四、广播电视文秘写作的主要类型
广播电视文秘的写作类型按照其写作目的的不同，针对人群的不同，有公务文书、事务文书、商务文书、法律文书、公关文书等类型，本节主要介绍公务文书、事务文书、公关文书的含义、分类、特点及作用。
（一）公务文书
1.含义与分类
公务文书即公文。它是国家机关、企事业单位、人民团体在处理各种公务活动时所使用的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》把行政机关的公文规范为12类13种，有命令、议案、决定、指示、公告或通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关公文为14种，它们是决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。广电各机构基本也应按此规范写作公文。
公文可按不同角度、不同标准进行分类，按秘密等级可分为绝密、机密、秘密三种，通常标识于文件标题左上角醒目处，用方括号括起。按紧急程度来分，可分急、特急两种，通常标识于公文标题左上方明显处。按行文方向来分，公文可分为上行文、平行文和下行文。上行文是下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告等；下行文上级机关对所属下级机关的发文，如命令、请示、批复等。平行文是平行机关或不相隶属机关之间的发文，如通告、函等。
2.特点与作用
公文具有法定的权威性、明显的时效性和特定的程式性等特点。法定的权威性是指因为公文的制作机关是党和国家机关在各级机关的法定代表，其签发的公文一旦正式公布，在法定范围内就具备法定效力，其受文对象就必须坚决执行，不得违反。明显的时效性是指公文的签发要求注明具体年月日，其生效期都有明确时间限制，一旦过了有效期，与之相关的公文效用也就丧失。特定的程式性是说公文文体和格式都有其特定的规范和要求，包括公文的用纸规格、书写格式、装订方法，都有明确的规定，不能随意更改。公文主要有宣传教育、交流信息、沟通情况、法规约束、凭证依据等作用。
（二）事务文书
1.含义与分类
事务文书是指党政机关、社会团体、企事业单位使用的公文之外的，处理日常事务工作的一类应用文体。事务文书的具体体式多样，有计划类文书如规划、计划、方案；报告类文书如总结、述职报告、调查报告、分析报告等；规章类文书如章程、条例、办法、规章、制度、公约等；会议类文书如会议记录、会议纪要、会议预案等。
2.特点与作用
事务文书是应用于机关、团体、个人的日常工作和生活的应用文体，它具有与公务文书相同的实用性、针对性、实效性等特点，但相对于公务文书，事务文书的写作更灵活，一般没有固定的模式，应用也更广泛，涉及的内容大到政治、经济、科技，小到个人日常生活。事务文书的作用也很广泛，可以用来指导和监管工作，如工作计划、章程、条例等，可以用来告知事务，如布告、公告等，也可用来通报情况，交流信息，如总结、简报等，当然存档的事务文书也可作为资料保存。
（三）公关文书
1.含义与分类
公关文书是指在公务活动或日常生活中使用的一种带有礼仪性的文书，主要用于协调公共关系，联系个人情感，表达文书写作者或单位特定的情感和礼节。一般常用的公关文书有开幕词、闭幕词、答谢词、邀请信、感谢信、慰问电、贺电、欢迎词、欢送词、唁电和悼词等。
2.特点与作用
公关文书主要应用于带有礼仪性的活动中，如会议的开幕与闭幕、上级机关对下属单位或员工取得的佳绩进行祝贺等等。它的内容具有明确的目的性，一事一文，不可混淆。它有一定的情感性，或喜悦，如贺电；或悲伤，如唁电。此外，它还具有礼仪性，具体表现在文书的称谓上，经常使用尊敬、敬爱等敬语，在行文上注重礼貌、情感真切、符合实际、尊重习俗。公关文书的主要作用是联系沟通情感。
第二节 广播电视公务文书写作
广播电视公文写作的总体要求是：依法成文、实事求是、体式规范、文字得体。
一、公文写作的格式要求
公文有着严格的格式要求，公文的格式要求主要有两个方面：一是用纸幅面、版面尺寸、排版规格与印制装订要求，二是文面格式。
（一）公文的用纸与排版规格、印装格式
公文的用纸与排版规格、印装格式，根据2001年国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》，公文用纸采用国际通用标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。公文的页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。公文的排版规格为：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行字，每行排28个字。公文应左侧装订，四角成90度。公文文字从左至右横写、横排；少数民族可按其习惯书写、排版；在少数民族自治区，可并用汉字和少数民族文字。
（二）公文的文面内容
公文的文面内容一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。《国家行政机关公文处理办法》中将公文的要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
1.眉首部分
眉首部分包括发文机关（版头）、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人等项目。
（1）发文机关（版头）应写全称或规范化简称；几个机关联合发文，应将主办机关排列在前，也可只用主办机关的名称。发文机关的名称位于文头的正中央，一般用红色或黑色大号字体印成。
（2）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级应标注在首页的左上角。
（3）紧急公文应当分别标明“特急”或“急件”，标注在首页左上角。
（4）发文字号，包括机关代字、年份、序号，一般标注于发文机关之下，橫隔线之上正中位置。机关代字表明发文的机关和部门；年份表明发文的年度，用阿拉伯数字加方括号表示，不能简写；序号表示该年度发文的顺序。
（5）上报的公文，应当注明签发人姓名，一般标注在发文字号的右侧。联合上报的公文，签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关的排列顺序一致。
2.主体部分
主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注。
（1）公文标题，必须准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并标明公文种类。公文的标题位于文头间隔线的下方中央，字体小于版头而大于正文。公文的标题由三部分组成：一是发文机关名称；二是主要内容，即“事由”，一般用介词“关于”二字组成；三是文种名称。如《广电总局关于……决定》，“广电总局”是发文机关的名称，“关于……”是公文的主要内容，即“事由”，“决定”是公文的文种名称。
（2）主送机关，为公文的抬头，行文的对象，负责承办某件公文的受文机关。如上级机关发出的指示、通知、通报等可以主送一个或几个机关。而下级机关向上级机关写的报告、请示等公文，一般只能主送一个机关，不能多头主送，以免责任不明，耽误问题的处理。主送机关一般应写在标题的下方，正文之前，单独占行，顶格书写，后面用冒号。
（3）正文，是文件的主题，公文陈述的基本内容。正文的结构一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头部分写明发文的原因和依据；中间部分主要写事项，撰写时要重点突出，理由充分。由于文种和行文关系的不同，结语的写法也有区别：上行文的结语，一般用“以上当否，请指示”；平行文的结语，一般用“专此函达”、“敬希函复”；下行文的结语，一般用“此复”、“希遵照执行”等。
（4）附件，附属于正文后面的文件或材料，通常有两类：一类是补充说明正文的某一方面资料，如图表、数字或调查材料；另一类是由正文提出实施的法规性文件。
（5）印章，公文应当加盖印章。如系联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左至右排列，排列顺序与发文机关一致。
（6）成文时间。公文的成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。
3.版记部分
版记部分包括主题词、抄报送机关、印发机关和印发时间等项。
（1）主题词。即关键词。它是公文内容中概括出来的解释公文主题内容的规范词。一般主题词是摘自标题或正文中的2至6个关键词。
（2）抄报抄送机关。凡抄往有关的上级机关，叫“抄报”；凡送往平行或下级机关的，叫“抄送”。抄报、抄送机关标注在主题词下，用横线隔开，与主题词齐头，均顶格书写。
（3）印发机关和印发时间。印发机关和印发时间应标注于抄报、抄送机关之下，用横线隔开，印发机关靠左，印发时间靠右。
二、几种公务文书写作
（一）通报
1.通报的定义与特点
通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。通报有表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。
通报主要是下行文，但也可以在同级或不相隶属的单位之间使用。它主要具有以下两个特点：一是典型性，即通报的内容往往都是典型的事件和人物。二是教育性，即通报的典型事件和典型人物可以使受文单位和有关人员从中受到启迪，吸取经验或者教训。
2.文面结构和示例
通报通常由标题、主送单位、正文、署名和署时五部分组成。
（1）标题。通报的标题一般有两种写法：一是完全标题：机关加事由加文种构成。如《广播电影电视局关于表彰全省优秀电视工作者的通报》。二是“关于”加事由加文种。如《关于非法转播奥运赛事的情况通报》。
（2）正文。通报的正文内容大多包括情况概述、原因分析、希望或要求三部分。表彰性通报应包括：叙述并评价事迹、表彰决定、期望与要求。批评性通报应包括：错误事实、根源与教训、处理决定、希望与要求。示例：广电总局关于对××电视台违规播出引进电影故事片的通报今年上半年以来，××电视台无视国家广电总局有关规定，严重违反宣传纪律，在第三套节目的《家乐影院》中播出了未经审查的引进电影故事片，在社会上造成了极坏影响。××广电局已要求××电视台立即停播有问题的影视剧。××电视台紧急召开了台领导和有关部门负责人参加的专题会议，对台长和有关负责人给予严重警告、警告、作出检查和扣除奖金等处分，并对全台节目引进、审查、管理进行全面清理，写出书面整改措施报省广电局。
××电视台此次问题的发生，说明了该台内部管理松懈，责任意识不强，法纪意识淡薄，放弃了对引进节目审查把关，置广电总局的三令五申于不顾，在播出环节上我行我素；××省广电局和××市广电局对所辖电视播出机构在宣传管理上监管不力，对××电视台长期违规播出不予及时制止和纠正，负有管理失职的责任，对此一并给予通报批评。
对此，总局再次重申：各级广播电视行政管理部门和电视播出机构，一定要牢固树立政治意识、大局意识和责任意识，自觉遵守党的政治纪律和宣传纪律，高度重视电视剧的播出管理。
（二）报告
1.报告的定义与特点
报告是下级单位向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问的公文。报告按内容来分有三种：一是情况报告；二是工作报告；三是答复报告；四是意见报告。报告只是向上级汇报工作，反映情况，以便上级及时准确地掌握和了解下级的情况，更好地指导下级的工作，并不向上级请示事项，上级也不必回复。与其他公文相比较，有着明显的汇报性和陈述性特点。一般一事一报，亦可一文数事，如政府工作报告。
2.文面结构和示例
报告由标题、主送单位、正文、署名和署时等五部分构成。
（1）标题。标题可以有两种情况：一是事由加文种。如《关于开展科学发展观学习研讨活动的情况报告》 ；二是机关加事由加文种。如《关于我台设备情况的报告》。
（2）缘由。应将报告的原因、目的、依据写清楚，让受文者了解为什么或根据什么要写报告。
（3）事项。这是报告的主体部分，这部分通常叙述工作的具体情况、主要成绩或主要做法、存在的问题以及今后的打算。要求重点突出，条理清楚。不同类型的报告主体内容也略有区别。如经验报告通常着重写体会和做法，一般不写存在的问题。事故报告往往侧重写事故的经过、发生事故的原因、采取的措施、所应承担的责任和要吸取的教训等等。
（4）结尾。一般用“特此报告”、“专此报告”等习惯用语结尾。示例：××市文化广电系统受灾情况报告
市广电局、市文化局：
根据5月13日17∶00至15日17∶00的统计，我市文化广电系统受汶川地震影响受损情况如下：
第一类：文物（略）
第二类：公共文化设施（略）
第三类：广播电视设施类（略）
特此报告。
2008年5月15日
