(1)接待规格。秘书必须能根据来访者的身份确定接待规格。接待规格实际上就是来宾所受到的礼遇，它体现出接待方对来宾的重视程度和欢迎程度。接待规格的高低，往往根据接待的目的、性质以及来宾的身份、地位、宾主双方的关系等实际因素来综合确定。接待规格主要取决于接待方的主陪人的身份，从主陪人的角度论，接待规格有三种。第一种是高规格接待。所谓高规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式。一般来说，对组织价值大的重要接待，可采用高规格接待，如企业对初次来访的重要客商，就多采用高规格接待。例如某一公司的副总经理接待一位重要的客户，而对方不过是一位部门经理。采取高规格接待的目的是要表示对对方的重视和礼遇。第二种是对等规格接待，所谓对等规格接待就是主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。第三种是低规格接待，所谓低规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，这种接待规格常见于基层，如上级领导来检查工作，只能是低规格接待。接待规格往往通过迎送、宴请、陪同、食宿等方面来体现。
接待规格是从陪同领导的角度而言的。接待规格过高，影响领导的正常工作；接待规格过低，影响上下左右的关系；对等接待是最常用的接待方式。作为秘书，确定接待规格时应慎重全面地考虑。
(2)接待规格的确定。秘书在了解了客人的身份和来访目的后确定由谁来出面接待最合适。但接待规格的最终决定权是在上司那里，秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应把我方主要陪同人员的姓名、身份等情况告知对方，征求对方意见，得到对方认可。
(3)日程安排。接待日程安排应该制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，比如安排迎接、拜会、宴请、会谈等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长。
(4)经费预算。接待方案中应该对接待经费的来源和支出做具体的说明。如接待经费列支包括以下项目。
①工作经费：租借会议室、打印资料等费用；
②住宿费；
③餐饮费；
④劳务费：讲课、演讲、加班等费用；
⑤交通费；
⑥参观、游览、娱乐费用；
⑦纪念品费；
⑧宣传、公关费用；
⑨其他费用。
有时候，客人的住宿费、交通费等由客人一方支付，就需要把所需要费用数目与日常安排表一起提前寄给对方。
(5)工作人员。根据接待规格和活动内容确定工作人员的构成和数量。在接待计划中，要确定各个接待环节的工作人员，实行专人或专项负责制。为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利进行，可制定并填写表格，印发各有关人员。此外，还要对有关人员进行礼仪、接待常识方面的培训，避免在接待过程中出现不必要的失误。
(6)其他事宜。如翻译服务、新闻报道、安全警卫、医疗卫生、导游、礼品赠送、代购车船机票等。
(二)环境准备
环境包括硬环境和软环境，准备工作也要从这两个方面入手。硬环境指接待室内的空气、光线、颜色及布置等外在客观条件。来宾到来之前，秘书要做好接待室的安排布置工作，创造一个清洁美观的接待环境，让来宾一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。此外，还要注意软环境即单位的工作气氛、人员的个人素养等社会环境的准备。要注意从各个方面彰显组织文化，展示员工良好的精神风貌和和谐的办公氛围，以给来宾留下深刻印象。
(三)资料准备
(1)来宾情况。为了使接待工作万无一失，秘书要事先掌握来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族(国籍)、宗教信仰；有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长等。对外宾可根据需要请对方提供国歌乐谱、国旗样板及制作说明等。有时还要准备好外宾国家的一些音乐和中国的一些经典乐曲，以便宴会和晚会时使用。
(2)其他材料。来宾到达后，要送上日程安排、企业的发展历史等基本材料。此外，还要准备礼仪宣传性材料、旅游参观点等，还有如对上级用的汇报介绍性材料，用于平级组织的专业技术性材料和合作成果性材料。如果来访团体中有外宾，还应有中外文对照版本。
二、正式接待工作
客人到达后，即进入正式接待工作状态，在按接待工作方案逐项落实的同时，还要根据情况的变化，随时采取应变措施。
1．迎接来宾
迎来送往是接待来宾的基本方式，要根据客人的重要程度和不同情况而有不同的迎接形式。一般的接待工作，领导人的身份应该和来宾的身份相当，并提前到达迎接地点。如果是远道而来的客人，秘书应提前到车站、机场或码头迎接，以示对来宾的欢迎。重要的访问，还可以举行一定的迎接仪式，如列队欢迎，献花等；如果是外宾，要注意对方国家对花的禁忌风俗。
2．会见、会谈的接待
会见、会谈也是接待工作中的重要环节。会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见。会谈指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见。会见与会会见和会谈的区别，主要是通过三个方面体现出来。①对身份要求不同。会见中，各方代表的身份可以高低不同，但会谈时各方代表的身份除特殊情况外，一般都要求相当。②目的不同。会见的目的较会谈更为广泛，也不要求一定要达成书面协议，但会谈的目的则是要求通过深入接触，达成共识并最终形成书面协议。③约束力不同。会见达成的共识往往是口头性的，因而难以产生严格的约束力，但会谈达成的书面协议只要符合法规法律，就具有严格的约束力，并受到法律保护。
在主客双方进行会见、会谈时，秘书要注意以下问题。
1)座位安排
会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。座位通常排成扇形或半圆形。
双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧，或进门后的左侧。双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。
2)合影
如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人的右侧为上，主客双方按礼宾顺序排列合影，以主人右手为上，主客间隔排列。第一排人员既要考虑身份，也应考虑能否都摄入镜头。通常由主方人员分站两端。
3．宴请接待
客人到达后，主人都会安排宴请活动。确定正式宴请的具体时间，主要要遵从民俗惯例。而且主人不仅要从自己的客观能力出发，更要讲究主随客便，要优先考虑被邀请者，特别是主宾的实际情况，不要对这一点不闻不问。如果可能，应该先和主宾协商一下，力求两厢方便。至少，也要尽可能提供几种时间上的选择，以显示自己的诚意，并要对具体长度进行必要的控制。
另外，用餐地点的选择也非常重要。
首先要环境优雅，宴请不仅仅是为了“吃东西”，也要“吃文化”。如果用餐地点档次过低，环境不好，即使菜肴再有特色，也会使宴请大打折扣。在可能的情况下，一定要争取选择清静、优雅的地点用餐。
其次是卫生条件良好，在确定宴请的地点时，一定要看卫生状况怎么样。如果用餐地点太脏、太乱，不仅卫生问题让人担心，而且还会破坏用餐者的食欲。
再者还要充分考虑到，来宾的民族禁忌、口味禁忌等特殊情况，这都需要提前对来宾情况有充分的了解。
4．参观游览及娱乐活动
团体接待一般都会安排参观游览及娱乐活动。这既是接待工作的一项内容，也是联络感情的一个重要方法。在游览参观过程中，主客双方不但可以随时继续进行洽谈，而且可以进一步加深理解、沟通感情，为今后双方的愉快合作打下基础。
