最直截了当的分类方法是根据档案的性质、数量、体积、作用选择合适的类型，如用名称归档。如果档案来源的区域性非常明显，也可先用区域分类方式归档，而后在其内部再进行细分归档。
档案分类应有包容性，同一个文件或资料，因为涉及层面较多，应在有关层面分别归档，因为它的作用在不同的档案中是有差异的，如果遗漏可能会影响这一部分档案的整体性。
一、文件柜的使用
办公室通常设有直式、横式或显露式的文件柜。
1．直式文件柜的使用
直式文件柜采用悬挂式文件夹，它具有较大的伸展性，可容纳更多数量的资料。悬挂式文件夹的一侧有挂钩，使文件夹可以挂在那个嵌在文件抽屉中的架子上，指引卡可以放在方便而注目的地方。
2．横式文件柜的使用
横式文件柜可使卷宗沿着墙壁纵向排列，柜中可配置抽屉，也可不用抽屉。横式文件柜适合于较迅速地检索储存的文件。文件柜中的每个抽屉应贴有指示内容标签，还应包括便于迅速查阅目录卡和稳固支托文件夹的异槽。
无论是悬挂型或常规型的文件夹，文件资料应按顺序排放在文件夹中，还应带有打字简洁而一致的粘贴式或插入式标签。文件左侧对齐文件夹的折缝处，日期最近的信件要排在文件夹的前面。
文件柜的每个抽屉应有20-25张目录卡。
每个文件夹所放文件一般不应超过50份。若超过这个数目，应建立一个按个人或企业或问题归类的新文件夹。
3．备忘录的使用
备忘录是一种用来提醒某事或帮助回忆的资料，通常采用卡片资料格式，作为一种启示性档案，对秘书是十分便利的。
一份备忘录资料具有31张引导卡(如果不用档案卡，也可用文件夹)每张卡代表一个月中的某一日，还有12张卡(或文件夹)代表月份。
当月的引导卡要放在备忘录资料面前，该卡后面放置31(30)天的引导卡。
需要提醒某事时，便将有关文件资料列入卡中。该提醒的日期写在卡片顶端，文件资料置于日期之后。
每日早晨，秘书应该看一下备忘录资料，了解当天应该做些什么。到了月末，整月的引导卡可放在备忘录的最后，而把下一月的引导卡放在备忘录前面。
二、文件档案的保存
有条理地进行归档分类，资料应整齐地放在案卷内，对齐边沿。
资料按一定顺序排列，便于查找。
避免使卷宗又厚又重。
如提取某人资料，应在原处夹留一张纸条，注明取出年月日及取走人姓名、用途，或另填一张卡插入，做出标志。
每日办理存档手续，使档案处于最佳利用状态。
对于必须留存备查的文件资料，你应在阅读或浏览过程中，寻找文件名称或最主要的标题，并用铅笔在名称或标题下划线、打圈。如果文件本身未提及名称和主题，你就应该把名称或主题记录或编号在通知里。
为了利于保存，每份文件要标上日期代号以表明这份文件的保存时间及入档时间。
所有的文件资料归档分类后，应完全按照文件或架上原来排列好的方式分类存置。这样做节省时间又便于提高效率。
三、文件档案的检索
一份文件怎样立卷归档方能在它需要时被马上找出来？这要由编制索引方法来实现。
下面是三种编制索引的方法：
第一，以个人姓名编制索引；
第二，以企业名称编制索引；
第三，以项目或合同名称编制索引。
索引编号可采用环环相套，逐层分解方式排列。索引首先分成条目，条目包括标题和页码，条目可依次分为次条目，次次条目。
如果采用计算机技术，完全可以使检索更安全、更准确、更迅速，但在使用时，要防止病毒，最好能予以备份。
总之，秘书应熟悉运用适合自己单位的特殊编索，以便在提取使用时做到迅速、准确、无误。
印信工作管理实务
韩静是永恒公司的办公室秘书，由于她为人忠厚老实，踏实肯干，总经理决定公司的公章由她保管，介绍信由她出具。但也叮嘱她一定要保管好公章，不能丢失，使用公章和出具介绍信时一定要遵守公司的相关规定，要严格把关。韩秘书掌管公章后，同事们都戏称她为“管家婆”，大权在握，不得了啦！韩秘书可不这么想，她觉得责任重大，领导信任她，她一定要当个称职的“管家婆”。
为了规范用印制度，韩秘书制作了用印申请表和用印登记表，不管是个人还是部门来盖章，韩秘书都严格审查，确认是否已经过公司领导签字批准，否则，一律不给盖章。用印完毕，及时进行详细的登记。平时不用印的时候，韩秘书都把公章锁在保险柜里，用印的时候也是用完之后马上放回锁起来。
韩秘书对介绍信的管理也很严格，跟公章锁在一起，从来不把介绍信乱放。在出具介绍信时，她也都根据领导的签字，并在存根上加以记载，按照介绍信编号顺序详细地填写完介绍信和存根的内容后，小心地盖好骑缝章和文末落款章。
有一天，销售科的张副科长来找韩秘书，请她给开个介绍信并加盖公章，说他要到深圳出差，洽谈一笔业务。韩秘书请他出示领导的签字，张副科长说：“你知道，老总出国了，两天后回来，可我明天就要出发，飞机票都订好了。要不，你就破一次例吧？”韩秘书坚决地说：“公司有规定，我也不敢破坏，要不，老总该炒我鱿鱼了。”张副科长说：“那你说怎么办？我这可是公事，一大笔买卖，要是耽误了，谁也负不起这责任。”韩秘书想了想，说：“那你去找刘副总签字吧，总经理说过，他不在的时候，刘副总签字也可以。”过了一会儿，张副科长拿着刘副总签字的用印申请单回来了，韩秘书核对过签字后，按程序给张副科长出具了介绍信。
在年终的总结表彰会上，总经理点名表扬了韩秘书认真负责的态度。
印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害。优秀秘书必须认真对待这项工作。
(1)熟悉公章的样式、种类和刻制。
①公章的样式。
公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。
1)质料。
我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶和塑料刻制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”和“渗透印”，无须印泥可连续使用万次以上。
2)形状。
古代官印为正方形。现代机关、单位公章则为正圆形，用于其他公务(如收发、校对、财务)的印章也有长方形、三角形或椭圆形的。领导人和法人代表的印章一般仍为方形。
3)印文。
按规定使用国务院公布的规范简化汉字。字形为宋体，自左向右环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。
4)图案。
县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国徽；党的各级机关印章刊有党徽；企事业单位公章则刊有五角星图案。
5)尺寸。
按国务院规定：国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关，直径5厘米；地、市、州、县机关为4．5厘米；其他机关、部门、企事业单位公章直径一律为4．2厘米(包括边框)。
②公章的种类。
1)单位印章。
代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。上文所述五项样式均指这类印章。
2)套印章。
指印刷单位经授权制版而成，用于印制大量文件，与正式印章具有同样效力。
3)钢印。
不用印色，利用压力凹凸成形，一般加盖于贴有照片的证件上，起证明持证人身份之用。
4)领导人签名章。
是根据机关、单位主管用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由秘书保管使用，多用于签发文件、公告之用。
5)其他印章。
还有会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章，等等。
③公章的刻制。
凡机关、单位的公务印章，一律不得私自刻制。刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；另一种由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后，由专门刻制厂刻制。
(2)如何保管和使用公章。
①公章的启用。
公章刻制后不可随便启用，必须选定启用日期。提前向有关单位发出正式启用通知，附上“印模”。还应填写“印模卡”，一式两份，一份留存，一份交上级机关备查。办妥手续之后，到了规定日期，方可启用生效。
②公章的保管。
公章由单位主管指定专人(一般为秘书)保管并使用。公章应放置在机要室或办公室的装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上．应由保管人随身携带．也不可委托他人代管。
③公章的使用。
盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。
凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位方能有效。公章盖在文末落款处，应“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信，还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使章印完整、印文清晰可识。
④公章的停用与销毁。
凡单位撤销，原公章应即停用，也应立即通知有关单位，并宣布原章失效。通知中仍应附上印模，并写明停用日期。
公章停用后即为废章．应及时送交原制发单位或经主管部门批准后销毁。经销毁的公章也要留下印模，以备日后查考。
(3)介绍信的保管和使用。
①介绍信的保管。
正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。
②介绍信的使用。
凡领用介绍信者须经主管批准，秘书不得擅自开具发放。
保密工作实务
秘书一词的古义是指秘密文书，后来指秘密文书工作者。所以有人说：秘书，秘书，姓“秘”名“书”。意思是说，秘书人员的职责一离不开秘密，二离不开文书。到了近代，秘书的职能有了极大的扩展，但保密仍是一条主线，几乎贯穿于秘书所有的工作之中。
秘书的工作有一部分是与公司外面的人员打交道，在接待那些不了解身份而又没有预约的客人时，一定要让他先自我介绍身份和来意。在没有了解对方身份和来意之前，你不能透露公司的任何信息给他，如某经理正在开会，或者某经理不在，到某地出差去了，等等。但是，你的态度又必须热情大方，千万不能让对方感到一丝你的生硬和冷漠，因此，接待这样的客人的关键是要一气呵成。
某天，一位扎着马尾巴发型的先生笑眯眯地走近正在值班的秘书黄丽。
“小姐好！”他先打招呼。“我找你们叶老板。”
“您好！请问您是……”黄丽连忙站起身向客人打招呼。她知道今天下午老板没约外来的客人，面前的是一位不速之客。
“叶老板在不在？”他似乎没听见黄丽的问话，一边问黄丽，一边大大咧咧地朝里走。
“请问您是……”黄丽来到客人面前，微笑着再次问他。
“你就是黄丽小姐吧？”来客突然目不转睛地盯着黄丽问。
“你肯定就是黄小姐。叶总不在，找你也行！”
“找我？”黄丽一头雾水，“请问您是……”
“不好意思，我是××杂志社的运营总监，刘强。请多多关照！”说着，他掏出一张名片递给黄丽。
“我和你们叶总是哥们儿，今天过来找他也就是为了约你。”
“刘总，我能为您做点什么？”黄丽还是莫名其妙。
“黄小姐，你别误会。是这样的，上个星期我们哥儿几个在打高尔夫球的时候，有人说叶总有个秘书很像某个电视剧里面的女主角，而我们杂志正在找封面模特，所以我今天顺路就过来了。蓝天公司的张总你认识吧？”
黄丽点点头，张总经常来她们公司，黄丽认识。
“黄小姐，我想请你给我们做封面模特，千万别拒绝。你不仅青春靓丽，更重要的是，你身上有那些职业模特身上所缺乏的职业女性独有的气质。”
听他这么一说，黄丽觉得自己脸上臊得慌，肯定变成了红脸关公。“刘总，谢谢您的夸奖。不过，这事我必须向公司领导汇报后才能答复您。”刘强接过小石递给他的茶，不以为然地说：“这点小事有什么值得汇报的？回头我跟你们老板打个招呼就行。下个星期我们的摄影师就会跟你联系的。既然叶总不在，那我就先走了。”
刚到电梯口，他又笑着返了回来，对黄丽说：“黄小姐，我这里有两张明天晚上星光影院的贵宾票，请小姐务必赏光。”不容她推辞，他把票往台子上一放就走了。真是个怪人！
下班时，黄丽将刘强来访的事向办公室主任作了汇报。
“拍照的事，我回头向叶总请示一下，至于看不看电影，你自己定吧。”主任把玩着两张票时说。
黄丽说：“明天晚上我要上课，我看刘强那样子，总觉得他是黄鼠狼给鸡拜年，没安好心。”
“你是觉得他另有企图？”主任笑着问。
“我一看到他后脑勺上的马尾巴，就想起街上的那些不正经的男人。我总觉得这个刘强是受我们某个竞争对手的委托，想利用给我拍照和请我看电影机会，抓住我年轻、经验不足的弱点，从我身上打听我们公司的商业机密。”
主任又笑着说：“小黄，这刘强我也见过几次，他不像是你说的那种人。你不用太多心。不过，我倒觉得你这种保持警惕性的精神还是值得提倡的。现在毕竟是一个竞争非常激烈的商业社会，什么事都有可能发生。由于我们秘书天天都在跟公司的机密打交道，而我们的秘书大多又年轻，社会经验不足，所以很容易被人利用。因此，这种职业警惕性是值得提倡的。”
在人类社会，大至国家、组织，小至家庭、个人，为了保护自身的利益，总有一些不愿为外界所知的事情，这就是通常所说的秘密。我国《保密法》对国家秘密下了明确的定义：“国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”
秘密有多种类型，如：
①按范围可分为：国家秘密、组织秘密、个人秘密等。
②按内容性质可分：政治秘密、军事秘密、经济秘密、科技秘密、商业秘密、人事秘密等。
③按秘密的产生可分：原始秘密、再生秘密。
④按秘密的形态可分：有形秘密、无形秘密。
⑤按秘密的等级又可分为：国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级等。
保密，就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。优秀秘书保密的意义和作用在于：
①关系到国家的安危。
重大的政治秘密、军事秘密直接关系到国家政策、法律的制订和施行，关系到国家领导人的安全，关系到国防的安全，总而言之，关系到国家安危和命运，必须严加保护。
②关系到经济、科技、文化教育等事业的发展。
重要经济、科技、文教等情报的失密，就会造成国内、国际的不正当竞争，造成市场混乱、科技落后，等等，所以也必须加以保护。
③关系到领导工作的成败。
