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第11章 实务技能,做一个训练有素的好秘书(2)

最直截了当的分类方法是根据档案的性质、数量、体积、作用选择合适的类型,如用名称归档。如果档案来源的区域性非常明显,也可先用区域分类方式归档,而后在其内部再进行细分归档。

档案分类应有包容性,同一个文件或资料,因为涉及层面较多,应在有关层面分别归档,因为它的作用在不同的档案中是有差异的,如果遗漏可能会影响这一部分档案的整体性。

一、文件柜的使用

办公室通常设有直式、横式或显露式的文件柜。

1.直式文件柜的使用

直式文件柜采用悬挂式文件夹,它具有较大的伸展性,可容纳更多数量的资料。悬挂式文件夹的一侧有挂钩,使文件夹可以挂在那个嵌在文件抽屉中的架子上,指引卡可以放在方便而注目的地方。

2.横式文件柜的使用

横式文件柜可使卷宗沿着墙壁纵向排列,柜中可配置抽屉,也可不用抽屉。横式文件柜适合于较迅速地检索储存的文件。文件柜中的每个抽屉应贴有指示内容标签,还应包括便于迅速查阅目录卡和稳固支托文件夹的异槽。

无论是悬挂型或常规型的文件夹,文件资料应按顺序排放在文件夹中,还应带有打字简洁而一致的粘贴式或插入式标签。文件左侧对齐文件夹的折缝处,日期最近的信件要排在文件夹的前面。

文件柜的每个抽屉应有20-25张目录卡。

每个文件夹所放文件一般不应超过50份。若超过这个数目,应建立一个按个人或企业或问题归类的新文件夹。

3.备忘录的使用

备忘录是一种用来提醒某事或帮助回忆的资料,通常采用卡片资料格式,作为一种启示性档案,对秘书是十分便利的。

一份备忘录资料具有31张引导卡(如果不用档案卡,也可用文件夹)每张卡代表一个月中的某一日,还有12张卡(或文件夹)代表月份。

当月的引导卡要放在备忘录资料面前,该卡后面放置31(30)天的引导卡。

需要提醒某事时,便将有关文件资料列入卡中。该提醒的日期写在卡片顶端,文件资料置于日期之后。

每日早晨,秘书应该看一下备忘录资料,了解当天应该做些什么。到了月末,整月的引导卡可放在备忘录的最后,而把下一月的引导卡放在备忘录前面。

二、文件档案的保存

有条理地进行归档分类,资料应整齐地放在案卷内,对齐边沿。

资料按一定顺序排列,便于查找。

避免使卷宗又厚又重。

如提取某人资料,应在原处夹留一张纸条,注明取出年月日及取走人姓名、用途,或另填一张卡插入,做出标志。

每日办理存档手续,使档案处于最佳利用状态。

对于必须留存备查的文件资料,你应在阅读或浏览过程中,寻找文件名称或最主要的标题,并用铅笔在名称或标题下划线、打圈。如果文件本身未提及名称和主题,你就应该把名称或主题记录或编号在通知里。

为了利于保存,每份文件要标上日期代号以表明这份文件的保存时间及入档时间。

所有的文件资料归档分类后,应完全按照文件或架上原来排列好的方式分类存置。这样做节省时间又便于提高效率。

三、文件档案的检索

一份文件怎样立卷归档方能在它需要时被马上找出来?这要由编制索引方法来实现。

下面是三种编制索引的方法:

第一,以个人姓名编制索引;

第二,以企业名称编制索引;

第三,以项目或合同名称编制索引。

索引编号可采用环环相套,逐层分解方式排列。索引首先分成条目,条目包括标题和页码,条目可依次分为次条目,次次条目。

如果采用计算机技术,完全可以使检索更安全、更准确、更迅速,但在使用时,要防止病毒,最好能予以备份。

总之,秘书应熟悉运用适合自己单位的特殊编索,以便在提取使用时做到迅速、准确、无误。

印信工作管理实务

韩静是永恒公司的办公室秘书,由于她为人忠厚老实,踏实肯干,总经理决定公司的公章由她保管,介绍信由她出具。但也叮嘱她一定要保管好公章,不能丢失,使用公章和出具介绍信时一定要遵守公司的相关规定,要严格把关。韩秘书掌管公章后,同事们都戏称她为“管家婆”,大权在握,不得了啦!韩秘书可不这么想,她觉得责任重大,领导信任她,她一定要当个称职的“管家婆”。

为了规范用印制度,韩秘书制作了用印申请表和用印登记表,不管是个人还是部门来盖章,韩秘书都严格审查,确认是否已经过公司领导签字批准,否则,一律不给盖章。用印完毕,及时进行详细的登记。平时不用印的时候,韩秘书都把公章锁在保险柜里,用印的时候也是用完之后马上放回锁起来。

韩秘书对介绍信的管理也很严格,跟公章锁在一起,从来不把介绍信乱放。在出具介绍信时,她也都根据领导的签字,并在存根上加以记载,按照介绍信编号顺序详细地填写完介绍信和存根的内容后,小心地盖好骑缝章和文末落款章。

有一天,销售科的张副科长来找韩秘书,请她给开个介绍信并加盖公章,说他要到深圳出差,洽谈一笔业务。韩秘书请他出示领导的签字,张副科长说:“你知道,老总出国了,两天后回来,可我明天就要出发,飞机票都订好了。要不,你就破一次例吧?”韩秘书坚决地说:“公司有规定,我也不敢破坏,要不,老总该炒我鱿鱼了。”张副科长说:“那你说怎么办?我这可是公事,一大笔买卖,要是耽误了,谁也负不起这责任。”韩秘书想了想,说:“那你去找刘副总签字吧,总经理说过,他不在的时候,刘副总签字也可以。”过了一会儿,张副科长拿着刘副总签字的用印申请单回来了,韩秘书核对过签字后,按程序给张副科长出具了介绍信。

在年终的总结表彰会上,总经理点名表扬了韩秘书认真负责的态度。

印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作,属于秘书工作范围。公章是机关、单位职责权力的象征,介绍信则是证明本机关、单位员工的身份,介绍联系公务之用。如果管理使用不当,会给本机关、本单位乃至社会造成危害。优秀秘书必须认真对待这项工作。

(1)熟悉公章的样式、种类和刻制。

①公章的样式。

公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。

1)质料。

我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成,帝王则用珍贵玉质,象征其地位。近代公章用过角质、木质,现代则多用橡胶和塑料刻制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”和“渗透印”,无须印泥可连续使用万次以上。

2)形状。

古代官印为正方形。现代机关、单位公章则为正圆形,用于其他公务(如收发、校对、财务)的印章也有长方形、三角形或椭圆形的。领导人和法人代表的印章一般仍为方形。

3)印文。

按规定使用国务院公布的规范简化汉字。字形为宋体,自左向右环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定,民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。

4)图案。

县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国徽;党的各级机关印章刊有党徽;企事业单位公章则刊有五角星图案。

5)尺寸。

按国务院规定:国务院的公章,直径为6厘米;省、部级政府机关,直径5厘米;地、市、州、县机关为4.5厘米;其他机关、部门、企事业单位公章直径一律为4.2厘米(包括边框)。

②公章的种类。

1)单位印章。

代表机关、单位的正式署名,具有法定的权威和效力,多用于正式文件和介绍信、证明信等。上文所述五项样式均指这类印章。

2)套印章。

指印刷单位经授权制版而成,用于印制大量文件,与正式印章具有同样效力。

3)钢印。

不用印色,利用压力凹凸成形,一般加盖于贴有照片的证件上,起证明持证人身份之用。

4)领导人签名章。

是根据机关、单位主管用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章,为方形或长方形,由秘书保管使用,多用于签发文件、公告之用。

5)其他印章。

还有会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章,等等。

③公章的刻制。

凡机关、单位的公务印章,一律不得私自刻制。刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颁发;另一种由本单位法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后,由专门刻制厂刻制。

(2)如何保管和使用公章。

①公章的启用。

公章刻制后不可随便启用,必须选定启用日期。提前向有关单位发出正式启用通知,附上“印模”。还应填写“印模卡”,一式两份,一份留存,一份交上级机关备查。办妥手续之后,到了规定日期,方可启用生效。

②公章的保管。

公章由单位主管指定专人(一般为秘书)保管并使用。公章应放置在机要室或办公室的装锁的抽屉或保险箱内,钥匙不可挂在抽屉或保险箱上.应由保管人随身携带.也不可委托他人代管。

③公章的使用。

盖用单位公章,必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准,并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。

凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位方能有效。公章盖在文末落款处,应“骑年盖月”,带有存根的公函、介绍信,还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

盖章一般使用红色印油,应摆正位置,用力均匀,使章印完整、印文清晰可识。

④公章的停用与销毁。

凡单位撤销,原公章应即停用,也应立即通知有关单位,并宣布原章失效。通知中仍应附上印模,并写明停用日期。

公章停用后即为废章.应及时送交原制发单位或经主管部门批准后销毁。经销毁的公章也要留下印模,以备日后查考。

(3)介绍信的保管和使用。

①介绍信的保管。

正式介绍信通常为专门印制并有编号,如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用,与公章须同等重视,不可缺页或丢失。

②介绍信的使用。

凡领用介绍信者须经主管批准,秘书不得擅自开具发放。

保密工作实务

秘书一词的古义是指秘密文书,后来指秘密文书工作者。所以有人说:秘书,秘书,姓“秘”名“书”。意思是说,秘书人员的职责一离不开秘密,二离不开文书。到了近代,秘书的职能有了极大的扩展,但保密仍是一条主线,几乎贯穿于秘书所有的工作之中。

秘书的工作有一部分是与公司外面的人员打交道,在接待那些不了解身份而又没有预约的客人时,一定要让他先自我介绍身份和来意。在没有了解对方身份和来意之前,你不能透露公司的任何信息给他,如某经理正在开会,或者某经理不在,到某地出差去了,等等。但是,你的态度又必须热情大方,千万不能让对方感到一丝你的生硬和冷漠,因此,接待这样的客人的关键是要一气呵成。

某天,一位扎着马尾巴发型的先生笑眯眯地走近正在值班的秘书黄丽。

“小姐好!”他先打招呼。“我找你们叶老板。”

“您好!请问您是……”黄丽连忙站起身向客人打招呼。她知道今天下午老板没约外来的客人,面前的是一位不速之客。

“叶老板在不在?”他似乎没听见黄丽的问话,一边问黄丽,一边大大咧咧地朝里走。

“请问您是……”黄丽来到客人面前,微笑着再次问他。

“你就是黄丽小姐吧?”来客突然目不转睛地盯着黄丽问。

“你肯定就是黄小姐。叶总不在,找你也行!”

“找我?”黄丽一头雾水,“请问您是……”

“不好意思,我是××杂志社的运营总监,刘强。请多多关照!”说着,他掏出一张名片递给黄丽。

“我和你们叶总是哥们儿,今天过来找他也就是为了约你。”

“刘总,我能为您做点什么?”黄丽还是莫名其妙。

“黄小姐,你别误会。是这样的,上个星期我们哥儿几个在打高尔夫球的时候,有人说叶总有个秘书很像某个电视剧里面的女主角,而我们杂志正在找封面模特,所以我今天顺路就过来了。蓝天公司的张总你认识吧?”

黄丽点点头,张总经常来她们公司,黄丽认识。

“黄小姐,我想请你给我们做封面模特,千万别拒绝。你不仅青春靓丽,更重要的是,你身上有那些职业模特身上所缺乏的职业女性独有的气质。”

听他这么一说,黄丽觉得自己脸上臊得慌,肯定变成了红脸关公。“刘总,谢谢您的夸奖。不过,这事我必须向公司领导汇报后才能答复您。”刘强接过小石递给他的茶,不以为然地说:“这点小事有什么值得汇报的?回头我跟你们老板打个招呼就行。下个星期我们的摄影师就会跟你联系的。既然叶总不在,那我就先走了。”

刚到电梯口,他又笑着返了回来,对黄丽说:“黄小姐,我这里有两张明天晚上星光影院的贵宾票,请小姐务必赏光。”不容她推辞,他把票往台子上一放就走了。真是个怪人!

下班时,黄丽将刘强来访的事向办公室主任作了汇报。

“拍照的事,我回头向叶总请示一下,至于看不看电影,你自己定吧。”主任把玩着两张票时说。

黄丽说:“明天晚上我要上课,我看刘强那样子,总觉得他是黄鼠狼给鸡拜年,没安好心。”

“你是觉得他另有企图?”主任笑着问。

“我一看到他后脑勺上的马尾巴,就想起街上的那些不正经的男人。我总觉得这个刘强是受我们某个竞争对手的委托,想利用给我拍照和请我看电影机会,抓住我年轻、经验不足的弱点,从我身上打听我们公司的商业机密。”

主任又笑着说:“小黄,这刘强我也见过几次,他不像是你说的那种人。你不用太多心。不过,我倒觉得你这种保持警惕性的精神还是值得提倡的。现在毕竟是一个竞争非常激烈的商业社会,什么事都有可能发生。由于我们秘书天天都在跟公司的机密打交道,而我们的秘书大多又年轻,社会经验不足,所以很容易被人利用。因此,这种职业警惕性是值得提倡的。”

在人类社会,大至国家、组织,小至家庭、个人,为了保护自身的利益,总有一些不愿为外界所知的事情,这就是通常所说的秘密。我国《保密法》对国家秘密下了明确的定义:“国家秘密是关系国家的安全和利益,依照法定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”

秘密有多种类型,如:

①按范围可分为:国家秘密、组织秘密、个人秘密等。

②按内容性质可分:政治秘密、军事秘密、经济秘密、科技秘密、商业秘密、人事秘密等。

③按秘密的产生可分:原始秘密、再生秘密。

④按秘密的形态可分:有形秘密、无形秘密。

⑤按秘密的等级又可分为:国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级等。

保密,就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密,不向无关人员泄露或失密。优秀秘书保密的意义和作用在于:

①关系到国家的安危。

重大的政治秘密、军事秘密直接关系到国家政策、法律的制订和施行,关系到国家领导人的安全,关系到国防的安全,总而言之,关系到国家安危和命运,必须严加保护。

②关系到经济、科技、文化教育等事业的发展。

重要经济、科技、文教等情报的失密,就会造成国内、国际的不正当竞争,造成市场混乱、科技落后,等等,所以也必须加以保护。

③关系到领导工作的成败。

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