科技档案，即科学技术档案，是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物，是人类社会进步的一个重要标志。人类社会的文明史告诉我们：生产活动是人类社会最基本的实践活动。人类在长期的生产实践和对自然现象的反复观察、探索中，逐步认识了自然，产生了科学，掌握了技术。科技档案正是人类生产实践活动和科学技术实践活动的历史记录。随着以计算机技术、通信技术、控制技术为中心的一系列高新技术的出现和冲击，社会信息化和信息社会化的趋势日趋明显，信息作为一种支配人类各种活动的要素、资源，已受到社会的普遍关注。科技档案，作为一种原生的科技信息资源，在经济发展和社会进步中也显示出越来越重要的作用。
1.1科技档案的定义
给科技档案下定义，就是为了明确科技档案概念的内涵，揭示科技档案的本质属性，从而明确和把握科技档案与其它相关事物的质的区别。
1.1.1科技档案定义的方法与表述
定义是揭示概念内涵的逻辑方法。在逻辑学中，定义有多种类型，其中真实定义是学术研究中运用最为广泛的一种定义，这种定义是通过揭示事物本质属性来进行的定义。它的基本方法是把某一被定义概念包含在它最邻近的属概念中，并揭示它与同一属概念中的其它概念之间的本质差别。其公式是：
被定义概念＝种差+属概念
在这个公式里，“被定义概念”是我们所要给予定义的概念，即科技档案；“属概念”和“种差”的确定，是科技档案定义的两个问题，而“种差”又是随“属概念”的确定而确定的，因此，“属概念”的确定便成为科技档案定义的关键。从已有的科技档案定义来看，“属概念”有采用“科技文件”的，也有采用“档案”或“历史记录”的，甚至还有采用“科技信息”的。造成这种状况的原因不外乎主观和客观两方面。从主观上分析，对一个科学概念的认识往往有一个由浅入深、由表及里的发展过程，这样就会在不同阶段甚至在同一阶段出现认识多样化的状况；从客观上分析，包括科技档案在内的许多事物可以从多种不同的角度来加以认识，自然它们也就可以归属到不同的“属概念”中去，而且这些“属概念”之间又是交叉的关系，很难说哪一个是“最邻近的”。
总结40多年来我国科技档案工作的实践经验和科技档案管理学的研究成果，科技档案定义可作如下表述：
科技档案是科技生产活动中直接形成的，已归档保存的科技文件。
1.1.2科技档案定义的含义
上述科技档案定义从以下三个方面揭示了科技档案的本质属性，明确了科技档案与其它档案、科技资料以及一般科技文件的本质区别。
I.定义明确了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案与文书档案及其它档案在性质上的区别
科技档案是在科技生产活动中形成的，这里的“科技生产活动”是一个高度概括的概念，它包括自然科学的基础研究、技术研究、应用研究活动，水文、气象、天文、地震等一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，建筑施工活动，产品的生产制造活动等。凡是人们所进行的认识自然、改造和利用自然的一切活动，都包括在这一概念的范围内。科技档案是这些活动的记录和伴生物。
人类社会的实践活动是丰富多彩的，作为人类社会实践活动的历史记录的档案也是多种多样的，如文书档案、会计档案、人事档案、艺术档案等。科技档案与所有这些档案的根本区别，在于它产生于科技活动和生产活动中，它记载和反映了自然界各种物质的现象和运动的规律，记述和反映了人类认识自然、改造和利用自然的各种活动，它是科技信息与载体构成的统一体。
2.定义明确了科技档案是科技生产活动的原始记录，规定了科技档案与科技资料在性质上的区别
一方面，科技档案定义规定了科技档案与其它档案的区别，这种区别，是档案范畴内部各种不同档案种类之间的区别；另一方面，科技档案定义还规定了科技档案与科技资料的区别。科技档案与科技资料都记载和反映着科技内容，形式上都是文字材料、图样材料或声像材料等，容易混淆不清。
因此，必须对科技档案和科技资料进行正确的区分。
定义规定，科技档案是“科技生产活动中直接形成”的科技文件。它直接记录自然现象或具体项目的运动过程及结果，是人类认识自然、改造和利用自然活动的历史记录。科技档案是第一手材料，是原生的信息，而不是事后另行编写、加工、搜集的。科技资料则不同，它不是科技生产活动的第一手材料，是再生的信息，是为了科技生产活动参考的需要而交流、购买来的材料。
3.定义明确了科技档案是归档保存的科技文件，规定了科技档案与狭义科技文件的区别
“归档保存”包括两方面的含义：首先，科技档案是具有保存价值的科技文件。并非所有在科技生产活动中形成的科技文件都具有保存价值，没有保存价值的科技文件不需要归档，也就不会转化成科技档案。所以，有没有保存价值，是科技文件能否转化为科技档案的基本条件。其次，科技档案是履行了归档手续，集中保存起来的科技文件。作为科技档案保存起来的科技文件，已经与一般意义上的科技文件有了性质的不同。
科技文件有广义和狭义之分。狭义的科技文件是指科技档案的前身，即从形成开始到归档结束；广义的科技文件不仅包括科技档案前身，也包括科技档案，即从形成到最终的处置。它们之间的关系可用图1-1表示。以后如不特别说明，科技文件一般是指狭义的科技文件。
图11科技档案与科技文件关系图
综上所述，科技档案定义通过三个方面明确了科技档案质的规定性，明确了科技档案与其它档案、科技资料以及狭义科技文件在性质上的区别。
1.1.3科技档案定义的演变发展
科技档案，既是一种档案现象，也是一种客观事物。人们对一种客观事物的认识，常常需要经过一个相当长的过程，这就是由感性认识阶段上升到理性认识阶段，形成概念，并逐步揭示和把握这个概念的本质。人们对科技档案的认识，也经过了这样一个过程，即“技术资料”阶段和“科技档案”
阶段。
1959年12月，我国在辽宁省大连市召开了技术档案室工作现场会议（简称大连会议）。这次会议是一个转折点。因为在这之前，人们对科技档案的认识基本上处于感性认识阶段，没有形成科技档案的科学概念，只是把它和科技资料一起笼统地称为“技术资料”。认识上的模糊不清，必然导致在工作实践中混淆科技档案与科技资料的界限，科技档案与科技资料混杂管理，从而影响了科技档案的妥善保管和有效利用。
从1949年新中国成立，到大连会议的召开，人们对科技档案的认识虽然在整体上仍处于感性认识的阶段，但随着我国档案事业的发展，对科技档案的认识也在不断地深化。在大连会议上，通过讨论，大家的认识有了质的飞跃，形成并提出了“科学技术档案”概念，简称“科技档案”，后来又出现了一系列科技档案的定义，这大大推进了科技档案工作的发展和科技档案理论研究的深入。
I.《通则》定义
1959年召开的大连会议形成并明确提出了科技档案的概念，在会议讨论制定的《技术档案室工作暂行通则》中，对科技档案作出如下定义（简称《通则》定义）：
凡是记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保存起来的技术文件材料（包括图纸、照片、表报、文字材料等）都是技术档案（或称科学技术档案）。
这是在正式提出科技档案概念后，对其所下的第一个定义。这个定义基本上是科学的，能够一般地揭示和反映科技档案的本质，它主要有以下五个特点：
第一，突出“本单位”，强调科技档案是记述和反映本单位科技生产活动的科技文件。对科技档案概念的这一限定，目的是为了明确科技档案与科技资料的区别，这在当时是有一定意义的。
第二，突出“科技档案是真实的历史记录”，强调科技档案的原始性。它不仅能够真实地记述本单位科技生产活动的实际面貌，而且能够真实地反映本单位科技生产活动的历史过程，进一步规定了科技档案与科技资料的区别。
第三，突出价值特征，强调科技档案是“具有保存价值”的科技文件。
第四，突出“整理归档”，强调科技档案是经过整理并履行了归档手续集中保管起来的科技文件，规定了它与一般科技文件的区别。
第五，突出形成领域，说明科技档案是在基本建设、生产技术和自然科学研究等活动中形成的科技文件，从而揭示了科技档案的内容性质特征，规定了科技档案与其它档案的区别。
《通则》定义曾被科技档案界广泛接受，使用了近20年，对建立和发展我国的科技档案事业，特别是对建立健全科技档案室工作，对推动我国科技档案管理学的研究，发挥了重要的历史作用。但随着科技档案工作实践的发展和对科技档案理论研究的深入，《通则》定义的局限性也逐渐显露出来。
第一，过于强调了“本单位”。《通则》定义是立足于具体单位为科技档案下的定义。它是从具体的单位，从科技档案室的角度出发，来分析和揭示科技档案概念的内涵，这在当时是必然的，也是必要的。但是随着科技档案工作实践的不断深入，这种表述方法的不足日趋明显。以科技专业档案馆为例，我们不能说科技专业档案馆的科技档案是科技专业档案馆产生的；就是在基层科技档案机构中，也有部分科技档案是由科技资料转化而来的，只是数量较少而已。因此，从总体上揭示科技档案概念的本质属性，“本单位”就显得不够准确、全面。
第二，文字过多，繁琐冗长。作为科学概念的定义，应该用明确的词语，以最简洁的方式进行表述。按照这一要求，《通则》定义就显得不够简洁明了。
2.《条例》定义
1980年全国科技档案工作会议讨论并制定了《科学技术档案工作条例》，对科技档案定义作了新的表述（简称《条例》定义）：
科学技术档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。
《条例》定义较《通则》定义更简洁，也更完整了。它有以下几个特点：
第一，《条例》定义不再拘泥于一个具体单位，不是从某个具体的科技档案室的角度为科技档案下定义，而是立足于总体，从宏观的角度来揭示科技档案的本质属性，舍弃了“本单位”的提法，因此更接近科技档案概念的内涵。
第二，《条例》定义比《通则》定义精练，主要是采用了“归档保存”这个概括性较强的词语。但从概括科技生产活动和科技文件的形式与载体来看，仍可进一步简化。
3.《词典》定义
1994年我国第一次编辑出版了《档案学词典》，对科技档案定义所作的表述（简称《词典》定义）是：
科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应归档保存的科技文件材料。
《词典》定义与前述的两个定义相比表述更加清晰、完整，稍显不足的是对科技生产活动的一一列举。
