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第27章 复命——有命必复,使命必达(2)

“不要光说‘我有一个问题’,而要说‘我有一个问题,我的解决方案有1、2、3’,这是你要做的工作。”上司的一番提醒使崔洁觉悟了,原来工作应该是这样做的。于是每次她向上司提出问题的时候都附带着自己的解决方案,这样她把上司交代的工作完成地越来越好,也越来越得到了上司的青睐。

提出问题时带上解决方案的习惯,最终让崔洁走向了摩托罗拉中国电子有限公司市场推广部经理的位子上。服从的员工都懂得,复命的过程中,上级不单单想让你发现问题、提出问题,更为关键的是在你向上级提出问题时,已经有了自己的解决方案。及时复命看重的是结果,如果只提出发现的问题,只做到了一半。

服从法则:

复命的过程中出现问题并不可怕,可怕的是遇到问题不能够提出解决问题的方案。复命中发现问题是一种水平,解决问题更是一种能力。我们不妨从以下方面来培养这样能力:

1.养成良好的提出问题同时也提出解决方案的习惯

无论遇到什么问题,都要在发现问题的同时努力寻找解决方法。养成良好的提出问题同时也提出解决方案的习惯,才能真正地及时复命。很多人对问题的解决存在一种依赖性,总是站在旁观者的角度去看问题,总是想着把问题反馈给上级,到此为止,而没有真正地去思考问题的解决办法。

2.主动地去思考问题的解决方案

在复命的过程中,能发现问题,却不能在提出问题的同时解决问题,是因为很多人习惯了把问题交给上级去处理,自己缺少主动思考的过程,从而也限制了自己的创新思维。只有主动地去思考问题的解决方案,我们的思维才能活跃,才能在工作和生活中创造高效率的奇迹。

许多人存在着这样一个误区,认为解决问题是主管的事,自己只要做好执行工作就行了。其实,这些人的思想已经陷入了固定模式的泥潭里,即使在复命的过程中发现了问题,也无法对问题提出高效的解决方案。只有养成提出问题时带上解决方案的习惯,才能最大程度的训练自己的主动思考的能力和创新思维,最终成为高效的复命者。

具有服从意识的员工在复命的过程中不仅能发现问题,更能勇于解决问题。当一个人具备了提出问题时带着解决方案的习惯后,他也就具备了主动思考的习惯和创新的能力,最终会成为出色的复命者、高效的工作者,也会逐渐成为优秀的领导者。有了这种能力和习惯,我们不仅能发挥自己的能力,实现个人价值和成就感,同时也能带动部门乃至整个公司的高效运作!

坚决履行“四小时复命制”

四小时复命制,是刘光起先生在《A管理模式》中提出的一项重要理念。这种观念要求,对任何命令,不管完成与否,受令人都要在规定的时间内向下令人复命;完成任务后,受令人要及时向下令人复命。如果受令人在执行任务时,发现有不可克服的困难或阻力,无法按时且高标准地完成规定的任务,也要立即向下令者复命,并讲明不能完成任务的困难或原因。下令人根据情况撤销原命令或更改命令的内容而成为新的命令,复命的时间一般不超过四小时,故称为“四小时复命制”。

当然,除了“四小时复命制”,还有“八小时复命制”、“24小时复命制”等管理制度。在许多优秀的企业里,优秀的员工根据任务的特质,按照限定的时间进行高效的复命。“四小时复命制”、“八小时复命制”等制度的有效运行,是优秀企业文化的集中体现,同时也是具有复命意识的员工必备的职业精神。

王伟是一家公司的总经理助理,管理着办公室的工作。有一次,王伟让文印员负责标书制作。当业务员拿回招标文件之后,王伟让她在27号之前完成,因为招标将在30号进行。除了业务员的路上时间外,王伟预留了一天的应急时间。结果28号上午,王伟没有见到标书,打电话问她,她说:“还没有做好呢!只余一个产品效果图了,正在处理。”王伟着急地说:“那你抓紧时间,上午必须完成。”(当时,王伟努力地克制自己冷静,因为那个时候是不适宜批评人的,因为她正在工作。如果受了批评,她会严重影响工作情绪的。)

事后,王伟与她就这一问题进行沟通:“为什么没有在27号之前完成?你说时间太紧张,但我们的作业规程里边的标书完成时间是你自己根据实际情况承诺的。这份标书内容多,比较特殊,但你为什么没有提前向我解释并寻求帮助呢?”刚开始,她还找着借口,但到最后,她还是认识到了自己的错误。如果当时她向王伟报告的话,如果她遵循四小时复命制的话……

试想一下,如果这位文印员遵循“四小时复命”的话,也就不会出现这样糟糕的结局了。

其实,四小时复命的本质,就在于双方要保持信息的通畅,对交代的事情负责,对交代事情的人负责,帮助他有效地理顺头绪,及时高效地解决问题。优秀的员工知道及时复命的重要性,他们用自己的行动诠释着及时复命;如果不重视及时复命,一再延误公司项目,就会给公司造成不好的影响,也给老板留下不好的印象。

服从法则:

四小时复命制,反映的是一个职业化员工的修养,也是提高落实责任能力的一种有效工具。如果你过去没有意识到的话,从今天开始,学会利用这把效率的利剑吧,它必将帮你披荆斩棘、顺路开道,必将让你的落实之路变成康庄大道,让你的责任变成顺风车,即刻即达,快速复命!

要实现“四小时复命制”,员工需从这些方面努力:

1.今日事、今日毕

四小时复命制的核心是有命必复,只要事情布置下去,就必须复命。它暗合了古语“今日事、今日毕”,也就是说,一件事不能无限制地拖延。四小时复命制并不是指四小时内完成任务,而是领导布置一项工作时,下属若不提出异议就要按时完成,并在完成工作的四小时内给予领导答复。若在执行工作的过程中遇到突发、意外事件,应在四小时内汇报;若在工作的过程中遇到困难,也应在四小时内向上级汇报,以便领导及时调动人力、物力、财力,协助克服困难,使工作顺利完成,不能在没按时完成工作时再提出种种理由,这时已经违背了四小时复命制。

2.如果没有困难,就必须完成,并在完成工作的四小时内向领导汇报。

3.如果遇到困难,四小时之内向领导汇报,这样该谁负责谁就负责。

采用四小时复命制,会达到意想不到的效果,工作效率大大提高。

四小时复命制,反映的是一个职业化员工的修养,也是提高落实责任能力的一种有效工具。如果你过去没有意识到,从今天开始,学会利用这把效率的利剑吧,它必将帮你披荆斩棘、顺路开道,必将让你艰难的落实之路变成康庄大道,必将让你的责任变成顺风车,即刻即达,快速复命!

把今天的任务完成在昨天

比尔·盖茨说过这样的话:“过去,只有适者能够生存;今天,只有最快处理完事务的人能够生存。”因此,对于一名时刻谨记“及时复命”的服从型员工来说,最佳的工作完成期永远是昨天。

埃克森·美孚石油公司是一家全球利润最高的公司,超过微软两倍。2002年,埃克森·美孚的资本回报率达到十年以来的最高值——14.7%。知名投资分析师鲍勃说:“这种回报率是其他公司数年来一直可望而不可即的。”更多的人说,李·雷蒙德是工业史上绝顶聪明的CEO之一,是洛克菲勒之后最成功的石油公司总裁——没有人能够像他一样,令一家保守行业的超级公司股息连续21年不断攀升,并且成为世界上一台最赚钱的机器。

有一次,李·雷蒙德和他的一位副手到公司各部门巡视工作。到达休斯敦一个区加油站的时候,李·雷蒙德却看见油价告示牌上公布的还是昨天的数字,并没有按照总部指令将油价下调5美分/加仑进行公布,他十分恼火。

李·雷蒙德立即让助理找来了加油站的主管约翰逊。远远地望见这位主管。他就指着报价牌大声说道:“先生,你大概还熟睡在昨天的梦里吧!因为我们收取的单价比我们公布的单价高出了5美分,我们的客户完全可以在休斯敦的很多场合,贬损我们的管理水平,并使我们的公司被传为笑柄。”

意识到问题的严重性,约翰逊连忙说道:“是的,我立刻去办。”

看见告示牌上的油价得到更正以后,李·雷蒙德面带微笑说:“如果我告诉你,你腰间的皮带断了,而你却不立刻去更换它或者修理它,那么,当众出丑的只有你自己。”

也许加油站的主管约翰逊想着,今天的油价今天换也来得及。但在今天,商业环境的竞争节奏,正在以令人炫目的速率快速运转着,换上今天的油价的最好时间,就是在昨天刚接到消息的时候。大至企业,小至员工,要想立于不败之地,都必须奉行“把今天的工作完成在昨天”的复命理念。

一名能及时复命的人士,在任何时候,都不会把工作期限死板地定在上司规定的日期,而是把自己工作的完成期限制定在早于上司安排的日期。

认同企业的员工在服从指令,复命的过程中都会牢记要提前自己的工作期限,并清晰地明白,最理想的复命日期是:昨天。作为一名复命意识很强的员工,千万不要愚蠢地像上例中的那位秘书,把昨天就能完成的工作拖延到今天,把今天就能完成的工作拖延到明天。而如果你已完成,就不要愚蠢地等到老板开口,说那句“你什么时候做完那件事”时,才匆忙呈上自己的成绩,在慌乱中复命,这样必会在印象上大打折扣。

服从法则:

作为一个具有服从精神的员工,我们如何能把今天的任务完成在昨天呢?

1.在任务的执行过程中不给自己留任何“余地”

把今天的工作在昨天完成的人,表明了自己是一个服从指令的工作者,更表明了自己有着对风险更好的掌握。因为把完成任务的时限死板地定在和老板相同的期限,就意味着在任务的执行过程中没有给自己留任何“余地”,对任务执行过程中的各种风险没有任何防范和准备。因此,如果在执行过程中出现了任何突发情况,都有完不成任务的危险。所以,只有把今天该完成的任务在昨天就完成,才能百分之百地保证任务在今天能够完成。把今天的任务在昨天完成,也体现了一个人的风险防范意识。

2.第一时间内进行复命

在罗马应该于昨天建成的心理状态下,对老板交代的工作,要在第一时间内进行复命,争取早日让老板放心。要老板白花时间等你的工作结果,比浪费金钱更叫他心痛。因为有些业务计划很可能就在那一分钟内决定。要想在职场中一路顺风、炙手可热,最实际的方法,就是满足老板的愿望,让手中的工作消化在昨天。一个总能在昨天完成今天工作的人,将永远受到企业的青睐。

把今天的任务完成在昨天,是服从型人士在职场中区别于平庸之辈,保持恒久竞争力不可缺少的因素,也是唯一不会过时的职场本领。在人才竞争激烈的公司里,要让自己保持稳定甚至常胜的优势,就必须奉行“把今天的工作完成在昨天”的工作理念。

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