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第8章 先管理时间,再管理事业

子在川上曰:“逝者如斯夫,不舍昼夜。”

孔子在河边,叹道:“消逝的时光就像这河水一样啊,日夜不停地流去。”

【评 析

如果试问一句管理者:“你每天很忙吗?”管理者们的答案几乎惊人得一致:“忙。”可为什么这么忙呢?不少管理者都有这样的感慨:“忙了一天,也不知道忙了什么,时间还不够用。”却很少有人意识到需要重视“时间管理”。

著名管理学家彼得·德鲁克说:“不能管理时间的人,便什么也不能管理。时间是世界上最短缺的资源,除非严加管理,否则就会一事无成。”但遗憾的是,许多企业的管理者在审视企业的资源时,往往会对企业所拥有的人、财、物资源细加思量,却任由自己的时间资源在不经意中被挥霍掉。

其实,只要有效地运用时间,就可以提高工作效率,在相同的时间里做更多的事,而且做得更好,成为出色的管理者。那么,如何才能有效地运用时间呢?

有研究证明,每个人在一天当中都存在一个可以称为高效时段的最佳时间。大多数人早上最为清醒,也有些人下午的状态最好,当然也有人晚上工作效率最高。管理者可以根据不同时间段工作有效程度的大小来安排工作。比如,把最具挑战性的工作分配到最能胜任的时间里去完成。

18世纪的一位思想家马修·亨利说过一句话:“成大事者必起大早。”迪斯尼的老总罗伯特·爱格尔就合理利用清早与深夜的安静时间进行高效工作,每天4:45起床,到健身房锻炼,6:00进入办公室,阅读各种资料,开始处理用不同颜色标记的各种文件,整理一天确定要回的电话,签署支票,确定当天的日程,直到7:00举行一天当中的第一次会议。“我想人们都有自己的生理节奏,”他说,“不过对我来说,早晨是巅峰时刻,那时候比较心平气和一点。”

纽约市雅诗兰黛集团公司董事会副主席珍妮特·瓦格纳,总是喜欢把一些例行公事,如签署信函、开支票等日常事务安排在一天快要结束、大脑感到疲倦的时候再处理。瓦格纳说:“如果我真要解决什么重要问题,我会选择周末的专门时间或清早的安静时间来处理,甚至凌晨3:00可能会是非常有创造力的时间。”

除了为自己找到高效时段,管理者还需要在工作时保持专注度。在某一时期,管理者的目标应该尽可能纯粹一些,如果眉毛、胡子一把抓,效果自然不会好。设法安排出不受外界干扰、相对集中在一起的工作时间,是进行时间管理的有效途径。对电话进行筛选、过滤,将不期的来访者挡在门外,或者找一个暂时不为人知的工作场所,是非常时期提高工作效率的重要举措。

曾国藩曾提出“读书不二”法则,这是指在读书的时候,如果东翻西阅,自然会分散一个人的注意力。同样,管理者在开展某项工作的过程中,如果总是被别的事情打断,也会影响工作效率,原因在于:人们在继续该项工作之前,只有重新审视自己的工作进度,理顺自己的思维,调整自己的注意力,以便重新进入角色,才能在停顿的地方接着干下去。而且工作性质越复杂,花费的时间就越多,影响也就越大。

有位年轻人工作非常努力,却毫无收获,为此他非常苦恼,去找法国著名的昆虫学家、科普专家法布尔倾诉。法布尔对年轻人充满了同情,同时又赞许他不知疲倦的努力:“看来你是一个希望献身科学的有志青年!”

这位年轻人说:“的确如此!我爱科学,也爱文学,同时,对音乐和美术也有很大的兴趣。”法布尔明白了年轻人的苦恼,微笑着从口袋里掏出一把凸透镜对着太阳,当凸透镜的光集中到纸上一个点的时候,那张纸很快就被点燃了。

此时,法布尔对着迷惘的年轻人说道:“把你的精力集中到一个点上,就像透镜一样。”

管理者还要合理利用零碎时间。宋代大文豪欧阳修很会利用一些零碎时间,他在对友人描述自己的写作生涯时说道:“余平生所作文章,多在三上,乃马上、枕上、厕上也。”原来,欧阳修抓紧在马上、枕上、厕上这些零碎的时间构思,一旦铺开纸笔,则能够做到思如泉涌,文章一气呵成,为后世留下了一笔宝贵的文学财富。

做一个管理者,不仅要善于抓住点点滴滴的时间进行工作,还应该懂得把时间进行合理的规划。我们可以从以下几个方面驾驭时间,提高工作效率:

第一,善于集中时间。

千万不要平均分配时间,应该把你有限的时间集中到处理最重要的事情上,不可以每一样工作都去做,要机智而勇敢地拒绝不必要的事和次要的事。

一件事情发生了,开始就要问:“这件事情值不值得去做?”千万不能碰到什么事都做,更不可以因为反正我没闲着,没有偷懒,就心安理得。

第二,要善于把握时间。

每一个机会都是引起事情转折的关键时刻,有效地抓住时机可以牵一发而动全局,用最小的代价取得最大的成功,促使事物的转变,推动事情向前发展。

如果没有抓住时机,常常会使已经快到手的结果付诸东流,导致“一招不慎,全局皆输”的严重后果。因此,取得成功的人必须要审时度势,捕捉时机,把握“关节”,做到恰到“火候”,赢得机会。

第三,要善于协调两种时间。

对于一个取得成功的人来说,存在着两种时间:一种是可以由自己控制的时间,我们叫做“自由时间”;另外一种是属于对他人他事的反应时间,不由自己支配,叫做“应对时间”。

这两种时间都是客观存在的,都是必要的。没有“自由时间”,完完全全处于被动、应付状态,不会自己支配时间,就不是一名成功的时间管理者。

可是,要想绝对控制自己的时间在客观上也是不可能的。想把“应对时间”变为“自由时间”,实际上也就侵犯了别人的时间,这是因为每一个人的完全自由必然会造成他人的不自由。

第四,要善于利用零散时间。

时间不可能集中,常常出现许多零碎的时间。要珍惜并且充分利用大大小小的零散时间,把零散时间用来去做零碎的工作,从而最大限度地提高工作效率。

第五,善于运用会议时间。

召开会议是为了沟通信息、讨论问题、安排工作、协调意见、做出决定。很好地运用会议的时间,就会提高工作效率,节约大家的时间;运用得不好,则会降低工作效率,浪费大家的时间。

时间对每一个人都是均等的,成功与否,关键就在于你怎么利用每天的24小时。会用的,时间就会为你服务;不会用的,你就为时间服务。诚如鲁迅先生所说的那样:“时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。”对于管理者来说,对时间的珍视应该成为一种自觉的行动,想方设法挖掘时间的潜在价值。管理者是企业的核心人员,往往主宰着企业的生命,浪费自己的时间就等于扼杀企业的生命。

孔子强调以“德”来治理政事,主张用道德来教育和感化天下人,使之去恶从善,以期达到社会和国家的和谐稳定、兴旺发达。《论语·为政》说:“为政以德,譬如北辰,居其所而众星拱之”。认为用道德来治理国家,自己就会像北极星辰一样,在一定位置上,众星就会环绕着它。

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