听取对方的话时，不仅是接受，还要把握自己所需的信息并采取下一步行动，从对方那儿得到意见。
在本章我们将学习四个工作之中，“正确听取对方说话”的方法，加上信息的听取方法、总结方法，乃至听取时机。让我们来学习专业的信息整理术吧。
“听取”技巧的框架和12个技术
为了“听取”对方的话，有必要保持由自己来取得信息的姿态，让我们灵活运用“杀手”框架和技术来实践听取一事吧。
“杀手”框架：积极倾听
先从正确地、没有遗漏地听出对方的意图之事开始。在传达自己想说的事情之前，先来倾听对方想说的话吧。
不过，并不是被动地“听取”对方的话，而是对方的发言会决定你所听到的内容或深或浅。重要的是，对于对方的话要竖起耳朵积极地“听取”，也就是积极倾听。这是让人保持愉快的心情行动起来的技术。
积极倾听有三个要点，详细内容将作后述。
（1）对方的说法要无条件地接受。
（2）运用肯定、重复、换个说法。
（3）避开诱导询问。
记忆要点
为了正确地、没有遗漏地听出对方的意图，要在传达自己想说的话之前，“听取”对方想说的话。
用来“听取”的12个技术
加上前述内容，商务人士经常于实践中用来“听取”的技术有12个，详细内容将作后述。最初并非全部涉足，由★号多的开始逐个实践，循序渐进。
基本姿态：
1 听着对方的话直到最后★★★
2 随身携带笔记本和笔★★★
信息的听取方法：
3 用自己的方式表达后再提问★★★
4 对方的问题要正面回答★★★
5 把对方的主张分成理由和结果★★
6 养成用英语“听取”信息的习惯★★
7 灵活运用海外信息★
信息的总结方法：
8 得到的信息分为事实和推测★★★
9 区分理论性研究和主观性感想★★★
10 明确分出问题、课题、风险★★
听取时机：
11 注意开口说话的时机★★★
12 使用电话、邮件、聊天软件★★
★★★所有参加工作的人都应该记住的
★★工作5年要掌握的
★工作10年要掌握的
对方的说法要无条件地接受
如果正确地、没有遗漏地听出对方意图，那么就不会发生误解，工作上的麻烦也会大大减少。但是不能正确地、没有遗漏地听出对方信息，并为此而烦恼的人却有很多。
由于对方没有推心置腹对我说而听不出本意的事情时有发生。因此，会议中都是一些场面话，讨论也成了走过场。这样的经历有很多次。
由于工作性质，深入客户的内部发掘课题的情况很多。对于刚认识的我，并没有人会坦诚地说“实际上这样的事不好办……”。为什么呢？因为害怕周围的人会认为课题多=无法工作。
没有推心置腹说话的理由是，你所倾听的对方和你之间的信任关系还没有达到足够的水平。对于可能自我贬低的人，没有人能够帮他。因此，你最初应该为听取所作的努力是，提高和对方之间的信任关系，这是积极“听取”的基本姿态。
为从所倾听的对方那里取得信任的基础，要保持没有批评地、无条件地接受的姿态。你不发表任何意见，让对方将想传达的话尽情地说出来。这样的话，和所倾听的对方之间的信任关系就会提高，与之拥有共同的烦恼就会变得容易了。
这种思维方式，也关系到构建起不假思索传达心意的关系，请牢记于心。
记忆要点
对于对方所说的话，要保持没有批评地、无条件地接受的姿态，这样与对方之间的信赖度就会提高，会很容易与对方拥有共同的烦恼。
肯定、重复、换个说法
前面已经提到，让你所倾听的对方感觉到你不是他的敌人，就容易引出对方的意见。只是光听对方说的话也是不够的。要积极地传达出你说的话我明白，你要以让倾诉对象依赖的姿态去听。
积极“听取”是将“肯定/重复/换个说法”交织到会话中，缩小所倾听的对方和自己直接的距离感。
比如，以下的互动就是积极倾听的典型案例。
小Y：由于只重视正论的小X，工作延迟了，不想和他一起工作。
我：是吗？不想一起工作啊。
小Y：话是这么说，但是并不是无视小X的正论，只是觉得应该多少注意一下现场的立场。
我：也就是现场能够接受现实草案对吧？
小Y：嗯，是的，所以……
记忆要点
话题中交织着“肯定、重复、换个说法”，缩小对方与自己之间的距离感，诚恳地重复以修正对方的认识错误。
在对话中弄清楚对方强调的点，这实际上并不困难。请看最初的互动。Y先生的“不想和小X一起工作”这一主张在得到了我的肯定和重复之时，Y先生又将论点修改为“不是这么回事……”让我们诚恳地将重复夹在对话当中，修正对方的认识错误。
积极地围绕着对方所在意的点发言吧。
避开诱导询问
积极发言的目的是从对方那里引出意见，因此，必须反复地将自己的意见放在前面，具体应对请看下面对话。
这是我曾经经历过的事，事实上并不完全顺利，但是小Z把工作延迟的风险报告写得过小，如果延迟的话，靠单个团队是无法挽回的。
这个时候的问题是，作为提问者的我的提问决定了小Z的回答。
引出对方的意见和引出我心中所想的合适的意见是不同的。特别是那些有着我工作很出色这样自负想法的人，把自己的理解强加给对方，结果会导致对方的意见发生曲意。
记忆要点
对方即使欲言又止，为了引出他接下来的话你要忍耐，直到引出真实的发言。如若时间不足，可以日后再确认，先结束提问。
我：报告书上写有可能工作延迟吗？
小Z：嗯，虽然说是可能性，但是谁知道呢。
我：确实不能判断清楚啊。
小Z：不过，大部分的意见是可能性不大。
我：是吗，可能性不大啊？
小Z：嗯。
我：那就写进展顺利吧。
小Z：那个，不是，没关系，就那么写就行了。
希望大家能够注意，对方即使欲言又止，为了引出他接下来的话你也要忍耐，直到引出真实的发言。像会议这种时间不充足的场合，以日后再确认为前提，将会议中的提问暂时结束也是一个办法。
基本姿态之一 听着对方的话直到最后
有那种说话时抢话发言的人。
例如，针对某个课题阐明你的对策。会议上开始说明时，其他的参加者中会有人插入话题说，“虽然那也可能是不错的做法，但是我认为我有个想法更好”，这样话语的主导权就被夺去了，好不容易有了自己说话的机会，一不小心就被别人抢走了，这个时候你是什么感觉？
“明明我还有话要说呢……”
不听完对方说话就贸然插话，会使对方在心理上产生距离感，变得消极，越积越多就会产生不合作的态度和消极的姿态。
记忆要点
不要遮盖对方发言时陈述的意见。但是如果觉得讨论是朝着错误的方向在发展，就要确认话题的前提，务必统一认识。
据我实践所知，遮盖对方发言时陈述自己的意见是绝对不可以的。在自己擅长的领域参与话题时，也要忍耐。损坏对方心情进行发言是不可以的。
只有一个例外。对方不停地朝着错误的方向说话，你感觉到这样会造成错误的判断，这时候就要询问一下：“不好意思，可以确认一下话题的前提吗？”以便达到统一认识。
为了合理地判断才听对方说话，但若只为了听对方说话，允许发生错误的判断那就本末倒置了。
基本姿态之二 随身携带笔记本和笔
“嘿，能过来一下吗？”
听到上司这样说话的时候，你应该常常随身携带纸笔。可能有人想说“就算没笔记本也能记住的”，但是，还是不应该空着手去对方那儿。因为这会成为面对工作的姿态问题。如果对方不太了解你，可能就会怀疑，“这个人真的想记住我说的话吗？”
记忆要点
笔记本要选择容易携带且能够定期购买的那种类型，所有内容都按时间序列记叙，确定事项/TODO，要做上标记以便再看时能够明白。
笔记本适合选择那些便于携带、能够立刻打开、之后便于回顾的类型。由于每天写很快就会用完，应该选择那种可以定期购买的类型。另外，还要准备TODO一览表和日程表，如果去便利店买，建议选择A4、A5、A6的kokuyo校园笔记本。由于我总是随身携带A4尺寸的资料，十多年来写满的A4笔记本使用了很多，现在大概已经有快30本了。
面对面听到的话、会议笔记要全部写上，强调确定事项和TODO（期限和责任明确的事项）。
以前还会准备一本用来整理想法，但是后来决定，在任何场合都只随身携带一个笔记本和笔，要以此作为优点来重视，所有内容以时间顺序写在一个笔记本上。不管什么时候把已经弄好的忘记了，也可以从新的笔记本上从后往前看，一定会查找到想要的信息。
为使复印后能分清，对应的TODO用消除线和X标记做了记号，以便于消除。
笔记本上最开始时要明确记上开始书写时的日期/时间/主旨，之后就可以随便写了。是谁的发言要添加人名，相当于确定事项/TODO的东西，要画上标记。如此一来再回看时就会一目了然。
信息的听取方法之一 用自己的方式表达后再提问“这该怎么办才好呢？”
你这样问的时候，如果上司在场，也会有人反问“你认为怎样好？”这时你能准确地表述自己的意见吗？
记忆要点
提问之前以5W2H的方式，在有“我是这么考虑的”这种想法的基础上，一边确认对方的反应一边提问。
向对方提问即让对方的时间为自己所用。为使其尽量在短时间内完成，重要的是在提问之前以“5W2H”的方式，先要有“我是这么考虑的”这种想法。如果不这样，一个一个理由地进行确认会花费很长时间。
用自己的方式反驳对方时，时机比什么都重要。如果对已经决定了自己看法的上司不断地发表己见，他就可能会教训你说“你的意见回头再说，但我想这么做”。
据我的实践经验，交流要分阶段进行，一边确认对方的反应一边提问是一种途径。请看上图。稍稍替对方考虑一下，就会提高工作的效率，并巩固与对方的关系。
信息的听取方法之二 对方的问题要正面回答某个会议上目睹的场景。
小A：我感觉这个对策在日程表上时间不够，怎么才能确保延迟时的追加成本呢？
小X：进展报告以周为单位确认，如果有日程延迟会提前处理。
乍一看，对于小A的提问，小X好像是完全回答了，但那只是错觉。小A想知道的是确保进展拖延时的追加成本的方法，而小X回答的是，预防日程拖延的方法，论点偏离了。
未来没有绝对，只要不能断言能够100%预防进展拖延，小X就应回记忆要点充分理解对方的期待，如果是自己回答不了的疑问，那么就说“我详细确认后再答复您”。相反，如果对方给你的答复不够充分，就应将自己疑问的方向告知对方，请对方再次回答。
答万一拖延会这样确保追加成本。
为了正面回答对方的提问，知道对方在提问时有什么期待十分重要。提问太长，在很难听出对方的期待是什么的情况下，就坦率地问“你想问的是关于这件事的回答吗？”确定对方提问的真正意思。如果不在这上面费心思，就容易产生小X那样错误的回答。
如果你没有充分地、准确地回答对方提问的信息和知识，就要说“等详细确认后日后再回答”，如果用一句“不知道”就了事，就会被认为是放弃了回答的责任。
