（一）设计5S组织的四个要点
5S能否按预定计划推进，与是否有一个强有力的推进组织有极大关系。
5S活动的推进导人，前期要建立一个组织（事务部门）作为核心力量来推动5S的实行；这个部门既可以是专职的，也可以是兼职的：当5S成为每位员工的习惯时，该部门5S活动的推进功能减弱，就可转为由各部门为主自行推动。
该部门的职责为设定5S的方针和推进目标；确定5S推进的方法、方案；制定推进计划及策划推进活动；实施5S教育训练；制定5S考核评价标准；建立5S监督检查体系。
建立这样的一个推进组织要注意层次不宜太多（3~4层为宜）；成员精干，有主见和热情，有影响力和号召力；活动过少达不到效果，过多影响正常工作，一般为每周一次左右；责任明确，分工协作，各展所长；赋予权力，配备足够资源（如经费、办公场所）等。
1.工作计划。
工作计划是整个5S推进活动的作战部署。只有切实摸清各种背景状况，制定出行之有效的相关措施，才能打一场漂亮的大胜仗。可以这么说，有好的作战部署（工作计划），整个5S活动就成功了一半。
根据实践，计划一般分四大部分：
（1）准备阶段：包括成立推进组织、制定5S方针和目标、培训教育及宣传策划等内容。
（2）运行阶段：试运行、各种活动及手法、全面展开、资源配备、人员分工等。
（3）评价阶段：包含定期评价、不定期评价、发表会、总结报告等。
（4）反省改善阶段：涵盖问题点整理、检讨会、改进措施、今后工作方向等。
2.文件体系。
要想成功推进5S，必须有一个完善的文件化系统支持，才可保证整个活动的顺利进行。
为了整个公司系统合理、文件实用简化，5S文件分四个层次，采用同样的推行方法，与企业日常运作紧密结合在一起。指导整个文件设置的是5 S方针，5 S方针是由企业最高管理者正式颁布的，指导整个公司5S推进的宗旨、方向和理念，是企业倡导和推进5S的根本动力，5S文件体系以其为中心展开制成。
制定5S方针要注意以下几点：
（1）与企业宗旨相适应。5S方针应根据企业宗旨、发展战略制定，立足于企业，与其他宗旨相适应，才有旺盛的生命力，否则成了无本之木，无源之水。
（2）抓住要点，向全员表达出一种信心和决心。5S方针是全员对5S理解支持的聚焦点，应该通过方针，向全员说明推进5S的意义和推进方向，传达管理层的信心、决心和期望。还应考虑因层次水平的差别，尽量使用简明易懂的表达语言。
（3）作为5S目标的订立框架和基础。5S方针是5S体系建立的基础，是企业制定、评价5S目标的框架，所以5S方针应切实可行，不可空洞或不切实际。
（4）全员理解。5S方针应做好宣传贯彻工作，使各级人员理解。
（5）及时检查修订。世界不断在变化，企业不断在成长，原来制定的5S方针不可能永远适合企业，应根据变化及时检讨修订5S方针，使其与发展变化相适应。
3. 5S目标。
为了使5S方针具体化，我们以5S方针为基础框架，根据5S的渐进特点设定阶段性的5S目标。全体员工众志成城，朝方针目标迈进。
制定5S目标的时候，要考虑以下五个因素：
（1）明确性（specifi）。目标要明确可操作，不可以含糊不清。如把“人人有修养，事事有保证”当成5S目标时，就会让员工无所适从，不知该从何做起。
（2）可量化（measurable ）。目标必须具体化，可以用一定数据指标来量化。如“追求卓越，创造一流”的目标就不如“零缺点、零库存”的目标明确，可量化的目标能让员工知道要做到什么程度，现状距离目标还有多远，从而激发其热情和能动性。
（3）可达成（attainable ）。目标要在现有的基础上有所提高，经过努力是可以达成的。脱离实际过高的目标，会让员工失去斗志和信心；太低的目标，则失去了激励的意义和提高水平的机会。
（4）实际性（relevant ）。目标要实际，与组织的宗旨期望结合。5S目标要结合公司产品、特点、未来规划等因素制定，为提高公司整体水平的目标服务。
（5）时间性（timetable）。目标有一定的时限性，决定了由谁做、做到什么程度，还必须明确在什么时候完成，这样就会给实施者一定的压力，保证整体进度。有时限要求的目标，对评价考核也有所帮助。
4.宣传策划。
推进组织已建立，文件系统已确立完善，如何让员工了解5S，激起对5S活动的热情和兴趣，最后积极参与其中呢？如何在公司上下掀起5S的热潮呢？宣传策划显然是一个很好的手段和工具。
例如，在全球展开环境保护活动时，结合公司的实际运作及5S运动，提出将垃圾进行分类摆放的建议：将公司目前可能产生的垃圾分为两大类：一为不可回收型垃圾，一为可回收型垃圾。可回收型垃圾又细分为可直接回收利用型及不可直接回收利用型。
具体可划分为：
（1）不可回收型垃圾主要为电池、塑胶、塑料制品（包括废弃文具等）、烟蒂等。
（2）可回收型垃圾。
———可直接回收利用型主要为易拉罐、玻璃瓶、铁器、吸塑、胶纸筒等。
———不可直接回收利用型主要有报纸、废纸、发泡胶、标贴保护纸等纸类材料。
5.教育培训。
5S推进组织并不是一个仅知道8个小时忙忙碌碌、自己领导自己作业的组织，如果是那样，全体成员都应降职去做作业员。作为推进组织，首要任务是把全体成员培养教育好，领导层同心协力，共同推动5S运动。其次，作为消除浪费和推行持续改善活动的组织，如何把活动维持在一个较为理想的水平，教育培训也是一个关键的因素。评价这个组织是否成功，不是看他做了多少事，而是看大家做得怎么样。
教育培训有四部曲，分别是制定培训计划（Plan ）、教育培训（Do）、考核检查（Check）、总结经验（Action）四个步骤：
（1）制定培训计划（P）。
———可依据实际情况编制年度计划、季度、月度或临时项目计划。
———根据管理做”。人员、作业员、新员工等的不同情况“量身订
———教材教具齐备。
———有合适的学习环境。
（2）教育培训（D）。
———参与启发互动，让成员保持浓厚兴趣。
———插入游戏、辩论、竞赛项目，提高培训效果。
（3）考核检查（C）。
———有培训就有考核，提高学员的重视程度。
———奖优罚劣，向优秀成员颁发证书，通报表扬；不及格者补考至及格为止。
（4）总结经验（A）。
———培训过程中及时完善教材，优化教学方式。
———及时做好总结，为下一次培训做好准备。
按照以上这四个步骤，可配合标语、新闻、报刊、竞赛等宣传攻势，必要时聘请外部的顾问讲师来授课。
（二）推进5S的三个阶段
推进5S一般分三个阶段：第一阶段是秩序化阶段，由公司制定标准，让员工养成遵守标准的习惯，逐步让公司超越手工作坊的水平。第二阶段是活力化阶段，通过推进各种改善活动及竞赛，全员参与，使公司上下充满生气，活力十足，形成一种改善的氛围。第三阶段是透明化阶段，即对各种管理手段措施公开化、透明化，形成公平竞争局面，让每位员工通过努力可获得自尊和成就感。
1.秩序化阶段（遵守标准）。
●值日制：早晚值日制、领操值日制、清扫值日制等。
●区域规划。
●30秒取出/放好文件。
●环境绿化、美化、无噪音。
●标识使用；安全保护用具使用。
●消防设施完善。
2.活力化阶段。
清理呆料、废品；大扫除：清扫地面、清洁灰尘污垢、打蜡；设备管理（点检、保养、防尘）；清扫用具管理（数量管理、摆放方法规定、清扫用具设计改造）红牌作战；各种竞赛活动；合理化建议（提案）。
3.透明化阶段。
看板管理；识别管理；目视管理全面导入；建立改善档案、博物馆；数据库、网络运用。
（三）推进5S管理法的八个步骤
5S活动开展起来比较容易，大部分还搞得轰轰烈烈，短时间内效果显著。但坚持下去，持之以恒，成为习惯并不断优化的不多见，很多企业都存在“一紧、二松、三垮台、四重来”的现象。因此，5S活动贵在坚持。
工厂推行5S活动一般都会遭遇以下问题：
●员工不愿配合，未按规定摆放或不按标准来做，达不成共识。
●公司成长太快，厂房空间不足，物料无处堆放。
●实施不够彻底，积极性不高，抱着应付心态。
●评价制度不合理，无法激励士气。
●评价人员打面子分、人情分，失去了公平竞争的意义。
针对以上问题，5S推进必须扎扎实实做好每一步骤，在人员、资源、声势、体制方面有效组织。推进5S主要有以下八个步骤：
第一步：获得高层承诺和做好准备。
（1）动员大会。利用公开大会的形式，由最高领导向全体员工表达推行5S活动的决心，作为公司年度的重要经营活动。公司最高领导（董事长或总经理），要将实施5S的目的、必要性明确地向员工宣示；将公司内全体员工的想法、价值观，尽量统一，同时在举例时也要尽可能采用自己公司内的一些具体事例，这样员工较能产生共鸣。
（2）小型5S演习。为了让大家留下深刻印象，可以进行一个小范围的现场5S演习（如：丢掉会场所有不必要物品；进行一次大扫除；5分钟各门抽屉整理活动等）。
●事前规划不足，不好摆放及不合理之处很多。
第二步：成立5S推进委员会，选定活动场所。
（1）建立5S推行小组，负责对内、对外之联络工作；小组形式要与公司管理体系结合。
（2）选定一个固定场所作为5S推进活动的“司令部”，切不可任其成为“游击队”，让每位员工明白其重要地位。
第三步：5S推进策划。
（1）筹划5S推行事宜；制定激励措施；推行计划先由推行小组拟定草案，并评估成效，再交相关人员检讨后确立，有关工作项目、时间、负责人员皆明确说明，以便追踪。
（2）找专家或顾问机构；为5S推进活动提供专业的咨询指导。
（3）策划5S活动，根据企业实际情况，策划相应的具体活动，起到激励士气、增强效果的作用。参见后附《一般公司推行“5S”的活动概况表》。
第四步：宣传造势、教育训练。
（1）领导以身作则。
（2）活用各种宣传方式、工具。
一般在推动5S活动时，有以下工具可以应用：
———利用公司内部刊物宣传介绍5S。
———举办5S征文比赛及5S海报、标语设计比赛。
———外购或制作5S海报及标语在现场张贴。
———每年规定一个5S月或每月规定一个5S日，定期进行5S的加强及再教育。
———到兄弟厂参观或参加发表会，吸取他人经验。
———利用定点摄影方式，将5S较差的地方或死角让大家知道，定期照相追踪，直到改善为止。
———制定5S检查表，以检核5S是否每项都做好。
———配合其他管理活动推广，如提案制度、QCC、TPM等。
———领导定期或不定期巡视现场，让员工感受被重视。
———办成果发表报告会，发表优秀事例，表扬先进单位和个人，提高荣誉感及参与度。
（3）推进5S日活动。
确定某一日为5S日，选择一个主题在5S日里推行，效果会特别好。
第一个5S日———整理（如：个人在下班前5分钟抛掉不需要的物品或物品回仓）。
第二个5S日———整顿（如：给每件物品命名并定好它们的位置）。
第三个5S日———清洁（如：全体大扫除）。
第四个5S日———规范（如：视觉管理和透明度管理）。
第五个5S日———自律（如：进行自我反省评价活动）。
（4）由上而下，进行教育训练。
———5S培训首先要消除全员意识上的障碍。
———注意点：
●5S运动强调的是要让每个人自己做自己的事情和确定自己的解决问题的方法。
●在5S的活动中，训练人员能够制定并实施他们自己的方案是必要的。
●在整个部门内或整个公司内的会议上，宣布改善成绩的活动也是属于培训的范畴。
●担任推行的人要自己在现场指导。例如：具体的清扫方法，以实际的技术来指导，对指导对象先“做给他看”，然后“让他做给你看”，而后以观察的做法来指导，这样做的话也可以确认员工对第一步理解的程度。
第五步：局部推进5S。
（1）现场诊断。推进5S之前，必须根据5S的基本要求对公司现场进行诊断评论。通过现场诊断，我们可以比较客观地掌握公司的整体水平：
●公司所处的5S程度/水平。
●强项。
●薄弱环节。
●5S推行难易度。
（2）选定样板区。进行全面的现场诊断后，结合整个5S推进策划，选定一个样板区，集中力量改善。俗话说：榜样的力量是无穷的。先改善样板区，取得一定成效后，再水平展开到其他区域，有两方面好处：
第一，集中所有的精锐和力量，可以保证改善有一个较高的水准发挥，还可避免顾此失彼。第二，事实最具说服力，可以减少大家对改善的抗拒阻力，消除大家的疑虑，使全员上下一心，积极参与改善。
样板选定时要考虑以下因素：
———具备一定的代表性。选定的项目在公司应较典型突出，有一定代表性。
———考虑实施难易度：太容易起不到一个促进鼓舞的作用；太难做不到会让大家失去信心，甚至成为一个笑柄。
———影响较大、较长远的项目优先考虑（如客户相关项目、防止泄漏污染项目）。
———有教育、促进意义。如推进需多个部门协同的项目（如修理有缺陷的机器，改变物流和工作场所布置等）。
———其改善效果直观，容易看到进步和成绩。
（3）实施改善。在进行样板的改善中，要注意保留以下数据情报：
———改善前状况（摄影）。
———基本数据（空间、面积、金额、数量、人数等）。
———基本流程。
———重点问题（摄影或记录）。
———整个改善推进思路及过程。
———最终改善结果。
为下一步的效果确认提供翔实的第一手资料。
另外，应按照计划进行全过程的样板改善，当计划与现实有较大出入时，推进组织应召集相关人员检讨磋商对应办法，必要时修订计划。
（4）效果确认。
效果确认是一个总结检查、评价反省过程，主要有以下四个方面的作用：
———总结经验，发扬成绩，克服缺点和纠正偏差，以改进管理工作，使改善更顺利高效进行。
———通过对前期工作的分析和评价，辨明“功、过、是、非”，有利于统一认识，调动大家积极性。
———处理好遗留问题，减轻不良效应；为后续工作扫清障碍。
———为后续工作在组织、资源、经验、方法上做足准备，保证有个良好开端。
第六步：全面推进5S。
（1）区域责任制，将5S的内容规范化，成为员工的岗位责任。
5S的内容具体到部门、车间生产现场，应有详尽可描述的内容，如整理、整顿的项目，清扫、清洁的部位和方式等等，只有每个员工都清楚自己的5S活动具体内容，知道5W2H，即为什么要做（Why ），做什么（What ），在哪里做（Where ），何时做（When），谁来做（Who ），怎么做（How ），以及做到什么程度（Howmuch），才使这项工作落到实处。
（2）制定评价标准。制定5S审核工作表来作为评估标准，以使得每一个人都能以一种友好而不太紧张的方式来竞争。
（3）评估监督（通过巡视、检查、自检、互检方式推进）。
巡视，即指5S推进委员会在各工作场所巡察并指出有关的5S活动问题。
检查，即自上而下的检查，由厂领导检查车间，车间领导检查。
班组为：、班组长检查个人和机台，层层检查。检查的注意要点
●要有规范的检查表格，并根据检查的实况填写。
●检查的结果应可以评价出总的成绩分数。
●评出的分数要和激励手段结合，即辅之以奖金、物质鼓励、工资增长或荣誉授予等。
自检，即把相应的评估表格发到个人手中，操作工人定时、不定时地依照评估表格中的内容自我检查、填写，通过自检可以发现个人与5S工作的不足，及时加以改进。
互检，即班组内部员工，依据评估表格相互检查，然后填写检查结果，互检的过程既可以发现被检查者的不足，又可以发现被检查者的优点和本人工作的差距，以便学习和改进。
5S活动，主要体现在自主和自觉上。检查评估应该逐渐由上级向下级检查，过渡到互检和自检阶段，由应付检查的心态，转变成竞赛、评比的热情。
（4）举行5S评比/竞赛。评比活动是激励机制的一种。制定具体及合理的评价基准，尤其当各部门之先天条件不一样时，评价基准也应不同。评比最好与薪资、考绩结合，如此员工才会主动关心。
评比与检查之后，还应针对5S活动中的问题，由被检查者根据评估的意见，提出改进措施和计划，使5S的水准不断进步和提高。
（5）坚持可视化和激励化的5S推进。在5S活动的组织推进中，基本上要体现一个激励机制的运用，而这种激励化的推进，又可以通过可视化的辅助，得到加强。5S活动的可视化工作体现在5S活动的各个阶段，各个方面，甚至可以延伸扩大到整个5S活动之中。
———通过改善前后对比来激发员工的成就感。
———通过评比结果的彩色图示激励和鞭策。
第七步：5S效果的维持管理。
在5S推进期间，全员一般都能同心协力去自觉遵守和改善，不敢松懈；取得一定成效后，往往会觉得可以歇息喘口气了。而正是这种想法，容易让5S效果滑坡，慢慢又回到改善前的老样子。
所以5S贵在坚持。要很好地坚持5S，必须将5S标准化和制度化，让它成为员工工作中的一部分。标准化的具体方法后面另有详细的说明。
第八步：挑战新目标。
“没有最好，只有更好！”社会每天在发展进步，5 S的目标也应随着公司整体水平的提高而逐步提高。
当公司取得某一阶段性成果后，应及时总结表彰，并在原来成绩的基础上，设定新的奋斗目标，进一步激发公司上下的斗志和热情。必要时，可考虑导入ISO、TQM、TPM等活动，形成新的关注焦点。
（四）5S管理法推进的八大要诀
日本企业管理先驱水野兹先生，曾对5S的推进方法做了归纳总结，得出了推进5S的八个要诀。经过多年的运行实施，证明这八个要诀是一个系统可行的方法：
要诀1：全员参与其乐无穷。
———不是个别部门或某些干部的工作，而是要全员参与。
———科长、主任、班组长要密切配合、大力倡导。
———小组活动可成为其中一环。
要诀2：培养5S大气候。
———不要秘密行动，也不要加班来做，让全员认同。
———充分利用口号、标语、宣传栏，让每位员工理解明白。
———每月举行一次全员大会，厂长/总经理总结表态。
要诀3：领导挂帅。
———最高领导抱着“我来做”的决心，亲自出马。
———交代各部门主管：“你们要大力推动”。
———推进会议上集思广益，踊跃发言。
要诀4：彻底理解5S精神。
———“为什么给我挂红牌了？”“这不挺好的，有改善的必要吗？”对于这类的话，应坚决克服。
———5S推进会议要说明精神要点，解答全员的疑问。
———实施过程中，可让大家参观学习效果显著的5S样板场所，或互相观摩评价改善成果。
要诀5：立竿见影的方法。
———整理的推进过程可采用红牌作战的方法，即对问题点亮红牌。亮红牌的具体方法、判定基准要明确。
———整顿可使用看板管理的方法，看板的用法、形式、内容及展示方法要让大家了解明白。
照片：照片是一种保持记录的良好方法。
录像：录像是一种解决问题和说服观众的省力工具。
形象标志：如用一个黑色的“大脚印”来表示问题的所在之处和需要注意的地方，用一个鲜红的“玫瑰花”来表示良好的成果。
量化：采用适当的方法将正在做的工作和已取得的进步进行量化是很重要的。
博物馆：作为最后一招，可以将一些旧工具、旧设备保存在一间特殊的博物馆来展示过去与现在的明显进步。
要诀6：领导巡视现场。
———巡视过程中要指出哪里做得好，哪里做得不够。
———巡视完毕后，要召开现场会议，将问题点指定专人跟进解决。
———确认问题点的改进进度，担当者要检讨改进方法，最终成
果要向领导报告。
要诀7：上下一心，彻底推进。
———雷厉风行，确立推进体制和方式。
———上下齐心，全公司展开红牌作战、看板作战方法。
要诀8：以5S为改善的桥梁。
———通过推进“5S”，达到成本降低和品质提升。
———通过现场改善，为扩大再生产创造条件。
———从根本上解决问题，生产更流畅。
