安排参观游览时，主方要结合实际情况，根据来宾来访的目的和要求，选择好参观游览点。主宾参观游览时，通常由秘书陪同，此时秘书又充当了导游的角色，秘书应在陪同中处处照顾，还要对参观路线、用餐等做好提前安排，并对参观景点作适当介绍，这就要求秘书人员应熟悉当地古迹、风光的特色，历史沿革及相关典故。在参观游览过程中，主方还可以酌情赠送有意义的、合适的纪念品，也可以选景摄影留念。
来宾逗留期间，主方可以安排适当的文娱活动，如观看文艺演出等。在安排活动时，既要从实际可能出发，又要尊重来宾的意愿。如果是涉外接待，主方在组织文艺演出时，要注意安排一些具有民族风格的节目，同时要注意避免因政治内容或宗教信仰、风俗习惯等问题而引起的一些不必要的误会或不快。
三、善后总结工作
将客人送别后，应善始善终地做好接待善后工作。
1．通知接站
为客人订购返程的车、船、机票，并送到客人手中，或为客人租用返程车辆。将客人所乘车(机、船)班次时间通知客人前往的单位，以便接站。如果客人路途较近，一定要提前通知，以防误事。安排送客的车辆，并由接待人员将客人送至车站、码头或机场。如属重要客人，安排领导人前往送行。
2．总结提高
要认真总结经验，对工作中出现的失误，要进行分析，找出原因，吸取教训，以利工作。对参与接待工作的有关单位表示感谢。
3．文件归档
把本次接待工作中形成的文件、材料收集齐全，整理归档，以便查阅。
简单归纳，可将接待工作程序总结为：①接受任务-②了解来宾——③制订计划！——④预定食宿——⑤迎接来宾——⑥商议日程——⑦组织活动——⑧陪同参观——⑨送别客人——⑩接待小结。当然，在每次接待过程中，实际情况总是千差万别的。因此，接待人员在接待工作中要根据不同情况，灵活掌握，合理安排。
信息的收集与管理实务
信息管理是秘书的一项经常性工作，要在辅助决策过程中及时为领导“提供准确的信息”。文件工作、调研工作、信访工作、档案工作等都可以说是秘书部门的信息工作，只是内容和形式具有各自的特点罢了。
信息管理并不是秘书的一项新职能，只是过去不用“信息”这个词，一般叫“情况”，书面的信息叫“材料”、“资料”，而且对信息工作的认识也不像现在这样深刻。
英国学者佐克杰博士认为：“从最广泛的意义上说，信息可按其创造能力来加强评论。高质量信息可使接受者认识环境，并随着环境的变化采取必要的对策。”这就是获取高价值信息的目的所在。信息工作的重要性决定了秘书必须投入很大的精力搞好这项工作，要克服那种在办公室里坐等信息的不良作风。
信息管理是一门学问，当然不能要求秘书人员必须掌握高深的信息科学理论，但是具有一定的信息理论知识，如信息收集、信息处理、信息输出和信息反馈的一些原则和方法是完全必要的。
信息管理工作包括收集、鉴别、贮存、处理、输出、反馈等各个环节。秘书信息管理工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。
某地区遭受夏季特大洪水的袭击。在本省及兄弟省的支援下，发给灾民衣物达178．94．万件，夏秋两季灾民的穿衣问题已解决。但由于捐赠的衣物中，过冬的棉衣棉被所占比例很小，地委办公室为此给省委办公厅发了一条救灾信息，请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。当时，仅知道棉被约占下发衣物总数的O．4％，棉衣、绒衣数量不详。为统计所缺棉衣被的数字，地委办公室信息科以已发放的178．94万件衣物为参数，按每100件(套)衣物应配发棉被lO床、棉衣20件的一般标准，主观地推测金地区灾民共缺棉被10万套，棉衣20万件。并且将这一数字用于信息的标题：“××地区灾民过冬尚缺棉衣棉被30万件(套)。”
信息发出后，省委领导非常重视，即批示有关部门将情况了解清楚后设法帮助解决。省民政厅接领导批示后，立刻部署该地区及其受灾各县的民政部门落实领导指示，采取措施逐乡、逐村地摸清今冬灾民穿盖情况，根据有无自救能力分类排队，逐户登记棉被2000床，绒衣4000件、绒裤2000件，棉衣1600件，拨款275万元，就可基本解决受灾群众过冬衣被的问题。
信息的收集是企业信息处理程序的首要环节，是做好行政信息工作的基础。
秘书每天的日常功课之一，就是通过各种途径，收集有助于或有影响的行政信息。比如：通过每天收到的文件、简报、资料、报表以及电话、电报收集各方面的信息；有计划地开展市场调查和市场预测，直接进行调查研究，获取高层次信息；参加各种业务会议、展销会、订货会、交易会、学术讨论会、信息交流会、技术鉴定会等，掌握有关的重要信息。总之，一个优秀的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手。
1．信息收集的原则
秘书人员收集信息应注意这样几项原则：
(1)真实性。这是最基本的原则。我们所获取的信息未必都是真实的，其中报可能混杂着某些不真实的成分，即伪信息。如果秘书人员将某些不真实的或不完全真实的信息提供给领导，势必会造成领导对情况的误判，从而导致决策和处理问题的失误。
(2)多样性。环境构成是复杂的，决定环境的因素很多，所以秘书人员收集信息不能只就某一个点和某一个面，而应该围绕本单位发展的需要，开拓视野，综观全局，以求获得尽可能全面的信息，否则也会造成领导对情况的误判。
(3)层次性。信息的层次性，表现在三个方面。一是一般信息与重要信息；二是上层信息与下层信息；三是表层信息与深层信息。
不同层次的信息，其作用是不同的。收集不同层次的信息，目的是能够准确、深入地把握环境的整体情况。
(4)时效性。任何信息都有时效性，只是不同的信息其时效有所不同，有的为长效，有的则为短效。时效的长短与价值没有必然的联系，有的信息时效期，虽短，但价值极高。如果不能及时地捕捉到这种信息和及时利用这种信息，往往会蒙受很大的损失，所谓“贻误战机”说的就是这个道理。
2．信息收集的方法
秘书尽管不是领导者，不是决策者，但是却需要站在领导者、决策者的高度去观察问题、分析问题。所以，秘书应努力学习领导所掌握的各种知识，努力像领导者、决策者那样高瞻远瞩。
秘书人员收集信息的方法有这样几种：
(1)采集。采集主要通过三种方式。
A．通过常规渠道采集。即通过行政渠道、业务渠道、团体渠道、网络渠道采集信息。
行政渠道常用行政手段由下而上层层采集。这样做，能在一定程度上保证信息的真实性。但中间环节多，较费时间。
其他渠道，多采用主辅式方法采集，即以一条渠道为主、其他渠道为辅的方式，这样可以相互补充、印证，比较准确可靠。
B．通过非常规渠道采集。即通过参观访问、实地调查、组织座谈会、讨论会、洽谈会、咨询会等方式进行采集。
利用实地调查法收集信息，常见于比较突出的事件或“老大难”问题的了解、处理上。这种方式收集信息费时短，获得的材料比较真实可靠。但要注意处理好中间环节，或事先打招呼，或事后通报调查结果。
组织座谈会采集信息是指有时不直接找当事人或单位，而是通过当事人或单位的“左邻右舍”，即第三方了解情况收集信息。这种方式多用于众说纷纭是非难定的人或事。使用时要注意谨防偏听偏信，以免收集到的信息失真。
C．“零次情报”采集。在人际交往中，常常可以获得关于未来的预测信息。在旅馆、餐厅、影剧院等公共场所，打破等级、专业、工种、年龄等限制而进行的广泛议论，被日本人称为“零次情报”。
国外许多调查表明，“零次情报”在各种信息中占有重要的地位，它往往是各种文献中难以找到的最新的信息，能给信息工作者或决策者以出乎意料的启迪。
(2)交换。即将自己拥有的信息资料与其他单位进行交换。
交换的信息资料一般是限制发行的或内部发行的印刷、声像材料。但是，国家有关文件规定禁止交换以防泄密的信息资料除外。
(3)索要。即通过电函或派人索取所需要的信息资料，包括订购各种报刊、杂志、书籍等等。
(4)复印。在征得对方同意的情况下，可用复制方法来收集信息。复制一般有三种方式，即复印、翻拍、翻印。
