在推动目标管理时,是否有目标执行的绩效评估,是相当重要的一环。
主管根据目标,观察员工平时的努力程度,并考核目标执行的成果,因事前有衡量绩效确实的标准,事后有具体的数据及记载,显示目标的达成程度。这样,所做的员工考绩自然比较可靠、合理。目标管理的绩效评估,要在上下阶层间定期进行,检查目标是否达成,有何问题存在,以及是否需要纠正。因为目标设定后,若情况改变,目标就必须修正或设定新的目标。
定期检查使企业内部意见流渠道畅通,促进上下层管理者间的情报交换,同时可有机会改进绩效。例如市场的发展和变化,可能需要新的市场计划来争取增加销货的机会。
(一)成果考评的内容
成果考评主要从目标状况、实施手段和工作态度三个方面加以实施。目标值是目标的具体形式,在考评阶段将实际成果与目标值加以比较,就可知道目标的实现程度。
1.对目标值的定量测算与定性评价。
目标管理要求制定的目标要尽可能地定量化。定量化的指标有利于确保成果考评的准确度和精确性。定量化的目标值通过绝对数指标、相对数指标体现出来。
(1)绝对数指标。它可以直接表现目标值的大小,如总产值增长了10万元,成本降低了2万元等。给人以一种清晰的数量的概念,直接反映出预期成果的数量是多少。在目标的指标体系中,绝对数指标一般起主要的考评作用。但是,绝对数指标很难反映组织的原有条件和效益。
(2)相对数指标。它可以综合反映目标值,特别是可能反映出经济效益的状况。如总产值增加了10%,成本降低了3%等。但是,相对数指标比较模糊,目标值的直观性不够明显,不能直接体现不同目标执行者预期成果的大小。
这两种数量指标各有特点和不足,但其相关的特点与不足又呈现一种互补状况。因此,在日常的成果考评中,要综合运用绝对数指标和相对数指标,使之相得益彰,构成一个完整的成果考评的数量指标体系。
目标值是成果考评的主要依据。正常的情况下,原先提出的目标值到目标实施过程结束不会发生什么变化。不过,在目标实施过程中,往往会出现一些新的情况,最初提出目标值时会因为外界条件发生变化,从而直接或间接地影响目标值及完成情况。
这样一来,作为成果评价的目标值就由三部分组成,即原定目标值、新增目标值、新减目标值。计算公式可表示如下:
评价目标值=原定目标值+新增目标值-新减目标值
在评价目标值确立后,管理人员就可用它来检查和衡量实际成果,评价目标的实现程度。
———评价目标进展的情况:目标是一个向量,它不仅有质与量的要求,还有时间的要求。因此,目标项目不光有定性指标和定量指标,还有时间指标。特别是对于那些工作过程有前后联系和逻辑顺序的部门或个人来说,对预定目标的进度要求往往很高。因此,在成果考评中,有必要对目标的进度加以评定。
采用均衡性指标,对目标实施进度进行检查和评价。如果每项目标的执行者都能按计划实施目标,这将有利于增强组织内部各部门、各环节之间的协调,并且使整个组织的目标体系保持相对稳定。如果个别环节延误了,及时进行调整,能够把造成目标体系的混乱和目标执行进度的起伏波动的情况发生的概率降至最低,确保整个组织目标的顺利实现。
———目标难度的比较:目标难度是指为实现预定目标时所付出的代价和努力所确定的大小值,根据目标任务的性质、客观条件和外界因素等的不同而不同。
不同的工作部门,由于目标任务的性质不同,目标的难度也各不相同。除了目标任务的性质,目标对象的客观条件也会影响目标的难度。如相同的企业利润目标,对于基础好、技术力量强的工厂来说,可以轻而易举地完成;而对于那些基础差,技术力量薄弱的工厂来说,只有花费更大的努力,才有可能实现目标。外部环境因素对目标难度也会有影响。
各项目标的难度不同,目标推行者付出的代价和努力就会不同,因此,在成果考评中,不仅要注重目标的实现程度,而且还要考虑目标的难度,这样才能全面衡量出目标执行者的业绩和能力。把目标实现程度和目标难度结合起来考虑,对目标成果做出的评价较为全面。
2.评价目标管理的实施手段。
实施手段是实现目标的工具和方法,也是实现目标的基本保证。一项好的实施手段,不仅能保证和促进目标的实现,更能使目标执行者取得更大成果,充分反映出目标执行者的智慧和才能。主要从对实施手段进行评价,技术上的先进性,经济上的合理性,内容上是否具有创造性。
(1)技术上的先进性。是评价实施手段的主要标准,也是提高目标管理效率的重要保证。在推行目标管理过程中,企业要采取有效方法促使人们采用新技术,淘汰老技术,以提高管理活动的效益。其中的一个重要方面,就是把技术先进性列入成果考评的指标之内。对于采用新技术实现目标的,应给予更多的肯定和奖励。在确定目标标准时,从实际出发,以现有的一般技术水平为基准,鼓励逐步提高,切不可不顾现有条件,盲目地追求技术的先进性。采用某项技术必须付出一定的资源,所以在采用某项技术时,一定要考虑到本单位的条件,考虑到所能付出资源的多少,以及投入与产出的比例情况。
(2)经济上的合理性。考评经济上的合理性,要把投入产出比作为标准。对于投入少、产出大,具有经济上合理性的可行的措施手段,应该予以奖励。
(3)内容上的创造性。创造性是指创造性地运用某项措施手段或加以改进,使之更加有效。任何一种措施和方法不能只是照搬到某项工作中去,一定要根据实际需要,创造性地加以运用,才会给企业带来更大的效益。创造性强,措施手段效果就好,这不仅能提高工作效率,而且还能更加激发人们的创造才能。
在推行目标管理中,创造性是评价措施手段的重要指标,它是帮助领导者发现创造性人才,促进人们提高自身的创造力的重要考评指标。
3.对工作态度的考评。
工作态度是指在目标推行过程中,目标执行者个人的积极努力,发挥主观能动性的情况。它反映了人的精神风貌。对工作态度的考评,应从工作热情和协作态度两个方面着手。
(1)工作热情。饱满的工作热情,是实现目标的重要保证,也是组织具有活力的基础。有了饱满的工作热情,各种具体的措施和手段才能得以良好地运用,目标执行者的潜在能力才能得以广泛地发挥。为此,在目标管理的成果考评中,对工作热情饱满的职工要给予肯定,对于工作热情不高的职工要给予促进,积极协助查找原因。
(2)协作态度。是指目标执行者在工作过程中,能否主动协助他人解决困难和实际目标,以及是否主动为共同目标执行者或相关人员实现目标创造一个良好的环境。目标管理要求一方面把每个目标执行者分解成为相对独立的成分,另一方面又通过目标体系把所有的目标连接成相互联系和影响的网络体系。所以每一项目标的实现,既要求执行者主观努力工作,又要求有关单位的协作,特别是在目标执行者遇到难以克服的困难时,这种主动协作和支援就更为重要了。在成果考评中确立协作态度指标,有利于加强组织内部的团结,确保各项子目标和组织整体目标的实现。
(二)成果考评的步骤
对成果的考评,分三个步骤进行。
1.目标执行者对成果进行自我评价。
当目标实施过程结束以后,首先由目标执行者本人根据原先设立的目标管理的项目指标,以及自己工作的实际成果和表现,对目标管理的成果进行自我评价。自我评价的具体内容可以包括:检查和衡量目标的实现情况,衡量目标的进度与难度情况以及目标执行过程中所采用的措施手段的状况,执行人员的工作热情、主动精神和协作态度等。还可以检查当外界条件发生变化时的应变能力和成效。填写“成果评价卡片”是一种简单而有效的考评方法。
2.上级领导者的评估。
在目标执行者对成果进行自我考评后,报上级领导进行评估,上级领导者有责任针对下级的自我评价活动给予一定的指导。可通过个别协商和交谈等方式,同下级一道交换意见和看法,让下级充分陈述自己的意见。遇到分歧时,要允许下级申辩以便于进一步弄清事实真相。如果确实是下级对成果的自我评价有偏差,上级则应多加引导,使下级能愉快地接受意见,客观地认识自己的情况,对自己所作的成果考评进行修改、调整。使下级能恰如其分地对自己的工作成果做出客观的评价。
在考评中还必须注意外界条件的变化。如果按预定的目标值衡量成果,由于不利条件的影响,目标执行者虽然经过努力,所取得的实际成果比目标值实际要低,上级就必须首先肯定下级的努力,并在目标值调整中加上这些因素,提出适应新情况的希望和要求。激励下级自我完善,为达到今后的目标继续努力。
3.考评小组的综合评价。
在组织内部的各部门、各基层单位要成立由一定代表组成的考评小组。他们的工作职责是根据每个目标执行者自己填写的目标实施卡片和成果评价卡片的内容,对各目标项目及指标逐一进行考核评价。在考评过程中,考评小组要注重实际取得的成果,并且与目标执行者和上级领导者充分交换意见,以减少考评工作的片面性和局限性,有利于矛盾和分歧的解决。
(三)成果考评的主要方法
考评方法是成果考评的一项主体内容,是成果考评的一个重要环节,起着沟通成果考评者与考评成果的作用,考评方法是否适当,直接关系到成果考评的成效。
成果考评的方法很多,常用的是定量方法和定性方法。
1.定量方法。
定量方法,是通过定量指标,运用数学公式,从量的方面去测算目标的实现情况。成果考评活动中采用最多。
定量方法最大的特点在于它的精确性,因此,它具有很强的说服力。不过,任何一种定量方法都应以相应的定性方法以基础,以确保考评工作的方向。例如,计算产量指标以质量评定为前提;计算产值和利润,要以社会效益考评为基础。有了定性指标和方法,定量方法就有了正确的理论依据;而定量方法与定性方法相比则更加科学和准确。
常用的定量考评方法有累计评分法和终结评分法两种方式。
(1)累计评分法。累计评分法是一种逐期累计的考评方法。先将目标按时间进度分成若干阶段性的目标,定期进行检查。分别考评目标进度的完成率、偏差率和均衡率,最后一起汇总,作为进行成果终结考评的主要依据。累计评分法主要适用于对目标进度进行评价,主要的考核指标有目标完成率、目标进度偏差率和目标进度均衡率。计算公式分别如下:
公式1 目标完成率(%)=实际完成目标值/计划目标值×100%
公式2 目标进度偏离率(±1%)=目标完成率-100%
公式3 目标进度均衡率(%)=1-目标进度偏离率(%)
举一个例子:某期计划目标值为生产500万个零件,实际完成目标值为600万个,则:
目标完成率=6/5×100%=120%
目标进度偏离率=120%-100%=20%
目标进度均衡率=1-20%=80%
累计评分法多以月为单位,逐月进行计算,也可根据具体需要,按季或周计算。
年度或终结目标进度均衡率则是在逐月(季或周)计算的基础上进行的。
年度目标进度偏离率(%)=
月份目标进度偏离程度
该年度内目标实施月份数年度目标均衡率(%)=1-年度目标进度偏离率(%)
(2)终结评分法。终结评分法是指在目标实施过程结束以后,根据预定的评分标准和实际情况,对各目标项目进行评价,综合反映目标成果的完成情况,最后做出评价结果。操作步骤如下:
第一步,确定各目标项目的得分比重,按各目标项目的重要程度,分别确定。
例如,对于某工厂的目标项目和比重分别为产量占30%,质量占30%,成本占30%,文明生产占5%,出勤占5%。
第二步,确定评价指标所占的比重。把全部评价指标比重定为100%,按各指标重要程度,分别确定比重;目标完成情况占40%,目标进度占20%,目标难度占20%,措施手段占10%,工作态度占10%。
第三步,确定评价指标的等级和得分标准。例如,目标完成情况,超额完成得60分,基本完成得40分,未完成得20分。
第四步,进行评分和综合评价。
2.定性方法。
定性方法就是运用定性指标,从质的方面来考评目标的完成情况。对于不便采用定量方法进行考评的项目目标,可以采用定性方法加以考评。
定性方法与定量方法相比,具有简易性、模糊性和指导性的特点。所谓的模糊性是指定性方法的处理方式和结果都较为笼统,不计较小的枝节和差别,只需把握大的原则差别,从总体方面对成果进行考评,不让局部的个别的差别掩盖全局性的整体的不足,就达到了要求。定性方法在考评中起着指导作用,定量方法只有在定性方法的基础上,才能确保方向的正确性。不过,定性方法往往缺乏细致的测算,从而缺乏精确性。
企业在具体运用定性方法之前,必须先从不同的角度对定性目标及其主要项目提出具体指标,对指标的内容加以具体说明和限制,使定性目标及其项目具体化,然后再运用定性方法进行考评。例如,对某餐馆工作人员服务态度这一个定性目标项目,可以拟定一些具体指标加以限制和说明。文明语言的使用情况,态度的热情程度,方法是否合理,工作的效率高低等,构成一个目标项目与指标的相关体系。
(四)成果评估的计算方法
1.计算实例。
评估目标绩效的方法:测定目标达成状况,与所设定的目标进行比较,来判定成果达成状况。具体的评估计算如下:
原定目标是“生产费用减少”,程度是“生产费用减少2.75%为达成率100%”。
结果,评估绩效为“生产费用减少1.375%”。以生产费用减少为例,如能降低成本达到2.75%,则测定评估为100%。如连1%都未能减,则为0.如果降低1.375%,则测定评估为50%,而全体的重要性为 50%,因此 50%×50%= 25%,故绩效评估是25%。
2.目标效果评分表。
运用“目标绩效评分表”加以对目标绩效的评估计算。简便实用有效的填写说明如下:
(1)标次序1、2、3……代表各项目标之内容,以节省转抄写等文字工作。因主管进行评分工作时,部属的目标管理工作及单位目标追踪卡已经呈送上来,可随手翻阅对证,不致有错误。
(2)成程度代表目标实际完成的百分比。由于有具体数据及成果可供考评,比较客观、实在,是目标评分项目中最主要者。
(3)困难程度代表目标的挑战性及创新性。目的是激励部属发挥创意,创立具有改进性的目标项目,突破现有水平愈多,即表示困难程度愈大,绩效愈大。
(4)努力程度为鼓舞目标执行人“尽其在我、努力执行”的意思。也就是在客观条件有所改变、影响目标达成时,目标执行人仍能勇往直前,表现对执行目标的积极、主动、负责的精神。
(5)目标权率即目标管理工作卡上各项目标的重要性,各项目标权率的总和为100%。
(6)上级主管调整。目标的评分,一般设两层主管,上级主管微略考虑,或有特别因素,可允许程度内加减分。
直属主管对其部属的工作表现最为清楚,他的考评比较准确。但主管本身对目标的评分尺度宽严不一,而各单位主管之间的绩效因目标的性质、难易程度、工作条件不配合等均互不相同,使评分结果常常未尽妥善。特别是执行相同职能的单位,事先未能取得共同的评分标准,以致评审结果揭晓,造成怨尤四起,所以另由更高的上级主管,对各单位的评分结果做整体性的调整与修正,尽量做到公平。
3.执行人自我评估后,再交由直属主管评估。
由于认识角度与立场不同,二者的评估可能会有所差异。
为了平衡各单位评估之不平等,承认部下有效的努力,借以激发员工意愿。有必要另外设立一种“评估修正”办法,订立一种实绩得分修正制度,以防止死板的机械评估方式。这种实绩得分修正,应注意到以下几点:
(1)环境影响(地区性特殊情况、景气之变动)。
(2)设备的情形。
(3)本人的贡献度(前任人员的功劳及部下的素质)。
(4)有无特别情况。
(5)本人采取的策略。