“自律”(SHITSUKE)是指培养并养成整洁有序、自觉执行单位规定和规则的良好习惯,也可以将它看成是我们过去经常宣传的“行为美”。又常被称为“素养”,自觉地进行“组织”、“整顿”、“清洁”、“自律”是搞好5S活动的重要保证,通过5S活动又提高了每个人的“行为美”水平。
(一)有效推行“自律”法则的推行要领
“自律"不但是“5S"的最终结果,更是各单位领导者期盼的终极目的。因为,如果单位的每位员工都有良好的习惯,并能遵守规定的事项,那么领导者一定非常轻松,因为工作命令得以贯彻,现场纪律也能统一,各项活动的推行都得到了落实。
1.坚持推行前面4个S直到习惯化。
(1)前面4个S是基本动作,也是手段,通过这些基本动作和手段,使员工在无形中养成一种保持整洁的习惯。
(2)领导者应不断教导员工,加强前面4个S的执行和改善,以改变行为习惯。
(3)5S推行一年,基本能定型化,但如果轻易地放松和忽视,便很容易开倒车。
(4)每年可选定某一月份为5S加强月。
2.制定共同遵守的有关规则。
(1)除非是单位政策性的规定,否则一般性的规则应尽可能让员工参与协商来设定内容。
(2)将各种规则目视化,让规则一目了然,而不必伤脑筋去判断,利用漫画方式编制成管理手册;制成图表;制成标语、看板、卡片都可以。
3.制定礼仪守则。
俗话说:“良言一句三冬暖,恶语伤人六月寒",可见说话注意礼节礼仪是多么重要。
(1)语言礼仪。包括:
●早上好、早、您早。
●请、劳驾、拜托。
●日常招呼。
●谢谢、多谢、让您费心了。
●对不起、抱歉、请原谅等。
(2)电话礼仪。包括:
●您好,这是××公司。
●对不起,您打错了。
●您好,请问××在吗?
●您好!我就是,请问您是哪一位?
●对不起,他不在,请问需要帮忙吗?
●微笑,平易近人,和蔼可亲等。
(3)仪表礼仪。包括:
●坐姿礼仪。
●走姿礼仪。
●头发、化妆礼仪。
●真诚谦恭待人。
●办公室内文明用语。
●佩挂厂牌等。
(4)行为礼仪。包括:
●正确穿着工作服。
●在规定的场所吸烟。
●在指定的地点吃饭等。
4.加强员工培训工作。
(1)员工的专项训练、5S推行手册、行为约定。
(2)每天利用早会增进共识。
(3)各单位日常在职训练。
(4)5S改善方法的训练等。
5.开展各种精神激励活动。
如早会(促进全体员工对5S的理解;相互交谈可以增进单位内部的沟通交流;使每个人朝气蓬勃地开始每一天的工作)或开展文明礼貌活动,通过传播媒体协助宣传引导,刊登礼貌活动的内容;干部率先带头实践。
(二)自律法则的推行的两种方法
第一,从四个方面入手。
要搞好自律,一是经常进行整理、整顿、清洁以保持规范的状态;二是养成良好的习惯,自觉遵守单位的规则和礼仪规定。自律是决定5S能否产生效果的关键。具体操作不妨从以下四个活动方面入手:
(1)根据工作进度,制定工作指导手册,并经常进行对照检查。
(2)根据现场的实际情况,使全体工作人员对规则予以确认。
(3)明确整理、整顿、清洁、规范状态的标准。
(4)努力养成自觉遵守工作指导手册和规则的习惯。
自律所包含的内容有很多,不过最基本的是按规章办事和自我规范行为的良好习惯,进而延伸到仪表美、行为美等。
实施5S,首先要自律,就是要克服不良习惯,要有良好的修养。因此,就必须全身心投入到工作中去,养成自觉遵守规章制度的习惯,养成遵守时间的习惯。
第二,运用标语、醒目的标识、值班图表、进度管理、照片、录像、新闻、手册和表格等方式推进自律工作。
(三)自律法则的实际应用
1.注意安全。
高效率运作是任何一个单位都追求的,但是不要因此而忽视安全。在集中工作的现场尤其要注意安全。安全包括人身安全、产品安全和设备安全。如果发生意外事故,首先要紧急处理,然后彻底查清原因,寻找安全方面存在的隐患和不足,采取相应的预防措施。
创造安全的工作环境。在安全管理方面的责任有两个:一是管理者的责任,即为了避免事故的发生而制定有效的安全措施;二是操作者的责任,即要接受安全培训,始终要有安全意识,严格遵守安全操作规程。这一切都是以创建安全的工作环境为前提开展的。
2.加强服务意识。
从一些成功的企业来看,成功的诀窍是在实施5S活动时,再加上一个服务的意识。这就要求在进行整理、整顿、清洁时,要多为他人着想,有了这种精神,5S才能有质的提高。
3.管理越简单越好。
推行简单化就是尽可能地直接明了,这不仅是计划安排的简单化,对现场工作来说,在操作简单化上下功夫是最重要的,也是最有效的。
4.注重礼节和仪表。
注意礼节和仪表体现了对别人的尊重,是应该遵守的基本准则。如果做不到这一点,不但自己没有信心,也会给同事带来消极影响。要注意保持清洁、干净利落的仪表,保持良好的精神状态和较高的品味并养成良好的习惯是很重要的。
5.满足顾客最大需求。
为了给顾客最大满足,需要我们在日常工作中做出不懈的努力,在这一点上并无捷径可走。
(1)想到“用这个好"、“这样做不错"的时候,要思考如何能更好,并养成这样的习惯。
(2)要充分考虑到在工作中同事和前后工序什么时候会遇到困难。
(3)对单位内其他部门的相关人员要能自然地进行交流。
(4)满足顾客想了解单位诸如环境等方面的要求。
(5)加强同前后工序和合作伙伴的沟通联络。