食品原材料的采购与验收是由餐饮部的菜单和销售量两个主要因素决定的。采购，就是根据生产需要和实施计划进行购货，并以最低的价格购得保证质量的原料。验收，是检查所采购的各种食品原料在质量、数量、价格等方面，是否与采购规格标准一致。为了便于控制，在采购验收过程中必须制定严格的制度，确定采购验收人员的工作职责，明确采购验收的程序。
7.1.1 食品原材料的采购
7.1.1.1 制定采购制度
（1）餐饮部负责所有餐饮原料的采购这种形式便于专业化管理，原料的供给和生产信息反馈迅速，在采购的及时性、灵活性和原料的质量、数量方面能得到保证。
（2）饭店采购部负责所有原料的采购这种模式管理比较严格，便于总经理和财务管理人员对采购资金、采购成本进行直接控制。
7.1.1.2 采购的目标与指导思想
（1）采购的目标
1）找到正确的商品用品质始终如一的食品原料，保证菜肴质量始终如一。
2）得到最好的价格在保证质量的前提下，采购要充分考虑价格因素，做到货比三家，获得较低的采购成本。
3）得到最佳的品质配合季节、时令采购不但原料的品质好，价格也较便宜。
4）找到最佳的供应商在供应商的选择方面，应该考虑其地理位置、设备条件、财务状况及诚信原则等。
（2）采购的指导思想
1）以销定进采购与市场调研要结合起来，买什么、买多少要符合宾客的需求。
2）以进促销采购要发挥引导消费、刺激消费、扩大销售的能动作用，以增加营业的机会。
7.1.1.3 采购的运作程序
采购程序是采购工作的核心。它由许多环节组成，只有将这些环节紧密相连，才能保证采购工作的顺利进行。
具体的采购程序为：
厨房（开单）→餐饮总监、行政总厨（审核签字）→采购部经理（审批）→采购员（按单采购）。
7.1.1.4 选择采购方式
（1）直接市场采购采购员直接拿着现金在食品市场或农贸市场进行交易。此种方法可以把库存降至最低，使原料的新鲜程度得到保障。
（2）竞争价格采购买者在充分获得市场行情信息的情况下根据购货量通知多家供货商并征得报价，使供应商之间展开价格竞争，然后货比三家再购买。
（3）直接到产地采购此方式可以保证原料的新鲜度，并易取得较低的价格。
（4）招标采购它是一种规范化的采购方法。采购单位以投标邀请的形式将需采购的原料名称及规格标准寄给有能力的供货单位，由后者进行报价投标。它有利于采购单位选择价格最低、质量更合理的原料。
（5）预先采购就是在预先确定了经营需要后，超前购买加以贮存备用。它通常为规模较大的餐饮企业所采用。
（6）联合采购两家以上的餐饮企业联合采购同标准的原料，以取得供应商的批发价格优惠。
（7）定点采购即选择一个或几个供应点购买所需的食品，保证一些市场供应不足的品种能得到及时的供给。定点采购时，充分掌握市场行情非常重要，不然会失去对价格的控制。
7.1.1.5 控制采购数量
采购规格标准一经确定，在一段时间内就相对固定，而采购数量却是经常变化的，它与采购的间隔时间密切关联。管理人员要对采购数量进行控制，使原料的供给恰到好处。
（1）影响采购数量的因素
1）菜肴与酒水等的预计销售量总是与采购数量成正比关系。
2）仓储场地低于仓储能力会限制原料的采购数量。
3）原料的价格变动呈上升趋势，就可以多买一些，反之，则少订购一些。
4）为节约运费、减少采购批次，距离远的可增加采购批量，反之则减少批量，增加批次。
5）如目前库存量较大，则应减少采购数量，以减少存货积压，保证原料质量。
6）当某种原料的市场供应不稳定时，可以增加采购量。
7）供应商往往会规定最少订货量、最低送货起点、整包销售等政策。
（2）鲜活原料采购数量控制鲜活原料必须遵循先消耗再进货的原则，尽可能现买现用，当然也可采用保鲜或冷藏设施储存。在实际工作中，要根据鲜活原料的现有库存量及营业需要量，合理确定下一期的定购量。
鲜活类食品原料采购可用长期订货法，这种方法适用于一些日消耗量变化不大的原料，如面包、水果、蔬菜等。长期订货法有两种：一是饭店与某一供应商签订合约，由供应商以固定的价格每天或每隔数天向饭店供应规定数量的原料；二是采用定量卡制度，要求供应商每天或每隔数天把饭店的某种或某几种原料补充到最高储备量。长期订货法适合于在一定时间内营业量相对稳定的饭店使用。
（3）干货及冷冻储存原料的采购数量控制干货及冷冻储存原料由于不宜变质，往往以较大批量进货。为了控制原料积压和资金占用，可用经济订货量、永续盘存法等方法来确定采购数量。
1）经济订货量指每次采购原料的最佳数量。饭店保存任何一种存货，都要花费一定的费用。为了降低这些费用，饭店可使用经济订货量法，确定最佳的订货量，降低与采购和存货相关的成本。
经济订货量=订货和验收的固定费用/存储成本率×单个购价
2）永续盘存法永续盘存法也称定点采购法或定量采购法，它是通过查阅永续盘存卡上原料的结存量，对达到或接近订货点储量的原料进行采购的方法。
7.1.2 食品原材料的验收
食品原料的验收是指根据饭店或餐饮部制定的食品原料验收与食品原料质量标准，检验供应商发送的或由采购部采购的食品原料质量、数量、单价和总额，并将检验合格的各种原料送到仓库或厨房，并记录检验结果的过程。因此，验收工作是餐饮管理工作中不可缺少的重要环节。
7.1.2.1 验收体系
（1）对验收员的要求餐饮企业中应有专人负责食品的验收工作，即使是一个小企业，验收员也不能由厨师长或餐饮部经理兼任，更不能由采购员兼职。验收员要有丰富的原料知识，了解原料采购规格，并熟悉饭店财务制度，工作要责任心强，把关严格，不徇私情，诚实认真。
（2）验收员办公室应尽量靠近验收台并接近食品饮料库房验收办公室的设计要能让验收员方便地观察到每样货物的进出。验收办公室和验收场地要灯光明亮、清洁卫生、安全有保障。
（3）验收应有足够数量和多种型号的称量工具，如磅秤、天平秤、电子秤等，并定期校准以保证其精确度。验收办公室还应备有多种验收单、验收便签、贷方通知单、无购货发票收货单、整套的验收标准表单以及尺、温度计、纸板箱切割工具、铁皮条切割工具、刀、榔头、剪刀以及足够数量的档案柜等。
（4）监督检查饭店管理人员要定期地检查验收工作，确保验收标准的实施，协调验收员与其他有关部门的工作，使验收员感受到管理人员非常关心和重视他们的工作。
7.1.2.2 验收程序
制定科学合理的验收程序是提高验收工作效率，保证验收工作质量，减少失误与差错的关键。
（1）根据订货单检查进货验收员要核实到货的品种、数量是否与订货单相符。凡未办订货手续的原料不予受理，这样可避免不需用的食品原料进入仓库。
（2）根据发票检查进货凡发票与实物名称、型号规格、数量、质量不相符的不予验收。发票与实物数量不符，但名称、型号、规格、质量相符的可按实际数量验收。如果由于某种原因，发票未随货物一起送到，可开具饭店制备的清单，注明实收数量，并在正式发票送到前暂以此据为证。但如果实物数量超过订货数量较多时，超额部分应作退货处理。
（3）验收并受理货品
1）数量验收验收员要检查实物与订货单和发票的数量是否一致，确保准确无误。在清点数量时要注意：带包装及商标的货物，在包装上已注明重量，要仔细点数，必要时抽样称重；对用箱包装的货物要开箱抽查，检查箱子是否装满；无包装的货物要视单位价值的高低用不同精度的称量工具称量；对单件货物有重量、大小要求的，除称总重量外，还要检查单件货物是否符合验收标准。
2）质量验收质量验收往往是最关键也是最可能引起争议的一项工作。验收员要不断丰富自己的原料知识和验收技能，在验收时，考虑采购员、餐饮经理、厨师长的意见。
3）价格验收要认真核查发票上的价格与订货单上是否一致，因为有些不诚实的供应商在订购时答应了较低的价格，但在开发票时又偷偷提价。
（4）在发票上签名或盖章，接受送达的货物在验收无误的送货发票上盖上验收章或签字，并填妥有关项目。对无发票的货物，应填写无购货发票收货单。
（5）在货物包装上注明货物信息在包装上标明收货日期，有助于判断存货流转方法是否有效；标明单价、重量等，在存货计价时就不必再查验收时的报表或货票。
（6）送库储存鲜活原料通常由各厨房营业点直接领走，故也把这类原料称为直拨原料；送到各类仓库的原料称为入库原料。验收员应在发货票上注明各种食品原料属于哪一类，以便填写验收日报表。
（7）填写有关报表填妥验收日报表以作为进货的重要控制依据。有的饭店还要求验收员填写验收记录单、供货方通知单、无购货发票收货单等。
7.1.2.3 验收表单
实施表单管理对加强内部控制，协调餐饮部内外沟通有着重要作用。
（1）发货票或收货凭证发货票应一式二联，在验收员验货签字后，送货人将一联交收货单位，另一联交还供货单位，以证明收货单位已收到货物。供应商在与收货单位结账时，凭有验收人签字的发货票和有关人员签字的税务发票到收货单位的财务处领取货款。
收货凭证一般有四联，一联给供货单位作为财务付款凭证，一联交验收单位财务部，一联留验收处，一联给采购部。
（2）验收记录和验收单验收记录是验收员对每天收到的货品及其票据情况、账款的应收付情况及验收部发出货物的情况的记录。
验收单是验收员填写的一天内供应的原料名称、数量、单价及金额的单据。验收单应一式三联，一联送总会计师，一联留验收部，一联送食品成本控制员。
（3）验收日报表验收日报表由验收员按日期填写，记录所有过货的有关信息。
验收日报表有以下作用：
1）分别计算食品成本和饮料成本，为编制有关财务报表提供资料。
2）分别计算各营业点厨房的直拨原料总额，以便计算各厨房当日食品成本。
（4）验收章为便于监控及在结账过程中明确责任，企业应使用验收章。原料验收合格后，应在发票或收货凭证上加盖验收章，并请有关人员在相关栏目内签字。
（5）无购货发票收货单验收员收到无购货发票货物时，应填写无购货发票收货单。该单一般一式二联，一联送财务部，一联作为存根留在验收处。
7.1.2.4 验收控制
验收工作虽然是由验收员来完成的，但餐饮企业的管理人员、总会计师、财务部领导、行政总厨、仓储部主管等人员应不定期地对验收工作进行检查和监督。
（1）明确验收体系的负责人验收应设专人负责而不是谁有空谁验收。
（2）全方面、多角度地对验收工作进行检查和协助
1）采购员采购员与验收员既是一种协作关系，又是一种互相监督的关系。采购与验收之间的信息沟通非常重要。
2）厨师长检查食品原料的质量，掌握原料价格变化趋势，以便在原料订购时有的放矢，是厨师长的工作职责之一。
3）总会计师总会计师作为验收体系的总负责人，在每天的工作时间内应抽空到验收处检查工作。
4）各级经理饭店总经理、餐饮部经理和餐厅经理也应每天或不定期检查验收部的工作。
（3）做好验收环节的防盗控制验收环节工作紧凑，原料品种复杂、数量多，去向不一，因此，原料应运到指定的验收场地，验收后，应尽快将原料送到储藏室，以防被盗窃或发生意外。
