无论蓝图设计得多么美好,不去实施把它变为现实,那么它永远只是几页纸。执行目标管理的方法对于企业运转成功有很大的作用。只有充分了解目标管理的重要性,并且不惜花费时间和精力去正确执行的组织,才有可能取得目标管理最大的成功。只花费极少时间和精力去推行的组织,也只能取得与其努力相应的成果。目标不明、准备不足、匆忙决定立即采用或照搬目标管理制度的企业往往都以失败告终。
目标管理制度的执行,包含有许多的原则,许多细微的差别,许多优点和许多易犯的错误。管理人员对这一切必须要有充分的认识、了解和实践才能成功地应用目标管理。其特色在于执行人要以积极、主动的态度,自我统御来落实执行目标;另外,执行人的主管,要以授权、协助的心态加以支持。在目标推行过程中有效地进行管理控制。目标管理的执行,常采用分层负责原则,实施逐级执行,逐级管理,逐级考核。
(一)高层管理人员如何执行目标
目标管理中普遍存在一个易犯的错误是,尽管管理人员拟订了具体目标和实现这个目标的具体计划,但往往没有提供必要的反馈。目标管理成功的一个必要条件是先要有一个系统,它能向管理人员提供进行有效决策所需要的确切数据和在以后衡量他们的工作业绩。目标管理工作的有效推行关键取决于高层管理者的决心和韧性,选择合适的方法。同时,所有管理人员应彻底了解目标管理的基本原理并乐于推行该项管理方法。
目标设定后,各部门主管依目标卡所订的项目,按照工作计划负责推行。但是目标的达成,更离不开公司人员由下而上执行成果的累积。因此,如何协助部属,通过部属的努力,达成既定的目标,并接受最后的成果与责任,是每个主管的职责。
1.适当的授权,提高部属的工作意愿。
主管人员的基本任务,是借重部属的力量,完成组织的工作目标。部属设定目标后,主管人员将所属职责范围内的决策权力及责任,尽量授给部属,以便给他们发挥的机会。但在发生突发事件时,管理者要考虑收回这些权限,以免部属不习惯利用权限,内心反而不安。
主管从替部属考虑的角度出发。对部属的态度以“朋友”情谊取代“主从”关系。对部属的领导方式应以“诱导”代替“干预”或“命令”。对情报的获得以“交换意见”的方式,来代替“质问”的方式。对工作的分配以“启发”部属自动自发地来工作,而不是“命令”、“给予”部属工作。通过这样的执行方式,主管一方面既能把握目标执行的全部进展;另一方面又可使部属工作意愿高昂,而达到目标管理之效果。
2.适时适地的交换意见,给予部属支援与协助。
目标管理实施的过程中,主管要根据部属“目标卡”所列的工作条件,给予必要的人力、物力的支援与协助。主管应主动与部属交换意见,更欢迎部属提供意见,以便掌握情报,发掘问题,对客观情势的发展有了充分的了解。此种支援与协助通常基于部属的主求或其执行目标遭遇困难时为之。
3.适当的控制。
目标管理重视工作之达成情况强调授权,并要求目标执行人以自动自发的精神去推动工作。主管任由部属自我统驭,对工作的细节不予干涉,但这并非放任,需在必要时给予适当的建议与协助,让部下为达成目标而能有效地工作。
目标的执行责任虽在于执行人(部属),主管仍要承担达成目标的责任。主管应集中注意于那些执行结果发生偏差者,并协助部属采取补救或纠正措施。故在整体目标的指引之下,仍须对部属做合理的督导与控制。
(二)员工如何执行目标
在执行过程中,由于目标设定,以及各人应进行的方向与进度已有明确的订定,强调员工的自我控制,但是员工是否能“自我控制”,要视主管是否充分授权。上级应赋予部属充分职权,以供其自我控制,为完成自己的“目标”而努力。主管采用“便行管理”的原则来从事管理活动。例如当业务在正常的状况下进行时,主管就不必干预工作的进行;但当业务发生严重问题,与实际差异太大,或非部属的能力及权限所能解决时,主管应适时予以适当的指示或协助,以解决其困难。
1.执行阶段应注意的事项。
(1)必须随时记住总目标,以及自己的目标和工作进度表,并有效地动用自己的权限,自我控制而努力达成目标。
(2)凡未列入目标中的工作,也应用心去做,不应只限于自己的目标工作。如此才能有效地完成所管辖的全部工作。
(3)除日常管理工作外,上级主管须定期与部属接触,调整目标的达成状况,使业务能平衡发展。
(4)在完成目标的过程中所发生的特殊情况,在非报上级不可的情况下,应尽量以最快的方式提出报告,使上级能掌握目标执行过程中的特殊变化。
(5)在目标管理的原则上,除非下属要求上级人员批准或协助,否则,工作上的细节,应由下属亲自处理,上级避免作不必要的干涉。
2.要充分了解整体目标、上级目标、个人目标。
充分了解全公司的总体目标,才能明白前进方向;了解主管的目标与方针,部属才容易有所遵循,通过目标体系图,明白自己目标在总体目标中的位置,对个人的目标如何达成,如何控制,有更彻底的认识与执行意愿。有助于目标的达成。
3.自我管理自我成长。
让员工在充分了解企业目标,上级目标之后,拥有自由决定其工作方式之权力,目标应达成的成果,可由达成目标的员工自行决定,目标应以明确的形态设定,以具体、定量的方式来表示最后结果。不得已时,以日程目标代替。这样,部属才能自己检查其达成过程,才能做自我管理。
在目标的执行过程中,主管应信赖下属有执行目标之能力,原则上,要求属员每月提出一次综合性报告,但亦不要忽略经常性的意见沟通工作。工作所发生的小差错,留待部属自行发觉并改进;只有出现违反规定的大差错,脱离常规,才予以纠正。
虽然强调自行决定、容忍错误,并非员工就可以为所欲为,仍应通过公司的管理手段,定期报告工作推展进度。因目标管理执行者的意愿,可给予较大的自由发挥的余地。在这一过程中,员工必会遇到许多预料之中的困难,并借此培养其判断事物的能力及处事的决断力。常要通过在职学习的经验,才能获得最佳学习效果。因此上级的授权式管理,让部属控制达成的过程,可以起到让部属自我启发、自我成长的作用。
(三)监制目标的执行情况
在目标管理中,控制是指管理人员为了保证目标实施与计划相一致而采取的管理活动,一般通过对计划执行情况的监督、检查等方式,及进发现目标偏差,找出原因,采取措施,以保证目标实现的过程。
管理人员在实施目标管理的时候,应该根据管理组织所要达到的目标来选择关键点:这个选定的目标,可以是管理组织的总目标,也可以是各个部门以到每个人的分目标。因为目标责任者的最终成果是衡量计划完成情况的最好尺度。
1.执行状况的控制。
为了要适应各种不同情况以表达其资料,要对“执行状况”加以督导。
方法一,制定目标控制图,以便连续记录执行的状况,并可于任何期间内,非常方便地看出该目标执行情况,而做有效的控制。
方法二,设置载明一定时间的备查卷宗,将该目标记录放置其内。当该一定时期到临时,对该项目标的进行情况,可自动地予以查核并加以记录。
2.有效利用目标管理卡片。
目标管理卡片是执行目标管理过程中督促、检查目标实现的工具。使用目标管理卡片,把每个职工在目标管理中的活动情况,系统地归纳到一张表格上,使许多工作内容得以具体化,可以随时提醒目标的制定者和追求者。它的有效性和方便性深受管理者的青睐。
(1)制定目标卡。虽然不同的企业会根据自己企业的特点自行设计目标卡片的栏目内容,但是目标卡片的栏目体系要根据整个管理工作内容的需要来设置。从目标的制定到实施、监督检查、评价成果等每一步都要在目标卡上显示。其主要内容应包括以下几项:目标项目、预计成果、进度、实施措施、进度、所需条件、得分、自我评价、领导评价。
(2)目标卡片栏位体系的设计、填写。关于目标卡的设定,实施目标管理的机构,通常规定统一的格式。在保证完整的前提下,力求简明易用,简化管理工作程序,减少工作量,提高工作效率。在目标卡片上体现目标管理者完成目标程度与自身经济利益的关系,越直观越好。通常的做法是在卡片上设置完成目标的比重,作为目标责任者完成该目标项目所达到的经济利益与全部利益的比重。
按期填好目标管理卡片是进行目标管理评价工作的重要基础。具体举例目标管理工作卡的填写,说明如下:
● 目标项目:按轻重缓急,排列先后顺序,依次填写。
● 预计成果:将成果数字化填写。
● 进度:填写执行期间每个月的预计进度。
● 实施措施:为造成目标所拟采取之各种措施,具体地逐项目列出。
● 所需条件:为造成目标所需上级的支援,或其他单位的配合事项应予以标明。
● 得分:将实际工作成果填写。
● 自我评价:每月底,目标执行人应将工作实绩与计划加以比较,发现优点纠正弱点,改进措施,弥补不足。
● 领导评价:总评与指示。
3.目标卡的管理流程。
目标卡是一个相当有效方便的工具,各种目标管理工作皆围绕目标卡运转。
如何有效地利用目标卡片呢?
(1)将目标卡片作为上下级之间协商目标值和实施措施手段的资料来看待。
(2)将目标卡片作为上级领导监督、检查和评价成果的依据。
(3)目标责任者可以充分利用目标卡片来总结经验教训。
(4)要善于利用目标卡片调动职工完成目标的积极性。
(四)修正实施中的目标
1.修正目标的原因。
在飞速发展的现代社会中,企业的环境条件总是在不断地激烈变化着,目标应具有极富弹性的特质。目标的修改和补充因为企业环境和企业自身的情况经常变化而成为管理者必须认真考虑的问题,及时地修正目标才能避免遭受损失。
在执行目标的过程中,环境因素的变动,要求变更目标以配合实际的需要。需修正目标的原因如下:
(1)外界情势发生重大变化。
外部条件是影响目标实施和实现的环境因素。由于外界情势产生变化而修正目标,一般可分为两种:一是当目标本身已完全失其意义时,必须修正;另一种情形是遭遇突发事件,使目标的达成受到阻碍。一般企业内部所遭受的意外事故,诸如:水灾、火灾、爆炸、倒塌……企业外界则有经济不景气、银根紧缩、金融风暴、石油危机、通货膨胀或紧缩;此外,公司股票的市场涨跌亦包含其中,各种突发事件亦足以使目标的达成活动受到影响。
为应付各种意外突发事件,企业除需早些获知各种情报外,还需具备能适应各种变化的体制,例如重新检查目标,并适时予以修正;或是不更动目标,但重新检查其达成方法,同时配合时机,因地制宜,在适当时候加以实施办理。
(2)内部条件发生变化。
内部条件是决定目标能否达成的主体因素。主体因素发生重大变化,常引起系统的内部要素,结构以到功能的改变。例如:
(1)当营运资金或利润发生显著变化时,有关的目标均需加以修正。资金恶化时,可牺牲其他目标,借以修正本项目标。反之,资金转趋乐观时,则应再进行检查。
(2)调职、辞职、发生事故而使成员有所变动时,也要对目标作一番再检查。
在设定目标之初,为了面面俱到减少失误,宜多加考虑变化因素,预测其变化的可能;或根据这些事前预测之变化,借以修正企业体系。
(3)目标预测不准确。
在制定目标时,由于考虑不周致使预测与实际情况偏差较大,造成原订目标过高或过低。在实施过程中显露出来,应经过协商做出相应的修正。
2.修正目标的程序。
因生产计划、业务范围或其他管理活动有所变更,致使原订目标难以达成或需提高时,目标执行人应即填写目标修正卡,以便修正原订目标之内容或数值。
在变更程序符合基准条件的情况下,拟好修正之目标,填好变更理由,呈报直属主管,并送上级(例如企划部门)研究,会请有关部门签注意见后,呈请最高管理阶层核准。其他有关部门亦应依该部门的修正目标,检查本身的目标是否需要连带变更。
在修正目标之后,需新设目标卡以代替旧目标卡。
如修正目标,足以影响整个企业者,应慎重考虑以会议方式协商。