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第43章

4)战略计划制定层次战略计划制定层次主要体现在信息支持上,以期开发和修改物流计划,战略计划制定层次是决策分析层次的延伸,更注重于长期性。

10.2.2物流信息系统设计

物流信息系统是先进的科学技术和现代物流管理相结合的产物,建立以计算机为主要手段的物流信息系统已经成为现代企业提高自身管理水平,实现组织目标的战略措施。物流信息系统涉及企业的内部管理机构、管理人员以及外部的供应商、客户,系统的建设者必须深刻理解企业所在行业的运作特点和发展趋势,考虑企业的管理体制、管理思想、管理方法和管理手段的相互匹配、相互促进,考虑人的习惯、心理状态及现行的法律、行政法规、惯例和社会、政治诸因素。

系统的目标、规模、功能和实施步骤必须与企业当前的发展水平(如管理水平、业务水平、员工素质等)、能力(如资金、技术、文化、习惯)相适应。系统的结构应有较好的开放性,既要满足企业当前的业务管理的需要,也要适应企业未来发展的要求。

现代物流信息系统不是一个简单的单模块、单流程的系统,而是包含了对企业物流运营当中涉及的物流计划、订单处理、作业控制、结算、质量监督、时间管理、财务管理等多方面的信息管理。因此,建立企业物流信息系统,不是单项数据处理的简单组合,必须要有系统的分析与设计。

1.需求调研与分析

建设任何满足企业物流管理要求、符合企业行业特点的物流信息管理系统,首先需要对企业现有的作业流程、管理方式、组织结构等有详尽的了解,同时也需要对企业所处行业的业务特点、规范有所了解,正确、合理的调研方法与手段是了解这些基本资料的前提,只有使用正确的方法才能保证所获取的信息的准确无误。

1)需求调研方法需求调研的方法惯常使用的有两种:问卷调查与访谈。

问卷调查一般是根据企业所处的行业特点、企业的组织结构方式设计出相应的问卷,由企业组织人员填写。问卷的设计要包含未来物流信息系统的全部相关使用部门。问卷的问题包括企业的业务流程,部门间信息或数据流转的方式、内容,业务处理的原则,财务管理的原则、方式、控制手段等。

问卷调查主要是使调研人员对企业的整体情况有一个概括的了解,同时通过问卷调查,了解企业当前的管理现状、信息类型、报表方式等,为进一步的访谈奠定基础。

访谈主要是针对企业的业务骨干、部门主管、高层管理人员的一种交互式的调研方法。

在企业实际的运营当中,那些在基层从事一线生产劳动的业务骨干对实际的业务流程最为熟悉,同时也对业务工作过程中所发生的问题、客户的要求、供应商的业务运作都比较了解,对调研人员了解企业的业务、熟悉企业所处行业的特点有很大的帮助。但同时也须注意,在一线工作的人员往往受日常工作习惯所限,对改变工作流程,加强作业控制或多或少有一定的抵触情绪,因此,调研人员应对访谈的结果认真分析,得出正确的结论。

对部门主管的访谈通常是访谈工作的重点,部门主管是沟通基层作业与高层管理之间的桥梁,了解一线作业的情况,同时也比较了解高层领导对企业的管理思想和要求,同时,部门主管出于自身工作的需要,能够对信息管理提出比较详细和具体的要求,因此,对部门主管的访谈对物流信息系统的建设是十分重要和不可或缺的。

企业的高层管理人员是企业发展和经营决策中的主要角色,对高层管理人员的访谈要把握重点,真实准确地了解企业的发展方向和高层管理人员的管理思路、方法、手段,这对确定物流信息管理系统的设计目标非常重要,同时,经过访谈,也可以让高层管理人员对物流信息系统有一个正确的认识,对物流信息系统建设的复杂性有足够的思想准备。高层管理人员对物流信息系统的正确认识对保证物流信息系统建设的成功起着决定性的作用。

2)需求分析需求分析是物流信息系统建设中的重要阶段,通过对调研结果分类整理,对相关的数据采用数理统计的方法进行分析,找出数据之间的相互关系,同时确定企业目前业务运营中存在的问题,分析导致这些问题存在的原因,从而确立物流信息系统需要解决问题的重点。

需求分析所采用的方法多涉及管理统计学的许多知识,在此不作更多的介绍,可参考相关的文献与资料。主要是采用定性分析的方法、定量分析的方法,针对不同类别的调研结果采取不同的分析方法。

2.数据流程设计

数据流程的设计既涉及实际的业务操作流程,也涉及物流信息系统的管理流程。流程设计分成主流程设计与子流程设计两部分。

主流程设计是针对系统的主要功能模块之间的数据流向进行的流程设计,一个物流信息系统所涉及的管理信息包括了运输、仓储等众多作业环节的信息,而这些作业环节在物流作业当中不是孤立的,相互之间存在着十分紧密的关系,信息的传递十分频繁。所以,在主流程设计中要明确这些模块、子系统之间的数据关系、数据类型、主次顺序等。

子流程设计是针对具体的每一功能模块中的数据关系、数据类型、主次顺序进行的。子流程设计与实际的业务操作有很紧密的关系,对实际业务操作具有很大的影响。

流程设计的结果采用数据流程图的方式体现。

3.功能模块划分

在物流信息管理系统建设中,功能模块的划分对系统的整体结构影响很大,如上所述,一个庞大的物流信息管理系统涉及了企业的各个业务操作环节,而每个环节的作业特点各不相同,因此,每个操作环节、每个作业岗位所关心的信息也不相同。同时模块化设计便于系统的升级、改造,系统功能的增加,系统的灵活定制。

系统模块的划分主要从两方面考虑,一方面从业务操作考虑;另一方面从系统使用维护考虑。模块划分的原则由上至下、由简到繁、逐级划分。对企业来说,当实施物流信息系统时,应根据企业自身的行业特点和自己的物流业务流程,划分自己的物流信息系统的结构模块(参见10.3典型物流信息系统分析)。

4.物流信息系统的实现

系统实现阶段的工作要根据系统设计说明书的要求统筹安排、分步实施。系统实现的主要任务有:①硬件、系统软件购置及安装调试。②程序编码,程序及程序系统的调试。③准备数据、输人数据。④人员培训。

10.2.3物流信息系统实施

系统实施是新系统开发工作的最后一个阶段。所谓实施指的是将系统设计阶段的结果在计算机上实现,将原来纸面上的、类似于设计图式的新系统方案转换成可执行的应用软件系统:它是对系统分析、系统设计阶段工作的校验,又是取得用户对新系统信任的关键阶段。

物流信息系统实施阶段的主要任务包括:

(1)按总体设计方案购置和安装计算机网络系统。此项工作只需按总体设计的要求和可行性分析报告对财力资源的分析,选择适当的设备,通知供货商按要求供货并且安装。硬件的购置及安排包括购置计算机及其外围设备、网络设备、环境和电源等辅助设备以及机房设备等。购置设备过程中根据设备性能特点选择专门的技术人员参与和承担。

(2)程序设计和软件购置。程序设计人员按照系统设计的要求和程序说明书的规定,采用某种程序设计语言来实现各个功能模块的程序编写工作。软件购置主要包括系统软件、辅助软件、应用软件和应用软件包的购置。

(3)人员培训。人员培训是系统实施阶段必须完成的一项工作。人员培训的内容包括管理信息系统知识的教育、计算机操作培训等。人员培训的过程也是考查及检查系统结构、硬件设备及应用程序的过程。操作人员通过对系统的不断认识与了解,就会发现各种各样的问题,他们及时地向技术人员提出,以便及时地对系统加以改进和完善。

(4)数据和系统转换。按新系统的要求对现行系统中存在的许多需要继续使用的数据进行重新组织编排和录入,这些工作就称为数据转换工作。当系统基本开发完成后,就要进行系统转换工作,使新系统代替旧系统。

10.3典型物流信息系统分析

10.3.1制造企业物流信息

系统物流信息系统作为制造企业信息系统的一个子系统,以管理信息系统MIS为骨架,重点放在企业物流的组织、计划、管理、控制和监督上。它综合运用计算机技术、信息技术、管理技术、决策支持系统,同现代化的管理方法、手段结合起来,辅助管理工艺,进行生产管理、物流调配、计划布置、决策分析等。该系统以信息为对象,以物流为主线,以控制为目的,为企业的经营管理、重大决策提供数据和理论依据。企业生产物流管理与控制过程中充满着许多不确定因素,及时而准确的信息系统能减少这种不确定因素的影响。随着企业生产规模和经营范围的扩大,信息收集、处理和传递的工作量大幅增加,数据处理也更趋于复杂化,没有物流信息系统的现代化生产制造企业是不可想象的。

1.制造企业物流信息

系统的体系结构物流信息系统是把各种功能的物流活动联系在一起的纽带,处于物流系统中不同管理层次上的物流部门或人员,需要不同类型的物流信息。一个完整的企业物流信息管理系统根据其处理的内容及决策的层次可分为业务处理、计划控制、决策分析三层。它们都是建立在基本数据管理层的基础之上。

(1)数据管理层有效地保存企业物流所涉及的有关数据,并对这些数据进行分类管理,该层为在其上的三个层提供原始数据。

(2)业务处理层主要支持企业的日常物流运作,解决日常业务中遇到的物流问题,其主要功能为数据登录、查询、统计及对数据的适当处理。

(3)计划控制层主要帮助企业建立进、销、存、调的计划与控制机制,并辅助物流部门进行决策。

(4)决策分析层主要帮助决策层领导进行决策分析,为中长期目标服务。

2.制造企业的物流信息

系统的功能制造企业物流信息系统主要的功能模块包括商品计划子系统、库存管理子系统、采购管理子系统、仓库管理子系统、生产管理子系统、劳务管理子系统、物资调度子系统、资料传输子系统、决策支持子系统、综合信息发布子系统。各功能子系统之间相互联系、相互依赖、密不可分。

(1)商品计划子系统。它包括采购计划和销售计划,是对材料和产品的实物流动做出预先的规划,制定一定的目标。

(2)库存管理子系统。它包括决定库存的水平和进货的频率、库存预警、库存成本。

(3)采购管理子系统。它包括订货,付款条件,交货时间、地点等。采购是供应链上的第一个环节,它的质量直接决定了后续环节的实现程度。

(4)仓库管理子系统。仓库管理包括存货地点,产品入库、存储、分配的管理。

(5)生产管理子系统。它包括生产计划管理、工艺管理等。

(6)劳务管理子系统。它包括劳务工作量计划、质量监督、出勤率等。

(7)物流作业子系统。物流作业的基本活动是储位管理,一切的商品保管、拣货安排、客户商品的分类、集货装箱/包装乃至货物装卸顺序、配送路线、车辆安排、运输方式、运输路径、交货时刻表、运输工具的跟踪和监督、装载量计划等操作都与储位信息息息相关。为了及时掌握正确的物流作业信息,我们可以设置一些辅助设备,如条码扫描器、HT(手提终端机)、RP无线网络等。

(8)资料传输子系统。主要包括企业间资料的传送、转入/转出、处理以及回传统计结果等。

(9)决策支持子系统。

(10)综合信息发布子系统。用于发布企业的产品信息。

10.3.2流通企业物流信息系统

1.流通企业物流信息系统的功能和作用随着计算机和通信技术的发展,物流信息系统在流通企业的作用越来越大,成为企业经营运作必不可少的工具。

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