对《条例》定义和《词典》定义，有学者针对定义表述中出现的“应当归档”一词提出了质疑，认为这一用词有某种不确定性。“应当归档”可有两种理解：一是有保存价值、已经归档了；二是有保存价值、仍未归档。显然，“有保存价值并已经归档”的科技文件才是科技档案，“有保存价值仍未归档”的科技文件并不是科技档案。也有学者对此提出不同看法，认为有价值的科技文件都属于科技档案，不论它是否履行了归档手续，因为如果有人把应当归档的科技文件据为己有，不归档，包括《中华人民共和国档案法》
在内的档案法规对此就不能适用，这就必然会影响到科技档案的收集工作。
如何解决“应当归档”一词所带来的问题呢？近年来各种文章和著作中提出了多种科技档案定义的表述方法。仔细分析一下，可将其分为两类：一是以揭示科技档案本质属性为主要目的、侧重于概念内涵的学术定义，二是以界定科技档案范围为主要目的、侧重于概念外延的法规定义。学术定义必须揭示科技档案的运动过程，以便更好地把握其运动规律和本质属性；法规定义则要明确科技档案的范围，以便准确地把握科技档案法规的适用性。因此，对于“应当归档”一词，在法规定义中是可行的，而且也是必须的；在学术定义中则不够严密。本书所给定的科技档案定义自然属于学术定义的范畴。
1.2科技档案的特点
科技档案是档案的一大门类，与其它档案特别是文书档案相比较，在许多方面都有所不同；科技档案也是科技信息的一种存在形式，与其它科技信息相比较，在许多方面也呈现出一定的特殊性。研究和分析这些特点，对于把握科技档案的本质及其运动规律，实现科技档案的科学管理和科技档案信息资源的有效开发，具有重要的理论指导意义。
1.2.1专业性特点
科技档案专业性的特点，是指科技档案形成于特定的专业技术领域，是相应的专业技术活动的产物。它集中表现在形成领域、形成过程、记录方式和内容性质四个方面。
首先，科技档案的形成领域具有鲜明的专业性特点。人们在科技生产活动中，一方面不断地开拓新的活动领域，另一方面也在不断地进行专业分工，任何一项科技生产活动都是在一定的专业分工范围内进行的，都具有一定的专业性。科技档案作为科技生产活动的记录和伴生物，它们毫无例外地都形成于特定的专业技术领域，是相应的专业技术活动的记录和产物。
其次，科技档案的形成过程具有鲜明的专业性特点。任何一项科技生产活动都是按照特定的专业程序来进行的，而科技生产活动的过程也正是科技档案的形成过程。因此，不同专业的科技生产活动，开展的程序不同，也就意味着科技档案的形成过程有所不同，甚至有很大差别。如科研活动中的科研档案与基建活动中的基建档案，设备管理活动中的自制设备档案和外购设备档案等，形成过程就大不相同。
再次，科技档案的记录方式具有鲜明的专业性特点。科技档案是特定专业技术活动真实的历史记录，在记录和反映相关科技活动的内容，尤其是专业性科技内容时所采用的是特定的专业性技术语言。这种专业性技术语言是特定的、标准的，不同专业间的差异很大。比如，同样是制图标准，机械制图和建筑制图就有很大的区别。
最后，科技档案的内容性质也具有鲜明的专业性特点。这是由科技档案所反映的科技生产活动的具体专业领域决定的，在哪一个专业领域的科技生产活动中形成的科技档案，就集中地反映哪一个专业的科技内容及相关的科技方法和手段。
科技档案的专业性特点，不仅使它与其它档案相区别，而且也使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此，专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。诸如科技档案工作性质的认识、科技档案事业管理体制的确立、科技专业档案馆的组建、科技档案的整理分类等，都是建立在科技档案专业性特点的基础上。
1.2.2成套性特点
科技档案成套性的特点，同样是由科技生产活动的特点所决定的。科技生产活动的开展都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，比如一个课题的研究、一个工程项目的设计和施工、一种型号产品的研发和生产，一个气象过程的观（探）测等。围绕一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技生产活动的全部过程和成果，它们之间既以反映不同工作阶段的不同内容相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技生产活动的、文件相互间密不可分的有机整体。这就是科技档案的成套性特点。
科技档案成套性的特点，对于科技档案的科学管理起着重要的规定和制约作用。它要求科技档案必须完整，以此来建立科技档案的收集工作和其它相关工作；它是科技档案整理分类的重要理论依据之一，要求保持一个项目档案材料的齐全成套；科技档案的进馆、移交以及科技档案的保管、统计、鉴定、开发等都需要考虑科技档案成套性的特点。
1.2.3现实性特点
科技档案的现实性特点，是指科技档案具有较强的现实使用性。其它档案所对应的文件在其归档以后，基本上完成了现行功能，取而代之的是凭证功能，用它来进行历史查考；科技档案则不同，在科技文件归档转化成科技档案以后，大部分科技档案不仅没有退出现行使用过程，相反正是它们发挥现行效用的活跃时期。尽管不是所有的科技档案都具有现实性的特点，但它仍不失为科技档案的重要特点。
究竟哪些科技档案具有现实性特点呢？前已阐述，人类所进行的科技生产活动都是围绕一个独立的客体对象来展开的，在不同的科技生产活动中，客体对象也有不同的情形。有的客体对象表现为客观存在的有形实体，也有的表现为人工虚拟的对象，就像系统有自然系统和人工系统一样；有些客体对象处于相对静止的状态，也有的处于运动的状态。相对静止的有形实体如：一个确定型号的产品、一个建筑物或构筑物、一台设备仪器；处于运动状态的实体对象如观（探）测的自然现象（人类进行自然现象观（探）测活动的目的，就在于掌握其运动、变化、发展的规律）；虚拟对象如一个课题项目。从科技生产活动的客体对象来分析，只有围绕相对静止的有形实体所形成的科技档案才具有现实性，其它科技档案并不具有。
在围绕相对静止的有形实体所进行的活动中，由于有较长时间内相对静止的有形实体存在，这就使得所形成的科技文件乃至科技档案“现行期”相应拉长，其“现行效用”也不会由于科技文件的归档以及科技档案的移交、进馆而受到影响。围绕相对静止的有形实体所进行的科技生产活动，通常有新产品的开发研制活动、基本建设活动、设备仪器管理活动。这三种活动中形成的产品档案、基建档案、设备仪器档案，其现实性会贯穿整个活动的始终，与“相对静止的实体对象”一起“共存亡”。至于科研档案，一般我们认为它也具有“现行作用”，但由于科研活动是围绕虚拟“课题”进行的，因此科研档案并不具有这种与有形实体“共存亡”的“现实性”，而只是具有由知识以及技术先进程度决定的、逐步衰减的“现行作用”。
科技档案的现实性特点，客观上对科技档案的科学管理提出了特殊的要求。比如，科技档案移交后的多方保存，失真、失准的科技档案的更改、补充，科技档案价值鉴定时的“功能因素”或“实物寿命源”，科技档案的“现场”利用等。
1.3与信息相关的科技档案概念
科技档案是科技信息的存在形式，是重要的信息源。随着人类社会逐步由工业社会向信息社会过渡，“信息”几乎成为现代社会中使用最为频繁的“词汇”。科技档案信息、科技档案信息资源与科技档案信息化应运而生。
1.3.1科技档案信息。
“科技档案信息”这个词组的出现，一方面是由于信息的广泛性所致，信息多种多样，加上“科技档案”四个字，以示与其它信息的区别；另一方面这样也更能反映科技档案的实质，使人们加深对科技档案工作的认识。
关于科技档案信息的含义，人们较为赞成将科技档案内容就看成是科技档案信息。具体在理解时，需注意三点：第一，科技档案不能等同于科技档案信息。作为科技档案强调的是内容和载体的统一，而科技档案信息则专指其内容。第二，科技档案信息是一动态的概念，包含着变“死”档案为“活”信息的过程。作为“信息”，强调其运动、传播、交流，科技档案信息也不例外。第三，科技档案信息专指科技档案内容，这符合目前的工作实际和人们的认识水平。以档案分类包括档案实体分类和档案信息分类为例，信息分类就是按其内容进行的分类。
科技档案信息作为信息总体的重要组成部分，也具有一般信息的共同特征，如可识别性、可转换性、可存贮性、可再生性、可共享性等。但由于科技档案信息来源于科技生产活动直接形成的历史记录，因此，它还具有区别于其它信息的自身特征：
（1）本源性。这是科技档案信息最主要的特征。科技档案信息是科技生产活动的直接记录和反映，是最原始的信息，与其它信息相比具有独特的优势，能发挥其它信息所无法替代的作用。
（2）回溯性。科技档案是一种历史记录，它的信息内容所反映的是已经进行和发生了的活动过程和结果，并不反映现在，更不能反映将来。科技档案信息是历史的反映，从现时出发，则是对人类科技生产活动历史的回溯，用来追溯以往的信息。
（3）滞后性。科技档案是滞后于人类科技生产活动的，科技档案信息也是人类活动的“事后产物”。正因为如此，对科技档案信息所进行的管理也必然滞后于相应的科技生产活动，而科技档案信息的传播、扩散，滞后性就更加明显。
1.3.2科技档案信息资源
资源是一种可以在自然界和人类社会活动中创造物质和精神财富的，具有一定量的积累的客观存在形态。科技档案信息蕴藏于人类在科技生产活动中形成的科技档案之中，它反映了人类认识自然、改造自然、征服自然的状况。大量实践证明：在科研活动中，利用科技档案信息可以减少投资，早出成果；在生产活动中，利用科技档案信息可以避免重复劳动，提高劳动生产率；在管理活动中，利用科技档案信息可以提高管理水平和工作效率。因此，如同森林、石油可以称为森林资源、石油资源一样，科技档案信息是可被人类开发并造福于人类、泽被子孙的重要资源，“科技档案信息资源”正是在这个意义上形成的。
1.3.3科技档案信息化
与同属名词的科技档案信息、科技档案信息资源不同的是，科技档案信息化是动词。它是指在科技档案工作中全面应用现代信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，科技档案信息化是指科技档案管理从以面向科技档案实体保管为重点，转变成以科技档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断采用现代信息技术装备档案部门，从而提高科技档案管理和利用的现代化水平。
科技档案信息化建设具有深刻的内涵：一是要实现科技档案信息的数字化和网络化；二是要实现科技档案信息接收、存贮、传递和提供利用的一体化；三是要实现科技档案信息资源的高度共享；四是这将会引起科技档案管理模式的变革。
