄、殴打或欺负其余的小孩，自己却从来没有挨过别人一拳。
有些传教士在异地传教的时候，便常发现很难把圣经上的某些词句妥帖地用当地语言讲述出来。如在赤道非洲地区，以下的句子若仅照字面解释，就很难让当地土著人完全明了：
“虽然你们的罪孽如血一般殷红，仍可以将它洗涤得如雪一般洁白。”那些传教士是否照着字面来翻译呢？那些生长在热带丛林的土著，怎么可能知道雪是怎样的白呢？但是，那些土著却常攀上椰子树去摘取椰子果，因此传教士便把上面的句子改成了这样：
“虽然你们的罪孽如血一般红，却可以将之洗净得如椰肉一样白。”
作了这样的改变以后，其说服力不是更强吗？
将事实转化成图像
月亮离地球有多远呢？还有太阳？其余的星球呢？科学家通常喜欢用数字来回答许多太空遨游之类的问题。但是，谈论科学题材的演讲人或作家，却知道这很难使一般听众和读者有个清晰的概念，因而最好把这些素材图像化。
著名的科学家詹姆斯·吉恩斯博士对人类渴望探索太空的心理特别感兴趣。身为一名科学专才，他也知道数学在这方面的重要性。所以在写有关这方面的文章，或演讲有关这方面的题材时，也都会偶尔使用一些数字进去。
太阳（恒星）和其他环绕着我们的星球，由于距离我们很近，因此，使我们很难体会其他非太阳系的星球究竟离我们有多远。吉恩斯在其著作《环绕我们的宇宙》一书中指出：“甚至连距离我们最近的恒星，也距离我们有250000亿英里之遥。”然后，为了使这个数目字更具体一些，他如此解释：假如一个人用光速（每秒18.6万英里）从地球出发，则只须用4/14年便能到达恒星。
好几年前，有位训练班的学员描述过在高速公路上所发生的惊人伤亡记录：“你从纽约开车到洛杉矶。一路上，高速公路上的路线标记不见了。想像地面上耸立的是一具具的棺木，里边躺着的是去年在公路上因车祸致死的人。你开车向前走，每隔五秒钟便发现一具棺木，一直从大陆的这一头码到另一头。”
自从听了这个描述之后，我以后开车从不敢离家太远。为什么会如此呢？因为我们单从耳朵听来的印象并不容易留存。但眼睛的印象呢？几年前，我在多瑙河畔见到一颗炮弹，嵌在河堤上的一座老房子上——那是拿破仑在“乌尔姆之役”时所发射的炮弹，视觉印象就如同那颗炮弹一样，会产生可怕的冲击力，嵌入我们的记忆里，并驱逐所有不利的建议，就像拿破仑驱逐当时的奥地利人一样。
避免使用专业术语
假如你是专业性的技术人员——如律师、医师、工程师，或从事特殊的商业买卖——在你面对一般听众演讲的时候，请记住用一般的日常用语，必要时还需详细解释一下。
你一定对此要加倍小心，因为我听过无数次专业性的演讲，有许多人就是没有注意到这一点而导致失败。这些演讲人完全没有注意到一般大众并不清楚那些特别用语，于是他们的演讲弄得听众满脑子糊里糊涂、不知所云。
那么，当你做专业性演讲的时候，该怎么办呢？以下是印第安纳州前参议员比威利齐的建议，你可以作为参考。
当你开始演讲的时候，不妨从听众当中选出一位看起来最不聪明的人来当作对象，然后努力使那个人对你所谈论的东西发生兴趣。我想，只有把你的论点讲得通俗明白，才会收到良好的效果。还有个更好的办法，就是从听众当中选出一个小男孩或小女孩，这样效果会更好。
告诉自己——若是大声讲出来让听众知道——你要尽量使那个小孩明白你所讲的话，并记住你对许多问题的种种解释。而且在演讲之后，还能说出你究竟讲了些什么话。
在训练班里有位医师，他有一次就“腹部呼吸对肠蠕动有何帮助，以及对身体健康有何益处”这个题材发表演讲。他正滔滔不绝地从一个医学名词讲到另一个医学名词，却马上被老师制止。老师要他先调查班上的学员当中，究竟有多少人知道腹部呼吸，腹部呼吸与一般呼吸有什么不同；何谓肠蠕动，腹部呼吸与肠蠕动有什么关系等问题。调查的结果使那位医师大为吃惊。于是他不得不重新来过，再把一些医学名词用简单明白的日常用语解释清楚。
向听众说明专业性用语时，最好的方法就是用简单的例子来做比较。举个例子：你现在要向一群家庭主妇说明冰箱除霜的原理。以下的说法显然过于深奥难懂：
冰箱的功能是建立在“由蒸发器把冰箱内部的热气抽出”的原理上的。一旦热气被抽出，伴同热气的水蒸气便附在蒸发器上，以致逐渐堆积成霜，而形成绝缘体。此时，蒸发器就必须加速引擎的转动，才能弥补因结霜所造成的绝缘后果。
