领导决策往往带有范围和时间上的保密性，一旦泄密就会受到干扰甚至破坏。优秀秘书作为领导的近身助手，又身处中枢，接触秘密较多，理应为领导把好保密一关。
④关系到社会的安定团结。
公安、司法、人事以及个人隐私等秘密往往影响到社会的安定团结，影响到人际关系，影响到家庭和睦甚至个人的命运。世界上许多国家都立法规定保护个人隐私权，优秀秘书接触同事、公众较多，更应注意。
秘书保密工作的内容与要求：
①保密工作的内容。
对于无形秘密，优秀秘书要牢牢树立保密观念，时刻警惕并养成随时随地保密的习惯。有形秘密的保密有如下内容：
1)文件保密。
A．凡秘密文件在印刷前应按规定标明密级，确定发放范围。
B．应由机要人员打印或专门印刷厂印刷。校样、废页、蜡纸、衬纸、胶版等应及时销毁。
C．草稿、修改稿、清样应和正式文件同样保管。
D．复制秘密文件必须履行审批、登记手续。
E．发放时应用专门的封袋、封条。
F．应由专人递送，不可通过普通邮政传递，也不可以在普通传真机上传送。
G．文件的收发、传阅、借阅都要有严格的登记手续。
H．应有专人专柜保管，并经常清理、检查。
2)会议保密。
A．会前规定保密纪律，对与会人员进行保密教育。
B．选择具备保密条件的会场，采取保密措施，如扩音、录音设备等，不得使用无线话筒。
C．控制与会人员，本人签到，验证入场，做好点名工作。
D．统一发放、回收或管理会议文件。
E．领导人讲话，未经本人同意，不得整理印发。
F．会议内容，与会人员不得以任何形式对外泄露。需要传达的按会议要求有组织、有范围地进行。
G．秘书做的会议记录，应同秘密文件一样严加保管。
3)通讯保密。
A．秘密文件、资料等不准通过普通邮政部门传递．必须由机要通讯部门或派专人传送。
B．密码、密码机及电报译稿，必须严加保密。
C．拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”，不得明密混用。
D．不得在普通电话内传递秘密信息。
4)电脑保密。
A．电脑房应设置在有安全保障的地方，应加装屏蔽网或电子干扰器，以防止电磁信号泄密。
B．电脑在安装使用前应请专业部门进行安全技术检查。
C．机房通道应有专人把守，禁止闲杂人员进入。
D．秘密信息及数据软件，应建立和健全使用、借用、复制、移交、保管等保密制度。
5)涉外保密。
A．涉外活动应注意内外有别，友好归友好，保密归保密。
B．涉密单位不得擅自接待外国人参观访问。
C．参加外事活动以及出国人员，未经主管批准不得携带秘密文件、资料、笔记本等。
D．凡有外国人常驻的单位(包括中外合资、合作企业)，不得让外国人接触我方秘密文件或参加秘密会议，中方人员也不得在外国人面前谈论秘密事项。
②保密工作方针。
根据我国的《保密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”此方针也适用于优秀秘书保守单位、组织的秘密。
1)积极防范。
保密工作应做好事前管理，严格管理，最大限度地减少以至杜绝泄密、失密事件的发生。
2)突出重点。
要在密级、部门、人员等方面区别情况，确保重点，带动一般。如绝密、机密材料是重点，国家机密是重点，机要部门是重点。
3)既确保国家秘密，又便利各项工作。
保密和便利是一对矛盾。保密如果过分，将不利于工作；也不可为了便利工作，就降低了保密工作的要求，必须适当地统一。主要在于保密密级、范围、时间，都必须因需要而科学规定、及时调整。
③保密工作的具体规定。
我国《党和国家工作人员保密守则》共有10条，企事业单位优秀秘书人员可参照。
1)不该说的机密，绝对不说。
2)不该问的机密，绝对不问。
3)不该看的机密，绝对不看。
4)不该记录的机密，绝对不记录。
5)不在非专用记录本上记录机密。
6)不在私人通信中涉及机密。
7)不在公共场合和家庭、子女、亲友面前谈论机密。
8)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。
9)不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。
10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场合。
会议筹划与管理实务
洪霞是仁和公司的秘书，主要负责会议室的安排和协调工作。为了做好这项工作，洪秘书每周都根据各科室提交的会议室使用申请表，提前编制公司会议室使用情况一览表，做到心中有数。她对公司会议室的情况了如指掌，每个会议室有多少桌椅，可以容纳多少人开会；会议室装有什么设备，设备状态如何；会议室什么形状，适合开什么类型的会议等都非常清楚。因此，每当部门借用会议室，洪秘书都能根据情况安排合适的会议室供其使用。
有一次，销售部秘书小胡拿着会议室使用申请表来找她，说是她们经理临时决定召开一个重要的会议，请她务必给安排一个会议室开会。洪秘书一看，申请表上参加会议人数一栏是30人，设备一栏填写的是使用投影仪，开会时间是明天上午9：30。洪秘书打开会议室使用情况一览表查看，发现有投影仪的会议室已经全部安排出去了，而带投影仪并能容纳30人的会议室只有301室和303室，也被人事部和客服部预订了，就问胡秘书是不是一定要用投影仪。胡秘书说，会上要演示营销方案，所以一定要用投影仪。洪秘书又问：“你们部的会议一定要明天上午开吗？可不可以推迟到后天上午，后天有一个可以容纳30人的装有投影仪的会议室空着，可以使用。”胡秘书着急地说：“不行啊，这个会议很急，因为要确定最终的营销方案以便执行，总经理点名要马上召开。”那怎么办呢？洪秘书为难了。她跟胡秘书说：“你先回去吧，我看看怎么协调一下，过一会儿再打电话给你。”
胡秘书回去以后，洪秘书开始仔细研究其他部门登记的会议室使用情况，发现使用301会议室开会的人事部的参会人数只有15人，就给人事部秘书打电话说明情况，同其商量可否换一个小一点的302会议室开会，302会议室可容纳20人。人事部周秘书说：“可是302会议室没有投影仪，怎么办呢？”洪秘书说：“请放心，我会叫人安装一个临时的投影仪和幕布，不会有问题的。”人事部的周秘书说：“那好吧，我会向田经理汇报，并通知其他人。”洪秘书说：“谢谢，我也会在公司布告栏中贴一个会议室更改通知。”挂断电话后，洪秘书拿过公司会议室使用情况一览表，在相应的栏目上做了改动。之后给胡秘书打话，告诉她会议室已经安排好了，他们明天上午可以使用301会议室开会。然后打印了一份会议室更改通知，贴到了布告栏中。
第二天刚上班，洪秘书到研发部借了一台投影仪和幕布，从办公室拿了一台笔记本电脑，找人把这些设备安装到302会议室，并进行了调试。
由于洪秘书的协调，各部门的会议都正常召开了。
如果公司要召开会议，无论是内部会议还是公开会议，作为秘书都应该是最忙碌的人。千万不要认为秘书可以在会前无所事事，把会务准备工作交给公关部门或办公室，自己只要等待会议开始就行了。要知道，秘书的工作绝不是简简单单地接待客人、做做记录那么简单。
要想做好会前准备工作，秘书可以依照以下步骤进行。
1．确定会议目的。明确会议的主题
无论是准备会议，还是参与会议，秘书的第一步工作都是要确定会议的目的。可能有人认为确定会议目的很简单，只要和领导商量一下就可以了，其实不然。因为领导并不一定会明确地指出召开会议的目的来，这就需要秘书认真地琢磨，领会领导的意图，确认召开会议的目的和主题。
而且，与会者也经常要从会议组织者那里了解召开会议的目的。他们会当面询问组织者，例如直接问：“您能告诉我这次会议的主要目的是什么吗？”与会者也可能通过旁敲侧击的办法来试探组织的意图，例如说：“我们想为这次会议好好准备一下，您看看我们需要做好哪些方面的准备？”如果组织者不能对这个问题进行回答，会是一件很尴尬的事情。
很多时候，与会者都会就这类问题去询问秘书，因为秘书在整个会议的策划、组织、召开、结束的过程中往往扮演着穿针引线的重要角色。所以，与会者会让秘书先透露一些有关会议的消息，以便进行积极准备。
其实这并不是说会议的组织者和会议主席都喜欢对会议的目的保持缄默，守口如瓶。很多会议的组织者是很愿意就会议的目的问题回答与会者的提问。但是由于时间、精力等原因，这些工作往往需要借助秘书的力量来圆满地完成。
2．制定会议议程，安排活动程序，并准备相应的材料
秘书应该仔细制定会议议程，并对某项议题做认真准备。同时决定应该准备的资料，以及将什么样的资料带到会议上供查阅等等。
秘书应该注意有的与会者对会议议程可能采取的做法：把会议议程直接丢进文件堆里，直到开会前几分钟才看上几眼；浏览了一遍之后就不再看了：只对自己关心和感兴趣的议程加以注意，而对其他问题视而不见；只关心自己在会议上的发言、辩论等方面的表现；只了解会议议程是否与自己的工作日程表相冲突。
因此，秘书应该仔细地推敲会议议程，从中发现问题，然后再提出好的修改建议，使议程更加完善。而且，如果方便，秘书可以提醒与会者，在会议进行中适时适度地发表见解，不要占用过多的时间。
3．仔细研究与会者的资料。并针对性地做好准备工作
在准备出席会议前，除了要找出会议的目的、研究会议的议程外，秘书应该考虑到会议中可能出席的与会者的基本情况，这对更好地参加会议有较大的帮助。
一般来说，从会务处领来的材料或由会议组织者发送过来的资料中都有参加会议人员的名单。也可以向有关人员打听一下：“我自己想分发一些资料，请问明天的会议都有哪些人参加？”在正常情况下，都会得到想知道的答案。
在一些比较重要的会议上，如果能仔细留意一下参加会议的人员名单，就可以分析出很多有用信息来。要考虑为什么这些人会出席会议，他们会对会议的进程产生何种作用，而为什么另外一些自己认为比较重要的人，却未在出席名单中出现。例如‘‘经理没有让财务部门的人参加会议，这说明什么问题呢”等等。
4．要考虑时间和地点，布置会议场地，并安排专人负责
秘书需要对会议的时间和地点进行考虑。会议时间和地点可以提供给会议参与者有关会议情况的信息。
会议时间如果安排在最适合开会的时间段，那么就需要与会者认真准备，因为会议应该是需要深入而充分地讨论并做出决议。如果会议时间安排在午饭前的半个小时，那么就是向与会者传达这样一个信息：这次会议持续的时间很短，需要迅速做出决议。
会议地点对与会者也会传递一些信息：如果会议要在配有红木家具的会议室进行，那么女士们就需要精心打扮一下了，先生们的穿着也不能太随意；如果会议在一个普通的会议室里进行，就可以穿的随意一些，太庄重了反而显得不伦不类。
对于有些大的会议，需要在会前去实地察看一下，熟悉一下环境。
5．如果需要。安排礼仪小姐，负责接待、导游和解释相关的询问
日常接待工作实务
华夏贸易公司经销部经理近几天一直为订货越来越少、销售额下降发愁，现在正是销售淡季，很难拓展销售渠道。一天下午，经销部经理突然接到法国某访华公司的订单，而且是一笔数目不小的买卖，相当于公司大半年的销售额，他连忙拿了订单到总经理办公室。总经理一看就明白了，站在一旁的沈秘书更是露出了会心的微笑。这飞来的订单究竟与沈秘书有什么关系呢？按常理，与法国客人签订合同做生意，他销售部不可能不知道，真是百思不得其解。最后还是由总经理解开了这个谜。
一对法国夫妇来华旅游，在北京机场下了飞机后，还要转乘火车去南方某省。这对法国夫妇对于一切都很陌生，不知如何是好，于是就在机场乱拨了一个电话，竟然打到了我们贸易公司的总经理办公室，接电话的正好是沈秘书。沈秘书从电话中得知对方的身份和困难，对方请求帮助时，他马上请示了我，然后用英语回答对方：“请不要着急，我们是华夏贸易公司，愿意向二位提供帮助。”并立即派车到机场，把这对夫妇送去宾馆安顿下来，又陪他们游玩了几天，代购了去某省的车票，直到送上火车，热情话别。这一切，沈秘书都做得非常真诚、得体，给两位外国客人留下了深刻印象。我们收到的订单距他们回国正好1个月，看来这笔大买卖正是被接待的法国夫妇促成的，当然这也要归功于沈秘书的公关意识和接待艺术，为本公司塑造了良好的形象。
销售部经理恍然大悟，深有感触地说：“看来接待工作中也有公关。搞好接待，不仅可以广交朋友，树立公司形象，而且可以促进产品销售，为公司赢得经济效益。难怪有人说‘接待也是生产力’呢！”
一般来说，日常个别接待工作程序简单，而团体来访由于来宾人数多，规格比较高，所以要复杂得多。重要的团体接待，还常常需要多个部门的协作与配合，秘书、秘书部门则是其中的纽带和桥梁。为了使接待工作能够顺利进行，秘书在接到接待任务后，就必须进行周密的部署。
一、接待准备工作
接待工作是从接到来客通知后，开始进入准备工作阶段，准备工作是整个接待工作中的一个重要环节，也是做好接待工作的关键。准备工作做得好或坏，在很大程度上影响甚至决定着整个接待工作的质量和效果。一般说来，接待准备工作包括以下具体环节。
(一)制定接待计划
俗话说：“凡事预则立，不预则废。”一般来说，团体接待，尤其是接待重要团体的第一项工作就是制定接待计划。具体来说，接待计划大体应包括如下内容。
