时间管理的有效工具
为了充分利用好时间，你可以让“每日备忘录”成为一种有用的工具。
“每日备忘录”只是一种帮助你记忆的手段，而几乎每个人都会用这种方法提醒自己记住许多事。比如说，在台历上记着你每次看病的时间，你就设定了一定的“备忘录”。台历本身就是个“备忘录”，若你加以利用的话，它会发挥更大的效力。台历的不便之处在于：它可能太小了，让你无法把所有的事都记下来，或者它没有多余的地方，让你写得更详细些。
理论上，你的“每日备忘录”该是一些大信封、卷宗、档案夹、活动页、抽屉或盒子。从1号到30号，或从1月到12月，加以编号。
“每日备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑海里的讯息、文件和资料的存储器，同时需要时可以找出来的地方。为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用，要养成一种习惯，把你所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。
比如说，你决定在下周三洗头、理发或吹风，不妨在“每日备忘录”的日期上做个记号（或者卷角也行）。要是定在星期三一大早，你可以在星期二的地方做个记号，然后移到星期三，以便再看一次。
或者，假如你每个月得缴纳1000元的汽车分期付款，不妨用付款单或其他东西来提醒自己，早做准备，一月接一月地缴纳。
假定你8号要参加某个会议，而你想带些重要资料去。把文件放进“8”号的纸夹里，并在上面注明会议的地点、时间、与会人员、性质和原因。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料，可是只要你记得每天早上查对你的“每日备忘录”，你就会记得这些东西的。
现在你已知道，自己为什么不用把文件堆满床就能记得事情的缘故了。把这些文件放进你的档案里，并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。你可能会忘了，不过你很有自信——这些文件将在预定的时间出发，并对你召唤。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件。然后，在每个月打开当月的卷宗，按照预定的时间将文件放进去……
只要你早上花些功夫打开当天的卷宗，就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安，你可以把回想的功夫省下来，用在其他的事情上；在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而变得相当有效率。
我们确信“每日备忘录”这种方法，能让你花最少时间和精力去增进工作效率。你不妨试一两个月，看看它所带来的好处吧。
这方法也能作为你活动、前进或停滞不前的最佳记录。比如说，你想开始读亨利·米勒的作品，或找位朋友到公园钓鱼，还是上一个烹饪班。一两个月前在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时，你会回想起以前的种种情况。想想自己以前是否做过，而现在是否还想再试试。不管怎样，你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化。结果可能引导你走向新的目标与方向。
“每日备忘录”是一种和朋友、同事保持联络的方法。你无需因为要回信而把他们的信搁着（也许夹在一大堆文件中），你只要把信件放在“每日备忘录”里。当时间到时才动手写，或打电话保持联络。它真的具有促进你与人保持联络的能力。
“每日备忘录”对你作决定也颇有助益。它能抑制你的冲动，让你明智地作出判断。比如说，你接到一封广告函说，只要花999元就能买到一部录像机，而你也有些心动。那么不妨把表格填满，装进信封，然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格。这次感觉上没有上次来得吸引人。可是只要你这么做了，就算做了一半。
经过一番考虑后，你可以把信寄出去，心里确认自己的决定不会有错。或者说，有人想听听你对某件事的看法和建议，此时你无需凭空臆测，只要通过你所看到的，表示出你的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时，你便可以借机把原先的判断当成是别人的，而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现，你作了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。
等到你对这种方法相当熟悉时，你将觉察到这一简单而有效的方法的其他用途。
记录时间
要想赢得时间，就如同从海绵里挤水一样。这首先必须明了时间是怎样被耗费的。而要想知道时间的耗费情况，又必须先记录时间。我们应该养成勤于记录时间的习惯。办法是连续记一周、两周或一个月，然后进行一次总体分析，看看自己的时间究竟用到什么地方，从中找出浪费时间的原因。专家研究证明，凡是这样做的人，对于节省时间、提高效率，收效甚大。现在人们常常把“应该”花费的时间，看成是实际已经花费的时间，而这两者往往是不相等的两个量。如果人们问一位领导者：“您今天上午做了什么，花了多少时间？”答曰：“起草报告花了3小时。”其实，在这3小时中，他喝茶，抽烟花费了18分钟，中途休息了两次，花费了23分钟，与同事聊天，花费了27分钟，接3次电话，花费了5分钟，这样总共花费了73分钟，实际上真正用于起草报告的时间只有1小时47分钟。可见浪费时间是多么惊人。因此，进行时间消耗记录，对时间使用进行统计分析，对于每个人提高时间利用率，是一件十分重要的工作。
这里介绍一位前苏联昆虫学家柳比歇夫的时间统计方法。柳比歇夫的一生，成就赫赫，硕果累累，他发表了70多部学术著作，写了10000张打字稿的论文的专著，内容涉及遗传学、科学史、昆虫学、植物保护、哲学等广泛的领域。在这些成就中，有相当一部分要归功于他那枯燥乏味的日记本——“时间统计册”。
柳比歇夫每天的各项活动，包括休息、读报、写信、看戏、散步等等，支出了多少时间，全部历历在案。连子女找他问话，他解释问题，也都在纸上作记号，记住花了多少时间。每写一篇文章，看一本书，写一封信，不管干什么，每道工序的时间都算得清清楚楚，内容之细令人惊讶。
在1964年4月8日这一天，他这样记录道：“乌里扬诺夫斯克。1964年4月8日。分类昆虫学：鉴定袋娥，结束—2小时20分。开始写袋峨的报告—1小时50分（1.0）。”“附加工作：给达维陀娃和布里亚赫尔写信，6页—3小时20分（0.5）。”“路途往返—0.5。“休息——剃胡子。《乌里扬诺夫斯克真理报》—15分；《消息报》—10分；《文学报》—20分；托尔斯泰的《吸血鬼》—1小时30分。听里姆斯基·柯萨科夫的《沙皇的未婚妻》—1小时45分。
柳比歇夫从1916年元旦开始作时间统计。他每天核算自己花费的时间，一天一小结，每月一大结，年终一总结，直到他去世那一天，56年如一日，从未间断。他每天记下各种事情的起始时间，相当准确，误差不超过5分钟。所有毛时间都被扣除，他注意每天纯时间的数量。他介绍说：“工作中的任何间歇，我都要刨除。我计算的是纯时间，纯时间要比毛时间少得多。所谓纯时间，就是你花在这项工作上的时间。
经过准确的时间统计，柳比歇夫把一昼夜中的有效时间即纯时间算成10小时，分成3个“单位”，或6个“半单位”。分别从事两类工作。第一类是创造性的科研工作，如写书、研究、做笔记等；第二类是不属于直接科研工作的其他活动，如作学术报告、讲课、开学术讨论会、看文艺作品等。除了最富于创造性的第一类工作不限死时间以外，所有计算过的工作量，都竭力按时完成。1966年，他已经76岁了，用来处理第一类工作的时间，平均每天为5小时13分。天天如此！5小时内决没有歇会儿抽支烟的工夫，没有聊天谈话，没有溜达散步，也没有听别人的谈笑风生。这是真正不打折扣的5小时！
学习柳比歇夫的时间统计方法，我们会终身受益。依据效率研究专家的说法，在相同的时间内，用相同的劳动做尽可能多的事情的最佳方法就是即时处理。
所谓即时处理，简单地说，就是凡决定自己要做的事，不管它是什么事，就立刻动手去做，“立刻这一点至关重要。立刻动手，这不仅省去了记忆、记载、或从头再干的功夫，而且可以解除把一件事总记挂在心上的思想包袱。
如果对一切事务性的工作都采用“一次性处理”，那么就省去了对一件事再花第二次、第三次的功夫。如果有信件需回复，应看完原信后立即动手写回信。如果拖延几天再写，就得再一次读原信，当然就多费了一些功夫。如果有事非得作决定，便立刻做出决定。
脑海中一旦闪现出对工作有用的想法和主意时，也马上动手记下来。无论什么事，“再来一次吧”，都会造成时间浪费。
诚然，有些事情是需要深思熟虑的，是需要花时间考虑的。但对于不太重要的事或急事，立刻动手干则是上策。然而，有一些人却有一个很不好的工作拖拉作风，本来可以随手处理的事，却拖得几天几周办不了，几天内可以办的事，却几个月不见踪影。还有的人对需要解决的问题还有意识地“踢皮球”，你踢向我，我踢向你，这样导致工作效率极低。殊不知，被拖延的事务，将来仍然需要做，而且需要花费更多的精力去做。
学会赢得时间从重视每一天开始。重视一天也即意味着连现在的一小时也很重视，重视一小时也即连目前的一分钟也要重视，而重视时间也即意味着重视每一瞬间的意思。出身贫寒、却因为不断努力而闻名世界的法国昆虫学家法布尔，是一个能在工作中发现生活意义的人。法布尔说：“忙得连一分钟休假时间都没有，对我来说才是最幸福的事。工作就是我最重要的生活意义。”
他是非常努力的人，从少年时代对昆虫有兴趣后，为了更深入研究，遂倾尽心力，即使一分一秒也不浪费掉，因此他最后完成了一部名著《昆虫记》。
我们常常说：“今天一定要达到这个标准。”可是这并不表示说只要在今天结束以前能达到目标就好了。有句话说：“时间就是现在”，其意思就是要我们现在立刻出发。“今天这一天”并不仅指24小时，应该还指着现在的一小时或一分钟。所以，要你“今天一整天去奋斗”，也就是要你把握住现在的每一小时，每一分钟奋斗的意思。
常有人说，要写一本书实在是一件大事情。但目前工薪阶层的人，一边上班、一边写小说的人却愈来愈多。他们因对公司的工作不敢偷懒，所以写小说的时间实在很少，因此他们都利用上班前的5分钟来写小说，这样慢慢地写下去，不久就可以完成一本书，像这种5分钟的累积是很重要的。存钱也是一样，想一下子就存大钱，容易有挫折感。应该每天存一点点，10元，20元也好，慢慢存下去，不久后就会变成大钱了。
只要能够养成珍惜每一刻而去努力的习惯，这样累积下去，就会产生出好的结果来。
