（1）工作责任人常常会夸大困难以及工作的负荷等，所以分析者要获得准确的数据，应该力争从多个渠道了解并获得相关信息，如负责其他相同工作的责任人、上级或其他熟悉该工作的人。
（2）收集到的信息应该由工作责任人或他们的管理者来审查。实践证明，由多个人签名是避免将来出问题的保证。
（3）职务分析要求所涉及的部门和个人给予合作，因此应当向工作责任人及其管理者解释收集信息的方法以及怎样利用这些信息。有一点必须引起分析者的注意，即职务分析是对工作的分析而不是针对某个具体的员工，所以，要力图避免个人成见的影响。
二、职务设计
在进行职务分析之后，就进入了职务设计阶段，并最终形成职务说明书。以下介绍职务设计的基础理论：
（一）职务设计述要
职务设计，亦称岗位设计，是指根据组织要求并兼顾个人需要，规定某职务的任务、责任、权力，以及在组织中与其他职务关系的过程。它与职务分析不同，职务分析是对现有职位的描述，而职务设计是对现有职务规范的认定、修改或对新设职务的完整描述。它以职务分析为基础。
1职务设计的五大要素
工作内容的设计是职务设计的关键，它包括五个最基本的要素。
（1）多样性。
即指在完成工作任务的过程中，具有进行各种不同活动及发挥工作人员各种技能和才能的程度。要注意充分发挥员工的个人潜力，提高他们对公司安排的满意程度。
（2）整体性。
即指工作所具有的完整性和各部分工作的整体性程度。即使是整个工作流程中的某一阶段性工作，也要具有完整性；要让员工感到是在完成一项具有可见成果的工作。
（3）自主性。
也就是工作所具有的自由度、独立性以及下级或个人在安排工作中或完成任务中，所具有的决定工作程序的自主权大小的程度。这一要素对下级或个人的影响很大，它是使员工的个人潜能有效发挥的关键。
（4）重要性。
即指特定工作对员工的生活和工作具有实质性影响的程度。我们平时感受到的喜欢从事某种工作或不喜欢从事某种工作的心情，其实就是一个工作重要性程度以及个人是否受重视的问题。
（5）反馈性。
即在完成工作任务中，下级或个人能够得到关于活动效果的直接而清晰的反馈程度。它包括两个方面的内容：一方面是工作本身的反馈，即工作的数量、质量、效率等；另一方面是上级、同级或周围同事的反馈意见。这两方面结合在一起就是工作报酬和奖惩的反馈。
以上有关工作内容设计的五个要素是一个有机的整体，无论哪一要素在设计上出现问题，都将直接影响职务设计的质量和员工的工作效率。
2店铺的职务职权设计
对店铺而言，职务设计的重要内容就是合理确定每个职务的职权范围，也可称之为职权设计。简言之，就是正确地处理店铺内部上下级之间和同级之间的职权关系，将不同类型的职权合理分配到各个层次和部门，明确规定每个部门、各种职务的具体职权，建立起集中统一、上下左右协作、配合的职权结构。这一过程是为了通过明确的责任分工使各部门履行职责，以提高整个组织运作的效率。
职权设计经常受到诸多客观因素的影响，其中最重要的两个因素是社会因素和店铺内部的管理分工。首先，国家法律、法规、条例以及党和国家的有关方针政策将对企业的职权设计进行约束；其次，内部的管理分工是决定职权内容及其大小的最直接、最具体的制约因素。这两方面的因素都会对店铺的职权设计产生很大影响。
店铺内部的职权结构，是指店铺内各层次、各部门、各种职务中所有内容各异、大小不同的各种职权及其相互关系。遵循一定的原则，建立一个科学合理的职权结构，确保店铺的正常经营，是店铺职权设计的主要目的。
（1）职权的纵向结构设计。
高层的经营决策权、中层的专业管理权和基层的作业管理权构成了职权的纵向结构。通过决策权在各个层次的合理配置，将这3个组成部分连结起来，使之成为上下衔接、贯通到底的纵向系统，是职权纵向结构设计的内容。
由于决策权贯穿于职权的纵向结构，这就需要正确处理决策权的集中与分散的关系，包括决策权集中与分散的程度、决策权的具体配置。
（2）职权的横向结构设计。
职权的横向结构，是指同一管理层次各个部门的职权配置及其相互关系。它与部门结构相适应，包括相互联系的三个方面的内容：一是按专业分工，各部门所享有的相应职权；二是按照在各项工作中同级部门之间的协作关系，各自享有的相应职权，如决定权、建议权、确认权、协商权等；三是按照有关部门之间的横向制约关系所确定的监督权。
在职权横向结构的每个单元确立之后，需要设计一种协调各单元相互关系的方法，以发挥组织的整体作用。它要求一方面要为各部门配置完成其专业管理工作所必需的、独立行使的职权，以保证实现合理的横向分工和有效的横向制约；另一方面，要为部门之间的专业搭接规定相应的职权，这样才能保证这种重要的协调工作不至于受到各种消极因素的干扰。
3职务设计必须具有激励性
尽管大多数的企业都进行职务设计，但其中有很大一部分工作都只是停留在表面形式上，其设计的工作内容往往枯燥、重复性强，因而导致了工作过程的无聊与乏味。其实，就各种工作性质而言，无所谓有趣无趣。工作能否吸引人，取决于它是否能充分发挥员工的能力。如果不能，它迟早会变得毫无趣味。
真正能够激励人的工作需要员工投入全部精力，有时甚至需要挖掘潜能，这就从客观上激发了员工为做好工作而不断学习与钻研的欲望。要想使你设计的工作职位真正起到激励作用，就要使工作内容不断对员工提出学习新技能的要求。例如，增加一些与现任工作前后关联的新任务；增派一些员工负责原来由经验丰富的员工、专业人士，甚至经理做的工作；通过指派员工熟悉不同岗位的工作来加强他们对店铺工作各个环节的认识，以提高他们的综合处理能力。
注重职务设计，使工作内容丰富，可以比较稳定、持久地保证员工的工作激情，因而具有良好的激励效果。大量的统计结果表明：单一的工作迟早会令人厌倦，容易导致士气低落、工作效率下降。而采取岗位轮换制则使员工有机会接触新工种。这样不仅能唤起员工的工作热情，也使员工增加了对整个生产流程的全面了解；而且，当某道工序被省略掉以后，原先在这个岗位上工作的员工也不至于被解雇，从而保证了员工的就业安全，对整个公司而言也获益匪浅。在员工经过岗位轮换之后，公司再根据组织和个人的双向需要安排合适的工作，往往能克服员工的抱怨、心理不平衡等消极情绪，也能加强各部门、岗位间的有效协作。
必须明白，把职务设计得更有激励性，目的不仅仅在于花同样的钱，为店铺产生更多的利润，而是为了让更有价值的员工发挥出更大的潜力，员工个人也因此获得更多的报酬。还要注意的是：要把职务设计得能够激励员工提高生产率，还需要人事主管改变观念，给员工在决定诸如工作方法、工作秩序及作业进度等方面以更大的自主权，使他们能够充分发挥自己的潜能，根据所在岗位的实际情况找到最富有工作效率的工作方法；同时，还要尽量使员工认识到自己的工作对企业整体发展的意义及所做的贡献，并把工作的情况及时反馈给员工。此外，能够激励员工的工作内容对人事主管来说也富有挑战性，如作评估等。而所有这些都需要人事主管把部分本属于管理者的管理职能转交给下属。但是，不论该部门管理者控制与否，他们都要对最终结果负责。因此，人事主管在设计职务时要做好冒险和牺牲的准备，要具备较高的专业水平。
（二）职务设计的方法
在进行职务设计时，通常有以下几种方法：
1岗位轮换法
岗位轮换法是为减轻员工对工作的厌烦感而把员工从一个岗位换到另一岗位的方法。这样做有四个好处：一是能使员工比日复一日地重复同样的工作更能对工作保持兴趣；二是为员工提供一个个人行为适应总体工作流程的锻炼机会；三是能使员工正确认识到自己对组织的贡献；四是使员工从原先只能做一项工作的专业人员转变为能做多种工作的多面手。这种方法并不改变职务设计本身，而只是使员工定期进行岗位轮换，以适应整体工作的各个流程。这样，员工就能有较强的适应能力。员工到一个新的职位，往往有新鲜感，这种方式能激励员工做出更大的努力。从一些国外先进企业的经验来看，实行岗位轮换对管理人员的培养也是极其有效的。
2职务扩大法
职务扩大法是使员工有更多的工作可做。通常这种新工作同员工原先所做的工作非常相似。这种职务设计获得了高效率，是因为不需要把产品从一个人手里传给另一个人而节约了时间。此外，由于进行的是一项整体性的工作，而不是某项工作中的一个环节，这样在心理上也得到安慰。因此，该方法是通过增加某一职务的工作范围，使员工的工作内容增加，要求员工掌握更多的知识和技能，从而提高了员工的工作兴趣。一些研究者报告说，职务扩大法的主要好处是增加了员工的工作满意感和提高了工作质量。
把职务加以扩大的途径主要有两个，即“横向工作装载”和“纵向工作装载”。“装载”是指将某种任务和要求纳入工作职位的结构中。“横向工作装载”是指增加属于同阶层责任的工作内容，以及增加目前包含在工作职位中的权利。“纵向工作装载”是指增加需要更多责任、更多权利、更多裁量权或更多自主权的任务或职责。这意味着某些职能要从监督人员身上转到员工身上。
3工作丰富化
工作丰富化是一种使员工明确工作意义、取得工作自主权后运用多种技能去全面完整地完成工作任务并得到反馈，从而提高员工积极性的一种方法。这种方法具有较强的激励性，它促进了员工的自我发展，带动了员工对成功机会的把握。
工作丰富化是工作的深化，它不同于“一专多职”的以技术因素为主的职务再设计方法，而大大增加了管理因素与组织文化因素。不仅大大丰富了员工个人的工作内容，而且跳出了岗位与任务的框框，使员工更全面地了解企业内外部运行的整体情况。具体方法如创造与消费者接触的机会，让员工了解并尽快满足用户的需求；在职务再设计中留出机动岗位，使员工能自行安排工作进度；实行弹性工作制，增加灵活性，提高工作生活质量。这种方法的核心是体现激励机制的作用，它包括以下几个方面：
（1）加强员工责任感。不仅要增加员工销售的责任，还要增加其提高服务质量，保持销售的计划性、连续性及节奏性的责任，使其感到自己有责任完成一件完整的工作。同时，加强员工责任感意味着降低管理控制程度，实行自我管理，以员工的自我约束为主。
（2）加强了团队协作精神。赋予员工一定的工作自主权和自由度，发挥团队作用，强化团队目标而淡化个人责任制或岗位责任制，给员工主动发挥自己能力的机会，积极地参与本职工作。
（3）反馈。将有关员工工作绩效的数据及时地反馈给员工，使他们看到自己的劳动成果。了解个人的工作绩效是形成工作满足感的重要因素。
（4）考核。应根据团队或小组员工实现工作目标的程度而给予相应的报酬与奖励，使员工认识到自身在群体中的价值和地位，并感受到协作的重要性。
（5）培训。要为员工提供学习的机会，以满足员工进步、成长和发展需要。
（6）赋予员工成就感。通过加强员工的责任感和决策的自主权，进一步突出团队与小组的作用，并使员工通过自己的努力认识到工作的成就感。
工作丰富化的职务再设计方法与前述的传统单纯性的职务设计方法相比，虽然要增加一定的培训费用，但由于员工的价值观、成就感发生了质的变化，由此给店铺经营带来的经济效益从总体上来说要远远高于传统的职务设计法。
三、店铺岗位的职责要求
由于店铺的类型和经营的商品种类存在差异，因而店铺之间的岗位设计也会存在差别。以下列举了一些常见的岗位职责要求。
1店长
店长是其所在店铺的最高负责人，店长的作业化管理将直接影响到整个店铺的经营。因此，店长对店铺的管理是依据预先制定的营业手册来进行的，这样既可与各部门保持良好的配合，又能协调与激励全体员工做好店铺的日常经营，不断提高店铺的经营效益。
（1）店长的主要工作职责与范围。具体包括以下几个方面：
①各项指令和规定的宣布。
②完成预定的各项经营指标。
③店铺员工考勤，仪容、仪表和服务规范执行情况的监督与管理。
④监督和审核店铺的会计、收银等作业。
⑤掌握店铺销售动态，管理新商品的引进和滞销商品的淘汰。
⑥维护店铺的清洁卫生与安全。
⑦员工人事考核，员工提升、降级和调动的建议。
⑧顾客投诉与意见处理。
⑨迅速处理店铺各种突发的意外事件。
（2）店长的作业流程。
店长每日的工作，必须在有限的时间内把握住重点，严格执行既定的每日工作流程。
①明确店长的工作时间。
