使用电话，必须完全依靠谈话，电话声音是你惟一的使者，你必须通过电话给对方一个良好的印象。
首先，音量要适中。电话是对一个人的耳朵讲话，而非对整个礼堂说话，用适当的音量讲话即可，不必大声叫嚷，但一定要清晰、有力。
接过话筒，一个打招呼的“喂”字，传递了很多信息。它能说明你的心情，也许是随意、放任，说明你正在空闲。要是你皱着眉头，电话中的声音绝不可能洋溢温暖。同样，如果你说话时面带微笑，电话就会传递你的微笑。电话声音能显露你的表情。你愈友善，听起来就愈亲切。坐直身子，打起精神，满怀信心地去同对方交涉。
打电话由于没有身体及手势的帮助，确定你得到的信息是否正确将完全靠听力。为了避免一知半解，遗漏信息，听电话之前要备有铅笔和笔记本，以便随时摘记要点。听的时候不光要听对方说，还要注意他的说法，从声音中可以获取许多信息。
例如，在会议正在进行时有电话打进来，接线者常会不注意地说：“他正在开会，待会儿再打。”接着不等对方插话，“咣”的一声放下话筒。对方满怀信心或焦急地打电话来，却遇到如此冷落，肯定是难以忍受的。轻则对公司留下坏印象，重则从此断绝往来。
正确的作法应该是，当客户的电话打进来时，回答说：“对不起，他正在开会，我可以替您转达吗？”或“您有什么事吗？可不可以直接对我说？”
当然，尽管你很有礼貌地应对客户，对方由于未能与要找的人直接通电话，总是不大顺心，这时你不妨自报家门：“我是他的秘书”或“我是主管业务的副科长”，以示负责转达的心意，对方必定会对你的服务非常满意，留下一个你的公司服务态度很好的印象。
如果电话中发生了误会，应该直接见面道歉。例如接线的人忘了转达主管人员必须回的电话，客户等了好久，却始终没有接到对方打来的电话，只好再打一次。这次却刚巧是主管人接的。主管人可能会说：“你早点打电话来就好了！”
对方早就憋着一肚子气，按捺不住了：“真是开玩笑！你早点打来就好了！”
如此这样的误会经常会发生。主管人一旦知道对方生气的原因，应该立即道歉，说声：“真是对不起！秘书工作疏忽了，竟然忘了告诉我！”再加上几句：“希望您能常打电话指教，我真心欢迎您的指教！”诸如此类的话，解释清楚未回电话的原因，客户一定会谅解的。
