第一节行政办公综合管理制度
一、办公行为规范
总则
第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
细则
第二条服务规范：
1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。
2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。
5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话做好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
第三条办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
4.部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
5.发现办公设备（包括通信、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
责任
第四条本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予50～100元的扣薪处理。本制度的最终解释归所在公司。
二、办公室管理规定
第一条部门职能
公司的办公秩序及行政事务管理。
1.文件的拟、收、发、转、存。
2.档案管理。
3.组织会议、会议纪要。
4.公关接待。
5.秘书值班。
6.公司印鉴：开具对外证明，加盖公章。
7.法律事务：证照申办、地方关系、合同条款审查等。
8.检查：检查公司的一切制度是否得到执行。
9.行政办公用品的采购、管理。
10.公司大事记。
11.小车司机班管理。
第二条办公室主任职责
（一）职能
1.负责督促、检查行政部门对国家有关的方针政策、上级指示和总经理办公会、公司办公会决议及总经理的各项决定的贯彻执行。
2.定期组织收集、分析、综合全公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作。
3.根据总经理提出的指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作，做好记录。
4.负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。
5.组织起草公司文件（对各职能部门以公司名义起草的文件负责审核），做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。
6.组织做好公司印鉴、介绍信的使用和保管、函电收发，及时编写公司大事记。
7.负责管理公司的法律事务，证照的申办、协调地方关系、合同条款审查、法律顾问管理等。
8.会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。
9.组织做好来客接待和办公用车的管理工作。
10.指导做好电话话务与机线维修工作。
11.根据总经理提出的方针目标要求，及时编制本室方针目标。
12.负责全公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查和督促。
13.负责完成总经理临时交办的各项任务。
（二）职权
1.有权向全公司各部门索取和了解必要的资料和情况。
2.对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况，有权检查督促。
3.有权督促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。
4.有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作，有权检查公司各部门的保密工作。
5.有权按总经理的指示办理公司有关法律事务。
6.有权按总经理的指示、协调各部门之间的工作关系。
7.有权安排调度办公用车的使用。
8.对各部门以公司名义起草的文件有审核权。
9.对不符合上级规定或质量不高、效果不显著的文件、资料有权拒绝打印发放。
10.对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩权。
11.有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。
（三）职责
1.对得知生产、行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失的后果负责。
2.对公司行文发生差错以及收集与整理的资料失实造成严重后果负责。
3.对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。
4.对公文、函件传递不及时；或发生丢失、误传，以致影响工作负责。
5.对未按总经理指示精神办理，而造成的有关法律事务的不良后果负责。
6.对印鉴、介绍信管理不严，使用不当，造成不良后果负责。
7.对所属服务工作质量差，造成不良影响负责。
8.对本室所属岗位发生设备、人身事故负责。
9.对公司的保密工作负责。
10.对未及时按公司方针目标要求编制好本室方针目标；未及时检查、诊断和落实的行为负责。
11.办公室副主任协助主任工作，并对主任布置的工作负责。
三、行政事务管理制度
总则
第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
档案管理
第三条归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协定、合同、专案方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条档案的借阅与索取
1.总经理、中心总监、部门经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
2.公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续。
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案要经部门负责人批准方可摘录和复制。
第六条档案的销毁
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司部门负责人批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
印鉴管理
第七条公司印鉴由总经理负责保管。
第八条公司印鉴的使用一律经总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
第十条盖章后出现的意外情况由批准人负责。
公文打印管理
第十一条公司公文的打印工作由人力资源部负责。
第十二条各部门需外送打印的公文或其他资料，须经本部门经理签字批准。
第十三条公司各部门所有打印公文、文件，必须保留一份交由人力资源部留底存档。
办公及劳保用品的管理
第十四条办公用品的购发
1.每月23日前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交至人力资源部。
2.人力资源部负责制定每月办公用品计划及预算；经总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要由领用人签字领回。
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经总经理批准方可领用。
4.公司新聘工作人员的办公用品，人力资源部根据部门经理提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。
6.负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。
7.办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第十五条劳保用品的购发：劳保用品的配给，由人力资源部根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。
库房管理
第十六条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。
第十七条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知人力资源部经理。
第十八条物资入库后，应当日填写账卡。
第十九条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经部门经理批准后方可出库。
第二十条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或行政总监批准，办理外借手续。
第二十一条严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
第二十二条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
报刊及邮发管理
第二十三条人力资源部行政专员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十四条行政专员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，应妥善保管。行政专员按季度定期收回并统一保管、存档备查。
第二十五条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经行政专员批准。
第二十六条公司人力资源部负责为各部门邮发信件、邮件。
1.私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交人力资源部行政专员送往邮局。
2.所有公发信件、邮件一律不封口，由行政专员登记，统一封口，负责寄发。
3.控制各类挂号信、特快专递，凡因公需挂号者、特快专递者，须经部门经理批准，人力资源部登记后方可邮发。
附则
第二十七条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交人力资源部研究并提请总经理批复。
第二十八条本规定解释权归人力资源部。
第二十九条本规定自发布之日起生效。
四、保密制度
总则
第一条为贯彻上级有关保密指示精神，加强本公司保密工作，确保党和国家机密齐全，特制定本规定。
第二条保守党和国家机密是国家工作人员的职责和应尽的义务，企业各级干部和职工都必须加强保密观念，遵守保密规则，做好保密工作。
第三条保密工作坚持突出重点，内外有别，确保机密的原则，党政、科研及对外交流，均须执行上述原则。
第四条保密工作必须相互配合，加强领导，逐级负责，落实到人，全面防范。
保密范围和密级划分
第五条行政及人力资源工作保密范围
1.尚未公开的机构编制、人事调动、任免晋升、提级、奖惩等事项。
2.政治事故及各类案件调查材料。
3.限定范围的工作布置。
4.有关干部考核，了解和民意测验的材料。
5.人事政审材料及有关调查过程和内容。
第六条科学技术保密范围
1.未公开的科研规划和项目内容。
2.对外协作的合同、协定。
3.国家已经批准的发明项目中的保密要点及可能成为专利的内容。
4.国外已有但实行技术封锁的工艺过程、生产设施和有关技术内容。
5.未公开的本企业科研及技术开发成果。
第七条密级划分
1.密级的划分应分别按文件、资料及保密范围诸事项的性质、用途、作用、技术水平的失泄密后的危害程度，由拟稿人和核稿人划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，并在文件或资料首页或册封面上注明，由有关领导对保密范围诸事项，规定保密要求。
2.密级区分范围
（1）绝密：主要是影响重大的未经决定，正在商讨或尚未公开的有时限性的绝对保密事项，超过国际先进水平或相当国际先进水平而国内实行技术封锁的科研、技术开发项目，限定保密期内的重大政治事故。
（2）机密：主要是企业发展中长期规划技术内容或属保密范围的有关数据。尚未公开的重大发明和科研、技术开发成果及可能成为专利的项目内容，正在商讨的未经决定或尚未公开的重大改革方案、人事调动、任免、晋升、提级、奖惩等事项，政审、案件材料和调查过程，重要会议内容和记录，技术引进合同或协定及有关事项。
（3）秘密：公司年度计划、既定范围的报告、材料、生产经营统计资料、工艺、装备图纸资料。
3.解密与升降密级
应根据实际情况的变化及时做出变更决定，并报原审核部门或有关领导同意。
