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第12章 现代酒店综合办公室管理制度(3)

9.案卷按年代、机构排列,永久与长、短期案卷分开保管,并要编上顺序号及注明存放案卷的年号与卷号。

10.每年检查一次档案材料的数量、保管等情况,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

11.对于已失去作用的档案要及时销毁,或用碎纸机进行处理销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须列册登记,送领导审批后方可销毁。

12.做好保管工作,档案室的房门窗要坚固,落实防盗、防火、防水。防潮、防尘、防鼠等措施。

13.销毁档案材料时,必须指派专人监销。

档案借阅管理制度

1.在酒店借阅档案(包括文件、资料)必须在档案借阅登记簿登记,秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方能借阅。

2.案卷不许借出,只供在档案室查阅,未归档的文件及资料可借出。

3.借阅期限不得超过两星期,到期必须归还,如需再借应办理续借手续。

4.借阅档案的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。否则,按违反《保密法》追究当事人责任。

5.借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导。

6.外单位借阅档案,应持单位介绍信,并经总经理批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。

7.外单位摘抄卷内档案,应经总经理同意,对摘抄的材料要进行审查、签章。

办公室布置规定

1.酒店各部门办公室布置以大办公室集中办公为原则。

2.经理室设置于大办公室的一端,与所属单位以玻璃间隔。

3.各部门所属座位应采用同一方向,后排为各室主任,中排为各组组长,前排为一般员工。

4.接洽外客频繁的员工,应将其座位排在前台边。

5.办公桌以单独排列为原则,如因场地或实际情况需要,可以两桌并排。

6.酒店接洽客人的地点应安排在经理室客厅。

7.因工作性质需独立设置的小型办公室,其室内布置按照大办公室布置的原则办理。

8.办公室内办公桌椅、保密箱、书厨颜色暂定为灰色,墙壁、天花板颜色暂定为白色,柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。

9.各部门钉挂衔牌方式规定如下:

(1)大办公室及独立设置的小型办公室衔牌钉挂在入口处的适当位置;

(2)大办公室内的单位衔牌钉挂在各部门经理座位上方的适当位置;

(3)衔牌颜色为绿底白字,其规格定为宽度为高度的二倍。

10.如场地允许,办公室内可划出一角为更衣室。

11.箱厨顶上及柜台上不得堆置文件。

12.酒店及各部门办公室布置图及座位图由总事务室于本要点公布后30天内派人实地绘制呈报。

13.本规定经总经理核定后公布实施。

办公物品管理制度

1.行政管理部负责酒店办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放,电脑及附属设备的购置与管理,由信息管理部设专人负责。

2.酒店个部门将所需办公用品提前半月报至行政管理部,行政管理部根据实际用量和库存情况制定购置计划,经总经理批准后购置。

3.特需办公用品、低质易耗品和通信设备,须经部门经理批准,由行政管理部负责购置,然后记入备品保管账目。

4.被迫发放采取定期发放制度,每月的1日和15日办理,其他时间不予办理。

5.备品仓库设专人负责。备品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符,按手续验收入库,登记上账。未办入库手续的,财务一律不予报销。

6.备品保管实行“三清、两齐、三一致”,即材料清、账目清、数量清,摆放整齐、库房整齐,账、卡、物一致,做到日清月结。

7.做好出库管理。在日清月结的条件下,月末必须对所有单据按部门统计,及时转到财务部结算。

8.各部门设立耐用办公用品档案卡,由行政管理部定期检查使用情况,如非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。

9.行政管理部负责收回酒店调离人员的办公用品和物品。

10.行政管理部建立酒店固定资产总账,对每件物品要进行编号,每年进行一次普查。

办公用品发放规定

1.本酒店为规范办公用品的发放工作,特制订本规定。

2.酒店各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。

3.各部门应指定转人管理办公用品。

4.各部门应于每月28日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品。

5.采购人员须根据计划采购,保证供应。

6.办公用品入库和发放应及时记账,做到账物相符。

7.任何人未经允许不得进入办公用品库房,不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。

8.应加强酒店库房管理和消防工作,防止失盗、失火。

办公消耗品管理制度

1.本酒店为了加强对办公消耗品的管理,特制订本规定。

2.办公消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。

3.办公消耗品一年的消耗限额为×万元,各部门及有关人员必须节约使用,避免浪费。

4.办公消耗品的购买与管理,由综合办公室负责,下设保管员处理领用事务。

5.综合办公室必须把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量,以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上,确定采购量与采购时间,以最小的采购量满足日常事务运营对消耗品的基本需求。

6.对于特殊场合所用的特殊办公用品,使用部门必须先提出书面申请,综合办公室据此进行必要的调查后决定是否准予采购,如果一次采购价格总额超过×万元时,须经该部门主管同意,必要时请示总经理。

7.在订制各种账票时,如果需要改动原格式或者重新设计新格式,使用部门的主管必须起草正式文件或方案,若有相关部门,则需要一式多份,然后将这些材料送至综合办公室,并附上委托订制或订购申请单。之后,综合办公室在其责权范围内,审核新格式、订购数量是否合适,以及新格式的适用性与时效性等等。通过审核后,还必须就是否由本酒店自行复制或复印,还是委托外部进行印刷等问题,与申请部门作进一步协商。

8.向综合办公室领取办公消耗品时,必须填写申请书,写明申请时间,使用场所(部门名称)以及物品名称与数量。同时,申请者以及其部门主管必须加盖印章或签字。另外,特殊办公消耗品的申请,必须填写用途。

9.局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用,统一由综合办公室调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。

10.综合办公室必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上,对照各申请采购传票,在每月末进行统计,向总经理作出报告。

财产管理办法

1.本酒店的财产管理依照此办法执行。

2.本酒店财产主要为:

(1)办公事务用品:桌椅、公文箱、电话机、打字机、复印机、计算机、交通车等;

(2)办公楼、综合楼等建筑物;

(3)机器设备:电器设备、维修设备、输送设备等;

(4)原料及成品等。

3.酒店各部门根据需要提出请购单或请购计划,报上级核准后,交由物资采购部办理采购。

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