第二条 本规则所指备品，包括价值在×千元以上，耐用年限在一年以上的固定资产，以及价值在×百元以上，耐用年限在一年以上的事务用品。
第三条
1低值固定资产
(1)事务用备品；
(2)作业用备品；
(3)事务用计量器具；
(4)作业用计量器具。
2易耗品
(1)事务用备品；
(2)作业用备品；
(3)事务用计量器具；
(4)作业用计量器具。
第四条 备品的管理由三个科室负责。在总公司，由总务部主管备品；在工厂，由总务科主管事务用备品，辅助科主管作业用备品。具体管理原则作如下所定：
1主管科应该就备品管理上的必要事项做出指示，并提供备品管理的方法、实施方案以及相应的资料。
2主管科应该保证备品供应，对备品进行有效保管、供应、出借、整修与报废处理，等等。
第五条 备品保管科的责任者为科长，科长有权任命专职人员，负责科内备品的出纳保管事务。在任命专职保管人员时，必须通知主管科。
第六条 保管科负责以下工作：
1申报采购预算；
2制定备品供应新方式；
3掌握现存备品的名称、数量、磨损或完好程度；
4申请备品的更新改造，以及改变备品的用途；
5备品供应或借出通知；
6申报备品的修理、破损与丢失情况；
7申报备品闲置与废弃情况；
8报告库存盘点结果。
第七条 主管科必须确立备品台账，并记录以下内容：
1备品名称；
2型号、尺寸与规格；
3购入价格；
4购入时间；
5用途(分类)；
6保管(使用)科名称；
7分类编号；
8登记编号；
9如果是计量器具，则予以注明，并表示其功能与作用；
10如果是固定资产，则注明是否进入固定资产管理账户；
11其他必要事项。
保管科按照上述台账内容，制作相应的“备品保管传票”。
第八条 对购进的备品，主管科要进行登记，并填写“备品保管传票”，然后把保管传票转交保管科。
第九条 保管科对备品进行分类，贴上标签，写上分类编号与登记编号。
第十条 在向其他科室供应或转移备品时，“备品保管传票”必须交回主管科；主管科在台账及保管传票上填写使用科室名称、日期以及必要的事项后，把保管传票移交给使用科室。
第十一条 备品可以“出借”方式使用。借用者必须出具借用证，借用证由主管科负责填写，记录下列内容：
1借用者住址与姓名；
2备品名称及分类编号与登记编号；
3数量；
4借出日期；
5借出期限与出借条件。
第十二条 保管科回收闲置的物品时须请示主管科，并在回收后将保管传票交主管科存档。
第十三条 如备品已无法使用，可向主管科申请报废处理，并在保管传票上注明理由与意见，上报主管科。
主管科经过调查决定报废后，在台账上做好记录，销毁报废备品的保管传票。如果属于固定资产账目中的备品，其报废处理必须按禀议程序办理。
第十四条 修理后的备品，必须由主管科在台账上做好记录，写明修理日期、修理项目内容等。如果一次修理费预算超过×百元，必须按禀议程序办理，由上级主管裁决。
第十五条 保管科必须按期核对所保管备品的账物，出现异常情况，应立即向主管科报告。
第十六条 凡属于故意或者因重大过失造成物品损坏或丢失者，必须追究相关责任。
第十七条 本规则自下发之日起执行。
◎ 办公设备管制办法
第一条 设备的管制业务，主要包括购置、保存、使用、年盘、废弃等业务。而公司里哪一部分设备属办公室范围呢?我们可列举如下：
1办公设备：办公桌椅、文件柜台、事务机器、电脑设备等。
2空调设备：办公室使用的空调、冷气设备。
3通讯设备：电话总机、电话机、传真机、手机、呼机、广播系统、手提电话、复印机。
4运输设备：董事长、总经理、日常商务专用等车辆。
第二条 办公室设备编号
办公设备购置回来后，除了记入财产手册，还要贴上保管标签，标签号码可视企业财产、种类的多少而设计。比如人事部有一张120cm×60cm的办公桌，编号可设成0(公司第一个英文大写字母)××(设备种类代号)HR(人事部代号)12060(规格代号)△△△△(同类设备数量序号)。
第三条 设备购置与保管
1设备的购置，悉依“商务采购作业指引”办理。若非年度计划内之财务购置，须专案签呈申请，呈请总经理核决。
2设备购置回来后，由财务部会计科依合同书、发票、说明书等有关资料，输入《资产系统管理表》，并打印出来后，正联送交总务部。
3设备如附有操作说明、维护手册、保证书等有关资料，应由总务部负责建档，影印本送使用单位参考。
4设备的保险作业，由总务部负责办理，新购设备应于入厂后半月内办理妥当，各项保险及保额应逐年审计，保险费由总务部编列预算支付之，保险合同由总务建档保存，并注意时效与安全。
5设备的维护、检修，应由使用单位编列预算，外修或原厂商全约保养，应依“采购作业指引”中的作业程序办理。
6单位间设备之转移，应先通知总务部，或由需用单位提出《资产转移申请单》，由总务部负责借调，设备转移后，总务部应通知财务改变成本中心代号。
7各部门的设备若有闲置或不堪使用的，应提出《资产报废(处理)申请单》，送总务部后，由总务安排相关单位、人员共同鉴定，呈权责主管核决后，依规定报废、变卖或留置安排其他单位使用，设备处理时，总务应请财务部人员配合执行。售价及收入之款项以及资产系统作业由财务按其相关办法受理。
8设备如其他资产，每年盘点一次，由会计科打印或填写各单位资产明细表，并协同使用单位对照盘点，总务部也应安排人员盘点。盘点若发现设备短缺现象，由使用单位负责，总务部要追究其责任。见下表。
资产转移申请单
需求单位移交单位资产名称规格(型号)
需求原因转移原因
需求单位主管转移单位主管总务部经理总经理
七、图书资料管理制度
◎ 资料室管理规定
第一条 本资料室向本公司员工提供检索工具书、期刊、报纸、图书。
第二条 员工进入资料室必须把提包放在外面，进室后找自己所需的书，进行登记后方可外借。
第三条 爱护图书资料，不可在图书资料中画线打记号或做其他记号，否则经发现后加倍赔偿。
第四条 所有的工具书不外借，只能在室内查找，不许撕页，若发现罚款10元。
第五条 资料室应保持安静、清洁。室内不准吸烟、随地吐痰、乱扔果皮和高声谈笑。
第六条 查阅资料，请放回原处，每次只能拿一本查阅。
第七条 图书资料室开放时间：每日下午2∶00～4∶40。
第八条 每天下班前二十分钟搞室内卫生。
第九条 图书资料管理人员必须认真执行上述规定，不得有纪不循，执纪违纪，徇私讲情面，否则按上述规定追究管理人员的责任。
◎ 图书资料管理规定
第一条 本公司图书资料购进、保管、整理、外借与归还等管理，均按本规定执行。
第二条 制定本规定的目的，在于通过对图书资料的有效管理，提高研究效率，促进技术进步，改善业务工作以及增进对业务工作的了解。
第三条 职员在利用图书资料时，必须遵守本规定，并在本规定范围内承担相应的责任。
第四条 资料的分类
1图书资料(即单行本、辞书等)。
2定期刊物(报刊、杂志等)。
3文书资料(手册、目录、专利资料、报告等)。
4视听声像资料(照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等)。
第五条 公司内部资料原则上按文书管理条例进行管理，文书管理条例规定外的事项，按本规定执行。
第六条 公司图书资料一律由办公室统管。
第七条 在办公室设资料室，并由资料室主任具体负责对资料的管理工作。
第八条 资料室主任在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交。
第九条 购买图书资料原则上应按下列程序进行：
1在希望购买资料时，首先填写购买申请书，经主管审批后，提交资料室主任，再由资料室主任决定，发出订购单。
2资料室主任在受理“资料购买申请书”之后，把受理要点填写在“资料购买整理簿”中。
第十条 资料室在购进资料后，对新进的资料按分类科目进行分类整理，贴上标签，进行编号。
第十一条 所有图书都必须按图书管理卡要求进行登记，注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月以及必要的项目，并且把卡片分类放入各索引柜内，以便于检索。
第十二条 每册图书都必须附上借阅卡及装卡纸袋，并把装卡纸袋贴在封底的内侧。
第十三条 所有图书都必须在封面、目录和第一页上，以及在图书中间的两至三处加盖公司印章。
第十四条 所有新进图书都必须在登记册上做好登记，写明新进图书日期、著作名称、作者、出版社、分类与编号、页数、价格等重要项目。
第十五条 每年按图书管理卡对书架中的全部图书进行一次清点与核对。在清点与核对前停止外借，并要求的借出全部图书都返回书架。
第十六条 如果图书丢失，必须填写报废报损单，向图书室主任做出报告，按主任指示行事。
第十七条 必须经常整理图书管理卡，把那些已经不存在或被清理掉的图书的管理卡剔除出来。
第十八条 企划室必须每年整理出一份图书总目录，提供给各部门主管，并且按月把新进图书情况通知各部门。
第十九条 资料购进并编号后，由资料员发出通知，告知申请购买者。
第二十条 编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管一个月。
第二十一条 在资料购买的申请期中，希望终止购买时，应立即通知资料室主任。
第二十二条 资料室的资料员应经常就资料购买的情况，尤其是开支金额状况，做出统计，并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查。在月末及年末，向资料室主任做出报告，以便于资料室主任把握资料购买的开支状况。
第二十三条 资料室主任在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例。如果超支，立即经财务部经理向总裁提出报告，按总裁指示办理。
第二十四条 图书资料原则上只借给本公司职员，本职员如果业务工作上需要，可以申请借出资料，但必须填写“资料借出卡”，按借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员。
资料保管员必须在“借出资料登记簿”上做好登记，并且经常检查借还状况。
第二十五条 职员借阅完毕后，应及时把所借出资料归还给资料室，资料室同时把“资料借出卡”退还借阅者本人。
第二十六条
1凡借阅资料、在阅览室进行阅读者，都必须在“资料阅览表”上填写阅读者姓名、所在部门以及所阅览资料名称。
2上班时间阅读资料，必须经上级主管同意。
第二十七条
1一般资料借出期限为一周。期限一满，应立即归还给资料室。
2业务上的常备资料，借出期限为三个月。如有必要，还可以按第十六条规定办理手续，予以续借。
3需要修正的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。
第二十八条 资料室借入的资料，不得转借。
第二十九条 资料借阅时间为每日上午九点至下午四点（节假日不休息）。
◎ 图书资料借阅办法
第一条 为便于图书资料的管理并使图书资料在短期内充分循环流动，便于员工借阅，特制定本办法。本公司图书资料的借阅，除另有规定外，悉依本办法办理。
第二条 借书人以本公司员工为限。
第三条 辞典、珍贵图书或被指定为公共参考的图书，概不外借。必须阅览者限于当天归还，其借还手续比照本办法第十二、十三条规定办理。
第四条 一般书报杂志随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携出公司或撕剪，但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考的不在此限。
第五条 员工所借之图书，如遇清点或公务上需参考时得随时通知收回，借书人不得拒绝。
第六条 员工的借书分个别借书与科别借书两种，科别借书是指属某科之专用图书由单位主管具名借用。
