本节需要阐明的问题是内部控制工程应该关注和解决哪些问题,分两个步骤进行,首先确定内部控制工程研究内容的筛选依据;其次是纳入研究范围的内容如何分类、组织。
1.4.1 内部控制工程内容的界定依据
学科的主要内容即研究范围往往是以目标为导向,结合客观环境,分析研究内容成功的可行性和实际意义,从而投入人员和资源进行的,内部控制工程的内容取决于它所涉及到的要素,包括目标、活动等。目标决定了活动的范围,有了目标和活动,内部控制工程的内容就决定了,内部控制工程是在为了实现内部控制工程目标过程中,使内部控制工程活动规范化和科学化所形成的经验归纳和推导总结。上文已经阐明我们对内部控制工程目标的观点,即“在实现内部控制系统的控制目标的前提下,在建设内部控制工程项目并将其投入使用的过程中,探索内部控制系统建设的时间、成本和质量以及使用期间的费用、功效和生存期六者的最优组合”。在这个目标的指引下,内部控制工程的活动就确定了,活动是“生产一个最终满足需求并达到目标的内部控制工程系统所需要的步骤”。
本书在构建内部控制工程、规范内部控制系统的建设与使用活动的过程中,是遵循霍尔三维结构分析问题、解决问题的原则,借鉴其在相关学科的应用成果,特别是软件工程在模型和方法的经验和技巧,以流程组织为起点,工程方法为重点,融入项目管理的过程管理,利用审计理论与方法构建评价体系,并分析探讨内部控制工程自身发展需要的环境因素形成支撑体系,从五方面构成内部控制工程的主要内容。
1.4.2 内部控制工程五要素
在确定内部控制工程活动前,首先要明确内部控制工程生存期概念,生存期的跨度决定了哪些活动可以归入内部控制工程的研究范围,生存期不是一个新概念,任何事物包括有生命的和没有生命的,如人、植物、家具、房子等都有一个生存周期(lifecycle),都存在从产生到消亡的全过程,对内部控制工程来讲,生存期是客观存在的而没有正式提出的概念,我们有必要在此阐明,我们将内部控制系统孕育、成长、成熟、衰亡的生存过程称为内部控制工程的生存期。
在内部控制工程生存期中,我们需要干预和管理的活动主要包括需求、设计、实施、维护以及相关的支持等活动。根据霍尔三维结构的原理结合内部控制工程每个阶段活动的参与者、工作内容的不同,我们将内部控制工程划分为逻辑建模、物理建模、系统实施、系统运行、维护和评估几个阶段。
通过对这些阶段的流程组织、各阶段所使用的方法研究汇总,以及为确保系统的建设和使用不偏离预定目标所采取的管理、评估、考核等措施,形成内部控制工程研究和关注的内部控制工程框架,该框架包括五个要素:内部控制工程模型、内部控制工程方法、内部控制工程管理过程、内部控制工程评价体系和内部控制工程支撑体系。
(1)内部控制工程模型。
内部控制工程模型是跨越整个内部控制工程生存期的设计、实施、运行和维护的全部过程、活动和任务的结构框架。类似于其他工程项目中安排各道工序一样,为反映内部控制工程生存期内各种活动应如何组织,需要对生存期的过程做出直观的图式表达。
(2)内部控制工程方法。
内部控制工程方法指的是在内部控制工程生存期各个阶段所使用技术和方法的集合。工程方法指出了非常明确的工作流程、实现技术、文档材料的格式和系统的评价标准等,这就为建立高质量的工程系统建设提供了具体的问题空间定义和求解过程等应遵循的纪律或规程。
在内部控制工程方法发挥作用的时候,内部控制工程工具①不可忽视,它是提高工作效率、辅助工程方法实现的重要保障,工程工具指的是用于辅助工程方法快速、高效实施的劳动工具的集合,包括用来帮助逻辑建模、物理建模、系统实施、测试、运行、维护、培训以及文档资料生成等工具,目前内部控制工程工具主要包括内部控制工程建设、使用、改造过程中所涉及到的各类文档模板,如需求报告、设计说明文档、实施文档、测试文档、维护文档、质量保证文档、培训文档等。
(3)内部控制管理过程。
内部控制管理过程是对内部控制系统的设计、实施、运行和维护的一系列活动进行的规范和管理,是对内部控制工程的控制,确保内部控制工程按预定的方向发展,用来对实施团队的活动进行组织指导,包括项目的组织、人员管理、项目计划、质量评估、工作量估计、费用估计、项目管理制度、标准、文档的制定等。此类管理有两种策略:一种是直接对系统的品质进行管理,通过对具体内部控制系统的活动和成果进行规范和评估,以确保内部控制系统不偏离预定目标。另一种是对系统的参与者包括设计、实施、使用人员的素质和技能进行管理,从而间接保证产品的质量。我们无法控制系统使用者选择哪个服务商或咨询商提供的内部控制系统设计实施的服务,无法保证系统的使用者获得可靠的内部控制系统,那只有通过评估企业内部控制系统的能力来间接保证内部控制系统的质量,因此,对系统的参与者进行的管理应成为内部控制管理过程的研究主流。
(4)内部控制工程的评价体系。
内部控制工程的评价体系是在工程建设和使用过程中,对工程的目的、执行过程、效益、作用和影响进行系统、客观的分析和总结的活动。评价的目的在于确定内部控制系统的建设与使用是否可行,确认内部控制系统的设计和实施是否满足要求、预期目标能否达到、运行是否有效、是否需要改进等。内部控制工程的评价体系是确保内部控制工程的建设质量、使用效果的重要支撑环节。内部控制评价的意义在于确定设定的目标包括工程目标如效益、质量、进度等是否实现;查找发生风险的原因,总结经验教训,及时反馈信息,为系统的使用过程中出现的问题提出改进意见和建议,公正、客观地确定建设者、使用者的工作业绩。
(5)内部控制工程支撑体系。
内部控制工程支撑体系是促进或制约内部控制工程建设和使用的系统外在因素,也称内部控制工程环境,对内部控制工程构成影响的环境因素是我们研究的范畴,是依附并服务于内部控制工程而存在的,事实上,任何主体都不能离开其支撑系统而得以发展,都有相应的支持体系。内部控制工程的支撑体系主要由制度、组织、配置、人力资源、质量保证、风险管理等构成。