附实例：
陈毅外长关于中国政府决定承认缅甸新政府的电文
仰光
缅甸联邦政府外交部长吴地汉阁下：
我荣幸地代表中华人民共和国政府通知阁下：中国政府已经决定承认缅甸新政府。我深信，我国政府对贵国政府的承认，必将使中缅两国政府和人民之间的友好合作关系在已有的良好的基础上继续获得巩固和发展。
中华人民共和国外交部长陈毅
1962年3月6日于北京
（2）通知建立外交关系电报
外交部长周恩来就中南两国建立外交关系问题致南斯拉夫外交秘书长电
贝尔格莱德
南斯拉夫联邦人民共和国外交秘书长科查·波波维奇阁下：
鉴于最近期间贵我两国驻苏联大使就有关中华人民共和国同南斯拉夫联邦人民共和国建立外交关系进行了诚挚的商谈，现在我受中华人民共和国政府之命，荣幸地通知您：
基于贵我两国具有建立和增进双方友好关系和维护世界和平和安全的共同愿望，中华人民共和国政府欢迎同南斯拉夫联邦人民共和国建立外交关系并互派大使。
顺向阁下致最高的敬意并祝南斯拉夫联邦人民共和国的繁荣。
中华人民共和国外交部长周恩来
1954年12月14日北京
附：南斯拉夫外交秘书长的复电
北京
中华人民共和国外交部长周恩来先生阁下：
已收到阁下1954年12月14日来电。内称：中华人民共和国政府欢迎建立南斯拉夫联邦人民共和国和中华人民共和国之间的外交关系，并互换大使衔外交代表。我受南斯拉夫联邦人民共和国政府委托，荣幸地将下列事项通知阁下。
南斯拉夫联邦人民共和国政府满意地接受阁下1954年12月14日来电中所述中华人民共和国政府的通知。
南斯拉夫联邦人民共和国政府相信正如它以前所认为的建立南斯拉夫联邦人民共和国和中华人民共和国之间的正常外交关系将有利于我们两国间相互关系的良好发展，同样也有利于国际合作和世界和平的共同事业。
趁此机会请阁下接受我向阁下所表示的崇高的敬意和对贵国进步的愿望。
南斯拉夫联邦人民共和国外交秘书长波波维奇
1955年1月2日贝尔格莱德
（3）邀请访问电报
×××（首都名称）
××共和国总统×××阁下：
我们诚挚地邀请阁下于19××年×月×日至×日对中华人民共和国进行正式友好访问。我们相信，阁下的访问将为增进中×两国人民的传统友谊和进一步发展两国的友好关系，作出重要贡献。
中华人民共和国主席×××（签名）
中华人民共和国国务院总理×××（签名）
19××年×月×日于北京
（4）复邀请参加独立庆典电报
××（地点）
××国外交部长
×××先生阁下：
我收到了××驻华代办19××年×月×日转来的贵国政府向中国政府发出的派代表参加贵国独立庆典的邀请。我代表中华人民共和国政府对贵国政府的盛情邀请表示诚挚的谢意，并荣幸地通知阁下，中国政府已决定派代表参加贵国独立庆典。代表的姓名和职务以后电告。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部长×××
19××年×月×日于××
（5）表明态度、申述意见，交换看法
这是在外事活动中对不同意见利用电报的方式进行陈述和协商，可以是言词友好的赞扬，也可以是申述观点、进行辩论的檄文。
表明态度电报。
×××（市府名称）
×××市长阁下：
××议长不顾中国政府和人民的强烈反对，根据××市议会的一项决议，仍亲自主持十月十日举行的一个仪式，宣称该日为什么“××××”日，并升起一面伪国旗。贵市议会的这一行动是违背中×建交公报原则的对中华人民共和国不友好的行动。我们对此不得不表示遗憾和抗议。
（略）
中华人民共和国××市市长×××（签名）
19××年×月×日于××
（6）通知代表团出席国际会议
出席国际会议，是国家在国际舞台上进行外事活动的重要方式之一。最重要的是出席联合国大会。同时，国家每年都还要派出一些代表团或代表出席国际上的政治、经济、军事、社会福利等国际会议。在派出代表前，一般都先要把决定出席或不出席，出席代表和代表的组成电告会议总部。
a.派团通知电报
通知派中国代表团出席第26届联大电
纽约
联合国总部
联合国秘书长吴丹先生，
我已经收到你在10月26日发来的电报，通知我，联合国大会第26届会议已于10月25日通过了恢复中华人民共和国在联合国的一切权利并立即将蒋介石的代表从它在联合国组织及其所属一切机构中所非法占据的席位上驱逐出去的决议。
我也注意到，你已将联合国大会通过的这一决议通知了联合国所属的一切机构，并且相信上述决议将迅速得到全面实现。
我现在通知你，中华人民共和国政府将在近期内派出代表团出席联合国大会第26届会议。代表团名单将随后另行通知。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国代理部长姬鹏飞
1971年10月29日于北京
b.通知代表团组成电报
纽约
联合国总部
秘书长××阁下：
我谨通知你，中华人民共和国出席联合国第××届大会代表团的组成如下：
团长：×××
副团长：××
代表：××、×××、×××
副代表：×××、××
中华人民共和国代表团将于19××年×月×日到达××（出发日期将另行通知你）。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部长×××
19××年×月×日于××
c.通知委派代表电报
纽约
联合国总部
秘书长吴丹阁下：
我谨通知你，中华人民共和国政府委派黄华为中国常驻联合国安全理事会代表（大使衔），陈楚为副代表（大使衔）。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部代理部长姬鹏飞
1971年11月2日于北京
七、备忘录、节略、说帖等
（一）简述
本节介绍备忘录、节略、说帖。非文件、工作文件。其实说帖和节略在有些国家都被称为备忘录，在我国的外交实践中节略多被备忘录所代替，但说帖单独用者甚多。在西方的有些外交活动中，节略、说帖、非文件、工作文件不时也有被单独使用的，非文件和工作文件是近代外交中出现的文种。因此，本类就备忘录、节略、说帖、非文件、工作文件分别介绍，但仍都归入一类。
就本类文书的性质而言，严格地说备忘录、节略、说帖、非文件、工作文件是外交活动中使用灵活的非庄重正式的文书，只有经签字、盖章的才具有承担权利和义务的法律效用。但依据国际惯例，此种文书各国外交机关都当作重要的文书看待，它虽没有照会、正式函件的庄重性，但往往由于在使用中会有某种策略的考虑，所以在外交活动中备忘录的使用日趋广泛。就“备忘录”这一名称而言，现代并不只限于外交活动中使用，已发展到任何团体、企事业单位和法人、自然人都可使用。
（二）备忘录
性质和特点
备忘录（Memorandum）一词其意有二，一曰：是记载个人或团体谈话、行事，以免遗忘的记录或册子；二曰：外交文书之一种。
备忘录作为外交文书的文种，是国家、政府或外交部及其派出的外交机关、外交代表与外国或国际组织之间用于陈述问题的事实经过、立场、观点和法律方面的细节，或明确外交会谈中的内容，或补充意见、通告情况、联系交涉具体事务的文件。其本质同照会没有实质性的区别，都是外交界使用的一种日常应用文书。但备忘录的主要特点是：
1.没有照会正式，开头、结尾一般不用客套用语，开门见山，直接叙述事实。一般在第一段就写明发文者或发文和收文双方。其格式的规范、正规性，文种的庄严性，使用的郑重性，涉及内容的重要性一般也都次于照会。它比照会使用灵活、方便。
2.备忘录一般可以写在普通纸上，因为它不像照会必须用优质专用纸。但在外交实践中，由于备忘录仍然是国家之间的一种外交公文，其用纸也有一定规定（在一国内）。如我国备忘录用照会纸。
3.备忘录分面交和送交两种格式。
（1）面交备忘录，一般用第三人称写成。可以将谈话内容预先写好，在谈话之后交给对方，或在面向对方宣读之后交给对方。这种备忘录的格式比较简单，无标题，无称呼，无客套用语，也不签署，不盖章，不编号，发文日期和地点写在文末右下角，与正文的距离空一格。备忘录文前标“备忘录”三字，有的也可不标，空头空尾，看上去似非正式文件，其实是外交活动中惯用的一种文书体式。
（2）送交备忘录，可用第一人称，也可用第三人称写成，可以直接发文，也可以是对来文的答复。交换式需要答复的备忘录，一般遵循对等行文，即用备忘录来文，复文也用备忘录，不对等的行文，都考虑了某种因素，或由于各国习惯用法不同。送交方式和格式分三种。
a.附照会送交备忘录。
一国外交人员与另一国交涉问题、谈话、通知事项或谈判后，当面若不交备忘录，回后可将谈话要点，或需要补充、重申的内容写成备忘录，作为照会的附件送交对方。这种备忘录一般可用送交格式，因为文前的照会已经把送交备忘录的情况说明白了。
b.随函件送交备忘录。
这种方式，实际上备忘录是函件的附件。其格式与附照会备忘录基本相同。如，印度总理尼赫鲁1962年11月14日关于中印边界问题给周恩来总理的信后附的备忘录。该备忘录一开始就说：“兹将中国政府10月24日提出、并由周恩来总理1962年11月4日来信加以进一步阐述的三项建议的含义说明如下：”（略）
c.径送备忘录。
径送备忘录格式接近照会或函件，它不同于面交的是，一般文前要标“备忘录”三字，有的用“关于×××问题的备忘录”做标题。要编号，有称呼，要签署或盖印，发文日期和地点写在紧接落款的下一格。送交时，不需附照会或函件，装在信封内，信封上标“备忘录”三字，由通讯员或邮递员径送对方。这种备忘录有一定的通讯性质。
使用
根据现代的外交实践，备忘录的使用范围日趋扩大。除官方严肃的外交活动中使用备忘录外，民间的社会团体、企事业单位及法人，在与外国人的交往中也可以使用备忘录的形式进行交涉和办理有关经济、科学、文化、体育等必要的事务。例如在中外合资企业中就常用备忘录的形式等处理事务。现在备忘录的使用不只是外交文书的一种，而是一种广泛使用的外事文书。
备忘录使用场合主要有以下七种。
1.做口头谈话的记录。
在外事活动中，一方向另一方口头交涉问题、谈话或通知事项，或在正式的外交谈判之后，为了使对方清楚记忆，避免发生内容、名称和数字上的误解或差错，或对自己观点、意见进行重申，作必要的补充提交给对方的书面备忘录。备忘录所陈述的事实，可以是谈话的全部内容，也可以只是谈话的要点。英国萨道义在他著的《外交实践指南》中写道：“在以前，备忘录常被称为Deduction（推论）或Exposede Motifs（说帖）。”
2.使用照会过于郑重或篇幅过长时，可使用备忘录。
在国际问题的交涉中，往往要选择一种便于对方接受的方式。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见，或驳复对方的观点、意见，或从一定的因素考虑，使用照会过于郑重时，都可选用备忘录这种比较灵活的方式；有时使用照会篇幅过长时，也可以把主要问题写成简短的照会，把细节写成较长的备忘录随照会一起送给对方。
3.做客气的催询。
一国向另一国发送照会、函件等之后，如果较长时间得不到答复，利用其他文件催问过于郑重时，可利用备忘录做客气的催询，便于使对方及时答复，又不使对方感到过分。
4.交涉或通告具体事务。
国家外交机关之间，交涉、通告某些具体事务，备忘录可以灵活地代替照会或函件的形式，使对方不感到过于严肃或拘谨。
5.做必要问题的申述或答复。
对国际上有些重要问题，如两国的边界问题等，除用照会外，有时出于某种因素的考虑，也常用备忘录的形式进行交涉，起通信作用，相互申述立场、观点或陈述问题的细节。这种备忘录有较强的严肃性和郑重性。
6.做照会、函件、声明的附件。
做附件的备忘录，一般都是对主件的补充，或做细节的叙述，或说明某个专门的问题。
7.做国家之间的条约和国际契约。
在国际实践中，也常用备忘录的形式缔结协议，使备忘录成为承担权利和义务的文书。这种备忘录通常由双方全权代表签字，构成了国际间的一个条约。如谅解备忘录、技术合作备忘录等。民间外事活动中签署的备忘录，构成了国际法人之间的契约。
参考格式与实例
1.对外表态备忘录
×××总理致××国总理×××的备忘录
一、中国政府欢迎并且支持19××年×月×日至×日在××举行的××××会议为促进中×两国和平解决边界问题所作的努力。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、×××××××××。
19××年×月×日于××
附例：
周恩来总理面交的关于和平解决中印边界问题的备忘录（无标题，未标备忘录三字）
一、中国政府欢迎并且支持1962年12月10日至12日在科伦坡举行的亚非6国会议为促进中印两国和平解决边界问题所作的努力。
×××××××××××××××××××××××××××××
