在我们介绍完内部控制理论和工程学以后,探讨内部控制工程,应从两个角度进行,一是工程学与内部控制工程的关系,从中可以解析内部控制的工程学特性,是工程学的共性或是一般性在内部控制中的体现,是内部控制工程借鉴、引进工程学成果及经验的源泉;二是内部控制与内部控制工程的关系,即内部控制的个性或是特殊性的工程特色,从而深入研究与发展内部控制工程。
2.3.1 工程学与内部控制工程
内部控制工程的一般性问题是大量借鉴工程学即工程学应用成果的基础。正如社会工程学所说,社会工程学由理解社会的智慧和实践社会的智慧构成。内部控制工程也包括两方面,一是思考,二是实践,思考是理论探索,包括对内部控制的理解、制度性设计、分析等,实践是指建设和使用内部控制系统所涉及到的一系列活动。
(1)工程学的特点。
我们前面反复论述,工程学是解决大型系统实践问题最好的手段,各种社会科学在引进工程学后,都充分利用工程学的系统观、整体观、多价值目标评估等特点。因此,内部控制在引进工程学时,也应该从这些方面探索。内部控制工程的思维方式与传统思维方式的最大区别就在于,从线性思维向平面思维的转变,从平面思维向立体空间思维的转变。在解决问题时,强调综合性、整体性、立体性和协调性。
工程学是一门综合性的科学技术,它以大型的复杂的系统为研究对象并有目的地对其进行研究、设计、管理与改进,以期达到总体最优效果。工程学贯穿以下思想:①是解决工程活动全过程的技术。②适用于所有需要组织管理的领域,具有普遍的适用性。③强调它在改造世界的作用和效果。
工程学思考和处理问题采用的方法论,以霍尔于1969年提出的“三维结构体系”为代表。“三维结构体系”是以问题为起点,以整个系统为研究对象,其核心内容是分析优化,主要强调定量分析的方法,具有较为严谨的逻辑过程,是一个由时间维、逻辑维和知识维组成的立体跨学科体系,三维结构强调目标明确、核心内容最优化,并且主张现实问题大都可以归纳为工程学问题,是工程学比较成熟且应用最为广泛的方法之一。
在工程的各个阶段和环节必须以其基本方法为基础,均需运用分析、评价和综合三种基本方法,主要体现在系统分析、系统设计和系统综合评价三方面。
①系统分析是指以系统的总体最优目标为基础,对系统的内外的各个方面进行定性和定量的描述,并找出影响系统目标实现的关键性因素,进而构建系统概念模型,这就是分析的方法在工程中的应用。
②系统设计是指最充分利用系统分析阶段所能获得的各种信息,利用各种手段,设计出能满足原定目的的系统。主要内容包括:确定设计方针和方法,将系统分解为若干子系统,确定子系统的目的、功能及其关系,决定对子系统的管理体制和控制方式,对子系统进行设计和评价,对系统进行设计和评价,这个过程是综合和评价方法在工程中的反复应用。
③系统综合评价是对设计出来的系统备选方案用技术和经济的观点来评价其可行性,对所设计系统的做综合的评价、审议,选择出适当而可能实现的系统图式,通过详细和有针对性的设计,形成具有可操作性的方案。
(2)工程学对内部控制工程的影响及借鉴作用。
工程学对内部控制工程的作用主要体现在以下几个方面:
①内部控制工程是一个工程。牵涉到部门、岗位、制度和组织等多方面。
②也需要从三维去建设和完善。时间维分为分析、设计、实施、运行、更新。逻辑维分为阐明问题、目标确定、系统方案制定、系统分析、系统选择、决策和实施。知识维需要运用内部控制理论与经验、管理学、工程技术、法律、心理学等各种专业知识。
③以分析、综合和评价为基本方法。分析是利用已有的经验,根据系统的环境,结合系统设计的目标,对系统的各个方面进行定性和定量的分析,包括成本、可行性、进度等。综合是指总结多个系统的建设和使用经验,将经验和技巧科学化、规范化。评价是在系统建设和使用过程中,对系统的使用效果进行评估,甚至对系统建设和使用经验的总结进行评价。
内部控制工程的工程特性决定了工程学中共性的思想和方法值得其进行深刻的思考和广泛的引用。特别是工程学解决问题的方法是内部控制工程首先需要认真对待的,“工欲善其事,必先利其器”,科学的研究方法是进行研究的基石,内部控制工程在对待内部控制实施问题上与传统模式的不同的根源在于研究方法,工程学的三维结构体系结合内部控制的特点,将是内部控制工程解决问题最有效的手段。
工程学的“三维结构体系”在内部控制工程的具体应用。
时间维(工作阶段)强调一个内部控制系统从开始规划到投入使用直至终止运行分为规划、制定方案、系统开发、系统实施、安装实验、运行和更新等七个阶段。逻辑维(思维过程)强调在内部控制系统开发时,采用工程学的方法来思考问题,分为阐明问题、目标确定、系统方案综合、系统分析、系统选择、决策和实施计划等七个步骤。知识维(技术内容)是指建设和使用内部控制系统的各个工作程序所需要的社会科学、工程学、法律、行为学、管理学等各种专业知识。继承与拓展三维结构体系的内部控制工程方法学主要具有研究方法上的整体性(时间维、逻辑维和知识维相结合)、技术应用上的综合性(各个学科知识的综合应用-知识维)、组织管理上的综合性(时间维与逻辑维相结合)以及工程学思考和解决问题的导向性(严谨的逻辑推理-逻辑维)等优点,使内部控制系统的建设和使用的经验和技巧规范化、科学化,使内部控制系统达到低成本、高效益、风险小的目标。
2.3.2 内部控制与内部控制工程
内部控制工程的个性问题或特殊性问题是在工程学基础上,结合内部控制的特点和要求,研究和发扬内部控制工程独有的理论和方法的基础。
个性化的问题使工程学应用于不同学科产生不同的效果,如金融工程、软件工程等,是这些学科互相区别的标记,这些个性化的问题是不能仅靠全盘引进和借鉴工程学的成果就能解决的,必须提出针对性的解决方案,是这些学科独自努力和完善的方向。内部控制工程也存在有别于工程学普遍原理没有具体解决或未涉及到的个性化问题,这正是内部控制工程进步和发展的源泉。
(1)内部控制工程的特殊性。
①知识点不同。内部控制工程的建设和发展涉及到系统科学、内部控制、工程学、管理学等的综合使用和有机结合,内部控制贯穿企业的整个生命周期,依附于企业的各个部门,还需要外部环境的支持,法律、社会学、人力资源、会计、审计等等都要考虑,内部控制理论本身也是根据环境的变化飞速发展,这些都使内部控制工程具有别的工程学科无法比拟的复杂性和特殊性。
②工程成果不同。内部控制工程的建设与使用与别的工程学科不同,往往没有硬件或实体成果或者说成果主体主要是一套无形的系统,这与传统的工程学科有很大的不同,机械工程、化学工程的成果往往以有形的实体存在,便于管理或评价。而内部控制工程的成果往往是看不见、摸不着的(仅能看到部分控制工具,如表格、计算机),因此对管理和评价的发展和完善要投入更多的精力和资源。
③更为复杂。内部控制工程以人为主要研究或控制对象,人是多数系统中最不稳定的扰动项。契约理论认为,企业是一系列契约的集合体。但同时也认识到,要在契约中把行为的全部细节规定清楚是不可能的①,这就为作为补充契约的内部控制提供了存在的理由和基础,但行为的不确定性也决定了内部控制所面临的问题的复杂性和艰巨性。
(2)内部控制工程的关注重点。
工程学和内部控制工程在定义、目的、对象、任务、立足点、基本方法和内容上都有区别,这是由内部控制工程本身所含有的内部控制因素决定的,也是我们不能全盘引进工程学的普遍原理和方法的原因。发掘并分析内部控制工程与工程学及其他工程学应用的不同,是进一步细化内部控制工程的必然选择。这一阶段主要是确定内部控制工程特殊的知识点,即内部控制工程的个性化问题。
内部控制工程的逻辑维与时间维及工程学是基本一致的,不同点主要体现在它们的知识维上,内部控制的特殊性在于人是系统的核心组成元素,是重点研究目标,拥有更大的不确定性,这与传统工程学极为不同,与软件工程、金融工程等也有很大区别,在内部控制系统中,受控体会给系统带来更大的偏离设定目标的动机,因此,应着重注意管理学、行为科学、博弈论等学科的应用和宏观环境的影响和需求。
①关注相关知识或内容的更新:包括内部控制、管理学的飞速发展,组织内部的业务、流程、岗位的变化。在建设内部控制工程时需结合实际情况,它受环境、技术、成本、人员以及它们的发展趋势影响,在制定内部控制工程目标时应重点关注目标的弹性、理想目标与可行目标、远期目标与短期目标、整体目标与部门目标的协调,并在建设和使用时根据情况的变化不断做出调整和更新。理想情况下,内部控制工程是贯穿内部控制系统整个生命周期的项目,多数企业都要定期或不定期的评估和改进自身的内部控制系统,当政策、环境、人员发生变化时,被动或主动做出调整,引进内部控制工程后,应对这一需求进一步加强管理和规范,工程学对于项目需求、方案、执行的变更有丰富的经验和成果,主要是利用管理过程降低改进的风险,加快改进的速度、降低改进的成本。在系统本身或环境发生变化时,及时翻阅、分析系统的设计、实施和管理文档,提出修改方案,审批变更需求,使系统在过渡的进行中平稳运行。
②无形成果的有形管理:内部控制工程工作成果的无形化使管理、评估与使用难以直观的进行,增加了实施的难度,因此,在内部控制工程的建设和使用过程中更需严格和谨慎的引用工程化的方法和技术。在应用工程学解决内部控制问题的过程中,首先应确定内部控制的具体目标,在此基础上依次确定组成要素、技术、过程,这是内部控制工程方法的客观要求,也是认识方法和程序比较有效的选择。在确定内部控制的目标后,对目标有重要影响的因素都作为内部控制系统的组成元素进行研究和规划,包括确定系统的组成、结构、发展规律、影响因素等,并注意这些因素间的相互联系和作用,确定它们对目标的影响方向及权重,如内部控制理论的进展、公司的发展趋势,等等。
进行内部控制系统的具体建设,按照工程的要求,将其分为系统规划、系统分析、系统设计、实施、运行维护和更新升级等阶段,每个阶段制定明确的文档和记录。这样做首先可以使设计过程有条不紊,保证系统的质量,特别是提高系统的可维护性,无论是出现新业务还是内部控制系统关键人员更换,都能从完备的材料中寻找维护的线索。其次,经验表明,潜伏的错误发现越晚,纠正错误所发生的代价越大,因此,及时审查和纠正错误,可以保证系统质量、降低系统成本。最后,编制、分析完备和科学的文档是实现工程规范化,总结、移植成功经验和技巧最有效的途径。明确内部控制工程的过程,将内部控制工程按实际情况划分为便于使用和规范的阶段后,可以从不同角度和侧重点出发对其进行利用和管理,目前较成熟的有以进度、成本控制为重点的项目管理工程、以质量管理为重点的质量控制工程、以风险管理为重点的治理工程。内部控制工程主体应根据实际情况,选择不同的工程管理理念,如管理不规范的企业因业务流变革较大,在工程建设过程中发生风险的可能性较高,应以工程治理的理念为主;管理规范的大型企业,业务流变革较少,但规模庞大和部门众多往往出现实施进度失控,部门设计和建设质量偏离总体要求等问题,应以项目管理工程和质量控制工程为主要过程管理依据。
③重视博弈论、行为学的研究:人的因素充斥内部控制工程的各个环节,而人的行为是很难事前约定全部细节的,企业聘请管理者的契约往往只能约定管理者的责任和管理者应达到的目标,通过激励机制来调度管理者的积极性。内部控制是约束行为当事人按照设定的规则采取行动以更好地实现企业的目标,是一种行为优化和规范的补充契约,在内部控制系统设计、建设和使用的过程中,会对控制主体、控制客体的行为都作出相应的调整,由此带来的责权利的重新分配会造成部分人员对内部控制的抵制,因此,博弈与行为研究应成为内部控制工程的重要组成部分。不仅重视内部控制系统使用者内部的博弈和行为学研究,还要关注建设者与使用者之间的博弈。前者是消除串通舞弊、管理越权、人为错误的重要手段,后者贯穿系统的整个生命周期,是使用者与建设者沟通协作、互相信任的基础,也是决定系统成败及效果的重要因素。