我因为会一点PPT，帮大学生指导过简历，所以经常有机会被全国高校社团邀请去学校做讲座。
在被社团邀请过程中，我观察到很多同学热情有余，做事情积极但不专业，常常是犯了很多错误自己也不知道。作为讲座嘉宾，我常常说的一句话是，你经历过的事情并不一定能成为你的经验，除非你能把你的经历总结下来，成为别人可以参考的内容，这才是经验。
任何工作，你都先要建立一个总体框架。我把邀请嘉宾讲座分为五个大阶段：
1.活动策划→2.嘉宾预约→3.正式邀请→4.现场活动→5.活动总结
阶段一：活动策划
邀请我讲座的社团五花八门，大部分社团是看到我鼓励他们邀请我去高校讲座，便尝试邀请而成行。
但实际上一个社团要发展，应该有自己的定位，不能满足于邀请了名人讲座，你需要认真考虑如下问题：
讲座听众：针对哪一类目标人群？
讲座主题：设置哪些目标人群感兴趣的主题，能否得到官方预先认可？
可邀请嘉宾：这些主题可以找到哪些嘉宾来讲，能否长期合作？
讲座规模：准备组织多大的规模，场地是否有保障？
讲座费用：要多少宣传费用，嘉宾差旅及礼品费用，人工成本？
讲座时间：讲座可以安排在哪几个大时间段？
这里面的关键是第一活动主题要目标人群感兴趣，第二能得到官方认可。没有第一个条件，活动组织不起来，没有第二个条件，活动连组织的条件都没有。
有的同学在网上和我预约讲座，却根本没有事先和学校沟通好，先和我沟通了半天然后再去找学校时被学校拒绝，再很遗憾告诉我对不起学校不同意，这样就是犯了初级错误——必须先得到内部许可再做邀请。
要对外沟通，必须先在内部搞定关键资源，有把握才能邀请嘉宾，否则就会浪费大家的时间。
学校还会有一些活动安排，可能会有日程冲突，这些也应该由社团同学自己提取先搞清楚，避免临时发现借不到场地而尴尬。
阶段二：嘉宾预约
嘉宾预约阶段也是让我头疼的，很多同学会通过微博私信联系，而不是正式的邮件联系。
私信联系的毛病简单说三点：
第一，不正式；
第二，越是名人越是私信多，各种骚扰，很容易遗漏；
第三，私信很难事后检索，增加他人事后跟踪关闭的难度。
很多嘉宾，在自己的博客或者微博提供了邮件联系方式，但是很多同学并没有去找，反而是不断问嘉宾联系方式，这会让嘉宾觉得你的办事能力欠缺。
如果你要发邮件邀约嘉宾，你尽量言简意赅说清楚这些事情：
你是谁？——一句话说明你是哪个学校哪个社团什么职务的谁？
你想做什么？——邀请嘉宾来干什么？期待主题，对象和可能规模，是否对社会开放？
讲座地点在？——由于现在大学往往有多个校区，还有很多是不同地方的独立学院，所以要稍微介绍一下你们学校的地点，便于嘉宾判断行程。
宣传方案为？——如果要进行校内外宣传，会如何宣传？这点对嘉宾判断讲座价值很有意义。
有什么要求？——时间、能否解决往返路费及差旅、有无报酬？如果讲座内容需要校方审查，也需要提前说明。
更多介绍——讲座的影响，促进嘉宾答应你的邀请。
下一步建议——如果嘉宾同意，你们将做什么？希望嘉宾反馈的时间最好也说明。
你的联系方式——你应该提供自己的全名，电话，邮件，微博微信（假如有的话）信息，便于嘉宾反馈。并可以请嘉宾提供他方便的联系方式。
有的同学邮件开篇就是大幅介绍社团，这不是不需要介绍，但先说明你的核心内容再介绍更好。
有的同学社团介绍洋洋上千字，能否压缩提炼到300字内更好？毕竟看一封长邮件很费时。
如果邀请嘉宾有时间要求，可以给嘉宾几个可选的时间段，便于嘉宾考虑行程有无冲突，有时候因为时间冲突不能成行也是正常的。这个时候你们应该有一些预案，比如就同一话题，准备几个备选嘉宾，一个不行，就邀请另外一个，争取把活动搞起来。
如果邀请嘉宾，但是不能解决路费、住宿和餐饮，或者没有报酬，必须提前说清楚，按正常的情况，谁邀请谁要承担基本的交通餐饮路费，总不能让嘉宾来学校做演讲，还自己掏钱倒贴路费餐饮食宿吧？不是嘉宾都在意钱，但是作为礼仪，涉及费用的问题要先说清楚，避免后面误会。而且嘉宾也会考虑讲座的成本自己是否愿意承担，说清楚好做判断。
还有的同学设计详细的邀请函，这很好，但是尽量不要用附件格式，直接粘贴到邮件里面，做好排版，会更方便嘉宾浏览。
什么叫作做好工作的细节？————其实就是与人方便与己方便。
阶段三：正式邀请
如果能够得到嘉宾的正式许可，约定时间，你们就应该争取学校的官方正式批准，这样才能借教室。借到教室才能够给嘉宾发出正式邀请函。
现在邀约嘉宾一般通过邮件，这份邮件建议按如下格式去写：
上一次情况简介：必须再次说明你是哪个学校哪个社团什么职务的人，让嘉宾回忆上次我们做的约定，还有后面的进展。
邀请函：讲座主题，讲座时间，讲座地点，讲座对象，讲座预期规模，讲座的议程（包括答疑、抽奖和合影等安排）。
宣传方案：如果需要嘉宾提供资料，这里可以提出要求。
接待方案：接待方案包括嘉宾来学校的吃住行安排，有无安排接车，有无安排食宿，谁会陪同，有无安排送行专车，这些你都要替外地嘉宾考虑到。
详细行车路线：从车站到讲座地点路线，包括大学内路线。
特殊要求：比如嘉宾对住宿方面的要求，对讲座规模的要求，对订票方面的要求，是否需要嘉宾提供奖品，转发活动微博，嘉宾提供自我介绍的内容（这个建议我们做好，给嘉宾确认）等等。
费用报销说明：如何报销费用，是当场现金还是事后转账，是否要嘉宾提供票据等等。
再次提供负责人以及接待联系人的电话。
正式邀请函发出后只是工作的开始。
第一，要得到嘉宾的正式确认，因为有些嘉宾可能时间临时有冲突，不得不变卦，我们要做好预案，比如改日再约。
第二，如果宣传方案得到嘉宾的认可，需要把宣传的文案给嘉宾确认，这个包括校内海报还有宣传微博的文案。
如果是微博文案，必须考虑是否要说明时间地点主题，还有是否对外开放，如果对外开放应该在微博配图里详细说明行车地点，便于校外朋友自己查找。
第三，你们应该告诉嘉宾关于讲座的听众情况，他们是谁，想听什么，关注什么问题，是怎样的水平，便于嘉宾做一些针对性的准备。
第四，社团发微博也要注意，首先，不要发N条微博，反复顶一条胜过发N条；其次，微博文案要精心设计提高吸引力；再次，微博里不要@一堆人，应该私下邀请同学们转发，转发有了一点影响，再请嘉宾转发，让嘉宾看到你们的能量，感到被重视。
第五，如果有食宿接待，应该提前说明你的安排是什么。
第六，特别提醒大家注意，讲座的规模不一定求大，但一定要让嘉宾感觉到活动组织得很成功，也就是上座率一定要努力保证。比如你借一个300人的教室，最后只来了100人，会场给人感觉就很不好，嘉宾也觉得自己的讲座不受重视。我觉得邀请嘉宾来讲座，却组织不起来几个人听，这是很不礼貌的事情，因为浪费社团的精力，也浪费嘉宾的时间。
阶段四：现场活动
现场活动其实也分活动前、活动中两个阶段。
活动前包括宣传、接待、预热。
宣传中容易忽略的细节：
1.传统的宣传方式不说了，到了学校应该让嘉宾看一看，嘉宾看到自己在学校很受重视，会很开心。
2.现在大家都很重视新媒体，主要是微博微信，如果有微博墙，一定要策划和引导同学们发布，如何引导是有学问的，要有一些同学发布样例，让其他同学明白怎么做。
3.如果在会场过程中要发微博，应该提前有所准备，不要临时发一张照片，然后配一句话，不妨事先想几句和嘉宾匹配的文案，再配发多图微博，效果会更好。
接待中大家不容易注意的细节：
1.要在讲座开始前一周或者三天短信提醒嘉宾注意行程安排，怕他忙忘了。
2.要在讲座前三天短信接待人电话还有详细路线，便于嘉宾打车或行车。请务必短信，不要邮件或者私信，短信才方便嘉宾看！
3.要在讲座前一天再次礼貌确认嘉宾日程安排，告知当地天气情况，询问嘉宾是否需要接车，有可能嘉宾是从别人现场赶过来，不需要你们接。
4.接到嘉宾后要马上再次和嘉宾确认现场活动流程，有无预热，有无其他领导讲话，有无其他社团宣传，有无答疑环节，有无过程互动，有无抽奖环节，活动后有无合影环节，嘉宾对活动整体时间控制要求，还有演讲完后住宿安排。具体如何操作，需要给嘉宾简要解释说明。
5.如果有正式餐饮安排，需要给嘉宾介绍主人和陪客，让嘉宾感觉轻松。如果没有正式餐饮只是便饭，也需要表示礼貌歉意，并感谢嘉宾支持工作。
6.如果现场对嘉宾有介绍，介绍文案也需嘉宾再次确认。
7.如果嘉宾来得比较早，应该考虑安排一个休息的地方，准备茶水，并顺便问问嘉宾演讲时喝什么饮料，有的嘉宾无所谓，有的可能不能喝凉水。
8.特别要注意嘉宾的演讲PPT要求，是否需要投影，是否需要无线话筒，是否用自己的电脑（如果是，需要提前测试笔记本和投影仪是否可用），是否对Powerpoint版本有要求，是否需要遥控笔，是否需要白板，这些细节需要提前测试和确认。
现场活动流程大家容易忽略的细节：
1.如果有微博互动，需要进场时进行宣传，建议给入场同学发一个名片式小卡片提示如何操作，大屏幕往往滚动太快，看不清。
2.开场应该介绍活动流程，有无答疑（请大家提前准备问题，写到纸条上），有无抽奖（非常重要，留人的关键），是否可以在结束后合影，如果嘉宾行程紧张，也要事先说明，告知大家今晚嘉宾可能还要赶赴其他地方，不能多留，机会难得，抓住机会提问。
3.现场活动过程中，要特别注意提问环节，因为会场大，提问声音可能听不到，提前应该测试话筒的音量，安排同学快速传递话筒，如果没有话筒，也要考虑如何方便嘉宾回答，比如收纸条。
4.活动后会有很多同学可能要找嘉宾签名或者合影，应该考虑引导一个座位给嘉宾签名，并组织会场秩序，控制时间，以免耽误嘉宾的后续行程。
5.活动结束后应该有专人安排嘉宾送到目的地，如果嘉宾留宿，应该有专人负责嘉宾第二天出行接送，避免嘉宾因为疲劳误点，或者人生地不熟误事。
阶段五：事后总结
事后总结分对外宣传和内部总结。
1.对外宣传包括内部新闻宣传还有新媒体宣传，特别是微博这样的宣传，应该追求深度和质量，一条写得好的微博，不但能够概括活动的亮点，还会引起参会同学的吐槽，这个好微博也会让嘉宾开心转发。微博的形式可以分“点评+现场多图照片”，思维导图或PPT心得等形式，不要满足于拍个现场照的水平。
2.讲座结束后1—2天内应发一封感谢信给嘉宾，感谢他的到来和支持。并且就讲座现场反馈给嘉宾一个汇总，也请嘉宾对活动本身有什么建议或不满希望给予指出，好方便我们日后改进，留下经验。
3.全部活动完成后应该像我这样做一个系统总结，这才是主办者最大的活动收获。
什么是好总结？是别人看了你的总结知道自己也可以怎样做，这才是好总结！
否则你做再多的工作也不过是经历，不是经验！经验一定是经过结构化思考后可以系统复制的东西。
写到这里，不知道你对举办一次社团讲座是否有了新的认识？很多人问我在大学里没有拿奖学金，没有做过部长，没有参加过大赛，写简历没有内容怎么办？
我的回答总是：一个优秀的人只需要完整做一件事，就能充分证明他的能力。
