本章学习重点：
5R原则的内容
掌握产品采购质量控制的方法及各方法的具体操作步骤
什么是适当的采购数量
为了确保适当的采购数量所运用的订货方式和经济性订购量
掌握经济性订购量的确定方法及运用管理工具对采购数量进行控制的方法
价格的概念及影响价格的因素
价格控制的各种方法及其操作步骤、技巧、注意事项
掌握采购跟催和物料接收控制的方法及操作步骤、技巧和注意事项
主题词：
适价适质适量适时适地经济性订购量
什么是5R
在竞争日趋激烈、科技快速发展的今天，采购与供应已经上升到了组织的核心地位，质量、TCO（持有总成本）、长期合同、战略合作伙伴、供应商数目合理化、库存减少等问题在采购中日益受到关注，采购运作水平已成为增强企业核心竞争力的决定性因素之一。怎样的采购原则才能更好地发挥竞争优势呢？早在18世纪初期，国外就已经提出了采购的5R原则，即适价、适质、适量、适地、适时。采购者的工作是要在合适的时间里，从合适的来源中以合适的价格、品质和数量获取物品或服务。
5R原则就是从“合格的”供应商那里，在“需求的”时间内，以“合理的”的价格，取得“正确的”数量和“符合品质要求的”物品与服务。
一、适价（Right Price）
价格永远是采购活动中的关注焦点。现在的企业管理者对采购最关心的一点就是采购部能节省多少采购资金，所以采购经理应把相当多的时间和精力放在跟供应商的“砍价”上。
价格当然不是越低越好。作为采购方，千万不能只看订单上的价格，因为价格只是交易的显性部分，还有许多隐性的成本必须注意，例如品质、服务、维修、保质期、交货期以及供货的长期性等。特别是质量的优劣和交货的准时性，是影响采购价格最大的因素。因此，采购方必须在“符合品质要求”的情况下，以“最合理的价格”购买到所需的物品与服务才是正确的。符合品质要求是一个很重要的前提，如果不能满足这个前提，无论供应商提出多么低的价格，都应不予考虑。也只有合理的价格，才可能保持长期的合作关系。
二、适质（Right Quality）
一个不重视品质的企业在当今激烈的市场竞争中根本无法立足，一个优秀的采购经理不仅要做精明的商人，同时也要在一定程度上扮演品质管理者的角色。
对于物品与服务的品质，是否应要求品质越高越好？答案是否定的，因为适合自己使用的物品和服务的品质才是最好的。当然，谁都喜欢品质好的东西，但一分价钱一分货，好的物品，必定价格会高于普通的物品，但是过分的品质要求只会增加成本的负担。作为采购方需要考虑的是，公司真的需要那么好的品质吗？一味地追求最高标准的品质，对产品不见得真能增加其实质上的价值。因此，采购方应该抱着要求符合所需的品质水准，减少不必要的品质要求，以取得品质与价格间的良好平衡。另外，品质除了符合要求外，还必须维持品质的一致性，也就是说，供应商每一次的交货品质不能有明显的差异，在排除外在因素后，才能确保内部生产线上的品质易于控制。
三、适量（Right Quantity）
从降低库存量的角度来看，是否每一次的交货数量都是越少越好？其实不然。如果每一次交货数量都很少，为了满足需求，采购方必须多下几次订单，这样一来，反而增加行政作业的成本、检验的成本等。批量采购虽有可能获得数量上的折扣，也可能会积压采购资金。因此，采购方对内应顾及有效的库存管理，达到较高的存货周转率，减少不必要的储存成本；对外则需协调供应商的经济生产批量，改进采购作业，以达到订购或制造产品数量的“损益平衡点”，让供应商有合理的利润空间。如果能够完全控制供应商的到货时间，对于库存的存货周转率也能得到有效的控制。此时，也只有“正确”的数量才能够使大家在双赢的基础上愉快地合作。现在出现了很多管理库存的方式，如VMR（供应商补货）、VMI（供应商管理库存）等方式能帮助采购经理解决关于库存的问题，更好地让资金流动起来。
四、适时（Right Time）
采购部最重要的使命是不让生产“停工待料”，而要保持持续供货，不使生产停顿则是采购经理的职责。如果不能维持工厂的正常运作，采购部再怎么努力也将是白费。因此，采购部应重视Lead Time（采购前置期）对采购成本和满足生产的重要性。
采购前置期是从采购者下订单到所购的物品进公司验收、品检、入库完毕所需要的时间。是不是所购货物可以随时提供为最好呢，或者是供应商的交货期越短越好？其实也未必。因为供应商如果要配合短交期，那么在采购的价格上也会相对地提高。对于采购方来说，计算出最佳的订购点就显得非常重要了。订购点的计算方法是：
采购前置期×生产的速度（每天所需要的量）+安全库存
五、适地（Right Place）
适地就是怎样选择一个合适的供应商的问题。对于供应商的选择，除了技术的实力以外，采购方还必须思考两方面的问题：一是地域，二是规模。
1.地域
天时不如地利，在距离上跟自己企业近的供应商往往会是许多采购者的首选。因为距离近不光沟通方便，处理事务快捷，而且还可能降低成本（运输上的费用就可以降低）和减少库存。
2.规模
从规模上来说，选择跟企业“门当户对”的供应商是明智之举。选择规模较小的供应商，采购方会担心交货品质与供货的稳定性，一旦发生质量问题，势必增加采购成本。规模大的供应商较令人放心，但是如果自己的采购量不能达到供应商重视的程度，采购者不见得能在价格与配合上得到什么好处。
因此，采购者必须视情况来选择适当的供应商来成为公司合格的供应商。开发供应商也是需要成本的，减少供应商的数量，是今后采购质量控制努力的方向，也是节约采购成本的一种方式。
采购品质控制
采购材料的质量是公司产品质量控制的第一个环节，材料质量的好坏直接影响产品的质量和生产的进度，所以，对产品质量的控制是采购经理着力要抓的一件事。
一、什么是适当的品质
所谓适当的品质，是指可以满足买方使用目的的品质。请参阅下面的品质管制图。凡是在图中的管制上限与管制下限的范围内的，就是适当的品质。若是管制下限以下者，即为不良品。反之，若是管制上限以上者，也不适当。因为品质太好，势必提高成本，影响利润。
品质的构成要素
现将品质的构成要素，列述如下：
1.功能
功能为品质要求的最基本要素。决定所需物料时，首先必须考虑其功能，如药物可治疗的病症，机具的效能或使用的范围等，均应以确能适用为原则。因此，在物料采购前，必须先对拟采购物料的功能或用途作深入了解，才能订出相应规范，寻找适当的供应来源，计算成本或估量价格。
2.寿命
寿命的长短与产品的品质有关。不同的物品对寿命的要求是不同的。例如，设备类多注重于使用的年限，而化学品或药品则注重其有效期。
3.稳定性
品质的稳定性，一般包括内在的与外在的，前者主要重视性能的稳定，如生产效率或速率、温度及各种物理或化学特性的变化性；后者则注重外观
的稳定，如形状结构、颜色以及使用的控制等，大凡稳定性高者，即显示其品质佳，采购时除在报价时应要求供应商提出规格或性能说明外，必要时应做实质测试。
4.安全性
安全性所考虑的范围，除重视采购标的物本身的安全设计或本质上的安全度外，也要注意该项产品在投入生产或使用时有无危险，对环境可能污染危害的程度，预防措施及费用负担等。
5.时尚性
在采购时，应注意所采购标的物，是否为老旧落伍产品，能否迎合现代化潮流，适合大众需要。现代科技日新月异，各项物料不论机具或原料、生产的方式、性能结构等，经常都会改进，对市场推广、营业利润等，都有一定的影响。因此，现代采购作业，都把时尚性列为品质的主要因素。
二、制定采购品质方案
凡采购的材料、零部件都会成为企业产品中的一部分且直接影响产品的品质，包括校正与特殊制程等的服务品质也应加以考虑。采购方与每一供应商应建立密切的工作关系与反馈制度，这样，才能维持一套持续性品质改进方案，而品质纠纷才可避免或迅速解决。这种密切的工作关系与回馈制度，采购与供应双方均能受惠。
采购品质方案，至少应包含下列要点：规格、图样与采购订单的要求，合格供应商的选择，品质保证的协定，验证方法的协定，解决品质纠纷的条款，接收检验计划与管制，接收品质记录。
1.规格、图样与采购订单的要求
物品的采购得以圆满完成，始于对要求项目的明确叙述。这个要求通常包含在给供应商的合约规格、图样及采购订单内。
采购业务应拟订一合适规则，以确使供应物品的要求，予以明确叙述、沟通，而最重要的，是要完全被供应商所了解。这个规则可包含拟订规格、图样及采购订单，下订单前买卖双方会谈等的书面程序，以及其他适合物品采购的方法。
采购文件应将所订产品或服务的资料，详细载明。可能包含的要项有：式样与等级的精确鉴别、各种检验说明及适用规格、所应用的品质系统标准。
运用规格表示品质
品质要从抽象的价值变成具体的形式，必须以规格表达。
规格是对采购的产品或劳务的要求条件所做的精确说明，作为生产制造的标准，并为交货验收的依据。
规格内容除包括产品或劳务的名称、外观（形状）、尺寸、材料成分、强度、精密度、耗损率、不良率、色泽、表面处理、性能要求、重量、容积、安全保护、包装方式和单位包装量、标示内容或方法、验收要项、检验方法、允收水准、结构蓝图及交货安装等各种品质（硬件）的特性外，还包括各种服务（软件）的特性，如服务效率、服务品质、次数、地点、方式、技术资料文件及训练、电脑软件及技术管理顾问的咨询服务与其权利义务等。换句话说，规格就是买方将采购产品的要求品质及一切条件告知卖方（供应者）的文书说明，也为验收时可否予以接收的依据。从技术层面看，规格可分为主要规格与次要规格两类：
1.主要规格
主要规格指形式、吨位、性能、成分、用途、纯度、韧性、拉断力以及其他足以影响使用的规范。
2.次要规格
次要规格是指厂牌及形式等的补充说明，不参加比价的零件项目单价，以及其他无关方面的要求。
3.合格供应商的选择
每一家供应商应展示其能力，使所供应的物品符合规格、图样及采购订单所有的要求。
确立此种能力的方法，可采取下列任何的组合：
现场实地评鉴及评估供应商的能力及（或）品质系统；
样品评估；
类似供应品以往的记录；
类似供应品测试的结果；
其他使用者公布的经验。
4.品质保证的协定
供应商所负的品质保证责任，应与其达成明确的协议。供应商所提供的保证，可按下列变化而行：
买方信赖卖方的品质保证系统；
随货提送规定的检验/测试数据或制程管制记录；
供应商做百分百的检验/测试；
供应商逐批抽取样品做允许检验/测试；
按买方规定实施正规的品质保证系统；
无任何规定时——双方信赖接收进料检验或厂内筛检。
保证条款应与买方经营企业的需要相称，且要避免不必要的成本。在某些状况，可能涉及正式品质保证系统时，买方对卖方品质保证系统可做定期的评鉴。
5.验证方法的协定
对于是否符合买方（采购者）要求而查验的方法，应与卖方（供应者）拟订一个明晰的协定，这个协定也可涵盖为求进一步的品质改进而交换的测试资料。所达成的协定可将要求条件及检验、测试或抽样方法诠释在图画上。
6.解决品质纠纷的条款
与卖方拟订各种制度及程序，以解决品质纠纷。所订条款应包括处理例行性与非例行性的事情。
这个制度及程序，最重要一点是买卖双方对于影响品质的事件，须有沟通渠道的条款。
7.接收检验计划与管制
应建立适切的方法以确保经接收的物品有适当的管制。这个办法应包含隔离场所或其他合宜方法，以避免不合格物品被不慎误用。
接收检验执行的程度应审慎规划。检验为必要时，检验水准的选择应考量总体成本。
此外，如果决定实施检验，必须仔细选择受检的特性项目。
在物品到达前，亦须确定所需的工具、量规、仪表、装备器材均已备妥，且经适当的校正，并有足够训练有素的检验人员。
8.接收品质记录
应保持适当的接收品质记录，确保以往的资料完备，用以评核供应商的绩效与品质趋势。
此外，为追溯的目的而需维持批次的识别记录文件，某些情况下，可能有用而且必要。
