8.1采购管理概述
采购是企业向供应商获取商品或服务的一种商业行为，企业经营活动所需要的物资绝大部分是通过采购获得的，采购是企业物流管理的起点。企业要做好采购管理，首先要基于现代物流观念对采购活动进行新的认识，了解采购管理的重要性以及重点管理内容。
8.1.1采购活动
1.企业采购的概念
所谓采购，是指通过商品交换和物流手段从资源市场取得资源的过程。从学术上看，它一般包含以下一些基本的含义：①所有采购都是从资源市场取得资源的过程。②采购，既是一个商流过程，也是一个物流过程。③采购，是一种经济活动。它是企业经济活动的主要组成部分。
采购既是一个商流过程，也是一个物流过程，采购过程实际上是商流过程与物流过程的统一。采购活动一般包括了解需要、选择供应厂商、协议价格、签订合同、选择运输方案、催促交货、保证供应等事项。
不同类型的企业，在采购时有不同的特点。例如，生产企业采购的目的是为生产服务的，采购回来的东西，是要能够加工或装配成自己的合格产品。因此，它们对供应商、所订货物、交货期的要求都很苛刻，所以生产企业采购程序，每一步都很谨慎、严格、难度大、周期长。而流通企业采购的目的是为销售服务的，采购回来的东西，是为了卖给别人，它们自己不是最终用户。对于所采购的商品，没有特别苛刻的要求，采购程序每一步也简单得多、周期也短得多。
在上面的采购业务活动中，物流管理人员不会直接关注或参与采购的全部活动，也就是说采购不完全是物流人员的职责，但是采购影响了货物在实物供应渠道中的流动，供应商发货地点的选择、采购数量的确定、货物供应的时间安排、产品形态和运输方式的选择等决策都是影响物流成本的重要因素。
采购功能引起物料向企业内流动，故而也称为内向物流，它是企业与供应商相连接的环节。功能完善、运行良好的采购程序可以大大减少企业的损失，增加企业的利润。
2.采购的重要性
采购在企业里占据着非常重要的地位，因为采购的工作质量关系到企业产品的质量和成本，并且采购资金在总成本中占很大比重。随着社会分工的进一步细化，企业经营方式向专业化、协作化方向发展，采购活动的作用将会越来越突出。
1）对企业降低成本和提高
资金效率的影响在制造业中，为生产经营购进的各种原料、零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%～60%，这意味着在采购方面所做的成本节约对企业利润的增加产生的影响，其效果要大于企业其他成本——销售领域内相同数量的成本节约给利润带来的影响。采购往往可以通过一些简单的手段来大幅降低成本，比如让两个供应商对同一产品报价，与供应商紧密协作来控制成本，利用供应商的数量折扣，或者仔细选择货源、运输路线、运输方式等。这些方面成本下降的百分比不需要很大就可以实现绝对成本的大幅下降，利润的大幅提高，这实际上体现了现代物流管理中的杠杆作用的原理。
另外，企业在采购过程中，加快采购的周转率，可提高资金的使用效率。合理的采购数量与恰当的采购时机，既能避免生产车间停工待料，又能降低物料库存，减少资金积压。
2）满足制造产品的需求
企业生产部门对采购物品的要求不仅仅局限于数量方面，还有质量、性能与时间等方面的要求。采购物品的成本是直接的，所以每个组织的领导层都非常重视，而品质成本是间接的，往往容易被许多领导层忽视，但原材料和零部件的性能和质量却直接关系到产品的性能和质量。在时间方面，采购必须满足生产需要某些物料时能够及时得到供应，而为了达到这个要求，企业采购部门往往会采取大批量采购的办法来应付，这样又造成了过高的库存水平和较高的资金占用。因此，现代物流管理要求做到准时化采购，即JIT采购，它是JIT生产对采购物流的必然要求。
3）采购的战略角色
随着市场竞争的日益激烈，企业内部的获利空间已经越来越小，企业开始发现，要进一步提高资源的利用率，只能把盈利的视角扩大到整个供应渠道上。这是因为：第一，传统的生产方式已经走到了尽头，大而全、小而全的企业结构已经越来越不能适应外部经营环境的变化，社会发展呼唤生产方式的变革；第二.人们发现在企业同上下游企业组成的系统中，存在着巨大的改进空间，可以更好地利用整个供应渠道的资源，争取更多的获利条件。虚拟企业、敏捷制造、供应链管理等新的概念预示着新的生产方式的出现，这些生产方式无一不对采购管理提出了全新的要求，采购的重要性理所当然地要被提升到企业发展的战略高度来认识。
4）企业采购环节还存在巨大的改进空间自20世纪90年代末以来，我国经济由卖方市场转向买方市场，从生产资料到生活资料，大多数商品供大于求，随之而变化的是销售部门与采购部门在企业中的地位。面对激烈的竞争，巩固和开拓市场成为企业经营的重中之重，因此销售部门受到大多数企业的重视，采购部门反而成了上游企业销售人员的“工作对象”，几乎不用外出奔波，就有人送货上门。这时，无论是企业界还是理论界，对采购管理都失去了足够的重视。这说明，采购工作在我国企业管理中是一个很薄弱的环节，同时也说明企业采购环节存在着巨大的改进空间，所以，强化采购管理能使企业在市场竞争中领先一步，具有特殊的重要意义。
8.1.2企业采购管理的目标和内容
1.采购管理的概念
所谓采购管理，就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动进行计划、组织、指挥、协调和控制的管理活动。
采购管理和采购不完全是一回事，二者之间既有区别又有联系。采购管理是面向整个企业的，不但面向企业全体采购员，而且也面向企业组织其他人员（进行有关采购的协调配合工作），一般由企业的采购科（部、处）长，或供应科（部、处）长，或企业副总（以下统称为采购科长）来承担，其使命就是要保证整个企业的物资供应，其权利是可以调动整个企业的资源。相对来说，采购只是指具体的采购业务活动，是作业活动，一般是由采购员承担的工作，只涉及采购员个人，其使命就是完成具体采购任务，其权利是只能调动采购部门分配的有限资源。但是，采购本身，也有具体管理工作，它属于采购管理。采购管理本身，又可以直接管到具体的采购业务的每一个步骤、每一个环节、每一个采购员。
2.企业采购管理的目标
企业采购管理有四个基本目标：一是适时适量保证供应，二是保证质量，三是费用最省，四是协调供应商、管理供应链。
（1）适时适量保证供应。采购供应不是把货物进得越多越好，也不是进得越早越好。货物进少了会产生缺货，影响生产；而货物进多了，不但占用了较多的资金，而且还要增加仓储，增加保管费用，造成了浪费，成本升高。货物进迟也会造成缺货，但是进早了又等于增加了存储时间，相当于增加了仓储、保管费用，同样升高了成本。因此要求采购适时适量，就是要求采购做到既保证供应，又使成本最小。
（2）保证质量。这就是要保证采购的货物要能够达到企业生产所需要的质量标准，保证企业用它生产出来的产品都是质量合格的产品。保证质量，也要做到适度。质量太低不行；而质量太高，一是没有必要，二是必然价格高、增加购买费用，也是不经济的。
（3）费用最省。在采购的每个环节、每个方面都要发生各种各样的费用：购买费用、进货费用、检验费用、入库费用、搬运装卸费用、保管费用和库存占用资金的银行利息等。因此在采购的全过程中，企业要运用各种各样的采购策略，使总的采购费用最小。
（4）协调供应商、管理供应链。企业采购管理除了降低成本的目标外，同时还要达到通过采购，实现和资源市场的纽带作用，建立其与资源市场的友好和有效的关系，协调供应商、管理供应链。可以说，资源市场也是企业的生命线。它不仅是企业的物料来源，也是企业市场信息的来源。作为物料来源，它是通过采购人员的采购活动为企业生产适时地提供原材料、设备和工具，保障企业生产得以顺利进行；作为信息来源，它是通过采购人员的采购活动，与资源市场广泛接触，了解资源市场的产品信息、技术水平信息、发展动态信息、运输信息等。
3.企业采购管理的内容为了实现采购管理的基本目标，企业采购需要有一系列的业务内容和业务模式。
一个完整的采购管理过程基本上包含八大块内容。
1）采购管理组织采购管理组织是采购管理最基本的组成部分，为了搞好企业复杂繁多的采购管理工作，需要有一个合理的管理机制和一个精悍的管理组织机构，要有一些能干的管理人员和操作人员。
2）需求分析需求分析就是要弄清楚企业需要采购一些什么品种、需要采购多少，什么时候需要什么品种、需要多少等问题。作为全企业的物资采购供应部门，应当掌握全企业的物资需求情况，制定物料需求计划，从而为制定出科学合理的采购订货计划作准备。
3）资源市场分析资源市场分析就是根据企业所需求的物资品种，分析资源市场的情况，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等。资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析。分析的目的是为我们制定采购计划作准备。
4）制定采购计划制定采购计划是根据需求品种情况和供应商的情况，制定出切实可行的采购计划，包括选定供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以及具体的实施进度计划等，具体地解决什么时候订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等这样一些具体的计划问题，为整个采购订货进货画了一个蓝图。
5）实施采购计划计划实施就是把上面制定的采购计划分配落实到人，根据既定的进度实施。
具体包括联系指定的供应商、进行贸易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。通过这样的具体活动，最后完成了一次完整的采购活动。
6）采购评价这是指在一次采购完成以后对这次采购的评估，或月末、季末、年末对一定时期内的采购活动的总结评估。主要目的在于评估采购活动的效果，总结经验教训，找出问题，提出改进方法等。通过总结评估，可以肯定成绩、发现问题、制定措施、改进工作，使我们不断提高采购管理水平。
7）采购监控采购监控是指对采购活动进行的监控活动，包括对采购有关人员、采购资金、采购事务活动的监控。
8）采购基础工作这是指为建立科学、有效的采购系统，需要建立的一些基础建设工作，包括管理基础工作、软件基础工作和硬件基础工作。
8.1.3企业采购管理的发展
由于采购在企业经营管理中的重要性越来越突出，企业采购经历的发展过程引起了许多专家的关注和研究。一般把企业采购管理发展分成六个阶段。
1.以交易为导向阶段
在这个阶段中，采购的首要任务是寻找合适的供应商并确保采购计划不会造成原商品和供应部件的短缺，在此并没有明确的采购战略。采购目标很简单，采购的流程也很直观，采购职能比较单一。在采购组织方面，表现为采购职能分散在企业的底层部门，主要由生产或后勤经理负责。采购活动主要以业务活动和行政事务工作为导向，采购者同时是从事具体业务或行政管理工作的使用者。
2.以商业为导向阶段
在这个阶段，为了争取最低的单位成本，企业采购管理的特征表现为对价格的强烈关注。采购开始成为一种专门的职能，围绕不同的产品类别的采购需求有了专职的采购人员。企业在组织结构中开始设立专职采购部门。
该阶段企业采购管理的重点是同许多供应商进行艰苦的谈判，争取得到最低价格的物资供应。采购工作的业绩衡量也主要集中在价格和供应商的交货情况等方面，采购成本的节约被当成评价采购部门的总效率的首要效益指标。采购部门的成员主要由具有较强业务实践经验的人员组成，谈判技能和进行价格比较的能力成为采购人员的最为重要的技能。
3.以协作为导向阶段
该阶段企业采购管理开始形成由一个强有力的主要采购部门作为领导，建立企业统一的采购体系和实行统一的采购政策。该阶段的重点在于企业内部跨单位协作和合同管理。企业也开始有了某种形式的关于采购战略的明确阐述，战略目标注重从企业采购的内部协作和外部协同中获效。
在这个阶段，采购职能对于采购的产品质量水平的重大影响受到重视，非生产采购的重要性也逐渐为采购部门所认识。另外，供应商管理也成为这一阶段的重要管理课题。在组织结构上，采购职能集中到部门层次上的采购部门，其管理特征为重视内部沟通和企业各经营单位之间更多的内部合作。采购部门的职员拥有专业的采购背景并经过培训，从事过大量的采购业务。
