对于企业来说,一部分被授权者进展太快,企业整体的发展跟不上来,这一部分人的效率不但显露不出来,反而会造成多种限制。而如果个别被授权者工作进度太慢,更是会阻碍企业整体步伐,造成更大损失。所以,协调各自的进程,是授权活动必不可少的。
双方经常协调立场,以利于授权工作的管控
大多数情况下,管理者的思想与被授权者的思想总会有所差别,这种差别反映到授权工作中,就不可避免地导致双方对工作安排、工作进程、管理方式、人员调配等方面出现不同看法。如果不是经常交流意见,协调立场,则难免会出现冲突,危及授权工作的正常进行,危及授受双方的信任关系。
当遇到这些思想上的差别和认识上的差异时,双方进行协调就非常必要了。
对于管理者来说,他可能会从企业整体情况,从各种横向纵向传达的信息出发,形成对授权工作的认识和看法,这中间当然有许多是正确的。但是同时,他们没有亲身投入到具体的工作中去,对很多具体的情况不甚了解,对工作应该怎么计划、安排并没有主见,也不能预测会出现什么障碍或新情况。所以,管理者的认识和观点中又难免有不客观、不正确的地方。
对于被授权者来说,则是事必躬亲,对于授权工作的每一个细节,每一个步骤都很熟悉,并且有充分的把握预见事情的发展趋势。然而他们只是专注于本职工作,不可能完全理解和领悟企业的整体安排和长远意图。所以被授权者的认识也是既有科学的一面,也有其局限性。
一般而言,管理者不应该对授权工作插手太多,管得太细。所以,在绝大多数情况下,双方在认识上出现分歧,应更多听从被授权者的意见,由他们安排自己的工作。如果企业整体任务和目标出现了重大改变,按被授权者的计划安排继续下去将与企业整体计划冲突时,应对被授权者说明情况,在做好解释说明工作之后,要求被授权者改变工作方案,配合企业整体工作。这样的互动协调,既尊重了被授权者的工作,又能照顾到企业整体需要。
在各被授权者之间进行协调,使大家力往一处使
作为企业中的各个部门,被授权各方不可能完全是独立工作,不与外界发生联系,不需要别人的帮助与配合的。受权工作只有在与其他部门的合作之中,才能获得源源不断的资金、信息、技术以及新思想、新方法等,才能不断地认识自己的不足,在不断的创新中做到精益求精。
被授权者之间要实现良好的互助协作关系,也必须建立良好的沟通协调机制,包括:
(1)信息共享。各被授权者应能共享那些有重要意义的信息,包括各自的工作进度,各自发现的新情况,出现的新问题,还有各自探索出来的新技术、新管理方法以及各自从外部获得的新信息,等等。
(2)资源共享。各被授权者之间建立资源互助机制,及时了解各自缺乏或富余的资源,以有余补不足,相互支持,实现共同进步。
(3)人员交流。各被授权者应该经常彼此交流思想,相互学习借鉴,了解彼此情况,取人之长补己之短,以便在受权工作中实现个人能力的提升和进步。
(4)协调各自的计划和安排。各个被授权者虽然执行的任务有所不同,但都是为了实现企业的共同目标。被授权者的工作计划和安排,都是企业整体工作计划和安排的一部分,必须能够相互配合,相互促进,而不能互相牵制,互相掣肘。如果所有的被授权者能够相互协调计划和安排,祛除那些彼此妨碍的部分,加强那些彼此促进的部分,则授权工作就能取得事半功倍的效果。
作为企业活动的润滑剂,良好的沟通协调无疑能极大地增强企业的活力和生命力,使各工作部门、各被授权者切实感受到自己是处在一个整体之中,感觉到自己的工作是受到多方支持而又能为其他人提供支援的,是整体不可或缺的一部分。
协调使企业作为一个整体的综合力量能够有效地发挥出来,从而增强每一个被授权者的力量,扩大被授权者的权力行使空间,使他们的工作效率更高。同时,协调又使得各个被授权者分散的力量得以凝聚,形成合力,增强企业整体力量。这是一种良性循环。所以说,良好的协调是企业的活力之源。
视能授权,才能保证授权的安全性
中层管理者在向下属授权时,要根据人员的能力进行授权。有多大能量,就做多大事。把相应才能的人放到相应级别的岗位上,努力做到人尽其才,形成稳定且高效的人才结构。其前提是要掌握不同人的心理特征和才能,了解不同人的不同性格,然后根据其不同特点进行不同岗位的分配,让其在自己的岗位上得心应手、如鱼得水。相反,若估量过高,难免“赶鸭子上架”;若评估不定,势必引起下属的不满,降低其工作热情。
松下集团的创始人松下幸之助一直强调:因为自己体弱多病,才学会了授权给下属做事的工作方式。松下在病痛的无奈之中弱化了自己在企业内的强势,但是却缔造出强大的松下帝国。
一个团队中的中层管理者也要尽量弱化自己,从而更加强化企业的能量。健康的团队就像人的机体,管理者与员工就如身体中的各个器官平衡地运转着。如果总是做大管家,什么事都不放的话,一旦“山中无老虎”,团队就会出现失控局面。更严重的是:当团队遭遇挫折时,企业很难自觉地以整体能力来化解危机,因为平时缺乏锻炼,企业成员会消极等待或者互相推诿。所以,懂得怎样去授权,才能锻炼属下的能力,锻造出更强的团队力量。
由于很多中层管理者对授权的对象不太明确,不知道要向谁授权,也不知道要如何授权。中层管理者授权的目的,就是要确保授予本部门的员工最充分的职权,我们要审视一下对每个人做每件事的授权方式。
其实,授权的基本准则就是要视能授权,这就是授权的对象问题。授权不是为了利益分配,更不是为了荣誉分享,而是为了达到授权目标,因此要选正直、有高度责任心,还要有相应的才能又精力较充沛的人。关键,全在于我们的授权对象是否能配合个人或团队及授权的工作。
要想提升授权的技能,要因人因事具体分析采取不同的授权方式。即便是同一个成员,因工作性质不同,我们也应运用不同的授权方式。授权必须权灵活,不能一成不变。
高效能的授权,首先就是要选准授权对象,才能够保障授权的合理性和安全性。
对于能力不够的下属,不管意愿高还是低,这样的人都不能授权;对于能力够,意愿不够的下属,可以适当授权,需要主动去激发,随时监管;对于能力强,意愿也够的下属,可以充分授权,只需定期检查即可。
韩非曾经说过:上君尽人之智,中君尽人之力,下君尽己之能。”这句话运用到授权激励里,可以理解为:优秀的管理者会激发出员工的最大潜能为自己做事,次等的管理者只会竭尽自己的全力来做事,不懂得用授权来激励员工的积极性,到头来自己的能力总是有限的。懂的授权技巧的管理者就算你经常在高尔夫球场上谈笑风生,你的公司、你的部门照样能办高效益运转。在国外,有这样一种离岗测试:企业把初级经理人抽调到培训中心,先脱产培训几个月,然后由总部工作人员观察其离岗期间,他们原来带领的团队的绩效和表现状况。如果经理人离岗后,他所带领的部门绩效没有变化,各项工作进行得也有条不紊,说明这个部门已经不再需要这个经理人了,总部会把他晋升到更高的岗位上;如果部门的绩效忽高忽低,工作勉强维持运作,总部会认定他只能担任这个职级的工作,回来以后会同级调动;如果这个经理人离开他的团队以后,他的团队业绩明显下滑,总部就会认定他不是一名合格的主管,培训结束以后降级使用。从这里不难看出,一名经理人所带团队表现的好坏,与其管理手段是有很大关系的。那些在领导者不在时,依然能够有条不紊地做各自工作的员工,相信必定是其经理人有很好的授权手段,才能使得领导者走后,员工继续保持一贯的做事态度。这才是“管理型”领导者而非“保姆型”领导者。这样的领导者工作起来才是轻松的、有效的。