第一条所列第8、第10、第12项各类公章的使用参照本条所列原则。
第十一条 股权名义、抵押权登记(取消)及财产信托的依据(取消)等文件加盖公章时，应向施印人出示各种文件的请示报告。
第十二条 现金收据专用章的盖印手续由公章管理人规定。
公章管理人确定手续时要向主管部长(若是营业所，向分店经理)报告。
第十三条 施印人及施印代行人在准备盖印之前，要从公章管理人或代行管理人那里取出公章，并应在用毕后迅速将公章归还管理人或代行管理人。
施印人因事在盖印过程中需暂时离开时，应由施印代行人继续完成盖印，若此时施印代行人不在，应将印章收入专用容器，妥善保存。施印代行人若遇此种情况也照此同样办理。
第十四条 公章管理人中代行管理人离职时，应将印章收入专用容器，妥善保存。
第十五条 存款专用章必须单独保管。
第十六条 公章一律由主管部长按规定样式监制。
主管部长应将公章立账。
主管部长对其直属部门、业务机关的公章，对分店经理、分经理所管辖的各类公章应建有副本账。
第十七条 当不需要公章或公章因磨损而不能使用时，要及时归还主管部长。
停止使用的公章上交后保存一年，保存期满后可以销毁。
六、日常办公用品管理制度
◎办公用品管理规定
第一条 主管
为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。
第二条 订购数量
根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理室主任报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，一并向管理主任提出。
调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。
第三条 采购方法
在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。
第四条 订购单
在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请有关部门，同时另填一份订购单，经办公用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。
办公用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购，等等。
第五条 追踪
按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。
第六条 接货
所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。
第七条 支付
收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字盖章，做好登记，转交出纳室负责支付或结算。
第八条 分发
办公用品原则上由总公司统一采购，分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
第九条 申请手续
各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。
第十条 分发手续
1接到各部门的申请书(两份)之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。
2发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。
3用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。
第十一条 报废处理
对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
第十二条 填写台账
所有入库办公用品，都必须一一填写台账(卡片)。
第十三条 保管
必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。
第十四条 盘存
办公用品仓库一年盘点两次(6月与12月)，盘点工作由管理室主任负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。
第十五条 印刷品与纸张管理
印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。
第十六条 持有量调查
必须对总公司各部门所拥有的办公用低值易耗品(主要指各种用纸与印刷制品做出调查)。调查方式是每月5日对前一月领用量、使用量以及余量(未用量)做出统计，向上报告。办公用品管理室对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致，最后把报告分部门进行编辑保存。
第十七条 调查内容
对总公司各部门进行调查，调查内容包括：
1核对用品领用传票与用品台账。
2核对用品申请书与实际使用情况。
3核对用品领用台账与实际用品台账。
第十八条 部门经理职责
1核对收支传票与用品实物台账。
2核对支付传票与送货单据。
◎ 办公低值易耗品管理规定
第一条 本公司为加强对办公低值易耗品的管理，特制定本规定。
第二条 办公低值易耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷制品。
第三条 办公低值易耗品一年的消耗限额为×万元，各部门及有关人员必须节约使用，避免浪费。
第四条 办公低值易耗品的购买与管理，由总务部负责，下设保管员处理领用事务。
第五条 总务部必须把握低值易耗品在正常情况下每月平均消耗量，以及各种低值易耗品的市场价格、低值易耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量，满足日常事务运营对低值易耗品的基本需求。
第六条 对于特殊场合所用的特殊办公用品，使用部门必须先提交书面申请，总务部据此进行必要的调查后决定是否准予采购。如果一次采购价格总额超过×万元时，须经该部门主管同意，必要时请示总裁。
第七条 在订制各种账票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，然后将这些材料送至总务部，并附上委托订制或订购申请单。之后，总务部在其责权范围内，审核新格式是否合适，订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性，等等。如果通过审核，还必须就是否由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门进行进一步协商。
第八条 向总务部领取办公低值易耗品时，必须填写申请书，写明申请时间、使用场所(部门名称)以及物品名称与数量。同时申请者及其部门主管必须加盖印章或签字。另外，特殊办公低值易耗品的申请，必须填写用途。
第九条 局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用，统一由总务部调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。
第十条 总务部必须在填写办公低值易耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，向总裁做出报告。
◎ 复印机使用规定
第一条 复印文件资料要办理登记审批手续，详细填写复印时间、保密等级、份数，经办公室主任批准签字后送打字室复印。
第二条 为确保复印机的安全运转，每天下午五时关机。过时送来的文件将延至次日复印，急件经办公室主任批准后，方可临时开机。
第三条 不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件须经公司领导批准。
第四条 复印机由专人保管使用，其他人员未经允许不得自行开机。
第五条 本规定适用于各部门所属复印机的管理。
◎ 传真机使用规定
第一条 服务对象
总公司领导或有传真机的各子公司和职能部门。
第二条 服务内容
1发送按规定签署的各类电文、传真函件。
2为总公司的领导及时递送收文、收电。
第三条 发电手续
1发送电文须填写“发电收费记录单”，并由主任签字后方可发出。
2发送一次入境签证邀请电，须由部门主管签发。
3发送多次入境签证邀请电，须由总公司领导签发。
4邀请电如以传真方式发出，须加盖外联部印章。
第四条 收费标准
1发电：电传、传真收费参照中国电信收费标准执行。
2收电：对发给各部门的传真，按页计收成本费。
◎ 长途电话管理办法
第一条 为使电话发挥最大作用并节省话费，特制定本办法。
第二条 电话由管理部统一负责管理，各部门主管负责监督与控制使用。
第三条 电话使用规范
1每次通话时间以三分钟为限。通话时应简明扼要，以免耗时、占线、浪费资金。
2使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。
3注重礼貌，体现公司员工良好的文化素养和精神风貌。
第四条 长途电话使用规范
1各种外线电话须配置专用长途电话记录表，并逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转管理部主管审阅。
2长途电话限主管以上人员使用。
3其他人员使用长途电话须先经主管批准。
4禁止因私拨打长途电话。
第五条 违反长途电话使用管理办法或未登记和记载不实者，将视情节轻重给以批评或处分。
◎ 事务用家具使用及管理规定
第一条 目的
事务用家具，如桌椅、书架、书柜的使用与管理，按本规定进行。
第二条 主管
事务用家具的使用与管理，由总务部总务科负责。
第三条 台账
总务科必须把事务用家具管理过程的各环节，如购买、配置、分发、领用、修缮与保管等，用台账形式记录下来。
第四条 通报
台账按部科分别设置，分别记录各部科领用、借用和使用事务用家具的情况，定期向各部科长通报。通报以台账的复印件形式进行。
第五条 标牌
总务科所供应或配置的事务用家具，一律在醒目处贴上金属牌，打上部科名称、家具编号购置日期等。
第六条 保管
各部科长对所配置的事务用家具，负有使用与保管上的责任，部科长必须指定或明确部科内使用与保管的责任者，防止事务用家具被盗、被挪用以及污染与破损。
第七条 调离时的处置
人事科在使用责任者调离时，必须尽早与总务科联系，由总务科做出具体安排；任何人不得擅自调配或使用该事务用家具。
第八条 监督
各部科长必须经常到部科查看事务用家具使用与保管的状况，监督下属合理使用家具，并采取适当的措施，保证事务用家具的完好。
第九条 使用者责任
事务用家具采取“谁使用、谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保全与维护责任，使用者不得擅自委托他人保管事务用家具。
第十条 禁止动用
未经使用责任者同意，任何人都不得动用已经投入使用的事务用家具。
第十一条 盘点
总务科必须按部科长的指示，至少一年两次，对库存事务用家具进行盘点，并把账物是否一致的情况制成清查明细表，上报部科长。
第十二条 修理
事务用家具破损或污染需要进行修理与清洗时，各部科必须与总务科联系，由总务科负责办理各项修理与清洗事宜；使用责任者及所在部科，不得随意处置。
第十三条 报废处理
总务科经检查确认破损家具已经没有修理必要时，向主管科长请示，予以报废处理。
第十四条 赔偿
如果因违反本规定，造成事务用家具破损、丢失，根据其情节轻重，要求赔偿部分损失。
◎ 备品供应与保管规则
第一条 为使公司备品供应及保管工作富有成效，特制定本规则。
